Meilleures pratiques pour gérer votre carte de crédit d'entreprise

Les cartes de crédit d'entreprise deviennent une nécessité dans le monde des affaires - il n'est pas difficile de comprendre pourquoi. Ces cartes rationalisent souvent les achats des employés en leur évitant de passer par des étapes via des notes de frais ou en harcelant les décideurs de l'entreprise. Elles sont également idéales pour les entreprises, car les cartes d'entreprise aident à minimiser les achats inutiles tout en gardant les rapports de dépenses bien rangés.

Mais l'inscription à un nouveau programme de cartes d'entreprise s'accompagne d'une question redoutable : comment une entreprise doit-elle gérer ses cartes d'entreprise ? Après avoir écumé le web, nous avons été déçus du manque de documentation sur les bonnes pratiques de gestion des cartes d'entreprise. Pour répondre à cette question lancinante, nous avons rédigé le guide ci-dessous après avoir interrogé des experts clés et puisé dans nos propres connaissances institutionnelles.

Les cartes d'entreprise peuvent faire peur au début, mais elles sont finalement conçues pour faciliter le processus de dépenses des entreprises. Poursuivez votre lecture pour savoir comment faire fonctionner la gestion des cartes d'entreprise de votre entreprise en parfait état !

Comment gérer votre carte d'entreprise

Il n'y a pas qu'une seule façon d'aborder la gestion des cartes d'entreprise - chaque entreprise est différente, après tout. Cependant, il existe certainement quelques astuces qui aideront toute entreprise qui utilise des cartes d'entreprise. Nous avons partagé ci-dessous ce que nous avons appris après des heures de recherche approfondie :

Contrôlez qui obtient les cartes d'entreprise

Notre premier conseil est assez simple : ne donnez des cartes d'entreprise qu'aux employés qui en ont besoin. Cela signifie que vous ne devez donner des cartes qu'aux personnes occupant des postes de direction ou à celles qui doivent effectuer des achats fréquents (par exemple, sur les abonnements ou en emmenant des clients au restaurant).

"La moitié de la bataille lors de l'émission de cartes de crédit d'entreprise limite qui y a accès", a déclaré Jim Pendergast, vice-président senior chez altLine de The Southern Bank Company. "N'émettez des cartes de crédit qu'aux personnes en qui vous avez confiance et qui occupent des postes de direction dans votre équipe. Surveillez toujours vos habitudes de dépenses. C'est une bonne pratique de le faire pour toutes les cartes de crédit.

En limitant les cartes aux seuls employés dignes de confiance, vous serez en mesure de minimiser les risques d'achats frauduleux. De plus, un faible nombre de cartes d'entreprise vous permettra de suivre plus facilement les dépenses que si vous donniez une carte à chaque employé.

Définir les attentes avec les employés

Soyez clair avec vos employés sur ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas acheter avec leurs cartes d'entreprise. En partageant un ensemble de directives claires, les employés ne seront pas aussi stressés lors de leurs achats. Cela peut également aider à réduire le nombre d'erreurs commises par les employés lors de l'achat avec leur carte, ce qui pourrait faire économiser de l'argent à votre entreprise.

« Établissez des attentes quant à l'utilité de la carte de crédit avant de l'émettre à qui que ce soit », a déclaré Jarret Austin, chef de la direction de Faillite Canada. « Créez une liste de choses à faire et à ne pas faire pour aider votre équipe de direction à identifier ce qu'elle peut acheter. Créez une liste de magasins appropriés et configurez des comptes de dépenses dans les magasins eux-mêmes pour mieux suivre les dépenses. Une fois que vous avez défini les attentes, définissez des alertes sur votre téléphone ; cela vous aidera à suivre les dépenses suspectes sans vérifier votre téléphone toutes les quelques minutes. ”

Un ensemble clair de lignes directrices est également utile pour étouffer les problèmes futurs dans l'œuf. Par exemple, vous pouvez vous rabattre sur les directives lorsqu'un employé a une question avant d'effectuer un achat avec sa carte d'entreprise.

Limiter les dépenses des employés

Une autre astuce simple pour la gestion des cartes d'entreprise que nous avons trouvée dans nos recherches : fixez des limites de dépenses pour chaque carte d'entreprise que vous émettez.

De nombreux programmes de cartes d'entreprise sur le marché permettent de plafonner les dépenses sur les cartes individuelles (et certains permettent une budgétisation au niveau de l'équipe). Cela signifie que les employés ne pourront pas mettre des sommes d'argent superflues sur leurs cartes. Par exemple, une carte avec un plafond de 1 000 $ signifie qu'un employé ne pourra pas dépenser plus de 1 000 $ sur sa carte à la fois.

"Définissez des limites mensuelles strictes en matière de dépenses et d'utilisation dans la politique de votre entreprise, tant au niveau de l'équipe qu'au niveau individuel", a déclaré John Li, co-fondateur de Fig Loans. "Toute dépense supérieure à cette limite doit être approuvée par la direction, qui peut signaler ces dépenses au service financier."

