Best Practices für die Verwaltung Ihrer Firmenkreditkarte

Firmenkreditkarten werden in der Geschäftswelt zu einer Notwendigkeit – es ist nicht schwer zu verstehen, warum. Diese Karten rationalisieren häufig Einkäufe für Mitarbeiter, indem sie die Notwendigkeit verringern, über Spesenabrechnungen durch Reifen zu springen oder Entscheidungsträger des Unternehmens zu belästigen. Sie eignen sich auch hervorragend für Unternehmen, da Firmenkarten dazu beitragen, unnötige Einkäufe zu minimieren und gleichzeitig Ausgabenberichte sauber zu halten.

Die Anmeldung für ein neues Firmenkartenprogramm ist jedoch mit einer entmutigenden Frage verbunden: Wie sollte ein Unternehmen seine Firmenkarten verwalten? Nachdem wir das Internet durchforstet hatten, waren wir enttäuscht über den Mangel an Dokumentation zu den Best Practices für die Verwaltung von Firmenkarten. Um diese quälende Frage anzugehen, haben wir den folgenden Leitfaden verfasst, nachdem wir wichtige Experten befragt und unser eigenes institutionelles Wissen genutzt haben.

Firmenkarten können zunächst beängstigend sein, aber sie sind letztendlich darauf ausgelegt, den Ausgabenprozess für Unternehmen zu vereinfachen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie das Firmenkartenmanagement Ihres Unternehmens in Topform bringen!

So verwalten Sie Ihre Firmenkarte

Es gibt keinen einheitlichen Weg, um das Kartenmanagement von Unternehmen in Angriff zu nehmen – schließlich ist jedes Unternehmen anders. Es gibt jedoch definitiv ein paar Tricks, die jedem Unternehmen helfen, das Firmenkarten verwendet. Wir haben unten geteilt, was wir nach Stunden eingehender Recherche gelernt haben:

Kontrollieren Sie, wer Firmenkarten erhält

Unser erster Tipp ist ziemlich einfach: Geben Sie Firmenkarten nur an Mitarbeiter weiter, die sie benötigen. Das bedeutet, dass Sie nur Personen in Führungspositionen oder Personen, die häufig Einkäufe tätigen müssen (z. B. bei Abonnements oder beim Essen mit Kunden), Karten geben sollten.

„Die halbe Miete bei der Ausgabe von Firmenkreditkarten besteht darin, einzuschränken, wer Zugang zu ihnen hat“, sagte Jim Pendergast, Senior Vice President bei altLine by The Southern Bank Company. „Geben Sie Kreditkarten nur an Personen aus, denen Sie vertrauen und die Führungspositionen in Ihrem Team innehaben. Überwachen Sie auch immer die Ausgabegewohnheiten. Es ist eine gute Praxis, dies für alle Kreditkarten zu tun.“

Indem Sie die Karten nur auf vertrauenswürdige Mitarbeiter beschränken, können Sie die Wahrscheinlichkeit betrügerischer Einkäufe minimieren. Darüber hinaus erleichtert Ihnen eine geringe Anzahl von Firmenkarten die Nachverfolgung von Ausgaben, als wenn Sie jedem einzelnen Mitarbeiter eine Karte geben würden.

Setzen Sie Erwartungen an Mitarbeiter

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, was sie mit ihren Firmenkarten kaufen können und was nicht. Durch die gemeinsame Nutzung klarer Richtlinien werden die Mitarbeiter beim Einkaufen weniger gestresst sein. Es kann auch dazu beitragen, Fehler von Mitarbeitern beim Einkaufen mit ihrer Karte zu vermeiden – wodurch Ihr Unternehmen später möglicherweise Geld sparen kann.

