Digitale Beschaffung: Lassen Sie die traditionelle Methode hinter sich

Der Softwarebeschaffungsprozess hat einen langen Weg zurückgelegt, seit Software auf CDs verschickt wurde.

Heute bieten Tausende von spezialisierten Software-as-a-Service (SaaS)-Produkten Lösungen für fast alles, was sofort über die Cloud implementiert werden kann. Tatsächlich verzeichneten Cloud-Unternehmen kürzlich eine rekordverdächtige Marktkapitalisierung von über 2 Billionen US-Dollar, was beispielhaft zeigt, wie schnell sich die SaaS-Technologie weiterentwickelt.

Der digitale Beschaffungsprozess entwickelt sich jedoch nicht im gleichen Tempo weiter. Viele Einkaufsleiter halten immer noch an traditionellen Procure-to-Pay-Prozessen fest. Software wird digital implementiert, aber in vielerlei Hinsicht immer noch wie die alte CD-Methode behandelt.

Wieso den?

Es gibt einige Gründe für die Verzögerung. Die meisten Einkaufsleiter äußern geringes Vertrauen in ihre Change-Management-Fähigkeiten, und andere sind einfach nicht darauf vorbereitet, die richtige Technologie für ihr Unternehmen auszuwählen und zu implementieren.

Das kann keine Ausrede mehr sein. Für Unternehmen ist es an der Zeit, von traditionellen Einkaufsprozessen auf digitale Beschaffung umzustellen. Nur dann können sie bahnbrechende Technologie für einen proaktiven, vorausschauenden und automatisierten Einkauf nutzen.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Einkäufer mit der Branche Schritt halten und führend in der digitalen Beschaffung werden können.

Wie sieht die traditionelle Beschaffung aus?

Die traditionelle Beschaffung wurde von einer IT-Landschaft geprägt, in der die Produktoptionen begrenzt waren und einige wenige Anbieter den Markt dominierten. Unternehmen haben oft zuerst einen Anbieter an Bord genommen und dann herausgefunden, welche Produkte sie kaufen sollten, indem sie sich auf Produktsuiten von einer Handvoll bekannter Unternehmen wie Oracle, Microsoft und SAP verlassen.

Seitdem hinkt die Beschaffung anderen Abteilungen hinterher und braucht am längsten, um auf ein vollständig digitalisiertes Betriebssystem umzustellen. Nur 15 % der Unternehmen glauben, dass sie entweder „Klassenbester“ oder „Branchenführer“ sind, wenn sie ihre Beschaffungsprozesse und Betriebsmodelle digital transformieren.

Ein typischer traditioneller Beschaffungsprozess sieht oft so aus:

Quelle: Quolum

1. Ein Geschäftsanwender identifiziert ein zu lösendes Problem und sendet dann eine Anfrage an die IT.
2. Das IT-Team recherchiert verfügbare Optionen über Google oder besucht Software-Review-Sites wie G2, um die Anbieterlandschaft zu verstehen, und wählt basierend auf einer Liste von Funktionen aus.
3. Das IT-Team wählt einige verschiedene Optionen aus.
4. Die IT reicht Spesenbelege ein.
5. Der Anbieter verlängert das Abonnement, und das Unternehmen wird erneut belastet.
6. Der Vorgang wiederholt sich ab Schritt 4.

Jeder dieser Schritte ist eher isoliert als integriert. Beispielsweise ist das IT-Team für die Anbieterauswahl verantwortlich. Sobald die IT ihre Empfehlungen hat, übergibt sie den Prozess an das Beschaffungsteam, das dann Entscheidungen auf der Grundlage von Kosten und Geschäftsanforderungen trifft. Technische und geschäftliche Anforderungen stimmen dabei kaum überein.

Sobald sich die IT für ein Tool entschieden hat, konzentrieren sich traditionelle Beschaffungsteams nur darauf, bezahlt zu werden, und nicht auf die Optimierung des Werts ihrer Tools. Sie messen auch nicht den Verbrauch oder verfolgen den Return on Investment (ROI). Schlimmer noch, das IT-Team ist überhaupt nicht mehr involviert und weiß möglicherweise monatelang nichts von dem Kauf.

