Migliori pratiche per la gestione della carta di credito aziendale

Le carte di credito aziendali stanno diventando una necessità nel mondo degli affari: non è difficile capire perché. Queste carte spesso semplificano gli acquisti per i dipendenti riducendo la necessità di saltare attraverso le note spese o assillando i responsabili delle decisioni aziendali. Sono ideali anche per le aziende perché le carte aziendali aiutano a ridurre al minimo gli acquisti non necessari mantenendo in ordine i rapporti sulle spese.

Ma la registrazione per un nuovo programma di carte aziendali comporta una domanda scoraggiante: come dovrebbe un'azienda gestire le proprie carte aziendali? Dopo aver setacciato il web, siamo rimasti delusi dalla mancanza di documentazione sulle migliori pratiche per la gestione delle carte aziendali. Per affrontare questa domanda fastidiosa, abbiamo scritto la guida di seguito dopo aver intervistato esperti chiave e aver attinto alle nostre conoscenze istituzionali.

Le carte aziendali possono essere spaventose all'inizio, ma alla fine sono progettate per semplificare il processo di spesa per le aziende. Continua a leggere per scoprire come far funzionare la gestione delle carte aziendali della tua azienda in perfetta forma!

Come gestire la tua carta aziendale

Non c'è un modo per affrontare la gestione delle carte aziendali: ogni azienda è diversa, dopotutto. Tuttavia, ci sono sicuramente alcuni trucchi che aiuteranno qualsiasi azienda che utilizza carte aziendali. Di seguito abbiamo condiviso ciò che abbiamo appreso dopo ore di ricerche approfondite:

Controlla chi ottiene le carte aziendali

Il nostro primo consiglio è piuttosto semplice: dai le carte aziendali solo ai dipendenti che ne hanno bisogno. Ciò significa che dovresti cedere le carte solo a chi ricopre posizioni dirigenziali oa chi ha la necessità di fare acquisti frequenti (ad esempio sugli abbonamenti o portando i clienti fuori a cena).

"Metà della battaglia quando si emettono carte di credito aziendali sta limitando chi ha accesso ad esse", ha affermato Jim Pendergast, vicepresidente senior di altLine di The Southern Bank Company. “Emetti carte di credito solo a persone di cui ti fidi e che ricoprono posizioni dirigenziali nel tuo team. Monitora sempre anche le abitudini di spesa. È buona norma farlo per tutte le carte di credito".

Limitando le carte ai soli dipendenti affidabili, sarai in grado di ridurre al minimo la possibilità di acquisti fraudolenti. Inoltre, un basso numero di carte aziendali ti renderà più facile tenere traccia delle spese rispetto a se avessi dato una carta a ogni singolo dipendente.

Imposta le aspettative con i dipendenti

Sii chiaro con i tuoi dipendenti su ciò che possono e non possono acquistare con le loro carte aziendali. Condividendo una serie chiara di linee guida, i dipendenti non saranno così stressati quando effettuano gli acquisti. Può anche aiutare a ridurre gli errori dei dipendenti durante l'acquisto con la loro carta, facendo potenzialmente risparmiare denaro alla tua azienda.

"Definisci le aspettative su cosa serve la carta di credito prima di emetterla a chiunque", ha affermato Jarret Austin, CEO di Bankruptcy Canada. “Crea un elenco di cose da fare e da non fare per aiutare il tuo team di gestione a identificare ciò che può acquistare. Crea un elenco di negozi appropriati e imposta i conti spese all'interno dei negozi stessi per tenere ulteriormente traccia delle spese. Una volta impostate le aspettative, imposta gli avvisi sul tuo telefono; ti aiuterà a tenere traccia delle spese sospette senza controllare il tuo telefono ogni pochi minuti. "

Una serie chiara di linee guida è utile anche per stroncare sul nascere problemi futuri. Ad esempio, puoi ricorrere alle linee guida quando un dipendente ha una domanda prima di effettuare un acquisto con la sua carta aziendale.

Limita la spesa dei dipendenti

Un altro semplice consiglio per la gestione delle carte aziendali che abbiamo trovato nella nostra ricerca: imposta limiti di spesa per ogni carta aziendale che emetti.

Molti programmi di carte aziendali sul mercato consentono di inserire limiti di spesa su singole carte (e alcuni consentono il budget a livello di team). Ciò significa che i dipendenti non saranno in grado di mettere somme di denaro estranee sulle loro carte. Ad esempio, una carta con un limite di $ 1.000 significa che un dipendente non sarà in grado di spendere più di $ 1.000 contemporaneamente per la propria carta.

"Imposta rigorosi limiti di spesa e utilizzo mensili nella politica aziendale sia a livello di team che individuale", ha affermato John Li, co-fondatore di Fig Loans. "Qualsiasi spesa al di sopra di tale limite deve essere approvata dalla direzione, che può segnalare questa spesa al dipartimento finanziario".

