管理公司信用卡的最佳實踐

企業信用卡正在成為商業世界的必需品——不難看出原因。 這些卡通常通過減少通過費用報告或糾纏公司決策者跳過箍的需要來簡化員工的購買。 它們也非常適合公司，因為公司卡有助於最大限度地減少不必要的購買，同時保持支出報告的整潔。

但是註冊新的公司卡計劃會帶來一個令人生畏的問題：公司應該如何管理公司卡？ 在網上搜索之後，我們對缺乏管理公司卡的最佳實踐的文檔感到失望。 為了解決這個棘手的問題，我們在採訪了主要專家並利用我們自己的機構知識後編寫了以下指南。

公司卡一開始可能很嚇人，但它們最終的設計目的是讓公司的消費過程更容易。 繼續閱讀以了解如何讓您公司的公司卡管理以最佳狀態運行！

如何管理您的公司卡

沒有一種方法可以解決公司卡管理問題——畢竟每家公司都是不同的。 但是，肯定有一些技巧可以幫助任何使用公司卡的公司。 經過數小時的深入研究，我們在下面分享了我們學到的知識：

控制誰獲得公司卡

我們的第一個提示非常簡單：只將公司卡提供給需要它們的員工。 這意味著您應該只將卡片發給管理職位或需要經常購買的人（例如訂閱或帶客戶外出就餐）。

The Southern Bank Company 的 altLine 高級副總裁 Jim Pendergast 說：“發行公司信用卡時，成功的一半是限制誰可以使用它們。” “只向您信任並在您的團隊中擔任管理職位的人發行信用卡。 始終監控消費習慣。 對所有信用卡都這樣做是一個很好的做法。”

通過將卡僅限於值得信賴的員工，您將能夠最大限度地減少欺詐性購買的機會。 此外，與向每位員工發放名片相比，較少數量的公司卡將使您更容易跟踪費用。

與員工設定期望

與您的員工明確他們可以使用公司卡購買和不能購買的東西。 通過共享一套明確的指導方針，員工在購買時不會感到壓力。 它還可以幫助減少員工在使用信用卡購物時犯的錯誤——這可能會為您的公司節省資金。

“在向任何人發行信用卡之前，先設定信用卡的用途，”加拿大破產組織首席執行官 Jarret Austin 說。 “創建一個注意事項清單，以幫助您的管理團隊確定他們可以購買什麼。 創建適當商店的列表並在商店內部設置費用賬戶，以進一步跟踪支出。 一旦你設定了期望，在你的手機上設置警報； 它將幫助您跟踪可疑支出，而無需每隔幾分鐘檢查一次手機。 ”

一套明確的指導方針也有助於將未來的問題扼殺在萌芽狀態。 例如，當員工在使用公司卡進行購買之前有疑問時，您可以求助於指南。

限制員工支出

我們在研究中發現的另一個簡單的公司卡管理技巧：為您發行的每張公司卡設置支出限額。

市場上的許多公司卡計劃允許在個人卡上設置支出上限（有些允許團隊級預算）。 這意味著員工將無法在他們的卡上存入多餘的錢。 例如，上限為 1,000 美元的卡意味著員工一次無法在其卡上花費超過 1,000 美元。

Fig Loans 的聯合創始人 John Li 說：“在團隊和個人層面，在公司政策中設置嚴格的每月支出和使用限制。” “任何超過該限額的支出都需要得到管理層的批准，他們可以將這筆支出報告給財務部門。”

這樣做的好處是顯而易見的。 最值得注意的是，它可以限制員工進行欺詐性購買的機會——如果成本高於卡的支出上限，他們就不會出去購買昂貴的電視。 接下來，設置支出限額就像為每個員工設置個人預算。 即使沒有進行欺詐性購買，這也有助於減少不必要的支出。

一些現代公司卡包括強大的支出上限工具。 Ramp 是企業 cad 領域的後起之秀，只需單擊幾下即可設置一次性、每日、每月或每年的限制。 除了基本的上限控制之外，Ramp 還包含多步審批，以進一步安全有效地管理您公司的資金。

設置採購類別

公司卡計劃經常使公司能夠限制員工可以消費的類別。這使得公司卡在控制員工可以購買和不能購買的東西時特別強大。 對於負責公司企業信用卡計劃的人來說，使用分類工具應該是一件輕而易舉的事。

“它可以防止員工使用信用卡支付自己的個人開支，”Sure Dividend 首席執行官 Ben Reynolds 說。 “公司也可以利用獎勵和福利而不是員工。”

設置購買類別可能是從公司的公司卡中獲得最大回報的關鍵。 例如，公司卡巨頭 Brex 為通過拼車、旅行和餐廳購買的商品提供更高的獎勵率。 使用 Brex 的公司可以通過鼓勵員工在這些類別中花費公司資金時使用他們的卡來節省額外費用。

簡化費用報告

確保員工正確花費使用公司卡進行的購買的最簡單方法是什麼？ 通過使過程變得簡單。

幸運的是，許多公司卡都具有用戶友好的界面。 事實上，大多數現代公司卡不需要太多的主動費用報告方式。 Rho 是公司卡領域的新成員，它提供實時費用報告，只要有人購買就會更新——員工無需填寫費用表格或上傳收據。

記錄一切

我們的最後一個提示尤其重要：記錄每次購買。 文檔在整個商業世界中始終很重要，但在處理財務時尤其重要。 這意味著您應該要求員工保存收據並及時填寫任何必要的費用報告。 同時，公司應在使用公司卡進行收費時跟踪購買情況。

“最大的因素是文件，”Credit Donkey Business Checking 運營總監 Ann Martin 說。 “現在大多數卡片都帶有快速、準確的陳述，這並不重要。 自己保存文件，並準確記下費用是什麼，它的用途，誰和你在一起，等等。”

這種做法還可以通過改善公司的支出方式來節省資金——馬丁補充說，公司卡可以迫使公司對其支出負責。 “如果你記錄得很好，你就會一直在考慮這些費用以及可以做些什麼來改進它們，”她說。

最終，公司卡問責制可以限制員工進行欺詐性購買的機會。 這可以通過限制不必要的審計來節省您的時間和金錢。 此外，如果您清楚地傳達每次購買都由公司記錄，員工可能會更誠實地使用公司卡。

Pillar Wealth Management 創始人 Hutch Ashoo 說：“如果您的員工知道每次購買都將按照現行規則進行評估和記錄，那麼您將來要求審計的可能性就會大大降低。” “將每項 [...] 支出與時間框架相匹配是有效管理公司信用卡的關鍵之一。”

最後的想法

如果您正在管理當前的公司卡計劃，或者您即將設置一個，我們希望本文對您有所幫助。 如果您想繼續您的企業信用卡世界之旅，我們建議您閱讀我們關於該主題的其他文章。 您還可以了解公司卡和商業信用卡之間的差異。 還在權衡您的公司卡選項嗎？ 查看我們最喜歡的公司信用卡。