Compras digitais: deixe o método tradicional para trás

O processo de aquisição de software percorreu um longo caminho desde que o software foi enviado em CDs.

Hoje, milhares de produtos especializados de software como serviço (SaaS) oferecem soluções para quase tudo implementado imediatamente por meio da nuvem. Na verdade, as empresas de nuvem recentemente viram um valor de mercado recorde de mais de US$ 2 trilhões, exemplificando como a tecnologia SaaS está avançando e rapidamente.

No entanto, o processo de aquisição digital não está evoluindo no mesmo ritmo. Muitos líderes de compras ainda mantêm os processos tradicionais de compra ao pagamento. O software é implementado digitalmente, mas, em muitos aspectos, ainda é tratado como o antigo método de CD.

Por quê?

Existem algumas razões para a retenção. A maioria dos líderes de compras expressa pouca confiança em suas habilidades de gerenciamento de mudanças, e outros simplesmente não estão preparados para escolher e implementar a tecnologia certa para seus negócios.

Isso não pode mais ser uma desculpa. É hora de as empresas fazerem a transição dos processos de compra tradicionais para a aquisição digital. Só então eles podem usar tecnologia pioneira para compras proativas, preditivas e automatizadas.

Aqui está um mergulho mais profundo em como os compradores podem acompanhar o setor e se tornar líderes de compras digitais.

Como são as compras tradicionais?

A aquisição tradicional foi moldada por um cenário de TI em que as opções de produtos eram limitadas e alguns fornecedores dominavam o mercado. As empresas geralmente primeiro integravam um fornecedor e depois descobriam quais produtos comprar, contando com conjuntos de produtos de algumas empresas populares como Oracle, Microsoft e SAP.

Desde então, as compras ficaram para trás de outros departamentos e estão levando mais tempo para fazer a transição para um sistema operacional totalmente digitalizado. Apenas 15% das empresas acreditam que são “best in class” ou “líder do setor” ao transformar digitalmente seus processos de compras e modelos operacionais.

Um processo de aquisição tradicional típico geralmente se parece com isso:

Fonte: Quolum

1. Um usuário de negócios identifica um problema a ser resolvido e envia uma solicitação à TI.
2. A equipe de TI pesquisa as opções disponíveis no Google ou visita sites de revisão de software como o G2 para entender o cenário do fornecedor e seleciona com base em uma lista de recursos.
3. A equipe de TI escolhe algumas opções diferentes.
4. A TI envia recibos de despesas.
5. O fornecedor renova a assinatura e a empresa é cobrada novamente.
6. O processo se repete a partir da etapa 4.

Cada uma dessas etapas é isolada e não integrada. Por exemplo, a equipe de TI é responsável pela seleção do fornecedor. Uma vez que a TI tenha suas recomendações, ela passa o processo para a equipe de compras, que então toma decisões com base no custo e nas necessidades de negócios. Os requisitos técnicos e de negócios dificilmente se alinham nesse processo.

Depois que a TI escolhe uma ferramenta, as equipes de compras tradicionais se concentram apenas em receber o pagamento, não em otimizar o valor de suas ferramentas. Eles também não medem o consumo ou rastreiam o retorno do investimento (ROI). Pior ainda, a equipe de TI não está mais envolvida e pode nem saber da compra por meses.

O que mudou? Os ventos do SaaS

O mundo SaaS mudou significativamente enquanto os métodos de aquisição ficaram para trás. Em particular, a mudança para a nuvem interrompeu a maneira como vendas, marketing, engenharia e todos os outros departamentos gerenciam seu trabalho diário. Mais de US$ 1,3 trilhão em gastos corporativos de TI provavelmente mudarão para a nuvem em 2022 – um número que deve crescer para US$ 1,8 trilhão até 2025.

Com essa mudança, a forma como as empresas compram ferramentas digitais também está mudando e, ultimamente, estão comprando muito. Em 2021, as empresas em todo o mundo usaram uma média de 110 aplicativos SaaS. Comprar hoje enfrenta desafios completamente diferentes dos cinco ou dez anos atrás.

Aqui estão três maneiras pelas quais o SaaS ajuda a mitigar os desafios de aquisição.

