Melhores práticas para gerenciar seu cartão de crédito corporativo

Os cartões de crédito corporativos estão se tornando uma necessidade no mundo dos negócios - não é difícil entender o porquê. Esses cartões geralmente agilizam as compras para os funcionários, eliminando a necessidade de pular por meio de relatórios de despesas ou incomodar os tomadores de decisão da empresa. Eles também são ótimos para empresas porque os cartões corporativos ajudam a minimizar compras desnecessárias, mantendo os relatórios de gastos organizados.

Mas a inscrição em um novo programa de cartões corporativos vem com uma pergunta assustadora: como uma empresa deve gerenciar seus cartões corporativos? Depois de vasculhar a web, ficamos desapontados com a falta de documentação sobre as melhores práticas para gerenciar cartões corporativos. Para resolver essa questão incômoda, elaboramos o guia abaixo depois de entrevistar os principais especialistas e explorar nosso próprio conhecimento institucional.

Os cartões corporativos podem ser assustadores no início, mas, em última análise, são projetados para facilitar o processo de gastos para as empresas. Continue lendo para saber como fazer com que o gerenciamento de cartões corporativos da sua empresa funcione da melhor forma possível!

Como gerenciar seu cartão corporativo

Não há uma maneira de lidar com o gerenciamento de cartões corporativos – afinal, cada empresa é diferente. No entanto, definitivamente existem alguns truques que ajudarão qualquer empresa que use cartões corporativos. Compartilhamos abaixo o que aprendemos após horas de pesquisa aprofundada:

Controle quem recebe os cartões corporativos

Nossa primeira dica é bem direta: dê cartões corporativos apenas aos funcionários que precisam deles. Isso significa que você só deve dar cartões para quem ocupa cargos de gerência ou para quem precisa fazer compras frequentes (como assinaturas ou levar clientes para jantar).

“Metade da batalha ao emitir cartões de crédito da empresa é limitar quem tem acesso a eles”, disse Jim Pendergast, vice-presidente sênior da altLine da The Southern Bank Company. “Só emita cartões de crédito para pessoas de sua confiança e que estejam em cargos de gestão em sua equipe. Sempre monitore os hábitos de consumo também. É uma boa prática fazer isso para todos os cartões de crédito.”

Ao limitar os cartões a apenas funcionários confiáveis, você poderá minimizar a chance de compras fraudulentas. Além disso, um número baixo de cartões corporativos facilitará o controle de despesas do que se você desse um cartão a cada funcionário.

Definir expectativas com os funcionários

Seja claro com seus funcionários sobre o que eles podem e não podem comprar com seus cartões corporativos. Ao compartilhar um conjunto claro de diretrizes, os funcionários não ficarão tão estressados ​​ao fazer compras. Também pode ajudar a reduzir os erros dos funcionários ao comprar com o cartão – potencialmente economizando o dinheiro da sua empresa no futuro.

“Defina as expectativas sobre a finalidade do cartão de crédito antes de emiti-lo para alguém”, disse Jarret Austin, CEO da Bankruptcy Canada. “Crie uma lista de prós e contras para ajudar sua equipe de gerenciamento a identificar o que eles podem comprar. Crie uma lista de lojas apropriadas e configure contas de despesas nas próprias lojas para acompanhar ainda mais as despesas. Depois de definir as expectativas, defina alertas em seu telefone; ele ajudará você a acompanhar gastos suspeitos sem verificar seu telefone a cada poucos minutos. ”

Um conjunto claro de diretrizes também é útil para eliminar problemas futuros pela raiz. Por exemplo, você pode recorrer às diretrizes quando um funcionário tiver uma pergunta antes de fazer uma compra com seu cartão corporativo.

Limitar os gastos dos funcionários

Outra dica simples de gerenciamento de cartões corporativos que encontramos em nossa pesquisa: defina limites de gastos para cada cartão corporativo que você emitir.

Muitos programas de cartões corporativos no mercado permitem que os limites de gastos sejam colocados em cartões individuais (e alguns permitem o orçamento em nível de equipe). Isso significa que os funcionários não poderão colocar quantias estranhas de dinheiro em seus cartões. Por exemplo, um cartão com limite de US$ 1.000 significa que um funcionário não poderá gastar mais de US$ 1.000 no cartão de uma só vez.

“Estabeleça limites de uso e gastos mensais estritos na política de sua empresa, tanto em nível de equipe quanto individual”, disse John Li, cofundador da Fig Loans. “Qualquer gasto acima desse limite precisa ser aprovado pela gestão, que pode reportar esses gastos ao departamento financeiro.”

