Cele mai bune practici pentru gestionarea cardului dvs. de credit corporativ

Cardurile de credit corporative devin o necesitate în lumea afacerilor - nu este greu de înțeles de ce. Aceste carduri simplifică adesea achizițiile pentru angajați, reducând nevoia de a trece peste cercuri prin rapoarte de cheltuieli sau frământând factorii de decizie din companie. De asemenea, sunt grozave pentru companii, deoarece cardurile corporative ajută la minimizarea achizițiilor inutile, păstrând în același timp rapoartele de cheltuieli ordonate.

Dar înscrierea la un nou program de carduri corporative vine cu o întrebare descurajantă: Cum ar trebui o companie să-și gestioneze cardurile corporative? După ce am căutat pe web, am fost dezamăgiți de lipsa documentației privind cele mai bune practici pentru gestionarea cardurilor corporative. Pentru a aborda această întrebare sâcâitoare, am scris ghidul de mai jos după ce am intervievat experți cheie și am folosit propriile noastre cunoștințe instituționale.

Cardurile corporative pot fi înfricoșătoare la început, dar în cele din urmă sunt concepute pentru a face procesul de cheltuieli mai ușor pentru companii. Citiți mai departe pentru a afla cum să faceți ca gestionarea cardurilor corporative a companiei dvs. să funcționeze într-un mod optim!

Cum să vă gestionați cardul corporativ

Nu există o singură modalitate de a aborda gestionarea cardurilor corporative - la urma urmei, fiecare companie este diferită. Cu toate acestea, există cu siguranță câteva trucuri care vor ajuta orice companie care utilizează carduri corporative. Am împărtășit mai jos ceea ce am învățat după ore de cercetare aprofundată:

Controlați cine primește carduri corporative

Primul nostru sfat este destul de simplu: oferiți carduri corporative doar angajaților care au nevoie de ele. Aceasta înseamnă că ar trebui să oferi carduri doar celor care ocupă funcții de conducere sau celor care trebuie să facă achiziții frecvente (cum ar fi la abonamente sau scoțând clienții la masă).

„Jumătate din luptă atunci când se emit carduri de credit ale companiei limitează cine are acces la ele”, a spus Jim Pendergast, vicepreședinte senior la altLine de la The Southern Bank Company. „Emiteți carduri de credit doar persoanelor în care aveți încredere și care sunt în poziții de conducere în echipa dumneavoastră. Monitorizați întotdeauna și obiceiurile de cheltuieli. Este o practică bună să faceți acest lucru pentru toate cardurile de credit.”

Limitând cardurile doar la angajații de încredere, veți putea reduce la minimum șansa de achiziții frauduloase. În plus, un număr redus de carduri corporative vă va face mai ușor să urmăriți cheltuielile decât dacă ați oferi un card fiecărui angajat.

Stabiliți așteptări cu angajații

Fiți clar cu angajații dvs. despre ceea ce pot și nu pot cumpăra cu cardurile lor corporative. Prin împărtășirea unui set clar de linii directoare, angajații nu vor fi la fel de stresați atunci când fac achiziții. De asemenea, poate ajuta la reducerea numărului de angajați care fac greșeli în timp ce cumpără cu cardul lor - potențial economisind banii companiei pe viitor.

„Stabiliți așteptările pentru ce este cardul de credit înainte de a-l emite cuiva”, a spus Jarret Austin, CEO al Bankruptcy Canada. „Creați o listă de lucruri pe care trebuie să le faceți și de ce nu trebuie să faceți pentru a vă ajuta echipa de management să identifice ceea ce poate cumpăra. Creați o listă de magazine adecvate și configurați conturi de cheltuieli în cadrul magazinelor pentru a urmări în continuare cheltuielile. După ce ați stabilit așteptările, setați alerte pe telefon; vă va ajuta să urmăriți cheltuielile suspecte fără a vă verifica telefonul la fiecare câteva minute. ”

Un set clar de linii directoare este, de asemenea, de ajutor pentru a rezolva problemele viitoare din răsputeri. De exemplu, puteți reveni la regulile atunci când un angajat are o întrebare înainte de a efectua o achiziție cu cardul corporativ.

Limitați cheltuielile angajaților

Un alt sfat simplu de gestionare a cardurilor corporative pe care l-am găsit în cercetarea noastră: stabiliți limite de cheltuieli pentru fiecare card corporativ pe care îl eliberați.

Multe programe de carduri corporative de pe piață permit plasarea unor limite de cheltuieli pe carduri individuale (și unele permit bugetarea la nivel de echipă). Aceasta înseamnă că angajații nu vor putea pune sume străine de bani pe cardurile lor. De exemplu, un card cu un plafon de 1.000 USD înseamnă că un angajat nu va putea cheltui mai mult de 1.000 USD pe cardul său simultan.

„Stabiliți limite stricte de cheltuieli lunare și de utilizare în politica companiei dumneavoastră, atât la nivel de echipă, cât și la nivel individual”, a spus John Li, co-fondatorul Fig Loans. „Orice cheltuială peste această limită trebuie să fie aprobată de conducere, care poate raporta aceste cheltuieli către departamentul financiar.”