„Setzen Sie Erwartungen an den Zweck der Kreditkarte, bevor Sie sie jemandem ausstellen“, sagte Jarret Austin, CEO von Bankruptcy Canada. „Erstellen Sie eine Liste mit Geboten und Verboten, um Ihrem Managementteam dabei zu helfen, herauszufinden, was es kaufen kann. Erstellen Sie eine Liste geeigneter Geschäfte und richten Sie Spesenkonten in den Geschäften selbst ein, um die Ausgaben besser im Auge zu behalten. Sobald Sie die Erwartungen festgelegt haben, stellen Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon ein; Es hilft Ihnen, verdächtige Ausgaben im Auge zu behalten, ohne alle paar Minuten auf Ihr Telefon schauen zu müssen. ”

Ein klares Regelwerk ist auch hilfreich, um zukünftige Probleme im Keim zu ersticken. Sie können beispielsweise auf die Richtlinien zurückgreifen, wenn ein Mitarbeiter eine Frage hat, bevor er mit seiner Firmenkarte einen Einkauf tätigt.

Begrenzen Sie die Ausgaben der Mitarbeiter

Ein weiterer einfacher Tipp zur Verwaltung von Firmenkarten, den wir bei unserer Recherche gefunden haben: Legen Sie Ausgabenlimits für jede ausgegebene Firmenkarte fest.

Viele Firmenkartenprogramme auf dem Markt ermöglichen Ausgabenobergrenzen für einzelne Karten (und einige ermöglichen eine Budgetierung auf Teamebene). Das bedeutet, dass die Mitarbeiter keine überflüssigen Geldbeträge auf ihre Karten laden können. Beispielsweise bedeutet eine Karte mit einer Obergrenze von 1.000 $, dass ein Mitarbeiter nicht mehr als 1.000 $ auf einmal für seine Karte ausgeben kann.

„Legen Sie strenge monatliche Ausgaben- und Nutzungsgrenzen in Ihrer Unternehmensrichtlinie sowohl auf Team- als auch auf individueller Ebene fest“, sagte John Li, Mitbegründer von Fig Loans. „Alle Ausgaben, die diese Grenze überschreiten, müssen vom Management genehmigt werden, das diese Ausgaben der Finanzabteilung melden kann.“

Die Vorteile dabei liegen auf der Hand. Vor allem kann es die Wahrscheinlichkeit begrenzen, dass ein Mitarbeiter einen betrügerischen Kauf tätigt – er wird nicht ausgehen und teure Fernseher kaufen, wenn die Kosten über der Ausgabenobergrenze seiner Karte liegen. Als Nächstes ist das Festlegen von Ausgabenlimits wie das Festlegen eines individuellen Budgets für jeden Mitarbeiter. Dies kann dazu beitragen, unnötige Ausgaben zu reduzieren, selbst wenn keine betrügerischen Käufe getätigt werden.

Einige moderne Firmenkarten enthalten robuste Ausgabenobergrenzen-Tools. Ramp, ein Aufsteiger in der Corporate-Cad-Szene, bietet die Möglichkeit, mit nur wenigen Klicks einmalige, tägliche, monatliche oder jährliche Limits festzulegen. Zusätzlich zu den grundlegenden Obergrenzenkontrollen enthält Ramp auch mehrstufige Genehmigungen, um das Geld Ihres Unternehmens weiterhin sicher und effizient zu verwalten.

Kaufkategorien festlegen

Firmenkartenprogramme ermöglichen es Unternehmen häufig, die Kategorien einzuschränken, in denen Mitarbeiter Geld ausgeben können. Dies macht Firmenkarten besonders wirkungsvoll, wenn es darum geht, zu kontrollieren, was Mitarbeiter kaufen können und was nicht. Die Nutzung eines Kategorie-Tools sollte für die Verantwortlichen des Firmenkreditkartenprogramms eines Unternehmens ein Kinderspiel sein.

„Es kann Mitarbeiter daran hindern, Kreditkarten für ihre persönlichen Ausgaben zu verwenden“, sagte Ben Reynolds, CEO von Sure Dividend. „Anstelle der Mitarbeiter können auch Unternehmen die Prämien und Benefits in Anspruch nehmen.“

Das Festlegen von Kaufkategorien könnte der Schlüssel sein, um die größtmögliche Prämie aus der Firmenkarte Ihres Unternehmens herauszuholen. Der Corporate-Card-Gigant Brex bietet beispielsweise höhere Prämiensätze für Einkäufe über Mitfahrgelegenheiten, für Reisen und in Restaurants. Unternehmen, die Brex verwenden, könnten dann zusätzlich sparen, indem sie Mitarbeiter ermutigen, ihre Karten zu verwenden, wenn sie Unternehmensgelder in diesen Kategorien ausgeben.