1. O SaaS agora é descentralizado - qualquer pessoa pode começar a usar um aplicativo

A compra de software não é mais uma decisão centralizada de TI. Todas as outras equipes da empresa podem facilmente pesquisar, testar e comprar produtos online. Em vez de esperar meses ou anos para que a TI decida sobre um fornecedor, selecione parceiros de integração e implemente soluções em sua pilha de tecnologia, as equipes podem escolher as ferramentas que atendem às suas necessidades exclusivas.

A descentralização também traz consequências inesperadas, como a proliferação de shadow IT, em que os funcionários fazem compras que a TI não conhece, estão prontas para uso e nunca são usadas.

2. Não há mais pacotes de fornecedores; é tudo sobre os melhores produtos da categoria

Em vez de escolher ferramentas adicionais com base nas limitações de seu fornecedor, os compradores agora selecionam entre centenas, senão milhares, dos melhores produtos da categoria para atender às suas necessidades. A popularidade do software plug-and-play e a facilidade de implementação levaram a uma explosão nas compras e uso de SaaS.

A concorrência é acirrada, então os provedores não escondem mais seus planos de preços de seus sites. Eles precisam ser muito transparentes sobre sua funcionalidade, recursos e medidas de segurança.

3. Freemiums, premiums e muito mais: tudo é uma assinatura

O software de compras digitais tem um modelo de contrato e pagamento totalmente diferente do que as compras tradicionais. É o chamado modelo de assinatura. Em vez de soluções no local, a aquisição pode comprar e possuir, normalmente com um contrato de manutenção.

As assinaturas oferecem flexibilidade. O setor de compras pode decidir quando mudar de fornecedor com base no valor que eles entregam, em vez de se concentrar no custo irrecuperável. Isso permite que as empresas permaneçam ágeis, especialmente com contratos de assinatura mensal. As empresas podem migrar rapidamente para outra plataforma em vez de abandonar um sistema legado entrincheirado.

Assinaturas também podem ser bastante problemáticas. Qualquer pessoa pode criar uma avaliação gratuita de sete dias, mas isso não significa que as pessoas realmente usem a conta. É fácil para um funcionário comprar em nome de sua empresa e depois sair da ferramenta e esquecer o contrato.

Normalmente vemos isso com modelos de negócios freemium. O setor de compras deve ter cuidado com os testes "gratuitos" que exigem que os compradores insiram as informações do cartão de crédito antes da ativação. As empresas podem se comprometer com um contrato de assinatura por um mês ou até um ano.

Como a aquisição digital é diferente da aquisição tradicional?

Agora, as equipes de compras se deparam com duas opções: reconhecer e se adaptar aos novos métodos de compras digitais ou manter os antigos métodos tradicionais, que não fazem mais sentido.

Veja como você pode fazer a escolha certa.

A aquisição digital complementa o novo processo de compra SaaS. Uma boa plataforma de compras digitais cria um local central para monitorar todos os aplicativos e assinaturas.

O gerenciamento de fornecedores reduz os custos gerais e ajuda a determinar quais ferramentas oferecem o valor certo para seu custo e podem ser removidas inteiramente da pilha de tecnologia. Também ajuda a consolidar dados em toda a organização para que os líderes possam analisar como as ferramentas interagem umas com as outras em sua pilha de tecnologia.

A aquisição moderna também vê a tomada de decisões se repetindo mês após mês e ano após ano. Você pode pensar em quase qualquer renovação de assinatura como uma decisão de compra autônoma.

O resultado? Compradores inteligentes que desejam otimizar seus gastos em todas as etapas de sua jornada de compra. A aquisição digital também mitiga os riscos decorrentes do que chamamos de “compras digitais desonestas”.

Os riscos de compras digitais desonestas

Embora a compra de ferramentas SaaS seja mais fácil do que nunca, ela pode se tornar um pouco gratuita para todos sem uma plataforma de compras digital.

Os próprios funcionários podem implementar ferramentas SaaS com o clique de um botão – tudo o que eles precisam fazer é aceitar os termos e condições (que, é claro, a maioria de nós lê na íntegra, certo?). Isso pode representar riscos de segurança e gerar custos ocultos, também conhecidos como shadow IT e dark billing.

Shadow IT

Shadow IT é um software adquirido sem o envolvimento da equipe de TI. Com tantas ferramentas SaaS disponíveis e sem um sistema de gerenciamento SaaS central, a shadow IT pode se acumular rapidamente, criando um risco significativo para a empresa. Isso significa que o dinheiro sai pela porta sem documentos, deixando as organizações vulneráveis ​​a violações de segurança.

