Praktik Terbaik Untuk Mengelola Kartu Kredit Perusahaan Anda

Kartu kredit korporat menjadi kebutuhan dalam dunia bisnis — tidak sulit untuk mengetahui alasannya. Kartu-kartu ini sering merampingkan pembelian untuk karyawan dengan memotong kebutuhan untuk melewati rintangan melalui laporan pengeluaran atau mengganggu pembuat keputusan perusahaan. Mereka juga bagus untuk perusahaan karena kartu perusahaan membantu meminimalkan pembelian yang tidak perlu sambil menjaga laporan pengeluaran tetap rapi.

Tetapi mendaftar untuk program kartu korporat baru datang dengan pertanyaan yang menakutkan: Bagaimana seharusnya perusahaan mengelola kartu korporatnya? Setelah menjelajahi web, kami kecewa dengan kurangnya dokumentasi tentang praktik terbaik untuk mengelola kartu perusahaan. Untuk mengatasi pertanyaan yang mengganggu ini, kami menulis panduan di bawah ini setelah mewawancarai para ahli kunci dan memanfaatkan pengetahuan kelembagaan kami sendiri.

Kartu korporat mungkin menakutkan pada awalnya, tetapi pada akhirnya dirancang untuk membuat proses pengeluaran lebih mudah bagi perusahaan. Baca terus untuk mengetahui cara menjalankan manajemen kartu perusahaan perusahaan Anda dalam kondisi prima!

Cara Mengelola Kartu Perusahaan Anda

Tidak ada satu cara untuk menangani manajemen kartu perusahaan — bagaimanapun, setiap perusahaan berbeda. Namun, pasti ada beberapa trik yang akan membantu setiap perusahaan yang menggunakan kartu perusahaan. Kami telah membagikan di bawah ini apa yang kami pelajari setelah berjam-jam melakukan penelitian mendalam:

Kontrol Siapa yang Mendapat Kartu Perusahaan

Tip pertama kami cukup mudah: Hanya berikan kartu perusahaan kepada karyawan yang membutuhkannya. Ini berarti bahwa Anda hanya boleh memberikan kartu kepada mereka yang berada di posisi manajemen atau mereka yang perlu sering melakukan pembelian (seperti berlangganan atau dengan mengajak klien makan di luar).

“Setengah pertempuran ketika menerbitkan kartu kredit perusahaan adalah membatasi siapa yang memiliki akses ke kartu tersebut,” kata Jim Pendergast, wakil presiden senior di altLine oleh The Southern Bank Company. “Hanya berikan kartu kredit kepada orang yang Anda percayai dan berada di posisi manajemen di tim Anda. Selalu pantau kebiasaan belanja juga. Ini adalah praktik yang baik untuk melakukan ini untuk semua kartu kredit.”

Dengan membatasi kartu hanya untuk karyawan yang dapat dipercaya, Anda akan dapat meminimalkan kemungkinan penipuan pembelian. Selain itu, jumlah kartu perusahaan yang sedikit akan memudahkan Anda melacak pengeluaran daripada jika Anda memberikan kartu kepada setiap karyawan.

Tetapkan Harapan Dengan Karyawan

Jelaskan dengan jelas kepada karyawan Anda tentang apa yang dapat dan tidak dapat mereka beli dengan kartu perusahaan mereka. Dengan membagikan seperangkat pedoman yang jelas, karyawan tidak akan stres saat melakukan pembelian. Ini juga dapat membantu mengurangi kesalahan karyawan saat membeli dengan kartu mereka — berpotensi menghemat uang perusahaan Anda nantinya.

“Tetapkan ekspektasi untuk apa kartu kredit itu sebelum Anda mengeluarkannya kepada siapa pun,” kata Jarret Austin, CEO Bankruptcy Canada. “Buat daftar yang harus dan tidak boleh dilakukan untuk membantu tim manajemen Anda mengidentifikasi apa yang dapat mereka beli. Buat daftar toko yang sesuai dan atur akun pengeluaran di dalam toko itu sendiri untuk melacak pengeluaran lebih lanjut. Setelah Anda menetapkan harapan, setel peringatan di ponsel Anda; itu akan membantu Anda melacak pengeluaran yang mencurigakan tanpa memeriksa ponsel Anda setiap beberapa menit. ”

Serangkaian pedoman yang jelas juga membantu dalam mengatasi masalah di masa depan sejak awal. Misalnya, Anda dapat kembali ke pedoman ketika seorang karyawan memiliki pertanyaan sebelum melakukan pembelian dengan kartu perusahaan mereka.

Batasi Pengeluaran Karyawan

Tip manajemen kartu korporat sederhana lainnya yang kami temukan dalam penelitian kami: Tetapkan batas pengeluaran untuk setiap kartu korporat yang Anda terbitkan.

Banyak program kartu korporat di pasar memungkinkan batas pengeluaran ditempatkan pada kartu individu (dan beberapa memungkinkan penganggaran tingkat tim). Ini berarti bahwa karyawan tidak akan dapat memasukkan uang dalam jumlah yang berlebihan ke dalam kartu mereka. Misalnya, kartu dengan batas $1.000 berarti seorang karyawan tidak akan dapat membelanjakan lebih dari $1.000 untuk kartu mereka sekaligus.

“Tetapkan batas pengeluaran dan penggunaan bulanan yang ketat dalam kebijakan perusahaan Anda baik di tingkat tim maupun individu,” kata John Li, salah satu pendiri Fig Loans. “Setiap pengeluaran di atas batas itu perlu disetujui oleh manajemen, yang dapat melaporkan pengeluaran ini ke departemen keuangan.”

