แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการบัตรเครดิตองค์กรของคุณ

บัตรเครดิตองค์กรกลายเป็นสิ่งจำเป็นในโลกธุรกิจ — ไม่ยากเลยที่จะเข้าใจว่าทำไม การ์ดเหล่านี้มักจะทำให้การซื้อสำหรับพนักงานคล่องตัวขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องก้าวข้ามห่วงผ่านรายงานค่าใช้จ่ายหรือรบกวนผู้มีอำนาจตัดสินใจของบริษัท นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับบริษัทต่างๆ เนื่องจากบัตรองค์กรช่วยลดการซื้อที่ไม่จำเป็นในขณะที่รักษารายงานการใช้จ่ายให้เป็นระเบียบ

แต่การสมัครโปรแกรมบัตรองค์กรใหม่มาพร้อมกับคำถามที่น่ากังวล: บริษัทควรจัดการบัตรองค์กรอย่างไร? หลังจากสำรวจเว็บ เรารู้สึกผิดหวังกับการขาดเอกสารเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการบัตรองค์กร เพื่อจัดการกับคำถามที่จู้จี้นี้ เราได้เขียนคำแนะนำด้านล่างหลังจากสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญหลักและใช้ประโยชน์จากความรู้ในสถาบันของเรา

บัตรองค์กรอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวในตอนแรก แต่ท้ายที่สุดแล้ว บัตรเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการใช้จ่ายง่ายขึ้นสำหรับบริษัทต่างๆ อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้วิธีทำให้การจัดการบัตรองค์กรของบริษัทคุณทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ!

วิธีจัดการบัตรองค์กรของคุณ

ไม่มีทางใดที่จะจัดการกับการจัดการบัตรขององค์กรได้ เพราะทุกบริษัทมีความแตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม มีเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยบริษัทที่ใช้บัตรองค์กร เราได้แบ่งปันสิ่งที่เราได้เรียนรู้หลังจากการค้นคว้าเชิงลึกเป็นเวลาหลายชั่วโมงด้านล่าง:

ควบคุมผู้ที่ได้รับบัตรองค์กร

เคล็ดลับแรกของเราค่อนข้างตรงไปตรงมา: ให้เฉพาะบัตรองค์กรแก่พนักงานที่ต้องการเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าคุณควรให้บัตรเฉพาะกับผู้ที่อยู่ในตำแหน่งผู้บริหารหรือผู้ที่ต้องการซื้อบ่อยๆ (เช่น ในการสมัครรับข้อมูลหรือโดยการพาลูกค้าออกไปรับประทานอาหาร)

Jim Pendergast รองประธานอาวุโสของ altLine by The Southern Bank Company กล่าวว่า "การต่อสู้ครึ่งเดียวในการออกบัตรเครดิตของบริษัทจำกัดผู้ที่สามารถเข้าถึงบัตรเหล่านี้ได้ “ออกบัตรเครดิตให้กับคนที่คุณไว้วางใจและอยู่ในตำแหน่งผู้บริหารในทีมของคุณเท่านั้น ติดตามพฤติกรรมการใช้จ่ายด้วยเสมอ แนวทางปฏิบัติที่ดีในการทำเช่นนี้สำหรับบัตรเครดิตทั้งหมด”

การจำกัดบัตรให้ใช้ได้เฉพาะกับพนักงานที่น่าเชื่อถือเท่านั้น คุณจะสามารถลดโอกาสในการซื้อสินค้าที่เป็นการฉ้อโกงได้น้อยที่สุด นอกจากนี้ บัตรองค์กรจำนวนน้อยจะช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายได้ง่ายกว่าการที่คุณให้บัตรกับพนักงานทุกคน

ตั้งความคาดหวังกับพนักงาน

ให้ความชัดเจนกับพนักงานของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาสามารถซื้อได้และไม่สามารถซื้อได้ด้วยบัตรองค์กร ด้วยการแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน พนักงานจะไม่เครียดเมื่อทำการซื้อ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยลดพนักงานที่ทำผิดพลาดในขณะที่ซื้อด้วยบัตรของพวกเขา ซึ่งอาจช่วยประหยัดเงินของบริษัทของคุณลงได้

Jarret Austin ซีอีโอของ Bankruptcy Canada กล่าวว่า "ตั้งความคาดหวังว่าบัตรเครดิตมีไว้ทำอะไรก่อนที่คุณจะออกให้ใครก็ตาม “สร้างรายการสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำเพื่อช่วยให้ทีมผู้บริหารของคุณระบุสิ่งที่พวกเขาสามารถซื้อได้ สร้างรายชื่อร้านค้าที่เหมาะสมและตั้งค่าบัญชีค่าใช้จ่ายภายในร้านเองเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เมื่อคุณกำหนดความคาดหวังได้แล้ว ให้ตั้งค่าการแจ้งเตือนบนโทรศัพท์ของคุณ มันจะช่วยให้คุณติดตามการใช้จ่ายที่น่าสงสัยโดยไม่ต้องตรวจสอบโทรศัพท์ของคุณทุก ๆ สองสามนาที ”