A compra de SaaS descentralizada torna ainda mais fácil a infiltração de Shadow IT. Equipes centralizadas geralmente compram ferramentas como Google Suite, Slack, Zoom e provedores de folha de pagamento. Mas os funcionários compram diretamente centenas de outras ferramentas que não passam por verificações de conformidade antes de serem integradas ao restante da pilha de tecnologia.

Isso expõe as organizações a riscos de conformidade regulatória e de segurança. Muitas ferramentas não estão em conformidade com as políticas de privacidade de dados, como System and Organization Controls (SOC), General Data Protection Regulation (GDPR) e Health Insurance Portability and Accountability (HIPAA).

Mesmo que essas regulamentações não sejam relevantes para uma solução específica, o emprego de soluções não compatíveis coloca a empresa em risco de vazamento de dados. Além disso, os funcionários podem deixar para trás aplicativos órfãos quando saem da empresa. Ou pior, eles ainda têm acesso a esses aplicativos.

Tudo isso aponta para a necessidade de uma ferramenta digital de gestão de compras.

Faturamento escuro

O desperdício de SaaS é outro grande problema para empresas sem um processo e sistema de aquisição centralizado. Isso pode levar a despesas ocultas por meio de padrões de cobrança obscuros. Com muitos fornecedores de tecnologia aderindo a métricas de negócios anuais agressivas, como o aumento da retenção líquida de dólares, eles recorrem a práticas de cobrança questionáveis ​​para atingir as metas anuais, incluindo:

• Não informar os clientes quando uma avaliação gratuita se converte em uma conta paga. Geralmente, é necessário um cartão de crédito ao se inscrever para uma avaliação gratuita, na esperança de que os usuários não percam o prazo e mudem automaticamente para uma conta paga. As condições aceitas para usar a versão de teste muitas vezes impossibilitam a rescisão do contrato.
• Transações silenciosas e recorrentes. A maioria dos provedores de SaaS vende serviços de assinatura que exigem pagamentos adiantados mensais, trimestrais ou anuais. Embora eles devam notificar os clientes sempre que uma cobrança futura estiver pendente, eles geralmente não enviam nenhuma notificação. Essas taxas podem passar despercebidas se as empresas não verificarem seus extratos bancários e de cartão de crédito.
• Faturamento rateado. Com os serviços de assinatura, as empresas acordam antecipadamente que, em qualquer caso, pagarão um valor mínimo para o ano. A assinatura pode ser baseada em licenças, chamadas de API ou consumo de dados. Se a empresa não usar todas as unidades compradas, ainda terá que pagar por elas. Além disso, eles têm que pagar taxas adicionais se excederem as unidades contratadas.

Por que você precisa de uma plataforma de compras digital

Uma plataforma de compras digital vincula as compras tradicionais ao mundo SaaS moderno. Ele fornece uma visão geral de todas as compras, rastreia o uso para determinar quais ferramentas são valiosas e quando precisam ser aparadas e fornece um local central para as equipes corporativas gerenciarem e visualizarem com segurança todas as ferramentas SaaS.

Com uma plataforma de compras digital, você pode otimizar todos os aspectos do processo de compras, especialmente nas quatro áreas a seguir.

Ferramentas otimizadas

A maioria das empresas adota ferramentas otimizadas para seu trabalho diário ou muda totalmente para elas. O fornecimento adequado e o gerenciamento de custos são o próximo passo. O software de automação de processos ajuda a otimizar sua pilha de ferramentas de compras, rastreando todos os custos, compras e fornecedores e reduzindo o trabalho manual associado a pedidos, aprovações, faturamento e muito mais.

Custos otimizados

Um dos aspectos mais desorganizados das compras em grande escala é a supervisão dos gastos. As empresas podem otimizar seus custos com uma visão atualizada do dinheiro gasto e do orçamento disponível, reduzindo sistemas e contratos redundantes.

Uma das maneiras mais fáceis de otimizar custos é acompanhar o consumo de software. Os líderes financeiros modernos tratam cada despesa como um investimento e medem o uso e os resultados. Não se surpreenda se mais organizações começarem a rastrear quantas reuniões do Zoom são realizadas por licença paga!