Avantajele de a face acest lucru sunt evidente. Cel mai important, poate limita șansa unui angajat de a face o achiziție frauduloasă - nu vor ieși și vor cumpăra televizoare scumpe dacă costul este peste limita de cheltuieli a cardului. În continuare, stabilirea limitelor de cheltuieli este ca și cum ai plasa un buget individual pentru fiecare angajat. Acest lucru poate ajuta la reducerea cheltuielilor inutile, chiar dacă nu se fac achiziții frauduloase.

Unele carduri corporative moderne includ instrumente robuste pentru limitarea cheltuielilor. Ramp, un nou-venit în scena CAD corporativă, are capacitatea de a seta limite unice, zilnice, lunare sau anuale, totul în doar câteva clicuri. Pe lângă controalele de bază ale plafonului, Ramp încorporează și aprobări în mai mulți pași pentru a gestiona în continuare banii companiei dvs. în siguranță și eficient.

Setați categorii de achiziții

Programele de carduri corporative permit adesea companiilor să limiteze categoriile în care pot cheltui angajații. Acest lucru face cardurile corporative deosebit de puternice atunci când controlează ceea ce angajații pot și nu pot cumpăra. Atingerea unui instrument de categorie ar trebui să fie o idee simplă pentru cei care se ocupă de programul de card de credit corporativ al unei companii.

„Poate împiedica angajații să folosească cardurile de credit pentru propriile cheltuieli personale”, a spus Ben Reynolds, CEO al Sure Dividend. „Companiile pot profita și de recompense și beneficii în locul angajaților.”

Setarea categoriilor de achiziție ar putea fi cheia pentru a obține cele mai multe recompense posibile din cardul corporativ al companiei tale. Gigantul cardurilor corporative Brex, de exemplu, oferă tarife mai mari de recompense pentru achizițiile efectuate prin rideshare, pentru călătorii și la restaurante. Companiile care folosesc Brex ar putea economisi în plus, încurajând angajații să-și folosească cardurile atunci când cheltuiesc banii companiei în acele categorii.

Simplificați raportarea cheltuielilor

Care este cel mai simplu mod de a vă asigura că angajații își cheltuiesc în mod corespunzător achizițiile făcute cu un card corporativ? Făcând procesul ușor.

Din fericire, multe carduri corporative au interfețe ușor de utilizat. De fapt, cele mai multe carduri corporative moderne nu necesită mult în ceea ce privește raportarea activă a cheltuielilor. Rho, o intrare recentă în lumea cardurilor corporative, oferă raportare în timp real a cheltuielilor care se actualizează ori de câte ori cineva face o achiziție - nu este nevoie ca un angajat să completeze un formular de cheltuieli sau să încarce chitanțe.

Documentează totul

Ultimul nostru sfat este deosebit de important: documentați fiecare achiziție. Documentarea este întotdeauna importantă în lumea afacerilor, dar este deosebit de importantă atunci când aveți de-a face cu finanțe. Aceasta înseamnă că ar trebui să solicitați angajaților să salveze chitanțele și să completeze în timp util toate rapoartele de cheltuieli necesare. Între timp, compania ar trebui să țină evidența achizițiilor atunci când se face o debitare folosind un card corporativ.

„Cel mai mare factor este documentația”, a spus Ann Martin, director de operațiuni la Credit Donkey Business Checking. „Nu contează că majoritatea cărților vin cu declarații rapide și precise acum. Păstrează documentația și notează exact care a fost cheltuiala, pentru ce a fost, cine a fost acolo cu tine etc.”

Astfel de practici pot duce, de asemenea, la economisirea de bani prin îmbunătățirea modului în care cheltuiește compania dvs. - Martin a adăugat că cardurile corporative pot forța companiile să răspundă pentru cheltuielile lor. „Dacă documentezi bine, te gândești mereu la acele cheltuieli și la ce se poate face pentru a le îmbunătăți”, a spus ea.

În cele din urmă, responsabilitatea cardurilor corporative poate limita șansa ca angajații să facă achiziții frauduloase. Acest lucru vă poate economisi timp și bani prin limitarea auditurilor inutile. În plus, angajații pot fi mai sinceri cu utilizarea cardului lor corporativ dacă comunicați în mod clar că fiecare achiziție este documentată de companie.

„Veți fi mult mai puțin probabil să solicitați un audit în viitor dacă lucrătorii dumneavoastră știu că fiecare achiziție va fi evaluată și documentată conform regulilor actuale”, a spus Hutch Ashoo, fondatorul Pillar Wealth Management. „Potrivirea fiecărei […] cheltuieli la un interval de timp este una dintre cheile pentru gestionarea eficientă a unui card de credit corporativ.”

Gânduri finale

Sperăm că acest articol a fost util dacă lucrați la gestionarea programului actual de carduri corporative sau dacă sunteți pe cale să configurați unul. Dacă doriți să vă continuați călătoria în lumea cardurilor de credit corporative, vă recomandăm să citiți celelalte articole ale noastre pe această temă. De asemenea, puteți obține o scurtă prezentare a diferențelor dintre cardurile corporative și cardurile de credit de afaceri. Încă cântăriți opțiunile cardului dvs. corporativ? Consultați cardurile noastre de credit corporative preferate.