أفضل الممارسات لإدارة بطاقة ائتمان شركتك

أصبحت بطاقات ائتمان الشركات ضرورة في عالم الأعمال - ليس من الصعب معرفة السبب. غالبًا ما تعمل هذه البطاقات على تبسيط عمليات الشراء للموظفين عن طريق تقليل الحاجة إلى القفز عبر الأطواق عبر تقارير النفقات أو إزعاج صانعي القرار في الشركة. إنها أيضًا رائعة للشركات لأن بطاقات الشركات تساعد في تقليل عمليات الشراء غير الضرورية مع الحفاظ على تقارير الإنفاق مرتبة.

لكن التسجيل في برنامج بطاقة الشركة الجديد يأتي بسؤال شاق: كيف يجب على الشركة إدارة بطاقات الشركة الخاصة بها؟ بعد البحث في الويب ، شعرنا بخيبة أمل بسبب عدم وجود وثائق حول أفضل الممارسات لإدارة بطاقات الشركة. لمعالجة هذا السؤال المزعج ، كتبنا الدليل أدناه بعد إجراء مقابلات مع الخبراء الرئيسيين والاستفادة من معرفتنا المؤسسية.

قد تكون بطاقات الشركات مخيفة في البداية ، لكنها مصممة في النهاية لتسهيل عملية الإنفاق على الشركات. تابع القراءة لتتعلم كيفية تشغيل إدارة بطاقات شركتك في أفضل شكل!

كيفية إدارة بطاقة الشركة الخاصة بك

لا توجد طريقة واحدة للتعامل مع إدارة بطاقات الشركة - فكل شركة مختلفة ، بعد كل شيء. ومع ذلك ، هناك بالتأكيد بعض الحيل التي ستساعد أي شركة تستخدم بطاقات الشركات. لقد شاركنا أدناه ما تعلمناه بعد ساعات من البحث المتعمق:

التحكم في من يحصل على بطاقات الشركات

نصيحتنا الأولى واضحة ومباشرة: أعطِ بطاقات الشركة للموظفين الذين يحتاجونها فقط. هذا يعني أنه يجب عليك فقط إعطاء البطاقات لمن هم في مناصب إدارية أو أولئك الذين يحتاجون إلى إجراء عمليات شراء متكررة (مثل الاشتراكات أو عن طريق إخراج العملاء لتناول الطعام).

قال جيم بندرجاست ، نائب الرئيس الأول في altLine من شركة Southern Bank Company: "نصف المعركة عند إصدار بطاقات ائتمان الشركة تحد من من يمكنه الوصول إليها". "قم فقط بإصدار بطاقات الائتمان للأشخاص الذين تثق بهم والذين يشغلون مناصب إدارية في فريقك. راقب دائمًا عادات الإنفاق أيضًا. إنها ممارسة جيدة أن تفعل ذلك مع جميع بطاقات الائتمان ".

من خلال قصر البطاقات على الموظفين الجديرين بالثقة فقط ، ستتمكن من تقليل فرصة عمليات الشراء الاحتيالية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن العدد القليل من بطاقات الشركة سيسهل عليك تتبع النفقات أكثر مما لو أعطيت بطاقة لكل موظف.

ضع التوقعات مع الموظفين

كن واضحًا مع موظفيك بشأن ما يمكنهم وما لا يمكنهم شراؤه باستخدام بطاقات الشركة الخاصة بهم. من خلال مشاركة مجموعة واضحة من الإرشادات ، لن يشعر الموظفون بالتوتر عند إجراء عمليات الشراء. يمكن أن يساعد أيضًا في تقليل ارتكاب الموظفين للأخطاء أثناء الشراء ببطاقتهم - مما قد يوفر أموال شركتك على الطريق.