I vantaggi di farlo sono evidenti. In particolare, può limitare le possibilità che un dipendente effettui un acquisto fraudolento: non uscirà e acquisterà televisori costosi se il costo è superiore al limite di spesa della sua carta. Successivamente, impostare limiti di spesa è come inserire un budget individuale per ciascun dipendente. Questo può aiutare a ridurre le spese inutili anche se non vengono effettuati acquisti fraudolenti.

Alcune moderne carte aziendali includono robusti strumenti per il limite di spesa. Ramp, un emergente nel panorama cad aziendale, offre la possibilità di impostare limiti una tantum, giornalieri, mensili o annuali, il tutto in pochi clic. Oltre ai controlli di base sui limiti, Ramp incorpora anche approvazioni in più fasi per gestire ulteriormente il denaro della tua azienda in modo sicuro ed efficiente.

Imposta le categorie di acquisto

I programmi di carte aziendali spesso consentono alle aziende di limitare le categorie in cui i dipendenti possono spendere. Ciò rende le carte aziendali particolarmente efficaci quando si controlla ciò che i dipendenti possono e non possono acquistare. Attingere a uno strumento di categoria dovrebbe essere un gioco da ragazzi per i responsabili del programma di carte di credito aziendali di un'azienda.

"Può impedire ai dipendenti di utilizzare le carte di credito per le proprie spese personali", ha affermato Ben Reynolds, CEO di Sure Dividend. "Le aziende possono anche trarre vantaggio dai premi e dai benefici invece dei dipendenti".

L'impostazione delle categorie di acquisto potrebbe essere la chiave per ottenere il maggior numero possibile di premi dalla carta aziendale della tua azienda. Il colosso delle carte aziendali Brex, ad esempio, offre tariffe più elevate per gli acquisti effettuati tramite ridesharing, per i viaggi e nei ristoranti. Le aziende che utilizzano Brex potrebbero quindi risparmiare extra incoraggiando i dipendenti a utilizzare le loro carte quando spendono denaro aziendale in quelle categorie.

Semplifica la rendicontazione delle spese

Qual è il modo più semplice per assicurarsi che i dipendenti spendano correttamente gli acquisti effettuati con una carta aziendale? Rendendo il processo facile.

Fortunatamente, molte carte aziendali dispongono di interfacce intuitive. In effetti, la maggior parte delle moderne carte aziendali non richiede molto in termini di rendicontazione spese attiva. Rho, una recente entrata nel mondo delle carte aziendali, offre una rendicontazione delle spese in tempo reale che si aggiorna ogni volta che qualcuno effettua un acquisto: non è necessario che un dipendente compili un modulo spese o carichi le ricevute.

Documenta tutto

Il nostro ultimo consiglio è particolarmente importante: documenta ogni acquisto. La documentazione è sempre importante nel mondo degli affari, ma è particolarmente importante quando si ha a che fare con le finanze. Ciò significa che dovresti richiedere ai dipendenti di salvare le ricevute e di compilare tutte le note spese necessarie in modo tempestivo. Nel frattempo, l'azienda dovrebbe tenere traccia degli acquisti quando viene effettuato un addebito utilizzando una carta aziendale.

"Il fattore più importante è la documentazione", ha affermato Ann Martin, Direttore delle operazioni di Credit Donkey Business Checking. “Non importa che la maggior parte delle carte ora venga fornita con dichiarazioni rapide e accurate. Conservane tu stesso la documentazione e prendi nota di qual è stata esattamente la spesa, a cosa serviva, chi era lì con te, ecc.

Tali pratiche possono anche portare a risparmiare denaro migliorando il modo in cui la tua azienda spende — Martin ha aggiunto che le carte aziendali possono costringere le aziende a essere responsabili delle proprie spese. "Se lo stai documentando bene, stai sempre pensando a quelle spese ea cosa si può fare per migliorarle", ha detto.

In definitiva, la responsabilità delle carte aziendali può limitare la possibilità che i dipendenti effettuino acquisti fraudolenti. Ciò può farti risparmiare tempo e denaro limitando gli audit inutili. Inoltre, i dipendenti potrebbero essere più onesti nell'utilizzo della carta aziendale se comunichi chiaramente che ogni acquisto è documentato dall'azienda.

"Sarà molto meno probabile che tu abbia bisogno di un audit in futuro se i tuoi dipendenti sanno che ogni acquisto sarà valutato e documentato secondo le regole attuali", ha affermato Hutch Ashoo, fondatore di Pillar Wealth Management. "Abbinare ogni […] spesa a un periodo di tempo è una delle chiavi per gestire efficacemente una carta di credito aziendale."

Pensieri finali

Ci auguriamo che questo articolo sia stato utile se stai lavorando alla gestione del tuo attuale programma di carte aziendali o se stai per crearne uno. Se desideri continuare il tuo viaggio nel mondo delle carte di credito aziendali, ti consigliamo di leggere i nostri altri articoli sull'argomento. Puoi anche avere un riepilogo delle differenze tra carte aziendali e carte di credito aziendali. Stai ancora valutando le opzioni della tua carta aziendale? Dai un'occhiata alle nostre carte di credito aziendali preferite.