ชุดแนวทางที่ชัดเจนยังช่วยในการแก้ไขปัญหาในอนาคตอีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถถอยกลับไปใช้หลักเกณฑ์เมื่อพนักงานมีคำถามก่อนทำการสั่งซื้อด้วยบัตรองค์กรของตน

จำกัดการใช้จ่ายของพนักงาน

เคล็ดลับการจัดการบัตรองค์กรง่ายๆ อีกข้อที่เราพบในการวิจัยของเรา: กำหนดวงเงินใช้จ่ายสำหรับบัตรองค์กรแต่ละใบที่คุณออก

โปรแกรมบัตรองค์กรจำนวนมากในตลาดอนุญาตให้วางวงเงินใช้จ่ายในบัตรแต่ละใบ (และบางโปรแกรมอนุญาตให้ใช้งบประมาณระดับทีม) ซึ่งหมายความว่าพนักงานจะไม่สามารถนำเงินส่วนเกินมาใส่ในบัตรได้ ตัวอย่างเช่น บัตรที่มีวงเงิน 1,000 ดอลลาร์หมายความว่าพนักงานจะใช้จ่ายเกิน 1,000 ดอลลาร์ในบัตรครั้งเดียวไม่ได้

“กำหนดการใช้จ่ายรายเดือนที่เข้มงวดและขีดจำกัดการใช้งานในนโยบายบริษัทของคุณทั้งในระดับทีมและระดับบุคคล” John Li ผู้ร่วมก่อตั้ง Fig Loans กล่าว “การใช้จ่ายใดๆ ที่เกินขีดจำกัดนั้นจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บริหาร ซึ่งสามารถรายงานการใช้จ่ายนี้ต่อแผนกการเงิน”

ข้อดีของการทำเช่นนี้ชัดเจน ที่โดดเด่นที่สุดคือสามารถจำกัดโอกาสที่พนักงานจะทำการซื้อโดยฉ้อฉล — พวกเขาจะไม่ออกไปข้างนอกและซื้อทีวีราคาแพงหากค่าใช้จ่ายสูงกว่าขีดจำกัดการใช้จ่ายของบัตร ต่อไป การกำหนดวงเงินใช้จ่ายก็เหมือนกับการวางงบประมาณส่วนบุคคลสำหรับพนักงานแต่ละคน สิ่งนี้สามารถช่วยลดการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นแม้ว่าจะไม่มีการซื้อสินค้าที่เป็นการฉ้อโกงก็ตาม

บัตรองค์กรที่ทันสมัยบางใบรวมถึงเครื่องมือการใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพ Ramp ซึ่งเป็นโปรแกรมใหม่ในวงการ cad ขององค์กร มีความสามารถในการตั้งค่าขีดจำกัดแบบครั้งเดียว รายวัน รายเดือน หรือรายปี ทั้งหมดนี้ทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง นอกเหนือจากการควบคุมพื้นฐานแล้ว Ramp ยังรวมการอนุมัติหลายขั้นตอนเพื่อจัดการเงินของบริษัทของคุณต่อไปอย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

ตั้งค่าหมวดหมู่การซื้อ

โปรแกรมบัตรองค์กรมักช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถจำกัดหมวดหมู่ที่พนักงานสามารถใช้จ่ายได้ ทำให้บัตรองค์กรมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการควบคุมสิ่งที่พนักงานสามารถซื้อได้และไม่สามารถซื้อได้ การแตะลงในเครื่องมือหมวดหมู่ควรเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ที่รับผิดชอบโปรแกรมบัตรเครดิตองค์กรของบริษัท

Ben Reynolds ซีอีโอของ Sure Dividend กล่าวว่า "สามารถป้องกันไม่ให้พนักงานใช้บัตรเครดิตเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวได้ “บริษัทยังสามารถใช้ประโยชน์จากผลตอบแทนและผลประโยชน์แทนพนักงานได้”

การตั้งค่าหมวดหมู่การซื้ออาจเป็นกุญแจสำคัญในการบีบรางวัลที่เป็นไปได้มากที่สุดจากบัตรองค์กรของบริษัทของคุณ ตัวอย่างเช่น บริษัทยักษ์ใหญ่ด้านบัตร Brex เสนออัตรารางวัลที่สูงขึ้นสำหรับการซื้อผ่าน rideshares สำหรับการเดินทางและที่ร้านอาหาร บริษัทต่างๆ ที่ใช้ Brex สามารถประหยัดเงินได้มากขึ้นโดยการสนับสนุนให้พนักงานใช้บัตรของตนเมื่อพวกเขาใช้จ่ายเงินของบริษัทในประเภทเหล่านั้น