قال جاريت أوستن ، الرئيس التنفيذي لشركة إفلاس كندا: "ضع توقعات بشأن الغرض من بطاقة الائتمان قبل إصدارها لأي شخص". "أنشئ قائمة بالأمور التي يجب تجنبها لمساعدة فريق الإدارة في تحديد ما يمكنهم شراؤه. قم بإنشاء قائمة بالمخازن المناسبة وقم بإعداد حسابات المصروفات داخل المتاجر نفسها لتتبع النفقات بشكل أكبر. بمجرد تحديد التوقعات ، قم بتعيين التنبيهات على هاتفك ؛ ستساعدك على تتبع الإنفاق المشبوه دون فحص هاتفك كل بضع دقائق. "

تساعد مجموعة الإرشادات الواضحة أيضًا في القضاء على المشكلات المستقبلية في مهدها. على سبيل المثال ، يمكنك الرجوع إلى الإرشادات عندما يكون لدى الموظف سؤال قبل إجراء عملية شراء باستخدام بطاقة الشركة الخاصة به.

الحد من إنفاق الموظف

نصيحة بسيطة أخرى لإدارة بطاقة الشركة وجدناها في بحثنا: تعيين حدود الإنفاق لكل بطاقة شركة تصدرها.

تسمح العديد من برامج بطاقات الشركات في السوق بوضع حد أقصى للإنفاق على البطاقات الفردية (وبعضها يسمح بوضع ميزانية على مستوى الفريق). هذا يعني أن الموظفين لن يكونوا قادرين على وضع مبالغ زائدة من المال على بطاقاتهم. على سبيل المثال ، البطاقة ذات الحد الأقصى 1000 دولار تعني أن الموظف لن يكون قادرًا على إنفاق أكثر من 1000 دولار على بطاقته مرة واحدة.

قال جون لي ، المؤسس المشارك لشركة Fig Loans ، "ضع حدودًا صارمة للإنفاق والاستخدام الشهري في سياسة شركتك على مستوى الفريق والمستوى الفردي". "أي إنفاق يتجاوز هذا الحد يحتاج إلى موافقة الإدارة ، التي يمكنها إبلاغ الإدارة المالية بهذا الإنفاق."

مزايا القيام بذلك واضحة. والجدير بالذكر أنه يمكن أن يحد من فرصة قيام الموظف بعملية شراء احتيالية - لن يخرجوا ويشتروا أجهزة تلفزيون باهظة الثمن إذا كانت التكلفة أعلى من سقف إنفاق بطاقتهم. بعد ذلك ، يشبه تعيين حدود الإنفاق وضع ميزانية فردية لكل موظف. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل الإنفاق غير الضروري حتى لو لم يتم إجراء عمليات شراء احتيالية.

تتضمن بعض بطاقات الشركات الحديثة أدوات قوية لسقف الإنفاق. يتميز Ramp ، وهو برنامج صاعد في مشهد كاد الشركة ، بالقدرة على تعيين حدود لمرة واحدة أو يومية أو شهرية أو سنوية كل ذلك بنقرات قليلة. بالإضافة إلى أدوات التحكم الأساسية في الغطاء ، تشتمل Ramp أيضًا على موافقات متعددة الخطوات لإدارة أموال شركتك بشكل آمن وفعال.

تعيين فئات الشراء

تعمل برامج بطاقات الشركات في كثير من الأحيان على تمكين الشركات من تحديد الفئات التي يمكن للموظفين الإنفاق فيها. وهذا يجعل بطاقات الشركة قوية بشكل خاص عند التحكم في ما يمكن للموظفين شراؤه وما لا يمكنهم شراؤه. يجب أن يكون التنصت على أداة الفئة أمرًا لا يحتاج إلى تفكير لأولئك المسؤولين عن برنامج بطاقة ائتمان الشركة.

قال بن رينولدز ، الرئيس التنفيذي لشركة Sure Dividend: "يمكن أن يمنع الموظفين من استخدام بطاقات الائتمان لتغطية نفقاتهم الشخصية". "يمكن للشركات أيضًا الاستفادة من المكافآت والمزايا بدلاً من الموظفين."

