Mejores prácticas para administrar su tarjeta de crédito corporativa

Las tarjetas de crédito corporativas se están convirtiendo en una necesidad en el mundo de los negocios, no es difícil ver por qué. Estas tarjetas a menudo simplifican las compras para los empleados al eliminar la necesidad de pasar por los aros a través de informes de gastos o molestar a los tomadores de decisiones de la empresa. También son excelentes para las empresas porque las tarjetas corporativas ayudan a minimizar las compras innecesarias y mantienen ordenados los informes de gastos.

Pero inscribirse en un nuevo programa de tarjetas corporativas viene con una pregunta desalentadora: ¿Cómo debe administrar una empresa sus tarjetas corporativas? Después de explorar la web, nos decepcionó la falta de documentación sobre las mejores prácticas para administrar tarjetas corporativas. Para abordar esta pregunta persistente, redactamos la siguiente guía después de entrevistar a expertos clave y aprovechar nuestro propio conocimiento institucional.

Las tarjetas corporativas pueden dar miedo al principio, pero en última instancia están diseñadas para facilitar el proceso de gasto para las empresas. ¡Continúe leyendo para aprender cómo hacer que la administración de tarjetas corporativas de su empresa funcione de la mejor manera!

Cómo administrar su tarjeta corporativa

No existe una sola forma de abordar la administración de tarjetas corporativas; después de todo, cada empresa es diferente. Sin embargo, definitivamente hay algunos trucos que ayudarán a cualquier empresa que use tarjetas corporativas. A continuación, compartimos lo que aprendimos después de horas de investigación en profundidad:

Controle quién recibe tarjetas corporativas

Nuestro primer consejo es bastante sencillo: entregue tarjetas corporativas solo a los empleados que las necesiten. Esto significa que solo debe dar tarjetas a aquellos en posiciones gerenciales o aquellos que necesitan hacer compras frecuentes (como en suscripciones o invitando a los clientes a cenar).

“La mitad de la batalla cuando se emiten tarjetas de crédito de empresas es limitar quién tiene acceso a ellas”, dijo Jim Pendergast, vicepresidente senior de altLine de The Southern Bank Company. “Solo emita tarjetas de crédito a personas en las que confíe y que estén en posiciones gerenciales en su equipo. Controle siempre los hábitos de gasto también. Es una buena práctica hacer esto para todas las tarjetas de crédito”.

Al limitar las tarjetas solo a empleados confiables, podrá minimizar la posibilidad de compras fraudulentas. Además, un bajo número de tarjetas corporativas le facilitará el seguimiento de los gastos que si le diera una tarjeta a cada empleado.

Establecer expectativas con los empleados

Sea claro con sus empleados sobre lo que pueden y no pueden comprar con sus tarjetas corporativas. Al compartir un conjunto claro de pautas, los empleados no estarán tan estresados ​​al hacer compras. También puede ayudar a reducir los errores de los empleados al comprar con su tarjeta, lo que podría ahorrarle dinero a su empresa en el futuro.

“Establezca expectativas sobre para qué es la tarjeta de crédito antes de emitirla a alguien”, dijo Jarret Austin, director ejecutivo de Bankruptcy Canada. “Cree una lista de pros y contras para ayudar a su equipo de gestión a identificar lo que pueden comprar. Cree una lista de tiendas apropiadas y configure cuentas de gastos dentro de las propias tiendas para realizar un seguimiento de los gastos. Una vez que haya establecido las expectativas, configure alertas en su teléfono; lo ayudará a realizar un seguimiento de los gastos sospechosos sin revisar su teléfono cada pocos minutos. ”

Un conjunto claro de pautas también es útil para cortar de raíz problemas futuros. Por ejemplo, puede recurrir a las pautas cuando un empleado tiene una pregunta antes de realizar una compra con su tarjeta corporativa.

Limite el gasto de los empleados

Otro consejo simple de administración de tarjetas corporativas que hemos encontrado en nuestra investigación: Establezca límites de gasto para cada tarjeta corporativa que emita.

Muchos programas de tarjetas corporativas en el mercado permiten que se coloquen límites de gastos en tarjetas individuales (y algunos permiten el presupuesto a nivel de equipo). Esto significa que los empleados no podrán poner cantidades extrañas de dinero en sus tarjetas. Por ejemplo, una tarjeta con un límite de $1000 significa que un empleado no podrá gastar más de $1000 en su tarjeta a la vez.

“Establezca límites estrictos de uso y gasto mensual en la política de su empresa, tanto a nivel de equipo como individual”, dijo John Li, cofundador de Fig Loans. “Cualquier gasto por encima de ese límite debe ser aprobado por la gerencia, quien puede informar este gasto al departamento financiero”.

