企業のクレジットカードを管理するためのベストプラクティス

公開: 2021-08-20

企業のクレジットカード

企業のクレジットカードはビジネスの世界で必需品になりつつあります—その理由を理解するのは難しいことではありません。これらのカードは、経費報告書を介してフープを飛び越えたり、会社の意思決定者を悩ませたりする必要性を減らすことによって、従業員の購入を合理化することがよくあります。コーポレートカードは、支出レポートを整理しながら不要な購入を最小限に抑えるのに役立つため、企業にも最適です。

しかし、新しい企業カードプログラムにサインアップすることには、困難な質問が伴います。企業は企業カードをどのように管理する必要があるのでしょうか。 Webを精査した後、企業カードを管理するためのベストプラクティスに関するドキュメントが不足していることに失望しました。このやっかいな質問に取り組むために、主要な専門家にインタビューし、私たち自身の制度的知識を活用した後、以下のガイドを作成しました。

コーポレートカードは最初は怖いかもしれませんが、最終的には企業の支出プロセスを容易にするように設計されています。あなたの会社の企業カード管理を最高の形で実行する方法を学ぶために読んでください！

コーポレートカードを管理する方法

企業のカード管理に取り組む方法は1つではありません。結局のところ、企業はそれぞれ異なります。ただし、企業カードを使用する会社に役立つトリックは確かにいくつかあります。何時間にもわたる綿密な調査の結果、以下で学んだことを共有しました。

誰がコーポレートカードを取得するかを制御する

最初のヒントは非常に簡単です。企業カードは、それを必要とする従業員にのみ提供してください。つまり、管理職にいる人、または頻繁に購入する必要がある人（サブスクリプションやクライアントを食事に連れて行くなど）にのみカードを渡す必要があります。

サザンバンクカンパニーのaltLineのシニアバイスプレジデントであるジムペンダーガストは、次のように述べています。「クレジットカードは、信頼できるチームの管理職にいる人にのみ発行してください。消費習慣も常に監視してください。すべてのクレジットカードでこれを行うことをお勧めします。」

カードを信頼できる従業員のみに制限することで、不正な購入の可能性を最小限に抑えることができます。さらに、企業カードの数が少ないと、すべての従業員にカードを渡す場合よりも経費を追跡しやすくなります。

従業員に期待を設定する

コーポレートカードで購入できるものとできないものについて、従業員に明確に伝えてください。明確なガイドラインを共有することで、従業員は購入時にそれほどストレスを感じることはありません。また、カードを使って購入する際にミスを犯す従業員を減らすのにも役立ち、将来的に会社のお金を節約できる可能性があります。

BankruptcyCanadaのCEOであるJarretAustinは、次のように述べています。「管理チームが購入できるものを特定するのに役立つ、すべきこととすべきでないことのリストを作成します。適切な店舗のリストを作成し、店舗自体に経費勘定を設定して、支出をさらに追跡します。期待値を設定したら、電話にアラートを設定します。数分ごとに電話をチェックすることなく、疑わしい支出を追跡するのに役立ちます。」

明確なガイドラインのセットは、将来の問題を芽生えさせるのにも役立ちます。たとえば、従業員が企業カードで購入する前に質問がある場合は、ガイドラインに頼ることができます。

従業員の支出を制限する

私たちの調査で見つけたもう1つの簡単な企業カード管理のヒント：発行する企業カードごとに支出制限を設定します。

市場に出回っている多くの企業カードプログラムでは、個々のカードに支出上限を設定できます（チームレベルの予算を設定できるものもあります）。これは、従業員が自分のカードに余分な金額を入れることができないことを意味します。たとえば、上限が1,000ドルのカードは、従業員が一度に1,000ドルを超えるカードに使うことができないことを意味します。

「チームレベルと個人レベルの両方で、会社のポリシーに厳格な月額支出と使用制限を設定します」と、FigLoansの共同創設者であるJohnLi氏は述べています。「その制限を超える支出は、経営陣によって承認される必要があります。経営陣は、この支出を財務部門に報告できます。」