قد يكون تحديد فئات الشراء هو المفتاح لاستخراج أكبر قدر ممكن من المكافآت من بطاقة الشركة الخاصة بشركتك. على سبيل المثال ، تقدم بطاقة Brex العملاقة لبطاقات الشركات معدلات مكافآت أعلى للمشتريات التي تتم عبر الرحلات المشتركة والسفر وفي المطاعم. يمكن للشركات التي تستخدم Brex بعد ذلك توفير المزيد من خلال تشجيع الموظفين على استخدام بطاقاتهم عندما ينفقون أموال الشركة في تلك الفئات.

تبسيط تقرير المصاريف

ما أسهل طريقة للتأكد من أن الموظفين ينفقون مشترياتهم باستخدام بطاقة الشركة بشكل صحيح؟ بجعل العملية سهلة.

لحسن الحظ ، تتميز العديد من بطاقات الشركات بواجهات سهلة الاستخدام. في الواقع ، لا تتطلب معظم بطاقات الشركات الحديثة الكثير في طريقة إعداد تقارير النفقات النشطة. يقدم Rho ، وهو إدخال حديث في عالم بطاقات الشركات ، تقارير مصاريف في الوقت الفعلي يتم تحديثها كلما قام شخص ما بعملية شراء - ليست هناك حاجة لموظف لملء نموذج حساب أو تحميل الإيصالات.

وثق كل شيء

نصيحتنا الأخيرة مهمة بشكل خاص: توثيق كل عملية شراء. التوثيق مهم دائمًا في جميع أنحاء عالم الأعمال ، ولكنه مهم بشكل خاص عند التعامل مع الشؤون المالية. هذا يعني أنه يجب عليك مطالبة الموظفين بحفظ الإيصالات وملء أي تقارير نفقات ضرورية في الوقت المناسب. وفي الوقت نفسه ، يجب على الشركة تتبع عمليات الشراء عند إجراء رسوم باستخدام بطاقة الشركة.

قالت آن مارتن ، مديرة عمليات Credit Donkey Business Checking: "العامل الأكبر هو التوثيق". "لا يهم أن معظم البطاقات تأتي مع بيانات سريعة ودقيقة الآن. احتفظ بتوثيقها بنفسك ودوِّن ماهية النفقات بالضبط ، وما الغرض من ذلك ، ومن كان معك ، وما إلى ذلك "

قد تؤدي مثل هذه الممارسات أيضًا إلى توفير المال عن طريق تحسين كيفية إنفاق شركتك - أضاف مارتن أن بطاقات الشركات يمكن أن تجبر الشركات على أن تكون مسؤولة عن إنفاقها. قالت: "إذا كنت توثقها جيدًا ، فأنت دائمًا ما تفكر في تلك النفقات وما يمكن فعله لتحسينها".

في النهاية ، يمكن أن تحد مسؤولية بطاقات الشركة من فرصة قيام الموظفين بعمليات شراء احتيالية. يمكن أن يوفر هذا الوقت والمال عن طريق الحد من عمليات التدقيق غير الضرورية. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون الموظفون أكثر صدقًا في استخدامهم لبطاقات الشركة إذا أبلغت بوضوح أن كل عملية شراء موثقة من قبل الشركة.

قال هاتش أشو ، مؤسس شركة بيلار ويلث مانجمنت: "ستكون أقل عرضة للمطالبة بمراجعة الحسابات في المستقبل إذا علم العاملون لديك أنه سيتم تقييم كل عملية شراء وتوثيقها وفقًا للقواعد الحالية". "مطابقة كل [...] نفقات لإطار زمني هو أحد مفاتيح الإدارة الفعالة لبطاقة ائتمان الشركة."

افكار اخيرة

نأمل أن تكون هذه المقالة مفيدة إذا كنت تعمل على إدارة برنامج بطاقة شركتك الحالي أو إذا كنت على وشك إعداد واحد. إذا كنت ترغب في مواصلة رحلتك إلى عالم بطاقات ائتمان الشركات ، فإننا نوصي بقراءة مقالاتنا الأخرى حول هذا الموضوع. يمكنك أيضًا الحصول على ملخص حول الاختلافات بين بطاقات الشركات وبطاقات الائتمان التجارية. هل ما زلت تزن خيارات بطاقة شركتك؟ تحقق من بطاقات ائتمان الشركات المفضلة لدينا.