Was hat sich geändert? Die Winde von SaaS

Die SaaS-Welt hat sich erheblich verändert, während die Beschaffungsmethoden hinterherhinkten. Insbesondere der Wechsel in die Cloud veränderte die Art und Weise, wie Vertrieb, Marketing, Technik und alle anderen Abteilungen ihre tägliche Arbeit bewältigen. Mehr als 1,3 Billionen US-Dollar an IT-Ausgaben von Unternehmen werden im Jahr 2022 wahrscheinlich in die Cloud verlagert – eine Zahl, die bis 2025 voraussichtlich auf 1,8 Billionen US-Dollar ansteigen wird.

Mit dieser Verschiebung ändert sich auch die Art und Weise, wie Unternehmen digitale Tools kaufen, und in letzter Zeit kaufen sie viel. Im Jahr 2021 nutzten Unternehmen weltweit durchschnittlich 110 SaaS-Anwendungen. Der Einkauf steht heute vor ganz anderen Herausforderungen als noch vor fünf oder zehn Jahren.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie SaaS hilft, Beschaffungsherausforderungen zu mindern.

1. SaaS ist jetzt dezentralisiert – jeder kann mit der Nutzung einer App beginnen

Der Kauf von Software ist keine zentralisierte IT-Entscheidung mehr. Jedes andere Team im Unternehmen kann Produkte einfach online recherchieren, testen und kaufen. Anstatt Monate oder Jahre darauf zu warten, dass sich die IT für einen Anbieter entscheidet, Integrationspartner auswählt und Lösungen in ihren Tech-Stack implementiert, können Teams die Tools auswählen, die ihren individuellen Anforderungen entsprechen.

Die Dezentralisierung hat auch unerwartete Folgen, wie die Verbreitung von Schatten-IT, bei der Mitarbeiter Einkäufe tätigen, von denen die IT nichts weiß, von der Stange sind und nie verwendet werden.

2. Keine Anbieterpakete mehr; Es dreht sich alles um erstklassige Produkte

Anstatt zusätzliche Tools basierend auf den Einschränkungen Ihres Anbieters zu wählen, wählen Käufer jetzt aus Hunderten, wenn nicht Tausenden von erstklassigen Produkten, die ihren Anforderungen entsprechen. Die Popularität von Plug-and-Play-Software und die einfache Implementierung haben zu einer Explosion von SaaS-Käufen und -Nutzung geführt.

Der Wettbewerb ist hart, sodass die Anbieter ihre Preispläne nicht mehr vor ihren Websites verbergen. Sie müssen sehr transparent in Bezug auf ihre Funktionalität, Merkmale und Sicherheitsmaßnahmen sein.

3. Freemiums, Prämien und mehr: Alles ist ein Abonnement

Digitale Beschaffungssoftware hat ein völlig anderes Vertrags- und Zahlungsmodell als herkömmliche Beschaffung. Es heißt Abo-Modell. Anstelle von On-Premise-Lösungen kann die Beschaffung kaufen und besitzen, typischerweise mit einem Wartungsvertrag.

Abonnements bieten Flexibilität. Die Beschaffung kann entscheiden, wann der Anbieter gewechselt werden soll, je nachdem, wie viel Wert sie liefern, anstatt sich auf die versunkenen Kosten zu konzentrieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, flexibel zu bleiben, insbesondere bei monatlichen Abonnementverträgen. Unternehmen können schnell auf eine andere Plattform wechseln, anstatt sich aus einem fest verwurzelten Legacy-System zurückziehen zu müssen.

Abonnements können auch ziemlich problematisch sein. Jeder kann eine siebentägige kostenlose Testversion erstellen, aber das bedeutet nicht, dass die Leute das Konto tatsächlich nutzen. Es ist einfach für einen Mitarbeiter, im Namen seines Unternehmens einzukaufen und dann das Tool zu verlassen und seinen Vertrag zu vergessen.

Wir sehen dies typischerweise bei Freemium-Geschäftsmodellen. Die Beschaffung sollte bei „kostenlosen“ Testversionen vorsichtig sein, bei denen Käufer vor der Aktivierung Kreditkarteninformationen eingeben müssen. Unternehmen können einen Abonnementvertrag für einen Monat oder sogar ein Jahr abschließen.

Wie unterscheidet sich die digitale Beschaffung von der traditionellen Beschaffung?

