Najlepsze praktyki zarządzania firmową kartą kredytową

Korporacyjne karty kredytowe stają się koniecznością w świecie biznesu — nietrudno zrozumieć, dlaczego. Karty te często usprawniają zakupy dla pracowników, zmniejszając potrzebę przeskakiwania przez raporty wydatków lub niepokojenia decydentów w firmie. Są również świetne dla firm, ponieważ karty firmowe pomagają zminimalizować niepotrzebne zakupy przy jednoczesnym utrzymaniu porządku w raportach o wydatkach.

Ale zapisanie się do nowego programu kart firmowych wiąże się z trudnym pytaniem: Jak firma powinna zarządzać swoimi kartami firmowymi? Po przeszukaniu sieci byliśmy rozczarowani brakiem dokumentacji dotyczącej najlepszych praktyk zarządzania kartami firmowymi. Aby poradzić sobie z tym dokuczliwym pytaniem, po przeprowadzeniu wywiadów z kluczowymi ekspertami i skorzystaniu z naszej własnej wiedzy instytucjonalnej, napisaliśmy poniższy przewodnik.

Karty firmowe mogą być początkowo przerażające, ale ostatecznie zostały zaprojektowane tak, aby ułatwić firmom proces wydawania pieniędzy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zapewnić sprawne zarządzanie kartami firmowymi w Twojej firmie!

Jak zarządzać kartą firmową

Nie ma jednego sposobu na poradzenie sobie z zarządzaniem kartami firmowymi — w końcu każda firma jest inna. Jest jednak na pewno kilka sztuczek, które pomogą każdej firmie korzystającej z kart firmowych. Poniżej podzieliliśmy się tym, czego dowiedzieliśmy się po godzinach dogłębnych badań:

Kontroluj, kto otrzymuje karty firmowe

Nasza pierwsza wskazówka jest całkiem prosta: dawaj karty firmowe tylko tym pracownikom, którzy ich potrzebują. Oznacza to, że powinieneś dawać karty tylko osobom na stanowiskach kierowniczych lub tym, którzy muszą dokonywać częstych zakupów (takich jak subskrypcje lub zabieranie klientów na posiłki).

„Połowa bitwy przy wydawaniu firmowych kart kredytowych ogranicza dostęp do nich” – powiedział Jim Pendergast, starszy wiceprezes altLine w The Southern Bank Company. „Wydawaj karty kredytowe tylko osobom, którym ufasz i które zajmują stanowiska kierownicze w Twoim zespole. Zawsze monitoruj również nawyki związane z wydawaniem pieniędzy. To dobra praktyka dla wszystkich kart kredytowych.”

Ograniczając karty tylko do godnych zaufania pracowników, będziesz w stanie zminimalizować ryzyko nieuczciwych zakupów. Dodatkowo mała liczba kart firmowych ułatwi śledzenie wydatków, niż gdybyś dawał kartę każdemu pracownikowi.

Ustal oczekiwania z pracownikami

Wyjaśnij swoim pracownikom, co mogą, a czego nie mogą kupować za pomocą kart firmowych. Dzieląc się jasnym zestawem wytycznych, pracownicy nie będą się tak stresować podczas dokonywania zakupów. Może również pomóc ograniczyć liczbę błędów popełnianych przez pracowników podczas zakupów za pomocą karty — potencjalnie oszczędzając pieniądze Twojej firmy w przyszłości.

„Ustaw oczekiwania dotyczące tego, do czego służy karta kredytowa, zanim wydasz ją komukolwiek” – powiedział Jarret Austin, dyrektor generalny Bankruptcy Canada. „Stwórz listę nakazów i zakazów, aby pomóc zespołowi zarządzającemu określić, co może kupić. Utwórz listę odpowiednich sklepów i skonfiguruj konta wydatków w samych sklepach, aby dokładniej śledzić wydatki. Po ustaleniu oczekiwań ustaw alerty w telefonie; pomoże Ci śledzić podejrzane wydatki bez sprawdzania telefonu co kilka minut. ”

Jasny zestaw wskazówek jest również pomocny w zdławieniu przyszłych problemów w zarodku. Na przykład możesz odwołać się do wytycznych, gdy pracownik ma pytanie przed dokonaniem zakupu za pomocą karty firmowej.

Ogranicz wydatki pracownika

Kolejna prosta wskazówka dotycząca zarządzania kartami firmowymi, którą znaleźliśmy w naszych badaniach: Ustaw limity wydatków dla każdej wydanej karty firmowej.

Wiele programów kart korporacyjnych dostępnych na rynku pozwala na umieszczanie limitów wydatków na poszczególnych kartach (a niektóre pozwalają na budżetowanie na poziomie zespołu). Oznacza to, że pracownicy nie będą mogli umieszczać na swoich kartach obcych kwot. Na przykład karta z limitem 1000 USD oznacza, że ​​pracownik nie będzie mógł jednorazowo wydać na swoją kartę więcej niż 1000 USD.

„Ustaw ścisłe miesięczne limity wydatków i wykorzystania w polityce firmy zarówno na poziomie zespołu, jak i na poziomie indywidualnym” – powiedział John Li, współzałożyciel Fig Loans. „Wszelkie wydatki powyżej tego limitu muszą zostać zatwierdzone przez kierownictwo, które może zgłosić te wydatki do działu finansowego”.