Crescimento otimizado

As ferramentas de compras centralizadas tornam as empresas mais flexíveis na compra, oferecendo sourcing preditivo e proativo. Mais importante ainda, as organizações podem fazer melhores parcerias com seus fornecedores para financiar investimentos estratégicos que impulsionam os negócios, em vez de implantar soluções pontuais em toda a empresa.

Propriedade otimizada

À medida que os negócios crescem, a aquisição centralizada pode se tornar um obstáculo, diminuindo a capacidade das equipes de comprar e implementar sistemas estratégicos. Uma plataforma de gerenciamento de aquisições pode apoiar as equipes durante o processo de aquisição, ao mesmo tempo em que atende aos requisitos de política e orçamento. Ao liberar a equipe e se afastar dos tediosos fluxos de trabalho de aprovação, as empresas podem se concentrar no que realmente importa – o trabalho em si.

Como configurar um processo de compras digital bem-sucedido

Até agora, você sabe como é o processo de aquisição moderno. Mas onde e como você começa? Aqui estão algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a se livrar dos métodos tradicionais de fornecimento de CD e se tornar um especialista em compras digitais.

Fonte: Quolum

1. Prepare-se com antecedência

As empresas podem acompanhar todas as compras digitais com plataformas de gerenciamento de gastos SaaS. Essas plataformas podem suportar três áreas específicas:

• Gerenciamento de licenças de software: monitore a adoção de licenças de usuário e as métricas de consumo para cada provedor de SaaS. Saiba quando uma ferramenta é usada ou desperdiçada.
• Gerenciamento de fornecedores de software: em vez de trazer fornecedores de SaaS apenas durante um problema, como cobranças excedentes ou problemas de aceitação, construa um forte relacionamento com fornecedores que ajudará sua empresa a obter os melhores preços, aproveitar todos os recursos e renovar seus contratos sem problemas.
• Gerenciamento de gastos com software: controle os custos e planeje investimentos estratégicos. A TI centraliza o gerenciamento de gastos para cada software conectado à sua pilha de tecnologia, tornando mais fácil para as diferentes unidades de negócios comprarem o que precisam.

2. Avalie seus gastos atuais com SaaS

O próximo passo para uma aquisição digital bem-sucedida é auditar suas tecnologias existentes. Descubra o que suas equipes usam com estas etapas:

• Liste seus aplicativos.
• Identifique novos aplicativos desde a última vez que você verificou sua pilha de tecnologia.
• Acompanhe logins e uso. Por exemplo, as licenças e funções utilizadas.
• Meça as alterações nos logins e atividades ao longo do tempo para determinar o valor de cada aplicativo.
• Planeje e visualize renovações de software para identificar onde cancelamentos ou downgrades podem economizar dinheiro.

3. Envolva as partes interessadas certas

As compras digitais não podem ocorrer isoladamente. É importante ter as partes interessadas de cada equipe envolvidas ao decidir quais ferramentas comprar, quanto comprar e se renovar seu contrato. Esses interessados ​​são:

• CTO ou CIO
• Equipe de compras
• Equipe de finanças
• Equipe jurídica
• Líderes de departamento
• Gerente de TI ou gerente de SaaS
• Usuários finais para validação

4. Priorize as negociações do contrato

Você pode comprar produtos digitais de duas maneiras. O primeiro são os acordos de clique e o segundo são as negociações de contrato. Os acordos de clique não oferecem concessões sobre preços, taxas, planos de pagamento ou compromissos de segurança.

Ao negociar um contrato diretamente com um representante de vendas do fornecedor, as organizações podem validar os requisitos de conformidade, garantir descontos e mitigar violações de dados e indenizações.

Adaptando-se ao mundo SaaS

Os processos de compras tradicionais não são mais compatíveis com o mundo SaaS baseado em nuvem. Os líderes com visão de futuro podem aproveitar ao máximo as melhores tecnologias proativas e preditivas, deixando de lado as compras desatualizadas e não regulamentadas para as compras digitais.

Afinal, vivemos em um mundo de soluções e ferramentas SaaS infinitas com um potencial incrível de crescimento e solução de problemas. É hora de os métodos de aquisição se atualizarem.

Os gastos com software estão queimando buracos em sua carteira? Descubra por que as empresas lutam com o inventário de software e evitem gastos excessivos em produtos SaaS.