Jetzt stehen Beschaffungsteams vor zwei Möglichkeiten: entweder die neuen digitalen Beschaffungsmethoden anerkennen und sich darauf einstellen oder an den alten traditionellen Methoden festhalten, die keinen Sinn mehr machen.

So können Sie die richtige Wahl treffen.

Die digitale Beschaffung ergänzt den neuen SaaS-Kaufprozess. Eine gute digitale Beschaffungsplattform schafft einen zentralen Ort, an dem jede Anwendung und jedes Abonnement überwacht werden kann.

Das Lieferantenmanagement senkt die Gesamtkosten und hilft bei der Bestimmung, welche Tools den richtigen Wert für ihre Kosten bieten und vollständig aus dem Tech-Stack entfernt werden können. Es hilft auch, Daten im gesamten Unternehmen zu konsolidieren, sodass Führungskräfte analysieren können, wie Tools in ihrem gesamten Technologie-Stack miteinander interagieren.

Auch im modernen Einkauf wiederholen sich Entscheidungen Monat für Monat und Jahr für Jahr. Sie können sich fast jede Abonnementverlängerung als autonome Kaufentscheidung vorstellen.

Das Ergebnis? Intelligente Käufer, die ihre Ausgaben in jeder Phase ihrer Kaufreise optimieren möchten. Die digitale Beschaffung mindert auch Risiken, die sich aus dem ergeben, was wir als „Rogue Digital Procurement“ bezeichnen.

Die Risiken von betrügerischer digitaler Beschaffung

Während der Kauf von SaaS-Tools einfacher denn je ist, kann er ohne eine digitale Beschaffungsplattform zu einem kostenlosen Angebot werden.

Mitarbeiter können SaaS-Tools per Knopfdruck selbst implementieren – sie müssen lediglich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren (die die meisten von uns natürlich vollständig lesen, oder?). Dies kann Sicherheitsrisiken bergen und versteckte Kosten verursachen, auch bekannt als Schatten-IT und Dark Billing.

Schatten-IT

Schatten-IT ist Software, die ohne Beteiligung des IT-Teams gekauft wird. Bei so vielen verfügbaren SaaS-Tools und ohne ein zentrales SaaS-Verwaltungssystem kann sich Schatten-IT schnell ansammeln und ein erhebliches Risiko für das Unternehmen darstellen. Das bedeutet, dass das Geld undokumentiert aus der Tür geht und Unternehmen anfällig für Sicherheitsverletzungen werden.

Der dezentrale SaaS-Einkauf macht es der Schatten-IT noch einfacher, sich einzuschleichen. Zentralisierte Teams kaufen normalerweise Tools wie Google Suite, Slack, Zoom und Gehaltsabrechnungsanbieter. Aber die Mitarbeiter kaufen direkt Hunderte anderer Tools, die keiner Konformitätsprüfung unterzogen werden, bevor sie in den Rest des Tech-Stacks integriert werden.

Dies setzt Unternehmen regulatorischen und Sicherheits-Compliance-Risiken aus. Viele Tools entsprechen nicht den Datenschutzrichtlinien, wie z. B. System and Organization Controls (SOC), der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) und der Health Insurance Portability and Accountability (HIPAA).

Auch wenn diese Vorschriften für eine bestimmte Lösung nicht relevant sind, setzt der Einsatz nicht konformer Lösungen ein Unternehmen dem Risiko von Datenlecks aus. Darüber hinaus können Mitarbeiter verwaiste Anwendungen hinterlassen, wenn sie das Unternehmen verlassen. Oder schlimmer noch, sie haben immer noch Zugriff auf diese Anwendungen.

All dies weist auf die Notwendigkeit eines digitalen Beschaffungsmanagement-Tools hin.

Dunkle Abrechnung

SaaS-Verschwendung ist ein weiteres großes Problem für Unternehmen ohne zentralisierten Beschaffungsprozess und -system. Dies kann durch dunkle Abrechnungsmuster zu versteckten Kosten führen. Da viele Technologieanbieter an aggressiven jährlichen Geschäftskennzahlen festhalten, wie z.

