管理公司信用卡的最佳实践

企业信用卡正在成为商业世界的必需品——不难看出原因。 这些卡通常通过减少通过费用报告或纠缠公司决策者跳过箍的需要来简化员工的购买。 它们也非常适合公司，因为公司卡有助于最大限度地减少不必要的购买，同时保持支出报告的整洁。

但是注册新的公司卡计划会带来一个令人生畏的问题：公司应该如何管理公司卡？ 在网上搜索之后，我们对缺乏管理公司卡的最佳实践的文档感到失望。 为了解决这个棘手的问题，我们在采访了主要专家并利用我们自己的机构知识后编写了以下指南。

公司卡一开始可能很吓人，但它们最终的设计目的是让公司的消费过程更容易。 继续阅读以了解如何让您公司的公司卡管理以最佳状态运行！

如何管理您的公司卡

没有一种方法可以解决公司卡管理问题——毕竟每家公司都是不同的。 但是，肯定有一些技巧可以帮助任何使用公司卡的公司。 经过数小时的深入研究，我们在下面分享了我们学到的知识：

控制谁获得公司卡

我们的第一个提示非常简单：只将公司卡提供给需要它们的员工。 这意味着您应该只将卡片发给管理职位或需要经常购买的人（例如订阅或带客户外出就餐）。

The Southern Bank Company 的 altLine 高级副总裁 Jim Pendergast 说：“发行公司信用卡时，成功的一半是限制谁可以使用它们。” “只向您信任并在您的团队中担任管理职位的人发行信用卡。 始终监控消费习惯。 对所有信用卡都这样做是一个很好的做法。”

通过将卡仅限于值得信赖的员工，您将能够最大限度地减少欺诈性购买的机会。 此外，与向每位员工发放名片相比，较少数量的公司卡将使您更容易跟踪费用。

与员工设定期望

与您的员工明确他们可以使用公司卡购买和不能购买的东西。 通过共享一套明确的指导方针，员工在购买时不会感到压力。 它还可以帮助减少员工在使用信用卡购物时犯的错误——这可能会为您的公司节省资金。

“在向任何人发行信用卡之前，先设定信用卡的用途，”加拿大破产组织首席执行官 Jarret Austin 说。 “创建一个注意事项清单，以帮助您的管理团队确定他们可以购买什么。 创建适当商店的列表并在商店内部设置费用账户，以进一步跟踪支出。 一旦你设定了期望，在你的手机上设置警报； 它将帮助您跟踪可疑支出，而无需每隔几分钟检查一次手机。 ”

一套明确的指导方针也有助于将未来的问题扼杀在萌芽状态。 例如，当员工在使用公司卡进行购买之前有疑问时，您可以求助于指南。

限制员工支出

我们在研究中发现的另一个简单的公司卡管理技巧：为您发行的每张公司卡设置支出限额。

市场上的许多公司卡计划允许在个人卡上设置支出上限（有些允许团队级预算）。 这意味着员工将无法在他们的卡上存入多余的钱。 例如，上限为 1,000 美元的卡意味着员工一次无法在其卡上花费超过 1,000 美元。

Fig Loans 的联合创始人 John Li 说：“在团队和个人层面，在公司政策中设置严格的每月支出和使用限制。” “任何超过该限额的支出都需要得到管理层的批准，他们可以将这笔支出报告给财务部门。”

这样做的好处是显而易见的。 最值得注意的是，它可以限制员工进行欺诈性购买的机会——如果成本高于卡的支出上限，他们就不会出去购买昂贵的电视。 接下来，设置支出限额就像为每个员工设置个人预算。 即使没有进行欺诈性购买，这也有助于减少不必要的支出。

一些现代公司卡包括强大的支出上限工具。 Ramp 是企业 cad 领域的后起之秀，只需单击几下即可设置一次性、每日、每月或每年的限制。 除了基本的上限控制之外，Ramp 还包含多步审批，以进一步安全有效地管理您公司的资金。

设置采购类别

公司卡计划经常使公司能够限制员工可以消费的类别。这使得公司卡在控制员工可以购买和不能购买的东西时特别强大。 对于负责公司企业信用卡计划的人来说，使用分类工具应该是一件轻而易举的事。

“它可以防止员工使用信用卡支付自己的个人开支，”Sure Dividend 首席执行官 Ben Reynolds 说。 “公司也可以利用奖励和福利而不是员工。”

设置购买类别可能是从公司的公司卡中获得最大回报的关键。 例如，公司卡巨头 Brex 为通过拼车、旅行和餐厅购买的商品提供更高的奖励率。 使用 Brex 的公司可以通过鼓励员工在这些类别中花费公司资金时使用他们的卡来节省额外费用。

简化费用报告

确保员工正确花费使用公司卡进行的购买的最简单方法是什么？ 通过使过程变得简单。

幸运的是，许多公司卡都具有用户友好的界面。 事实上，大多数现代公司卡不需要太多的主动费用报告方式。 Rho 是公司卡领域的新成员，它提供实时费用报告，只要有人购买就会更新——员工无需填写费用表格或上传收据。

记录一切

我们的最后一个提示尤其重要：记录每次购买。 文档在整个商业世界中始终很重要，但在处理财务时尤其重要。 这意味着您应该要求员工保存收据并及时填写任何必要的费用报告。 同时，公司应在使用公司卡进行收费时跟踪购买情况。

“最大的因素是文件，”Credit Donkey Business Checking 运营总监 Ann Martin 说。 “现在大多数卡片都带有快速、准确的陈述，这并不重要。 自己保存文件，并准确记下费用是什么，它的用途，谁和你在一起，等等。”

这种做法还可以通过改善公司的支出方式来节省资金——马丁补充说，公司卡可以迫使公司对其支出负责。 “如果你记录得很好，你就会一直在考虑这些费用以及可以做些什么来改进它们，”她说。

最终，公司卡问责制可以限制员工进行欺诈性购买的机会。 这可以通过限制不必要的审计来节省您的时间和金钱。 此外，如果您清楚地传达每次购买都由公司记录，员工可能会更诚实地使用公司卡。

Pillar Wealth Management 创始人 Hutch Ashoo 说：“如果您的员工知道每次购买都将按照现行规则进行评估和记录，那么您将来要求审计的可能性就会大大降低。” “将每项 [...] 支出与时间框架相匹配是有效管理公司信用卡的关键之一。”

最后的想法

如果您正在管理当前的公司卡计划，或者您即将设置一个，我们希望本文对您有所帮助。 如果您想继续您的企业信用卡世界之旅，我们建议您阅读我们关于该主题的其他文章。 您还可以了解公司卡和商业信用卡之间的差异。 还在权衡您的公司卡选项吗？ 查看我们最喜欢的公司信用卡。