如何創建最引人注目的項目儀表板
已發表: 2022-06-29什麼是項目管理儀表板，為什麼它很重要以及如何構建一個？
項目管理儀表板是通過顯示項目各個部分的當前狀態來跟踪項目進度的數據顯示。
聽起來很複雜？
這篇文章中的說明和示例將簡化所有這些，並幫助您創建自己的項目儀表板 1-2-3。
讓我們從您的代理機構目前的表現開始。
你知道你的項目是怎麼做的嗎？ 你能分辨出哪些任務延遲了，哪些任務提前了嗎？ 您的哪些資源落後了？
除非您有一個功能強大的項目儀表板，否則您可能對所有這些問題都回答“不”。
項目儀表板（或與此相關的任何儀表板）對於為您提供前所未有的工作可見性非常重要。 儀表板無需挖掘電子表格和子菜單，而是幫助您輕鬆跟踪最重要的指標，通常是實時的。
結果？ 更快的決策和更好的洞察力。
要構建項目儀表板，您首先要確定正確的指標。 然後，您以準確、相關且易於理解的方式組合它們。
在本指南中，您將了解成功儀表板的核心要素、要使用的指標以及如何將它們組合在一起。
在項目儀表板中包含哪些重要內容？
一個好的項目儀表板包括一組以易於掌握、主要是視覺方式排列的指標。
可以將其視為一份項目報告，但它可以實時或以固定的時間間隔自動更新。
儀表板的主要用途是它以友好的格式從多個來源引入相關數據。
例如，營銷儀表板可能會引入來自 Google Analytics 的流量數據、來自 HootSuite 的社交媒體數據以及來自 AdSense 的 PPC 數據。 從技術上講，您可以獨立訪問所有這些數據，但定期進行訪問需要付出太多努力。
一個好的儀表板——這適用於從項目管理到營銷的一切——有一些共同的特點：
1.視覺一個好的儀表板的標誌是它的視覺友好性。 難以掌握的數據（例如長數字表格）被轉換為易於閱讀的圖形和圖表。 趨勢和運動通過顏色和運動突出顯示。
例如，一個常見的主題是使用紅色突出水滴，使用綠色突出增長。 這可以一目了然地告訴用戶指標是上升還是下降。
當然，僅靠視覺是不夠的。 儀表板也應該是可掃描的。 用戶應該一目了然地了解趨勢、差異和動向。 簡單的更改（例如對兩個單獨的數量使用兩種對比色）可以顯著改善掃描效果。
2. 相關性和可定制性
跟踪沒有人關心的指標的儀表板是沒有實現其目的的儀表板。 最重要的是，您的儀表板必須在正確的時間為正確的人跟踪正確的指標。
當然，當相互競爭的利益開始定義“正確的指標”時，問題就出現了。
這是您開始創建儀表板之前的功課變得至關重要的地方。 僅僅以可視化的方式將一堆 API 組合在一起是不夠的； 你還必須在所有有關各方之間建立共識。
本質上，您的項目儀表板應該與用戶相關。 不要向 CEO 展示與向項目經理展示相同的指標。 為不同的角色創建單獨的儀表板。
甘特圖是一種顯示已完成和即將完成的任務的相關方式，但對於顯示每位客戶的利潤沒有用處。
同時，為他們提供一些定制選項。 如果用戶想要查看每月而不是每天的任務完成率，請讓他們選擇這樣做。
請注意不要提供太多的自定義選項 - 它只會導致混亂。
3. 準確性
不用說，您創建的任何儀表板都應該是準確的。
準確的數據源在這方面有很大幫助。 如果您可以從多個來源收集相同的數據（例如，從Mixpanel和Google Analytics獲取網站流量數據），您可以消除測量來源中的一些錯誤。
更重要的是，儀表板應該只讀取數據，而不是修改它。
4.更新頻率
一個好的儀表板會經常更新以提供有用的信息。 您可能很想實時更新每個指標。 但除非您正在處理大量快速變化的數據，否則實時更新是一種資源浪費。
相反，請考慮實際數據更改的頻率。 在項目儀表板中，資源可能僅在一天結束時記錄其工作時間。 每小時更新一次這個指標是沒有用的。 相反，您可以將其設置為每 24 小時僅更新一次。
同時，考慮最終用戶檢查儀表板的頻率。 如果儀表板每月僅審查一次，那麼將資源用於實時甚至每日更新可能是一種浪費。
