Лучшие практики управления вашей корпоративной кредитной картой

Корпоративные кредитные карты становятся необходимостью в деловом мире — нетрудно понять, почему. Эти карты часто упрощают покупки для сотрудников, устраняя необходимость прыгать через обручи с отчетами о расходах или приставать к лицам, принимающим решения в компании. Они также отлично подходят для компаний, потому что корпоративные карты помогают свести к минимуму ненужные покупки, сохраняя отчеты о расходах в чистоте.

Но при регистрации в новой программе корпоративных карт возникает сложный вопрос: как компания должна управлять своими корпоративными картами? Покопавшись в Интернете, мы были разочарованы отсутствием документации по передовым методам управления корпоративными картами. Чтобы ответить на этот мучительный вопрос, мы написали руководство ниже после интервью с ключевыми экспертами и использования наших собственных институциональных знаний.

Корпоративные карты поначалу могут пугать, но в конечном итоге они предназначены для того, чтобы упростить процесс расходования средств для компаний. Читайте дальше, чтобы узнать, как наладить управление корпоративными картами в вашей компании!

Как управлять своей корпоративной картой

Единого способа справиться с управлением корпоративными картами не существует — в конце концов, каждая компания уникальна. Однако, безусловно, есть несколько приемов, которые помогут любой компании, использующей корпоративные карты. Ниже мы поделились тем, что узнали после нескольких часов углубленных исследований:

Контролируйте, кто получает корпоративные карты

Наш первый совет довольно прост: выдавайте корпоративные карты только тем сотрудникам, которые в них нуждаются. Это означает, что вы должны выдавать карты только тем, кто находится на руководящих должностях или тем, кому необходимо делать частые покупки (например, по подписке или приглашая клиентов на ужин).

«Половина успеха при выпуске корпоративных кредитных карт — это ограничение доступа к ним», — сказал Джим Пендергаст, старший вице-президент altLine компании Southern Bank Company. «Выдавайте кредитные карты только тем людям, которым вы доверяете и которые занимают руководящие должности в вашей команде. Также всегда следите за расходами. Это хорошая практика для всех кредитных карт».

Ограничивая карты только надежными сотрудниками, вы сможете свести к минимуму вероятность мошеннических покупок. Кроме того, небольшое количество корпоративных карт облегчит вам отслеживание расходов, чем если бы вы выдавали карту каждому сотруднику.

Установите ожидания с сотрудниками

Четко объясните своим сотрудникам, что они могут и что не могут покупать с помощью своих корпоративных карт. Поделившись четким набором рекомендаций, сотрудники не будут так напряжены при совершении покупок. Это также может помочь сократить количество ошибок сотрудников, совершающих покупки с помощью своей карты, что может сэкономить деньги вашей компании в будущем.

«Установите ожидания относительно того, для чего предназначена кредитная карта, прежде чем выдавать ее кому-либо», — сказал Джаррет Остин, генеральный директор Bankruptcy Canada. «Составьте список того, что можно и чего нельзя делать, чтобы помочь вашей управленческой команде определить, что они могут купить. Создайте список соответствующих магазинов и настройте счета расходов в самих магазинах, чтобы в дальнейшем отслеживать расходы. После того, как вы установили ожидания, установите оповещения на своем телефоне; это поможет вам отслеживать подозрительные расходы, не проверяя телефон каждые несколько минут. ”

Четкий набор руководящих принципов также помогает пресечь будущие проблемы в зародыше. Например, вы можете прибегнуть к рекомендациям, когда у сотрудника возникает вопрос перед совершением покупки с помощью корпоративной карты.

Ограничьте расходы сотрудников

Еще один простой совет по управлению корпоративными картами, который мы нашли в ходе нашего исследования: установите лимиты расходов для каждой корпоративной карты, которую вы выпускаете.

Многие программы корпоративных карт на рынке позволяют устанавливать ограничения расходов на отдельные карты (а некоторые позволяют вести бюджет на уровне команды). Это означает, что сотрудники не смогут положить на свои карты посторонние суммы денег. Например, карта с лимитом в 1000 долларов США означает, что сотрудник не сможет потратить по своей карте более 1000 долларов США за раз.

«Установите строгие ежемесячные лимиты расходов и использования в политике вашей компании как на командном, так и на индивидуальном уровне», — сказал Джон Ли, соучредитель Fig Loans. «Любые расходы, превышающие этот предел, должны быть одобрены руководством, которое может сообщить об этих расходах в финансовый отдел».

