Kurumsal Kredi Kartınızı Yönetmek İçin En İyi Uygulamalar

Kurumsal kredi kartları iş dünyasında bir zorunluluk haline geliyor - nedenini anlamak zor değil. Bu kartlar, genellikle, harcama raporları veya şirket karar vericilerini rahatsız ederek çemberler arasında atlama ihtiyacını azaltarak, çalışanlar için satın alma işlemlerini kolaylaştırır. Kurumsal kartlar, harcama raporlarını düzenli tutarken gereksiz satın alma işlemlerini en aza indirmeye yardımcı olduğu için şirketler için de harikadır.

Ancak yeni bir kurumsal kart programına kaydolmak ürkütücü bir soruyu beraberinde getirir: Bir şirket kurumsal kartlarını nasıl yönetmelidir? Web'i taradıktan sonra, şirket kartlarını yönetmek için en iyi uygulamalara ilişkin belgelerin eksikliğinden dolayı hayal kırıklığına uğradık. Bu rahatsız edici sorunun üstesinden gelmek için, kilit uzmanlarla görüştükten ve kendi kurumsal bilgimizden yararlandıktan sonra aşağıdaki kılavuzu hazırladık.

Şirket kartları ilk başta korkutucu olabilir, ancak nihayetinde şirketler için harcama sürecini kolaylaştırmak için tasarlanmıştır. Şirketinizin kurumsal kart yönetimini en iyi şekilde nasıl çalıştıracağınızı öğrenmek için okumaya devam edin!

Kurumsal Kartınızı Nasıl Yönetirsiniz?

Kurumsal kart yönetimini ele almanın tek bir yolu yoktur - sonuçta her şirket farklıdır. Ancak, kurumsal kart kullanan herhangi bir şirkete yardımcı olacak kesinlikle birkaç püf noktası vardır. Saatlerce süren derinlemesine araştırmadan sonra öğrendiklerimizi aşağıda paylaştık:

Kurumsal Kartları Kimlerin Aldığını Kontrol Edin

İlk ipucumuz oldukça basit: Şirket kartlarını yalnızca ihtiyacı olan çalışanlara verin. Bu, kartları yalnızca yönetim pozisyonundakilere veya sık sık alışveriş yapması gerekenlere (aboneliklerde veya müşterileri yemeğe götürmek gibi) vermeniz gerektiği anlamına gelir.

The Southern Bank Company altLine kıdemli başkan yardımcısı Jim Pendergast, "Şirket kredi kartlarını verirken savaşın yarısı, onlara erişimi olan kişileri sınırlamaktır" dedi. “Yalnızca güvendiğiniz ve ekibinizde yönetim pozisyonunda bulunan kişilere kredi kartı verin. Her zaman harcama alışkanlıklarını da izleyin. Bunu tüm kredi kartları için yapmak iyi bir uygulama.”

Kartları yalnızca güvenilir çalışanlarla sınırlayarak, sahte satın alma olasılığını en aza indirebileceksiniz. Ek olarak, düşük sayıda şirket kartı, harcamaları takip etmenizi, her çalışana bir kart vermenize göre daha kolay hale getirecektir.

Çalışanlardan Beklentiler Belirleyin

Çalışanlarınıza kurumsal kartlarıyla neleri satın alıp alamayacakları konusunda net olun. Açık bir dizi yönergeyi paylaşarak, çalışanlar satın alma yaparken stresli olmayacak. Ayrıca, kartlarıyla satın alırken hata yapan çalışanların azaltılmasına yardımcı olabilir - potansiyel olarak şirketinizin parasını yolda tasarruf etmenizi sağlar.

Bankruptcy Canada CEO'su Jarret Austin, “Kimseye vermeden önce kredi kartının ne için olduğuna dair beklentileri belirleyin” dedi. “Yönetim ekibinizin ne satın alabileceklerini belirlemesine yardımcı olmak için yapılması ve yapılmaması gerekenler listesi oluşturun. Uygun mağazaların bir listesini oluşturun ve harcamaları daha fazla takip etmek için mağazaların kendi içinde gider hesapları oluşturun. Beklentileri belirledikten sonra, telefonunuzda uyarılar ayarlayın; Telefonunuzu birkaç dakikada bir kontrol etmeden şüpheli harcamaları takip etmenize yardımcı olur. ”

Açık bir yönergeler dizisi, gelecekteki sorunları tomurcuklanmada yakalamaya da yardımcı olur. Örneğin, bir çalışanın şirket kartıyla bir satın alma işlemi gerçekleştirmeden önce bir sorusu olduğunda yönergelere başvurabilirsiniz.

Çalışan Harcamalarını Sınırlayın

Araştırmamızda bulduğumuz başka bir basit kurumsal kart yönetimi ipucu: Verdiğiniz her kurumsal kart için harcama limitleri belirleyin.

Piyasadaki birçok kurumsal kart programı, harcama sınırlarının bireysel kartlara yerleştirilmesine izin verir (ve bazıları ekip düzeyinde bütçelemeye izin verir). Bu, çalışanların kartlarına fazla miktarda para koyamayacakları anlamına gelir. Örneğin, sınırı 1.000 ABD doları olan bir kart, bir çalışanın bir kerede kartına 1.000 ABD dolarından fazla harcama yapamayacağı anlamına gelir.

Fig Loans'ın kurucu ortağı John Li, “Şirket politikanızda hem ekip düzeyinde hem de bireysel düzeyde katı aylık harcama ve kullanım sınırları belirleyin” dedi. "Bu sınırın üzerindeki herhangi bir harcamanın, bu harcamayı finans departmanına bildirebilecek olan yönetim tarafından onaylanması gerekiyor."