Las ventajas de hacer esto son obvias. En particular, puede limitar la posibilidad de que un empleado realice una compra fraudulenta: no saldrá y comprará televisores caros si el costo supera el límite de gastos de su tarjeta. Luego, establecer límites de gasto es como colocar un presupuesto individual para cada empleado. Esto puede ayudar a reducir gastos innecesarios incluso si no se realizan compras fraudulentas.

Algunas tarjetas corporativas modernas incluyen sólidas herramientas de límite de gastos. Ramp, una empresa emergente en la escena del cad corporativo, presenta la capacidad de establecer límites únicos, diarios, mensuales o anuales, todo con solo unos pocos clics. Además de los controles de límite básicos, Ramp también incorpora aprobaciones de varios pasos para administrar aún más el dinero de su empresa de manera segura y eficiente.

Establecer categorías de compra

Los programas de tarjetas corporativas frecuentemente permiten a las empresas limitar en qué categorías pueden gastar los empleados. Esto hace que las tarjetas corporativas sean especialmente poderosas para controlar lo que los empleados pueden y no pueden comprar. Aprovechar una herramienta de categoría debería ser una obviedad para quienes están a cargo del programa de tarjetas de crédito corporativas de una empresa.

“Puede evitar que los empleados usen tarjetas de crédito para sus propios gastos personales”, dijo Ben Reynolds, director ejecutivo de Sure Dividend. “Las empresas también pueden aprovechar las recompensas y los beneficios en lugar de los empleados”.

Establecer categorías de compra podría ser clave para exprimir la mayor cantidad posible de recompensas de la tarjeta corporativa de su empresa. El gigante de tarjetas corporativas Brex, por ejemplo, ofrece tasas de recompensas más altas para compras realizadas a través de viajes compartidos, para viajes y en restaurantes. Las empresas que usan Brex podrían ahorrar más al alentar a los empleados a usar sus tarjetas cuando gastan dinero de la empresa en esas categorías.

Simplifique los informes de gastos

¿Cuál es la manera más fácil de asegurarse de que los empleados gasten correctamente sus compras realizadas con una tarjeta corporativa? Haciendo el proceso fácil.

Afortunadamente, muchas tarjetas corporativas cuentan con interfaces fáciles de usar. De hecho, la mayoría de las tarjetas corporativas modernas no requieren mucho en cuanto a informes de gastos activos. Rho, una entrada reciente en el mundo de las tarjetas corporativas, ofrece informes de gastos en tiempo real que se actualizan cada vez que alguien realiza una compra; no es necesario que un empleado complete un formulario de gastos o cargue recibos.

Documentar todo

Nuestro último consejo es especialmente clave: documente cada compra. La documentación siempre es importante en el mundo de los negocios, pero es especialmente importante cuando se trata de finanzas. Esto significa que debe solicitar a los empleados que guarden los recibos y completen los informes de gastos necesarios de manera oportuna. Mientras tanto, la empresa debe llevar un registro de las compras cuando se realiza un cargo con una tarjeta corporativa.

“El factor más importante es la documentación”, dijo Ann Martin, directora de operaciones de Credit Donkey Business Checking. “No importa que la mayoría de las tarjetas vengan ahora con estados de cuenta rápidos y precisos. Guarde la documentación usted mismo y tome nota de exactamente cuál fue el gasto, para qué fue, quién estuvo allí con usted, etc.

Tales prácticas también pueden conducir a ahorrar dinero al mejorar la forma en que gasta su empresa. Martin agregó que las tarjetas corporativas pueden obligar a las empresas a ser responsables de sus gastos. “Si lo está documentando bien, siempre está pensando en esos gastos y qué se puede hacer para mejorarlos”, dijo.

En última instancia, la responsabilidad de la tarjeta corporativa puede limitar la posibilidad de que los empleados realicen compras fraudulentas. Esto puede ahorrarle tiempo y dinero al limitar las auditorías innecesarias. Además, los empleados pueden ser más honestos con el uso de su tarjeta corporativa si comunica claramente que cada compra está documentada por la empresa.

“Será mucho menos probable que requiera una auditoría en el futuro si sus trabajadores saben que cada compra será evaluada y documentada siguiendo las reglas actuales”, dijo Hutch Ashoo, fundador de Pillar Wealth Management. “Hacer coincidir cada […] gasto con un período de tiempo es una de las claves para administrar de manera efectiva una tarjeta de crédito corporativa”.

Pensamientos finales

Esperamos que este artículo le haya resultado útil si está trabajando en la administración de su programa actual de tarjetas corporativas o si está a punto de configurar uno. Si desea continuar su viaje en el mundo de las tarjetas de crédito corporativas, le recomendamos leer nuestros otros artículos sobre el tema. También puede obtener un resumen de las diferencias entre las tarjetas corporativas y las tarjetas de crédito comerciales. ¿Sigue sopesando sus opciones de tarjetas corporativas? Echa un vistazo a nuestras tarjetas de crédito corporativas favoritas.