As vantagens de fazer isso são óbvias. Mais notavelmente, pode limitar a chance de um funcionário fazer uma compra fraudulenta – eles não vão sair e comprar TVs caras se o custo estiver acima do limite de gastos do cartão. Em seguida, definir limites de gastos é como definir um orçamento individual para cada funcionário. Isso pode ajudar a reduzir gastos desnecessários, mesmo que não sejam feitas compras fraudulentas.

Alguns cartões corporativos modernos incluem ferramentas robustas de limite de gastos. Ramp, um novato no cenário cad corporativo, apresenta a capacidade de definir limites únicos, diários, mensais ou anuais, tudo com apenas alguns cliques. Além dos controles básicos de limite, o Ramp também incorpora aprovações em várias etapas para gerenciar ainda mais o dinheiro da sua empresa com segurança e eficiência.

Definir categorias de compra

Os programas de cartões corporativos frequentemente permitem que as empresas limitem as categorias em que os funcionários podem gastar. Isso torna os cartões corporativos especialmente poderosos ao controlar o que os funcionários podem e não podem comprar. Acessar uma ferramenta de categoria deve ser um acéfalo para os responsáveis ​​pelo programa de cartão de crédito corporativo de uma empresa.

“Isso pode impedir que os funcionários usem cartões de crédito para suas próprias despesas pessoais”, disse Ben Reynolds, CEO da Sure Dividend. “As empresas também podem aproveitar as recompensas e benefícios em vez dos funcionários.”

Definir categorias de compra pode ser a chave para extrair o máximo de recompensas possíveis do cartão corporativo da sua empresa. O gigante do cartão corporativo Brex, por exemplo, oferece taxas de recompensa mais altas para compras feitas por meio de compartilhamento de viagens, viagens e restaurantes. As empresas que usam o Brex podem economizar mais incentivando os funcionários a usar seus cartões quando gastam dinheiro da empresa nessas categorias.

Simplifique os relatórios de despesas

Qual é a maneira mais fácil de garantir que os funcionários gastem adequadamente suas compras feitas com um cartão corporativo? Ao facilitar o processo.

Felizmente, muitos cartões corporativos apresentam interfaces amigáveis. Na verdade, a maioria dos cartões corporativos modernos não exige muito em termos de relatórios ativos de despesas. Rho, uma entrada recente no mundo dos cartões corporativos, oferece relatórios de despesas em tempo real que são atualizados sempre que alguém faz uma compra – não há necessidade de um funcionário preencher um formulário de despesas ou fazer upload de recibos.

Documentar tudo

Nossa última dica é especialmente importante: documente cada compra. A documentação é sempre importante no mundo dos negócios, mas é especialmente importante quando se trata de finanças. Isso significa que você deve exigir que os funcionários salvem os recibos e preencham os relatórios de despesas necessários em tempo hábil. Enquanto isso, a empresa deve acompanhar as compras quando uma cobrança é feita usando um cartão corporativo.

“O maior fator é a documentação”, disse Ann Martin, Diretora de Operações da Credit Donkey Business Checking. “Não importa que a maioria dos cartões venha com declarações rápidas e precisas agora. Guarde você mesmo a documentação e anote exatamente qual foi a despesa, para que serviu, quem estava com você, etc.”

Essas práticas também podem levar à economia de dinheiro, melhorando a forma como sua empresa gasta – Martin acrescentou que os cartões corporativos podem forçar as empresas a prestar contas de seus gastos. “Se você está documentando bem, está sempre pensando nessas despesas e no que pode ser feito para melhorá-las”, disse ela.

Em última análise, a responsabilidade do cartão corporativo pode limitar a chance de os funcionários fazerem compras fraudulentas. Isso pode economizar tempo e dinheiro limitando auditorias desnecessárias. Além disso, os funcionários podem ser mais honestos com o uso do cartão corporativo se você comunicar claramente que cada compra é documentada pela empresa.

“Você terá muito menos probabilidade de exigir uma auditoria no futuro se seus funcionários souberem que cada compra será avaliada e documentada de acordo com as regras atuais”, disse Hutch Ashoo, fundador da Pillar Wealth Management. “Combinar cada […] despesas com um prazo é uma das chaves para gerenciar com eficiência um cartão de crédito corporativo.”

Pensamentos finais

Esperamos que este artigo tenha sido útil se você estiver trabalhando no gerenciamento de seu programa de cartão corporativo atual ou se estiver prestes a configurar um. Se você deseja continuar sua jornada no mundo dos cartões de crédito corporativos, recomendamos a leitura de nossos outros artigos sobre o tema. Você também pode obter o resumo das diferenças entre cartões corporativos e cartões de crédito comerciais. Ainda pesando suas opções de cartão corporativo? Confira nossos cartões de crédito corporativos favoritos.