Bunu yapmanın avantajları açıktır. En önemlisi, bir çalışanın sahte bir satın alma yapma şansını sınırlayabilir - maliyet kartlarının harcama sınırının üzerindeyse dışarı çıkıp pahalı TV'ler satın almazlar. Ardından, harcama limitleri belirlemek, her çalışan için ayrı bir bütçe belirlemek gibidir. Bu, hileli satın alımlar yapılmasa bile gereksiz harcamaların azaltılmasına yardımcı olabilir.

Bazı modern kurumsal kartlar, sağlam harcama sınırı araçları içerir. Kurumsal cad sahnesinde yükselen bir adım olan Ramp, yalnızca birkaç tıklamayla bir kerelik, günlük, aylık veya yıllık limitler belirleme özelliğine sahiptir. Temel üst sınır kontrollerinin yanı sıra Ramp, şirketinizin parasını daha güvenli ve verimli bir şekilde yönetmek için çok adımlı onayları da içerir.

Satın Alma Kategorilerini Ayarla

Kurumsal kart programları, şirketlerin çalışanların hangi kategorilerde harcama yapabileceğini sıklıkla sınırlamasına olanak tanır. Bu, şirket kartlarını özellikle çalışanların neleri satın alıp alamayacaklarını kontrol ederken güçlü kılar. Bir kategori aracından yararlanmak, bir şirketin kurumsal kredi kartı programından sorumlu olanlar için çok kolay olmalıdır.

Sure Dividend CEO'su Ben Reynolds, "Çalışanların kendi kişisel harcamaları için kredi kartlarını kullanmalarını engelleyebilir" dedi. “Şirketler, çalışanlar yerine ödül ve faydalardan da yararlanabilir.”

Satın alma kategorilerini belirlemek, şirketinizin kurumsal kartından mümkün olan en fazla ödülü almanın anahtarı olabilir. Örneğin kurumsal kart devi Brex, araç paylaşımları, seyahat ve restoranlarda yapılan alışverişlerde daha yüksek ödül oranları sunuyor. Brex kullanan şirketler, çalışanları bu kategorilerde şirket parası harcadıklarında kartlarını kullanmaya teşvik ederek ekstra tasarruf sağlayabilir.

Gider Raporlamasını Basitleştirin

Çalışanların şirket kartıyla yaptıkları satın alma işlemlerini düzgün bir şekilde yapmalarını sağlamanın en kolay yolu nedir? Süreci kolaylaştırarak.

Neyse ki, birçok kurumsal kart, kullanıcı dostu arayüzlere sahiptir. Aslında, çoğu modern kurumsal kart, aktif gider raporlaması açısından fazla bir şey gerektirmez. Kurumsal kartlar dünyasına yeni giriş yapan Rho, gerçek zamanlı harcama raporlaması sunar ve biri bir satın alma yaptığında güncellenir - bir çalışanın bir harcama formu doldurmasına veya makbuz yüklemesine gerek yoktur.

Her Şeyi Belgeleyin

Son ipucumuz özellikle önemli: her satın alma işlemini belgeleyin. Belgeleme iş dünyasında her zaman önemlidir, ancak özellikle finansla uğraşırken önemlidir. Bu, çalışanların makbuzları saklamasını ve gerekli gider raporlarını zamanında doldurmasını istemeniz gerektiği anlamına gelir. Bu arada şirket, bir şirket kartı kullanılarak bir ödeme yapıldığında satın alma işlemlerini takip etmelidir.

Credit Donkey Business Checking Operasyon Direktörü Ann Martin, "En büyük faktör belgelerdir" dedi. “Çoğu kartın artık hızlı ve doğru ifadelerle gelmesi önemli değil. Bunun belgelerini kendiniz saklayın ve masrafın tam olarak ne olduğunu, ne için olduğunu, yanınızda kimin olduğunu vb. not edin.

Bu tür uygulamalar, şirketinizin harcama şeklini iyileştirerek para tasarrufuna da yol açabilir - Martin, şirket kartlarının şirketleri harcamalarından sorumlu olmaya zorlayabileceğini ekledi. “İyi bir şekilde belgeliyorsanız, her zaman bu harcamaları ve bunları iyileştirmek için neler yapılabileceğini düşünüyorsunuz” dedi.

Sonuç olarak, kurumsal kart sorumluluğu, çalışanların hileli satın alma yapma şansını sınırlayabilir. Bu, gereksiz denetimleri sınırlayarak zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlayabilir. Ayrıca, her satın alma işleminin şirket tarafından belgelendiğini açıkça belirtirseniz, çalışanlar kurumsal kart kullanımlarında daha dürüst olabilir.

Pillar Wealth Management'ın kurucusu Hutch Ashoo, “Çalışanlarınız her satın alma işleminin geçerli kurallara göre değerlendirileceğini ve belgeleneceğini bilirse, gelecekte bir denetime ihtiyaç duyma olasılığınız çok daha düşük olacaktır” dedi. "Her harcamayı bir zaman dilimiyle eşleştirmek, kurumsal bir kredi kartını etkin bir şekilde yönetmenin anahtarlarından biridir."

Son düşünceler

Mevcut kurumsal kart programınızı yönetmeye çalışıyorsanız veya bir tane kurmak üzereyseniz, bu makalenin yardımcı olduğunu umuyoruz. Kurumsal kredi kartları dünyasına yolculuğunuza devam etmek istiyorsanız, konuyla ilgili diğer makalelerimizi okumanızı öneririz. Ayrıca kurumsal kartlar ve ticari kredi kartları arasındaki farkları da inceleyebilirsiniz. Hala kurumsal kart seçeneklerinizi tartıyor musunuz? Favori kurumsal kredi kartlarımıza göz atın.