換句話說，您的更新頻率應該與 a) 數據的更新頻率和 b) 儀表板本身的訪問頻率相匹配。
最重要的是，儀表板可以讓您的生活更輕鬆，讓您有更多時間做自己喜歡的事情，讓您早點回家吃晚飯！
牢記所有這些因素，讓我們將創建項目儀表板的實際過程分解為易於理解的步驟。
您如何構建項目儀表板？
構建項目儀表板的過程在技術上可能具有挑戰性。 您需要格式正確的數據以及將其轉化為可操作的洞察力的能力。
然而，除了技術挑戰之外，阻礙大多數努力的是對儀表板實際應該做什麼的理解不足。 以錯誤格式顯示錯誤數據的儀表闆對任何人都沒有幫助。
因此，您的第一步應該是準確地弄清楚您需要什麼，更重要的是，弄清楚您為什麼需要它。
您如何選擇在項目管理儀表板上放置什麼？
在決定在項目儀表板上放什麼之前，請先弄清楚以下 5 件事：
- 儀表板的目的
好的儀表板總是以目的為導向的。 他們為特定用戶測量特定事物。 以財務為中心的項目儀表板與以運營為中心的項目儀表板將採用截然不同的形式。
因此，您需要定義的前兩件事是：
- 儀表板的目標用戶
- 儀表板的意圖和目的（即它的用途）
- 您當前正在跟踪的數據
當然，項目儀表板取決於數據。 但並非所有這些數據都同樣有用或可用。
首先製作所有數據源的目錄。 您目前在所有系統中跟踪哪些數據？ 這是什麼格式的？ 你能把它直接插入你的儀表板系統嗎？
接下來，列出您的 KPI（關鍵績效指標）。 這應該包括特定於該儀表板的 KPI，以及您為所有其他業務部分跟踪的 KPI。
- 儀表板格式
談到儀表板格式，您必須回答三個問題：
- 誰將訪問儀表板？ 他們的最高要求是什麼？
- 他們多久訪問一次儀表板？
- 他們將在哪裡訪問儀表板
很大程度上取決於這些問題的答案。 每月僅訪問一次的儀表板可以採用靜態報告的形式。 每天訪問的應該可以通過共享 URL 訪問。
Workamajig以易於閱讀的視覺格式顯示重要信息，例如任務/項目狀態
同樣，如果您的用戶不需要最新更新的數據，靜態儀表板就可以了。 否則，您將希望為他們提供具有一些自定義功能的動態儀表板。
- 樣式註意事項
除了格式，還要考慮項目儀表板的樣式。 想想將訪問儀表板的目標用戶。 他們更喜歡圖表中的複雜程度是多少？ 他們是否具有閱讀格狀圖的技術知識，或者您應該使用更簡單的條形圖嗎？
格狀圖非常適合工程計算，但在財務儀表板上您不會發現它們有太多用處（圖片來源： Visme ）
另外，考慮顏色和主題。 儀表板是否必須遵循任何公司顏色？ 目標用戶是否喜歡某種審美？ 您是否需要擔心任何可訪問性問題？
一般來說，讓您的儀表板盡可能易於閱讀是一個好主意。 在任何項目儀表板中，清晰勝過聰明。
- 您可以使用的工具
最後，考慮您可以訪問或使用起來很舒服的工具（可能並不總是相同）。 Excel 是任何類型統計工作的默認工具，但在 Excel 中創建動態儀表板需要大量技術專長。
像 Workamajig 這樣可靠的項目管理系統可以幫助您根據已有的數據創建詳細的儀表板。
有哪些項目儀表板示例？
既然我們已經解釋了項目儀表板是什麼，您將希望看到一些好的儀表板實際外觀的示例。
以下是 Workamajig 管理儀表板的示例。 可以自定義此儀表板以滿足您所有機構的要求。 它通過向您展示您的代理機構在客戶、客戶經理和服務方面的表現，讓您全面了解一系列項目的進展情況。
下面是一個 Workamajig 儀表板的示例，它特定於一個特定的項目——我們稱之為項目儀表板。
有哪些不同類型的項目儀表板？
不同類型的儀表板在不同的時間、不同的機構對不同的事情有用。 但不要驚慌！ 只有三種主要類型的儀表板：
- 操作儀表板
這種儀表板類型會不斷更新數據，例如數字廣告的投資回報率、社交媒體渠道的健康狀況和網站性能指標。
操作儀表板會告訴您此時此地正在發生的事情，並且可以幫助您做出關於時間和金錢應該在哪裡投資的重要決定。
- 分析儀表板
使用這種類型的儀表板，用戶可以看到數據趨勢，例如特定服務的用戶增加、代理支出的效率以及每個客戶提供的年收入。