• Kunden nicht informieren, wenn eine kostenlose Testversion in ein kostenpflichtiges Konto umgewandelt wird. Eine Kreditkarte ist normalerweise erforderlich, wenn Sie sich für eine kostenlose Testversion anmelden, in der Hoffnung, dass die Benutzer die Frist nicht verpassen und automatisch zu einem kostenpflichtigen Konto wechseln. Die akzeptierten Bedingungen zur Nutzung der Testversion machen einen Rücktritt vom Vertrag oft unmöglich.
• Stille und wiederkehrende Transaktionen. Die meisten SaaS-Anbieter verkaufen Abonnementdienste, die monatliche, vierteljährliche oder jährliche Vorauszahlungen erfordern. Obwohl sie Kunden jedes Mal benachrichtigen sollten, wenn eine anstehende Belastung ansteht, senden sie oft keine Benachrichtigung. Diese Gebühren können unentdeckt bleiben, wenn Unternehmen ihre Bank- und Kreditkartenabrechnungen nicht überprüfen.
• Anteilige Abrechnung. Bei Abonnementdiensten vereinbaren Unternehmen im Voraus, dass sie in jedem Fall einen Mindestbetrag für das Jahr bezahlen. Das Abonnement kann auf Lizenzen, API-Aufrufen oder Datenverbrauch basieren. Wenn das Unternehmen nicht alle gekauften Einheiten nutzt, muss es sie trotzdem bezahlen. Außerdem müssen sie zusätzliche Gebühren zahlen, wenn sie die vertraglich vereinbarten Einheiten überschreiten.

Warum Sie eine digitale Beschaffungsplattform brauchen

Eine digitale Beschaffungsplattform verbindet die traditionelle Beschaffung mit der modernen SaaS-Welt. Es bietet einen Überblick über alle Käufe, verfolgt die Nutzung, um festzustellen, welche Tools wertvoll sind und wann sie gekürzt werden müssen, und bietet einen zentralen Ort für Unternehmensteams, um alle SaaS-Tools sicher zu verwalten und anzuzeigen.

Mit einer digitalen Beschaffungsplattform können Sie jeden Aspekt des Beschaffungsprozesses optimieren, insbesondere in den folgenden vier Bereichen.

Optimierte Werkzeuge

Die meisten Unternehmen übernehmen optimierte Tools für ihre tägliche Arbeit oder stellen vollständig darauf um. Die richtige Beschaffung und Kostenverwaltung ist der nächste Schritt. Prozessautomatisierungssoftware hilft bei der Optimierung Ihres Beschaffungstool-Stacks, indem sie alle Kosten, Einkäufe und Lieferanten verfolgt und die manuelle Arbeit reduziert, die mit Bestellungen, Genehmigungen, Rechnungsstellung und mehr verbunden ist.

Optimierte Kosten

Einer der unorganisiertesten Aspekte der groß angelegten Beschaffung ist die Ausgabenkontrolle. Unternehmen können ihre Kosten mit einer minutenaktuellen Übersicht über die Ausgaben und das verfügbare Budget optimieren und redundante Systeme und Verträge reduzieren.

Eine der einfachsten Möglichkeiten zur Kostenoptimierung ist die Verfolgung des Softwareverbrauchs. Moderne Finanzführer behandeln jede Ausgabe als Investition und messen Nutzung und Ergebnisse. Seien Sie nicht überrascht, wenn mehr Organisationen damit beginnen, zu verfolgen, wie viele Zoom-Meetings pro bezahlter Lizenz abgehalten werden!

Optimiertes Wachstum

Zentralisierte Beschaffungstools machen Unternehmen flexibler im Einkauf, indem sie vorausschauendes und proaktives Sourcing anbieten. Am wichtigsten ist, dass Unternehmen besser mit ihren Anbietern zusammenarbeiten können, um strategische Investitionen zu finanzieren, die das Geschäft voranbringen, anstatt Punktlösungen im gesamten Unternehmen bereitzustellen.

Optimierter Besitz

Wenn Unternehmen wachsen, kann die zentralisierte Beschaffung zu einem Hindernis werden, das die Fähigkeit der Teams verlangsamt, strategische Systeme zu kaufen und zu implementieren. Eine Beschaffungsmanagement-Plattform kann Teams während des Beschaffungsprozesses unterstützen und gleichzeitig Richtlinien- und Budgetanforderungen erfüllen. Durch die Entlastung von Mitarbeitern und die Abkehr von langwierigen Genehmigungsworkflows können sich Unternehmen auf das konzentrieren, was wirklich zählt – die Arbeit selbst.