これを行うことの利点は明らかです。特に、従業員が不正な購入を行う可能性を制限する可能性があります。コストがカードの支出上限を超えている場合、外出して高価なテレビを購入することはありません。次に、支出制限を設定することは、各従業員に個別の予算を設定するようなものです。これにより、不正な購入が行われていなくても、不要な支出を減らすことができます。

一部の最新の企業カードには、堅牢な支出上限ツールが含まれています。企業のcadシーンで注目を集めているRampは、数回クリックするだけで、1回限り、1日、1か月、または1年ごとの制限を設定できる機能を備えています。基本的なキャップコントロールに加えて、Rampには、会社の資金を安全かつ効率的にさらに管理するための多段階の承認も組み込まれています。

購入カテゴリを設定する

コーポレートカードプログラムでは、多くの場合、企業は従業員が使用できるカテゴリを制限できます。これにより、コーポレートカードは、従業員が購入できるものとできないものを制御するときに特に強力になります。カテゴリツールを利用することは、企業の企業クレジットカードプログラムを担当する人にとっては簡単なことです。

SureDividendのCEOであるBenReynoldsは、次のように述べています。「企業は、従業員の代わりに報酬と利益を利用することもできます。」

購入カテゴリを設定することは、会社の企業カードから可能な限り多くの報酬を引き出すための鍵となる可能性があります。たとえば、企業カードの巨大なBrexは、ライドシェア、旅行、レストランでの購入に対して、より高い報酬率を提供します。 Brexを使用する企業は、従業員がこれらのカテゴリで会社のお金を使うときにカードを使用するように促すことで、さらに節約することができます。

経費報告を簡素化する

従業員が企業カードで行った購入を適切に支出することを確実にする最も簡単な方法は何ですか？プロセスを簡単にすることによって。

幸いなことに、多くの企業カードはユーザーフレンドリーなインターフェースを備えています。実際、最近のほとんどの企業カードは、アクティブな経費報告の方法で多くを必要としません。企業カードの世界で最近登場したRhoは、誰かが購入するたびに更新されるリアルタイムの経費報告を提供します。従業員が経費フォームに記入したり、領収書をアップロードしたりする必要はありません。

すべてを文書化する

最後のヒントは特に重要です。すべての購入を文書化します。ドキュメントはビジネスの世界全体で常に重要ですが、財務を扱う場合は特に重要です。 つまり、領収書を保存し、必要な経費報告書にタイムリーに記入するよう従業員に要求する必要があります。 一方、企業カードを使用して請求が行われる場合、会社は購入を追跡する必要があります。

「最大の要因は文書化です」と、クレジットロバビジネスチェックのオペレーションディレクターであるアンマーティンは述べています。「現在、ほとんどのカードに迅速で正確なステートメントが付属していることは問題ではありません。自分でそれを文書化し、費用が何であったか、それが何のためだったか、誰があなたと一緒にいたかなどを正確に書き留めてください。」

そのような慣行はまた、あなたの会社の支出方法を改善することによってお金を節約することにつながるかもしれません—マーティンは、企業カードは企業に彼らの支出の責任を負わせることができると付け加えました。「それをうまく文書化すれば、あなたは常にそれらの費用とそれらを改善するために何ができるかについて考えています」と彼女は言いました。

最終的に、企業カードの説明責任は、従業員が不正な購入を行う可能性を制限する可能性があります。これにより、不要な監査を制限することで時間と費用を節約できます。さらに、すべての購入が会社によって文書化されていることを明確に伝えると、従業員は会社のカードの使用に正直になる可能性があります。

Pillar WealthManagementの創設者であるHutchAshooは、次のように述べています。「すべての[…]支出を時間枠に一致させることは、企業のクレジットカードを効果的に管理するための鍵の1つです。」

最終的な考え

現在のコーポレートカードプログラムの管理に取り組んでいる場合、またはプログラムを設定しようとしている場合は、この記事がお役に立てば幸いです。企業のクレジットカードの世界への旅を続けたい場合は、このトピックに関する他の記事を読むことをお勧めします。また、企業カードとビジネスクレジットカードの違いの概要を知ることができます。まだあなたの企業カードオプションを検討していますか？私たちのお気に入りの企業のクレジットカードをチェックしてください。