기업 신용 카드 관리 모범 사례

기업 신용 카드는 비즈니스 세계에서 필수품이 되고 있습니다. 그 이유를 찾는 것은 어렵지 않습니다. 이 카드는 경비 보고서를 통해 건너뛰거나 회사 의사 결정자를 괴롭히는 번거로움을 줄임으로써 직원의 구매를 간소화합니다. 기업 카드는 지출 보고서를 깔끔하게 유지하면서 불필요한 구매를 최소화하는 데 도움이 되므로 회사에도 유용합니다.

그러나 새로운 법인 카드 프로그램에 등록하려면 회사에서 법인 카드를 어떻게 관리해야 할까요?라는 어려운 질문이 따릅니다. 웹을 샅샅이 뒤진 후 우리는 법인 카드 관리에 대한 모범 사례에 대한 문서가 부족하여 실망했습니다. 이 성가신 질문을 해결하기 위해 주요 전문가를 인터뷰하고 자체 기관 지식을 활용하여 아래 가이드를 작성했습니다.

법인 카드는 처음에는 무서울 수 있지만 궁극적으로 회사의 지출 절차를 더 쉽게 하기 위해 고안되었습니다. 회사의 법인 카드 관리를 최상의 상태로 실행하는 방법을 배우려면 계속 읽으십시오!

법인 카드 관리 방법

법인 카드 관리에 한 가지 방법은 없습니다. 결국 회사마다 다릅니다. 그러나 법인 카드를 사용하는 회사에 도움이 되는 몇 가지 트릭이 분명히 있습니다. 몇 시간에 걸친 심층 연구 끝에 배운 내용을 아래에 공유했습니다.

법인 카드를 받는 사람 제어

첫 번째 팁은 매우 간단합니다. 회사 카드가 필요한 직원에게만 제공하십시오. 즉, 카드는 관리 직책에 있는 사람이나 자주 구매해야 하는 사람(예: 구독 또는 고객 외식)에게만 제공해야 합니다.

The Southern Bank Company의 altLine 수석 부사장인 Jim Pendergast는 "회사 신용 카드를 발급할 때의 절반은 카드에 액세스할 수 있는 사람을 제한하는 것입니다."라고 말했습니다. “신뢰하고 팀의 관리 직책에 있는 사람에게만 신용 카드를 발급하십시오. 지출 습관도 항상 모니터링하십시오. 모든 신용 카드에 대해 이 작업을 수행하는 것이 좋습니다.”

신뢰할 수 있는 직원에게만 카드를 제한함으로써 사기 구매의 가능성을 최소화할 수 있습니다. 또한 법인 카드의 수가 적으면 모든 직원에게 카드를 제공하는 것보다 비용을 더 쉽게 추적할 수 있습니다.

직원들과 함께 기대치 설정

회사 카드로 구매할 수 있는 것과 구매할 수 없는 것에 대해 직원들과 명확히 하십시오. 명확한 지침을 공유함으로써 직원들은 구매할 때 스트레스를 받지 않을 것입니다. 또한 직원이 카드로 구매하는 동안 실수하는 것을 줄여 향후 회사 비용을 절약할 수 있습니다.

Bankruptcy Canada의 CEO인 Jarret Austin은 “신용 카드를 누구에게 발급하기 전에 신용 카드의 용도에 대한 기대치를 설정하십시오. “관리 팀이 구매할 수 있는 것을 식별하는 데 도움이 되도록 해야 할 것과 하지 말아야 할 것의 목록을 만드십시오. 적절한 매장 목록을 만들고 매장 내에서 지출 계정을 설정하여 지출을 더 자세히 추적합니다. 기대치를 설정했으면 휴대전화에 알림을 설정하세요. 몇 분마다 휴대전화를 확인하지 않고도 의심스러운 지출을 추적하는 데 도움이 됩니다. "

명확한 지침 세트는 또한 새싹에서 미래의 문제를 파악하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 직원이 회사 카드로 구매하기 전에 질문이 있는 경우 지침을 따를 수 있습니다.

직원 지출 제한

연구에서 찾은 또 다른 간단한 법인 카드 관리 팁: 발급하는 각 법인 카드에 대해 지출 한도를 설정합니다.

시중에 나와 있는 많은 법인 카드 프로그램에서는 개별 카드에 지출 한도를 설정할 수 있습니다(일부는 팀 수준 예산 책정을 허용함). 이것은 직원이 카드에 불필요한 금액을 넣을 수 없음을 의미합니다. 예를 들어 한도가 $1,000인 카드는 직원이 한 번에 카드에 $1,000 이상을 쓸 수 없음을 의미합니다.

Fig Loans의 공동 설립자인 John Li는 "회사 정책에 팀 및 개인 수준에서 엄격한 월별 지출 및 사용 한도를 설정하십시오. "한도를 초과하는 지출은 경영진의 승인을 받아야 하며 이 지출을 재무 부서에 보고할 수 있습니다."