Преимущества этого очевидны. В частности, это может ограничить вероятность того, что сотрудник совершит мошенническую покупку — он не будет выходить и покупать дорогие телевизоры, если стоимость превышает лимит расходов их карты. Далее, установка лимитов расходов похожа на установление индивидуального бюджета для каждого сотрудника. Это может помочь сократить ненужные расходы, даже если мошеннические покупки не совершаются.

Некоторые современные корпоративные карты включают надежные инструменты ограничения расходов. Ramp, новичок в сфере корпоративного САПР, имеет возможность устанавливать разовые, дневные, месячные или годовые лимиты всего за несколько кликов. Помимо основных средств управления лимитами, Ramp также включает в себя многоэтапные утверждения для дальнейшего безопасного и эффективного управления деньгами вашей компании.

Установить категории покупки

Программы корпоративных карт часто позволяют компаниям ограничивать категории, на которые сотрудники могут тратить деньги. Это делает корпоративные карты особенно эффективными при контроле того, что сотрудники могут и не могут покупать. Использование инструмента категории должно быть легкой задачей для тех, кто отвечает за программу корпоративных кредитных карт компании.

«Это может помешать сотрудникам использовать кредитные карты для личных расходов», — сказал Бен Рейнольдс, генеральный директор Sure Dividend. «Компании также могут воспользоваться вознаграждениями и льготами вместо сотрудников».

Настройка категорий покупок может быть ключом к получению максимально возможного вознаграждения с корпоративной карты вашей компании. Например, бегемот корпоративных карт Brex предлагает более высокие ставки вознаграждения за покупки, сделанные с помощью райдшеринга, путешествий и в ресторанах. Компании, использующие Brex, могли бы дополнительно сэкономить, поощряя сотрудников использовать свои карты, когда они тратят деньги компании в этих категориях.

Упрощение отчетности о расходах

Как проще всего убедиться, что сотрудники правильно оплачивают покупки, сделанные с помощью корпоративной карты? Делая процесс легким.

К счастью, многие корпоративные карты имеют удобный интерфейс. На самом деле, большинство современных корпоративных карт не требуют многого для активных отчетов о расходах. Rho, недавняя новинка в мире корпоративных карт, предлагает отчеты о расходах в режиме реального времени, которые обновляются всякий раз, когда кто-то совершает покупку — сотруднику не нужно заполнять форму расходов или загружать квитанции.

Документируйте все

Наш последний совет особенно важен: документируйте каждую покупку. Документация всегда важна в деловом мире, но особенно важна при работе с финансами. Это означает, что вы должны требовать от сотрудников сохранять квитанции и своевременно заполнять все необходимые отчеты о расходах. При этом компания должна отслеживать покупки при списании с корпоративной карты.

«Важнейшим фактором является документация», — сказала Энн Мартин, директор по операциям Credit Donkey Business Checking. «Неважно, что сейчас большинство карт содержат быстрые и точные утверждения. Сохраняйте документацию об этом сами и записывайте, каковы были расходы, для чего они были, кто был там с вами и т. д. ».

Такая практика также может привести к экономии денег за счет улучшения расходов вашей компании — Мартин добавил, что корпоративные карты могут заставить компании нести ответственность за свои расходы. «Если вы хорошо это документируете, вы всегда думаете об этих расходах и о том, что можно сделать для их улучшения», — сказала она.

В конечном счете, учет корпоративных карт может ограничить вероятность совершения сотрудниками мошеннических покупок. Это может сэкономить ваше время и деньги, сократив количество ненужных проверок. Кроме того, сотрудники могут быть более честными в использовании своих корпоративных карт, если вы четко объясните им, что каждая покупка документируется компанией.

«Вероятность того, что в будущем вам потребуется аудит, будет намного меньше, если ваши работники будут знать, что каждая покупка будет оцениваться и документироваться в соответствии с действующими правилами», — сказал Хатч Ашу, основатель Pillar Wealth Management. «Соответствие каждой […] траты временным рамкам — один из ключей к эффективному управлению корпоративной кредитной картой».

Последние мысли

Мы надеемся, что эта статья была полезна, если вы работаете над управлением вашей текущей программой корпоративных карт или собираетесь ее настроить. Если вы хотите продолжить свое путешествие в мир корпоративных кредитных карт, рекомендуем прочитать другие наши статьи по теме. Вы также можете получить краткое изложение различий между корпоративными картами и бизнес-кредитными картами. Все еще взвешиваете варианты корпоративной карты? Ознакомьтесь с нашими любимыми корпоративными кредитными картами.