Korzyści z tego są oczywiste. Przede wszystkim może to ograniczyć ryzyko, że pracownik dokona oszukańczego zakupu — nie będą kupować drogich telewizorów, jeśli koszt przekracza limit wydatków ich karty. Następnie ustalanie limitów wydatków jest jak ustalanie indywidualnego budżetu dla każdego pracownika. Może to pomóc w ograniczeniu niepotrzebnych wydatków, nawet jeśli nie są dokonywane żadne nieuczciwe zakupy.

Niektóre nowoczesne karty firmowe zawierają solidne narzędzia do ograniczania wydatków. Ramp, rozwijający się na scenie korporacyjnej cad, oferuje możliwość ustawienia limitów jednorazowych, dziennych, miesięcznych lub rocznych za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Oprócz podstawowych kontroli nasadek, Ramp obejmuje również wieloetapowe zatwierdzenia, aby dalej bezpiecznie i wydajnie zarządzać pieniędzmi firmy.

Ustaw kategorie zakupów

Programy kart korporacyjnych często umożliwiają firmom ograniczenie kategorii, w których pracownicy mogą wydawać pieniądze. To sprawia, że ​​karty korporacyjne są szczególnie skuteczne w kontrolowaniu tego, co pracownicy mogą, a czego nie mogą kupić. Skorzystanie z narzędzia kategorii powinno być oczywiste dla osób odpowiedzialnych za firmowy program kart kredytowych.

„Może uniemożliwić pracownikom korzystanie z kart kredytowych na własne wydatki” — powiedział Ben Reynolds, dyrektor generalny Sure Dividend. „Firmy mogą również korzystać z nagród i benefitów zamiast pracowników”.

Ustawienie kategorii zakupów może być kluczem do wyciągnięcia jak największej liczby nagród z karty firmowej Twojej firmy. Na przykład korporacyjny behemot Brex oferuje wyższe stawki nagród za zakupy dokonane za pośrednictwem wspólnych przejazdów, w podróży i w restauracjach. Firmy korzystające z Brexu mogą wtedy dodatkowo zaoszczędzić, zachęcając pracowników do korzystania z ich kart, gdy wydają pieniądze firmy w tych kategoriach.

Uprość raportowanie wydatków

Jaki jest najłatwiejszy sposób, aby upewnić się, że pracownicy odpowiednio rozliczają swoje zakupy dokonane kartą firmową? Ułatwiając proces.

Na szczęście wiele kart firmowych posiada przyjazne dla użytkownika interfejsy. W rzeczywistości większość nowoczesnych kart firmowych nie wymaga wiele pod względem aktywnego raportowania wydatków. Rho, nowość w świecie kart firmowych, oferuje raportowanie wydatków w czasie rzeczywistym, które jest aktualizowane za każdym razem, gdy ktoś dokona zakupu — nie ma potrzeby, aby pracownik wypełniał formularz wydatków ani przesyłał pokwitowań.

Dokumentuj wszystko

Szczególnie ważna jest nasza ostatnia wskazówka: udokumentuj każdy zakup. Dokumentacja jest zawsze ważna w świecie biznesu, ale jest szczególnie ważna w przypadku finansów. Oznacza to, że należy wymagać od pracowników zapisywania rachunków i terminowego wypełniania wszelkich niezbędnych zestawień wydatków. Tymczasem firma powinna śledzić zakupy, gdy opłata jest dokonywana za pomocą karty firmowej.

„Największym czynnikiem jest dokumentacja”, powiedziała Ann Martin, dyrektor operacyjny Credit Donkey Business Checking. „Nie ma znaczenia, że ​​większość kart zawiera teraz szybkie, dokładne zestawienia. Zachowaj dokumentację i zanotuj dokładnie, jaki był wydatek, na co to było, kto był z tobą itp. ”

Takie praktyki mogą również prowadzić do oszczędzania pieniędzy poprzez poprawę wydatków Twojej firmy — Martin dodał, że karty firmowe mogą zmusić firmy do odpowiedzialności za swoje wydatki. „Jeśli dobrze to dokumentujesz, zawsze myślisz o tych wydatkach i o tym, co można zrobić, aby je poprawić” – powiedziała.

Ostatecznie odpowiedzialność za karty firmowe może ograniczyć prawdopodobieństwo dokonania przez pracowników nieuczciwych zakupów. Pozwala to zaoszczędzić czas i pieniądze, ograniczając niepotrzebne audyty. Ponadto pracownicy mogą być bardziej uczciwi w korzystaniu z kart firmowych, jeśli jasno poinformujesz, że każdy zakup jest dokumentowany przez firmę.

„Będziesz znacznie mniej prawdopodobne, że będziesz wymagać audytu w przyszłości, jeśli Twoi pracownicy będą wiedzieć, że każdy zakup będzie oceniany i dokumentowany zgodnie z obowiązującymi przepisami”, powiedział Hutch Ashoo, założyciel Pillar Wealth Management. „Dopasowanie każdego […] wydatków do ram czasowych jest jednym z kluczy do skutecznego zarządzania firmową kartą kredytową”.

Końcowe przemyślenia

Mamy nadzieję, że ten artykuł był pomocny, jeśli pracujesz nad zarządzaniem obecnym programem kart firmowych lub masz zamiar go skonfigurować. Jeśli chcesz kontynuować swoją podróż w świat korporacyjnych kart kredytowych, zachęcamy do zapoznania się z innymi naszymi artykułami na ten temat. Możesz także zapoznać się z różnicami między kartami firmowymi a firmowymi kartami kredytowymi. Nadal ważysz opcje kart firmowych? Sprawdź nasze ulubione korporacyjne karty kredytowe.