Vereinfachen Sie die Spesenabrechnung

Was ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre mit einer Firmenkarte getätigten Einkäufe ordnungsgemäß abrechnen? Indem Sie den Prozess einfach machen.

Glücklicherweise verfügen viele Firmenkarten über benutzerfreundliche Schnittstellen. Tatsächlich erfordern die meisten modernen Firmenkarten nicht viel an aktiver Spesenabrechnung. Rho, ein neuer Eintrag in der Welt der Firmenkarten, bietet eine Spesenabrechnung in Echtzeit, die aktualisiert wird, wenn jemand einen Kauf tätigt – es ist nicht erforderlich, dass ein Mitarbeiter ein Spesenformular ausfüllt oder Quittungen hochlädt.

Alles dokumentieren

Unser letzter Tipp ist besonders wichtig: Dokumentieren Sie jeden Einkauf. Dokumentation ist in der Geschäftswelt immer wichtig, aber besonders wichtig, wenn es um Finanzen geht. Das bedeutet, dass Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen sollten, Belege aufzubewahren und alle erforderlichen Spesenabrechnungen rechtzeitig auszufüllen. In der Zwischenzeit sollte das Unternehmen die Einkäufe verfolgen, wenn eine Belastung mit einer Firmenkarte erfolgt.

„Der größte Faktor ist die Dokumentation“, sagte Ann Martin, Betriebsleiterin von Credit Donkey Business Checking. „Es spielt keine Rolle, dass die meisten Karten jetzt schnelle, genaue Aussagen enthalten. Dokumentieren Sie es selbst und notieren Sie genau, was die Ausgabe war, wofür sie war, wer bei Ihnen war usw.

Solche Praktiken können auch dazu führen, dass Geld gespart wird, indem die Ausgaben Ihres Unternehmens verbessert werden – Martin fügte hinzu, dass Firmenkarten Unternehmen dazu zwingen können, für ihre Ausgaben Rechenschaft abzulegen. „Wenn Sie es gut dokumentieren, denken Sie immer über diese Ausgaben nach und was getan werden kann, um sie zu verbessern“, sagte sie.

Letztendlich kann die Rechenschaftspflicht für Unternehmenskarten die Wahrscheinlichkeit einschränken, dass Mitarbeiter betrügerische Einkäufe tätigen. Dadurch können Sie Zeit und Geld sparen, indem Sie unnötige Audits einschränken. Darüber hinaus können Mitarbeiter ehrlicher mit der Verwendung ihrer Firmenkarte umgehen, wenn Sie klar kommunizieren, dass jeder Kauf vom Unternehmen dokumentiert wird.

„Es ist in Zukunft viel unwahrscheinlicher, dass Sie eine Prüfung verlangen, wenn Ihre Mitarbeiter wissen, dass jeder Kauf gemäß den geltenden Regeln bewertet und dokumentiert wird“, sagte Hutch Ashoo, Gründer von Pillar Wealth Management. „Die Zuordnung jeder […] Ausgabe zu einem Zeitrahmen ist einer der Schlüssel zur effektiven Verwaltung einer Firmenkreditkarte.“

Abschließende Gedanken

Wir hoffen, dass dieser Artikel hilfreich war, wenn Sie an der Verwaltung Ihres aktuellen Firmenkartenprogramms arbeiten oder gerade dabei sind, eines einzurichten. Wenn Sie Ihre Reise in die Welt der Firmenkreditkarten fortsetzen möchten, empfehlen wir Ihnen die Lektüre unserer weiteren Artikel zum Thema. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über die Unterschiede zwischen Firmenkarten und Business-Kreditkarten. Wägen Sie immer noch Ihre Corporate Card-Optionen ab? Sehen Sie sich unsere bevorzugten Firmenkreditkarten an.