分析儀表板聽起來可能很難構建，但由於有大量易於訪問的分析工具，任何人都可以構建這種類型的儀表板。
- 戰略儀表板
戰略儀表板是高管最好的朋友，因為它們可以全面了解 KPI（關鍵績效指標），從而可以輕鬆分析各種指標。
高管可以使用戰略儀表板來衡量不同時期的財務、EBITDA（息稅折舊和攤銷前利潤）和 MRR（每月經常性收入）的增長等方面的績效。
將這三者結合起來，打造一個理想的項目管理儀表板
借助 Workamajig 等高效的項目管理工具，可以輕鬆組合運營、分析和戰略儀表板。 憑藉這種綜合洞察力，您將有能力做出明智的決策，否則這些決策將不會在戰略上做出。
那麼，我如何實際創建我的項目管理儀表板？
很大程度上取決於您如何收集數據（以及如何存儲數據）以及您可以訪問的工具。 對一個機構有效的方法可能對另一個機構無效。
儘管創建項目儀表板沒有明確和直接的路徑，但無論您使用何種工具，這裡都有一些適用於每個項目儀表板的一般提示和最佳實踐：
- 收集和管理您的數據
首先製作所有數據源的目錄。 對於每個來源，還要確定可以導出數據的格式。CSV 是最常見的格式，因為它可以在 Excel、Google 表格和其他儀表板工具中輕鬆使用。
Google Analytics 的此屏幕截圖顯示了可用於導出數據的不同格式
列出所有數據源並確定它們的格式。 你可能有這樣的事情：
- 網絡流量數據 - CSV 格式
- 財務數據 - CSV 和 PDF 格式
- 用戶數據 - SQL 數據庫
大多數儀表板工具應該允許您使用多種格式的數據。 但如果不是這種情況，您需要找到一種方法來轉換數據並使其與您的儀表板工具兼容。
或者，您可以使用 Workamajig 等工具自動收集最重要的項目管理數據並將其轉換為儀表板。
- 確定您的主要指標
從您的每個數據源中，確定您的主要指標及其更新頻率。 後者對於確定是否可以使用靜態儀表板或是否需要動態儀表板特別重要。
例如，項目財務數據不會每天快速變化。 但是一天之內完成的任務清單可能會發生很大變化。 專注於後者的每周靜態儀表板幾乎毫無用處。 如果您想突出顯示此類指標，請嘗試使用動態項目儀表板。
- 確定每個指標的正確元素和設計
接下來，對於您在上面確定的每個指標，列出正確的圖形和您選擇的設計。 同樣，這將取決於您的目標用戶和指標本身的格式。 即將到來的待辦事項列表最好表示為list 。 隨著時間的推移，生產力可以更好地顯示為折線圖。
對於每個指標，還要確定“必須具備”的設計元素。 例如，您可能希望在即將完成的待辦事項列表中顯示名字、任務名稱和個人資料圖片。
上面的屏幕截圖顯示了一個示例任務列表，其中包含每個任務的所有者、任務名稱和他們的個人資料圖片。 （圖片來源： Klipfolio ）
- 創建儀表板佈局
考慮儀表板佈局的最後一步，即您將如何組織儀表板中的數據。
您應該遵循一些可用性啟發式方法：
- 較大的元素會引起更多關注。 因此，讓您最重要的 KPI 成為儀表板上最大的元素。
- 人們從左到右，從上到下閱讀。 你最重要的指標應該在左上角，最不重要的應該在右下角。
- 使用熟悉的顏色（例如紅色表示虧損，綠色表示盈利）和易於閱讀的字體以提高易讀性
在 Pinterest 中搜索儀表板以獲取靈感。 最好是藉用既定的設計規範，而不是重新發明輪子。
最後一步 - 將所有數據放在儀表板工具中。 將正確的指標放在佈局中的正確位置，使用正確的設計，嘿，你準備好與用戶分享了！
但！
雖然項目儀表板可以為您的項目帶來大量可見性和洞察力，但它也可能難以創建，尤其是當您必須從多個來源引入數據時。 Workamajig 等項目管理系統不僅可以幫助您跟踪重要的項目數據，還可以與您已經使用的其他工具集成。
最終結果是一個強大而靈活的項目儀表板，它不僅易於創建，而且易於定制。
親自試用 Workamajig，看看它如何改變您運行項目的方式。