ลดความซับซ้อนของการรายงานค่าใช้จ่าย

วิธีใดที่ง่ายที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้ใช้จ่ายอย่างถูกวิธีในการซื้อด้วยบัตรองค์กร โดยทำให้กระบวนการง่าย

โชคดีที่การ์ดองค์กรจำนวนมากมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย อันที่จริง บัตรองค์กรที่ทันสมัยส่วนใหญ่ไม่ต้องการวิธีการรายงานค่าใช้จ่ายมากนัก Rho ซึ่งเป็นรายการล่าสุดในโลกของบัตรองค์กร เสนอการรายงานค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ที่อัปเดตทุกครั้งที่มีคนทำการซื้อ ไม่จำเป็นต้องให้พนักงานกรอกแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายหรืออัปโหลดใบเสร็จ

เอกสารทุกอย่าง

เคล็ดลับสุดท้ายของเราคือสิ่งสำคัญ: บันทึกทุกการซื้อ เอกสารสำคัญเสมอในโลกธุรกิจ แต่สำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องรับมือกับการเงิน ซึ่งหมายความว่าคุณควรกำหนดให้พนักงานบันทึกใบเสร็จและกรอกรายงานค่าใช้จ่ายที่จำเป็นในเวลาที่เหมาะสม ในขณะเดียวกัน บริษัทควรติดตามการซื้อเมื่อมีการเรียกเก็บเงินโดยใช้บัตรองค์กร

“ปัจจัยที่ใหญ่ที่สุดคือการจัดทำเอกสาร” แอน มาร์ติน ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการตรวจสอบธุรกิจเครดิตลากล่าว “ไม่สำคัญว่าการ์ดส่วนใหญ่จะมาพร้อมกับข้อความที่รวดเร็วและแม่นยำในตอนนี้ เก็บเอกสารของมันเองและจดบันทึกว่าค่าใช้จ่ายคืออะไร ไปเพื่ออะไร ใครอยู่กับคุณ ฯลฯ”

แนวทางปฏิบัติดังกล่าวอาจนำไปสู่การประหยัดเงินโดยการปรับปรุงวิธีการใช้จ่ายของบริษัทของคุณ — Martin กล่าวเสริมว่าบัตรองค์กรสามารถบังคับให้บริษัทต่างๆ รับผิดชอบต่อการใช้จ่ายของพวกเขา “หากคุณจัดทำเอกสารอย่างดี แสดงว่าคุณกำลังคิดถึงค่าใช้จ่ายเหล่านั้นอยู่เสมอ และสิ่งที่สามารถทำได้เพื่อปรับปรุงค่าใช้จ่ายเหล่านั้น” เธอกล่าว

ท้ายที่สุด ความรับผิดชอบของบัตรองค์กรสามารถจำกัดโอกาสที่พนักงานจะทำการซื้อด้วยการฉ้อโกง วิธีนี้สามารถช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายของคุณได้ด้วยการจำกัดการตรวจสอบที่ไม่จำเป็น นอกจากนี้ พนักงานอาจซื่อสัตย์กับการใช้บัตรบริษัทมากขึ้น หากคุณสื่อสารอย่างชัดเจนว่าการซื้อทุกครั้งได้รับการบันทึกโดยบริษัท

Hutch Ashoo ผู้ก่อตั้ง Pillar Wealth Management กล่าวว่า "คุณจะไม่ต้องมีการตรวจสอบอีกมากในอนาคต หากพนักงานของคุณรู้ว่าการซื้อทุกครั้งจะได้รับการประเมินและจัดทำเป็นเอกสารตามกฎปัจจุบัน “การใช้จ่ายทุก […] ให้เข้ากับกรอบเวลาเป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญในการจัดการบัตรเครดิตองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ”

ความคิดสุดท้าย

เราหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์หากคุณกำลังจัดการโปรแกรมบัตรองค์กรปัจจุบันของคุณ หรือถ้าคุณกำลังจะตั้งค่า หากคุณต้องการเดินทางต่อไปในโลกของบัตรเครดิตองค์กร เราแนะนำให้อ่านบทความอื่นๆ ของเราในหัวข้อนี้ คุณยังดูข้อมูลสรุปเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างบัตรองค์กรและบัตรเครดิตธุรกิจได้อีกด้วย ยังคงชั่งน้ำหนักตัวเลือกบัตรองค์กรของคุณ? ตรวจสอบบัตรเครดิตองค์กรที่เราชื่นชอบ