Les avantages à le faire sont évidents. Plus particulièrement, cela peut limiter le risque qu'un employé fasse un achat frauduleux - il ne sortira pas et n'achètera pas de téléviseurs coûteux si le coût dépasse le plafond de dépenses de sa carte. Ensuite, fixer des limites de dépenses revient à établir un budget individuel pour chaque employé. Cela peut aider à réduire les dépenses inutiles même si aucun achat frauduleux n'est effectué.

Certaines cartes d'entreprise modernes incluent des outils de plafonnement des dépenses robustes. Ramp, un nouveau venu sur la scène de la CAO d'entreprise, offre la possibilité de définir des limites ponctuelles, quotidiennes, mensuelles ou annuelles en quelques clics. En plus des contrôles de plafond de base, Ramp intègre également des approbations en plusieurs étapes pour mieux gérer l'argent de votre entreprise de manière sûre et efficace.

Définir les catégories d'achat

Les programmes de cartes d'entreprise permettent souvent aux entreprises de limiter les catégories dans lesquelles les employés peuvent dépenser. Cela rend les cartes d'entreprise particulièrement puissantes lorsqu'il s'agit de contrôler ce que les employés peuvent et ne peuvent pas acheter. Exploiter un outil de catégorie devrait être une évidence pour les responsables du programme de carte de crédit d'entreprise d'une entreprise.

"Cela peut empêcher les employés d'utiliser des cartes de crédit pour leurs propres dépenses personnelles", a déclaré Ben Reynolds, PDG de Sure Dividend. "Les entreprises peuvent également profiter des récompenses et des avantages à la place des employés."

La définition de catégories d'achat peut être la clé pour extraire le plus de récompenses possibles de la carte d'entreprise de votre entreprise. Le géant des cartes d'entreprise Brex, par exemple, offre des taux de récompenses plus élevés pour les achats effectués via le covoiturage, pour les voyages et dans les restaurants. Les entreprises qui utilisent Brex pourraient alors économiser davantage en encourageant les employés à utiliser leurs cartes lorsqu'ils dépensent l'argent de l'entreprise dans ces catégories.

Simplifiez les rapports de dépenses

Quel est le moyen le plus simple de s'assurer que les employés facturent correctement leurs achats effectués avec une carte d'entreprise ? En facilitant le processus.

Heureusement, de nombreuses cartes d'entreprise disposent d'interfaces conviviales. En fait, la plupart des cartes d'entreprise modernes ne nécessitent pas beaucoup de rapports de dépenses actifs. Rho, une entrée récente dans le monde des cartes d'entreprise, offre des rapports de dépenses en temps réel qui sont mis à jour chaque fois que quelqu'un effectue un achat - il n'est pas nécessaire qu'un employé remplisse un formulaire de dépenses ou télécharge des reçus.

Tout documenter

Notre dernier conseil est particulièrement important : documentez chaque achat. La documentation est toujours importante dans le monde des affaires, mais elle est particulièrement importante lorsqu'il s'agit de finances. Cela signifie que vous devez exiger des employés qu'ils conservent les reçus et qu'ils remplissent les rapports de dépenses nécessaires en temps opportun. Pendant ce temps, l'entreprise doit garder une trace des achats lorsqu'un débit est effectué à l'aide d'une carte d'entreprise.

"Le facteur le plus important est la documentation", a déclaré Ann Martin, directrice des opérations de Credit Donkey Business Checking. « Peu importe que la plupart des cartes soient accompagnées de relevés rapides et précis maintenant. Conservez vous-même la documentation et notez exactement quelle était la dépense, à quoi elle servait, qui était là avec vous, etc.

De telles pratiques peuvent également permettre d'économiser de l'argent en améliorant la façon dont votre entreprise dépense - Martin a ajouté que les cartes d'entreprise peuvent obliger les entreprises à être responsables de leurs dépenses. "Si vous le documentez bien, vous pensez toujours à ces dépenses et à ce qui peut être fait pour les améliorer", a-t-elle déclaré.

En fin de compte, la responsabilité des cartes d'entreprise peut limiter le risque que les employés effectuent des achats frauduleux. Cela peut vous faire gagner du temps et de l'argent en limitant les audits inutiles. De plus, les employés peuvent être plus honnêtes quant à l'utilisation de leur carte d'entreprise si vous communiquez clairement que chaque achat est documenté par l'entreprise.

"Vous serez beaucoup moins susceptible d'exiger un audit à l'avenir si vos employés savent que chaque achat sera évalué et documenté conformément aux règles actuelles", a déclaré Hutch Ashoo, fondateur de Pillar Wealth Management. « Associer chaque […] dépense à un échéancier est l'une des clés d'une gestion efficace d'une carte de crédit d'entreprise.

Dernières pensées

Nous espérons que cet article vous a été utile si vous travaillez sur la gestion de votre programme de carte d'entreprise actuel ou si vous êtes sur le point d'en créer un. Si vous souhaitez poursuivre votre voyage dans le monde des cartes de crédit d'entreprise, nous vous recommandons de lire nos autres articles sur le sujet. Vous pouvez également obtenir un aperçu des différences entre les cartes d'entreprise et les cartes de crédit professionnelles. Toujours en train de peser vos options de carte d'entreprise ? Découvrez nos cartes de crédit d'entreprise préférées.