Keuntungan melakukan ini sudah jelas. Terutama, ini dapat membatasi kemungkinan seorang karyawan akan melakukan pembelian palsu — mereka tidak akan keluar dan membeli TV mahal jika biayanya di atas batas pengeluaran kartu mereka. Selanjutnya, menetapkan batas pengeluaran seperti menempatkan anggaran individu untuk setiap karyawan. Ini dapat membantu mengurangi pengeluaran yang tidak perlu bahkan jika tidak ada pembelian palsu yang dilakukan.

Beberapa kartu korporat modern menyertakan alat batas pengeluaran yang tangguh. Ramp, pendatang baru di kancah cad perusahaan, menampilkan kemampuan untuk menetapkan batas satu kali, harian, bulanan, atau tahunan, semuanya hanya dalam beberapa klik. Di atas kontrol batas dasar, Ramp juga menggabungkan persetujuan multi-langkah untuk lebih mengelola uang perusahaan Anda dengan aman dan efisien.

Tetapkan Kategori Pembelian

Program kartu korporat sering kali memungkinkan perusahaan membatasi kategori apa yang dapat dibelanjakan oleh karyawan. Hal ini membuat kartu korporat sangat kuat ketika mengontrol apa yang dapat dan tidak dapat dibeli oleh karyawan. Memanfaatkan alat kategori harus menjadi no-brainer bagi mereka yang bertanggung jawab atas program kartu kredit perusahaan perusahaan.

“Ini dapat mencegah karyawan menggunakan kartu kredit untuk pengeluaran pribadi mereka sendiri,” kata Ben Reynolds, CEO Sure Dividen. “Perusahaan juga dapat mengambil keuntungan dari penghargaan dan manfaat daripada karyawan.”

Menetapkan kategori pembelian bisa menjadi kunci untuk memeras hadiah sebanyak mungkin dari kartu perusahaan perusahaan Anda. Perusahaan kartu raksasa Brex, misalnya, menawarkan tingkat hadiah yang lebih tinggi untuk pembelian yang dilakukan melalui rideshares, untuk perjalanan, dan di restoran. Perusahaan yang menggunakan Brex kemudian dapat menghemat lebih banyak dengan mendorong karyawan untuk menggunakan kartu mereka ketika mereka membelanjakan uang perusahaan dalam kategori tersebut.

Sederhanakan Pelaporan Pengeluaran

Apa cara termudah untuk memastikan karyawan benar-benar membebankan biaya pembelian mereka yang dilakukan dengan kartu perusahaan? Dengan mempermudah prosesnya.

Untungnya, banyak kartu perusahaan menampilkan antarmuka yang ramah pengguna. Faktanya, sebagian besar kartu korporat modern tidak memerlukan banyak cara pelaporan pengeluaran aktif. Rho, entri terbaru di dunia kartu korporat, menawarkan pelaporan pengeluaran waktu nyata yang diperbarui setiap kali seseorang melakukan pembelian — karyawan tidak perlu mengisi formulir pengeluaran atau mengunggah tanda terima.

Dokumentasikan Semuanya

Tip terakhir kami sangat penting: dokumentasikan setiap pembelian. Dokumentasi selalu penting di seluruh dunia bisnis, tetapi sangat penting ketika berurusan dengan keuangan. Ini berarti bahwa Anda harus meminta karyawan untuk menyimpan tanda terima dan mengisi laporan pengeluaran yang diperlukan secara tepat waktu. Sementara itu, perusahaan harus melacak pembelian ketika tagihan dilakukan dengan menggunakan kartu perusahaan.

“Faktor terbesar adalah dokumentasi,” kata Ann Martin, Direktur Operasional Credit Donkey Business Checking. “Tidak masalah bahwa sebagian besar kartu datang dengan pernyataan yang cepat dan akurat sekarang. Simpan sendiri dokumentasinya dan catat dengan tepat berapa biayanya, untuk apa, siapa yang menemani Anda, dll.”

Praktik semacam itu juga dapat mengarah pada penghematan uang dengan meningkatkan cara pengeluaran perusahaan Anda — Martin menambahkan bahwa kartu perusahaan dapat memaksa perusahaan untuk bertanggung jawab atas pengeluaran mereka. “Jika Anda mendokumentasikannya dengan baik, Anda selalu memikirkan pengeluaran tersebut dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaikinya,” katanya.

Pada akhirnya, akuntabilitas kartu perusahaan dapat membatasi kemungkinan karyawan melakukan pembelian palsu. Ini dapat menghemat waktu dan uang Anda dengan membatasi audit yang tidak perlu. Selain itu, karyawan mungkin lebih jujur ​​dalam menggunakan kartu perusahaan jika Anda mengomunikasikan dengan jelas bahwa setiap pembelian didokumentasikan oleh perusahaan.

“Kemungkinan Anda akan jauh lebih kecil untuk memerlukan audit di masa depan jika pekerja Anda tahu bahwa setiap pembelian akan dievaluasi dan didokumentasikan mengikuti aturan saat ini,” kata Hutch Ashoo, pendiri Pillar Wealth Management. “Mencocokkan setiap […] pengeluaran dengan kerangka waktu adalah salah satu kunci untuk mengelola kartu kredit perusahaan secara efektif.”

Pikiran Akhir

Kami harap artikel ini bermanfaat jika Anda bekerja untuk mengelola program kartu perusahaan Anda saat ini atau jika Anda akan menyiapkannya. Jika Anda ingin melanjutkan perjalanan Anda ke dunia kartu kredit perusahaan, kami sarankan untuk membaca artikel kami yang lain tentang topik tersebut. Anda juga bisa mendapatkan ikhtisar tentang perbedaan antara kartu perusahaan dan kartu kredit bisnis. Masih menimbang pilihan kartu perusahaan Anda? Lihat kartu kredit perusahaan favorit kami.