So richten Sie einen erfolgreichen digitalen Beschaffungsprozess ein

Inzwischen wissen Sie, wie der moderne Beschaffungsprozess aussieht. Aber wo und wie fängst du an? Hier sind einige Best Practices, die Ihnen helfen, traditionelle CD-Sourcing-Methoden abzuschütteln und ein Experte für digitale Beschaffung zu werden.

Quelle: Quolum

1. Bereiten Sie sich im Voraus vor

Unternehmen können alle digitalen Einkäufe mit SaaS-Ausgabenverwaltungsplattformen verfolgen. Diese Plattformen können drei spezifische Bereiche unterstützen:

• Softwarelizenzverwaltung: Überwachen Sie die Akzeptanz von Benutzerlizenzen und Verbrauchsmetriken für jeden SaaS-Anbieter. Wissen, wann ein Werkzeug verwendet oder verschwendet wird.
• Management von Softwareanbietern: Anstatt SaaS-Anbieter nur bei Problemen hinzuzuziehen, z. B. bei Überschreitungsgebühren oder Akzeptanzproblemen, bauen Sie eine starke Anbieterbeziehung auf, die Ihrem Unternehmen hilft, die besten Preise zu erzielen, alle Funktionen zu nutzen und Ihre Vereinbarungen nahtlos zu erneuern.
• Software-Ausgabenmanagement: Kontrollieren Sie die Kosten und planen Sie strategische Investitionen. Die IT zentralisiert das Ausgabenmanagement für jede Software, die mit Ihrem Technologie-Stack verbunden ist, wodurch es für verschiedene Geschäftsbereiche einfacher wird, das zu kaufen, was sie benötigen.

2. Bewerten Sie Ihre aktuellen SaaS-Ausgaben

Der nächste Schritt zu einer erfolgreichen digitalen Beschaffung ist die Prüfung Ihrer bestehenden Technologien. Finden Sie mit diesen Schritten heraus, was Ihre Teams verwenden:

• Listen Sie Ihre Anwendungen auf.
• Identifizieren Sie neue Anwendungen seit der letzten Überprüfung Ihres Tech-Stacks.
• Verfolgen Sie Anmeldungen und Nutzung. Zum Beispiel die verwendeten Lizenzen und Funktionen.
• Messen Sie Änderungen bei Anmeldungen und Aktivitäten im Laufe der Zeit, um den Wert jeder Anwendung zu ermitteln.
• Planen und visualisieren Sie Softwareerneuerungen, um zu ermitteln, wo Kündigungen oder Downgrades Geld sparen können.

3. Beziehen Sie die richtigen Stakeholder ein

Digitale Beschaffung kann nicht isoliert stattfinden. Es ist wichtig, Stakeholder aus jedem Team einzubeziehen, wenn entschieden wird, welche Tools gekauft werden sollen, wie viel gekauft werden soll und ob die Vereinbarung verlängert werden soll. Diese Stakeholder sind:

• CTO oder CIO
• Beschaffungsteam
• Finanzteam
• Rechtsabteilung
• Abteilungsleiter
• IT-Manager oder SaaS-Manager
• Endbenutzer zur Validierung

4. Priorisieren Sie Vertragsverhandlungen

Sie können digitale Produkte auf zwei Arten erwerben. Das erste sind Click-Through-Vereinbarungen und das zweite sind Vertragsverhandlungen. Click-through-Vereinbarungen bieten keine Zugeständnisse bei Preisen, Gebühren, Zahlungsplänen oder Sicherheitsverpflichtungen.

Durch die direkte Aushandlung eines Vertrags mit einem Vertriebsmitarbeiter eines Anbieters können Unternehmen Compliance-Anforderungen validieren, Rabatte sichern und Datenschutzverletzungen und Entschädigungen mindern.

Anpassung an die SaaS-Welt

Traditionelle Beschaffungsprozesse sind mit der cloudbasierten SaaS-Welt nicht mehr kompatibel. Vorausschauende Führungskräfte können die besten proaktiven und vorausschauenden Technologien voll ausschöpfen, indem sie von der veralteten, unregulierten Beschaffung zur digitalen Beschaffung übergehen.

Schließlich leben wir in einer Welt endloser SaaS-Lösungen und -Tools mit unglaublichem Wachstums- und Problemlösungspotenzial. Es ist an der Zeit, dass die Beschaffungsmethoden aufholen.

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