이렇게 하는 것의 장점은 분명합니다. 가장 주목할만한 점은 직원이 사기성 구매를 할 가능성을 제한할 수 있다는 것입니다. 비용이 카드의 지출 한도를 초과하면 외출하지 않고 값비싼 TV를 구매하지 않을 것입니다. 다음으로 지출 한도를 설정하는 것은 각 직원에 대해 개별 예산을 책정하는 것과 같습니다. 이는 사기 구매가 이루어지지 않더라도 불필요한 지출을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

일부 현대 기업 카드에는 강력한 지출 한도 도구가 포함되어 있습니다. 기업 CAD 현장에서 떠오르는 Ramp는 단 몇 번의 클릭으로 일회성, 일일, 월간 또는 연간 제한을 모두 설정할 수 있는 기능을 제공합니다. 기본 상한선 제어 외에도 Ramp는 다단계 승인을 통합하여 회사의 자금을 안전하고 효율적으로 추가 관리합니다.

구매 카테고리 설정

기업 카드 프로그램을 통해 회사는 직원이 지출할 수 있는 범주를 제한할 수 있습니다. 따라서 기업 카드는 직원이 구매할 수 있는 것과 살 수 없는 것을 제어할 때 특히 강력합니다. 범주 도구를 활용하는 것은 회사의 기업 신용 카드 프로그램을 담당하는 사람들에게 쉬운 일입니다.

Sure Dividend의 CEO인 Ben Reynolds는 "직원들이 개인 경비로 신용 카드를 사용하는 것을 방지할 수 있습니다. "기업도 직원 대신 보상과 혜택을 누릴 수 있습니다."

구매 카테고리를 설정하는 것은 회사의 법인 카드에서 최대한의 보상을 짜내는 열쇠가 될 수 있습니다. 예를 들어, 법인 카드 거대 기업인 Brex는 승차 공유, 여행 및 레스토랑 구매에 대해 더 높은 보상 비율을 제공합니다. Brex를 사용하는 회사는 직원이 해당 범주에서 회사 비용을 지출할 때 카드를 사용하도록 권장하여 추가 비용을 절감할 수 있습니다.

경비 보고 간소화

직원들이 법인 카드로 구매한 비용을 적절하게 지출하도록 하는 가장 쉬운 방법은 무엇입니까? 과정을 쉽게 함으로써.

운 좋게도 많은 회사 카드에는 사용자 친화적인 인터페이스가 있습니다. 사실, 대부분의 최신 법인 카드는 적극적인 경비 보고 방식에 많은 것을 필요로 하지 않습니다. 최근 법인 카드 업계에 진출한 Rho는 누군가가 구매할 때마다 업데이트되는 실시간 경비 보고 기능을 제공합니다. 직원이 경비 양식을 작성하거나 영수증을 업로드할 필요가 없습니다.

모든 것을 문서화

마지막 팁은 특히 중요합니다. 모든 구매를 문서화하십시오. 문서화는 비즈니스 세계에서 항상 중요하지만 재정을 다룰 때 특히 중요합니다. 이것은 직원들에게 영수증을 저장하고 필요한 경비 보고서를 적시에 작성하도록 요구해야 함을 의미합니다. 한편, 회사는 법인 카드를 사용하여 청구가 이루어진 경우 구매를 추적해야 합니다.

Credit Donkey Business Checking의 운영 이사인 Ann Martin은 “가장 큰 요인은 문서화입니다. “지금 대부분의 카드에 빠르고 정확한 설명이 나와 있다는 것은 중요하지 않습니다. 문서를 직접 보관하고 비용이 무엇인지, 무엇을 위한 것인지, 누구와 함께 있었는지 등을 정확히 기록해 두십시오.”

이러한 관행은 또한 회사 지출 방식을 개선하여 비용을 절감할 수 있습니다. Martin은 법인 카드를 통해 회사가 지출에 대해 책임을 지도록 할 수 있다고 덧붙였습니다. "문서화를 잘 하고 있다면 항상 그 비용과 이를 개선하기 위해 할 수 있는 일에 대해 생각하고 있습니다."라고 그녀는 말했습니다.

궁극적으로 기업 카드 책임은 직원이 사기성 구매를 할 가능성을 제한할 수 있습니다. 이렇게 하면 불필요한 감사를 제한하여 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 또한 모든 구매가 회사에서 문서화되었음을 명확하게 전달하면 직원이 회사 카드 사용에 대해 더 정직해질 수 있습니다.

Pillar Wealth Management의 설립자인 Hutch Ashoo는 "모든 구매가 현재 규칙에 따라 평가되고 문서화된다는 것을 직원이 알고 있다면 향후 감사를 요구할 가능성이 훨씬 줄어들 것입니다."라고 말했습니다. "모든 [...] 지출을 일정에 맞추는 것은 기업 신용 카드를 효과적으로 관리하는 열쇠 중 하나입니다."

마지막 생각들

현재 법인 카드 프로그램을 관리하고 있거나 설정하려고 하는 경우 이 기사가 도움이 되었기를 바랍니다. 기업 신용 카드의 세계로 계속 여행을 가려면 해당 주제에 대한 다른 기사를 읽는 것이 좋습니다. 또한 법인카드와 비즈니스 신용카드의 차이점에 대한 요약도 얻을 수 있습니다. 아직도 법인 카드 옵션에 무게를 두고 있습니까? 우리가 가장 좋아하는 기업 신용 카드를 확인하십시오.