Como criar o painel de projeto mais atraente

O que é um painel de gerenciamento de projetos, por que é importante e como construir um?

Um painel de gerenciamento de projetos é uma exibição de dados que rastreia o progresso do projeto, mostrando o status atual de várias partes de um projeto.

Parece complicado?

As instruções e exemplos neste post simplificarão tudo isso e configurarão você para criar seu próprio painel de projeto, 1-2-3.

Vamos começar com como sua agência está se saindo agora.

Você sabe exatamente como estão seus projetos? Você pode dizer quais tarefas estão atrasadas e quais estão adiantadas? Quais dos seus recursos estão ficando para trás?

A menos que você tenha um painel de projeto capaz, você provavelmente respondeu 'não' a ​​todas essas perguntas.

Um painel de projeto (ou qualquer painel para esse assunto) é super importante para fornecer visibilidade sem precedentes do seu trabalho. Em vez de vasculhar planilhas e submenus, um painel ajuda a rastrear suas métricas mais importantes com facilidade, geralmente em tempo real.

O resultado? Tomada de decisão mais rápida e melhor percepção.

Para construir um painel de projeto, você primeiro identifica as métricas corretas. Em seguida, você os combina de maneira precisa, relevante e fácil de entender.

Neste guia, você aprenderá sobre os principais ingredientes de um painel de controle bem-sucedido, quais métricas usar e como reunir tudo isso.

O que é importante incluir em um painel de projeto?

Um bom painel de projeto inclui uma coleção de métricas organizadas de maneira fácil de entender, principalmente visual.

Pense nisso como um relatório de projeto, mas atualizado em tempo real ou em intervalos fixos, automaticamente.

A principal utilidade de um painel é que ele traz dados relevantes de várias fontes em um formato amigável.

Um painel de marketing, por exemplo, pode trazer dados de tráfego do Google Analytics, dados de mídia social do HootSuite e dados de PPC do AdSense. Você pode acessar tecnicamente todos esses dados de forma independente, mas é preciso muito esforço para fazê-lo regularmente.

Um bom painel - e isso se aplica a tudo, desde gerenciamento de projetos a marketing - tem alguns recursos comuns:

A marca registrada de um bom painel é sua facilidade visual. Dados que são difíceis de entender (como tabelas numéricas longas) são convertidos em gráficos e tabelas fáceis de ler. Tendências e movimentos são destacados por meio de cores e movimento.

Um tema comum, por exemplo, é usar a cor vermelha para destacar uma gota e a cor verde para o crescimento. Isso informa ao usuário rapidamente se uma métrica está subindo ou descendo.

Não basta ser visual, é claro; o painel também deve ser escaneável. Um usuário deve entender tendências, diferenças e movimentos rapidamente. Mudanças simples, como usar duas cores contrastantes para duas quantidades separadas, podem melhorar drasticamente a digitalização.

2. Relevância e Personalização

Um painel que rastreia métricas com as quais ninguém se importa é um painel que não está cumprindo sua finalidade. Mais do que tudo, seu painel deve rastrear as métricas certas, para a pessoa certa, no momento certo.

O problema, é claro, surge quando interesses conflitantes se resumem a definir as “métricas corretas”.

É aqui que sua lição de casa antes de começar a criar o painel se torna crucial. Não basta simplesmente conectar várias APIs de maneira visual; você também tem que construir um consenso entre todas as partes interessadas.

Essencialmente, o painel do seu projeto deve ser relevante para o usuário. Não mostre ao CEO as mesmas métricas que você mostraria ao gerente de projeto. Crie painéis separados para diferentes funções.

Um gráfico de Gantt é uma maneira relevante de exibir tarefas concluídas e futuras, mas não é útil para exibir o lucro por cliente.

Ao mesmo tempo, ofereça a eles algumas opções de personalização. Se um usuário quiser ver a taxa de conclusão da tarefa mês a mês em vez de diariamente, dê a ele a opção de fazê-lo.

Apenas tome cuidado para não oferecer muitas opções de personalização - isso só levará à confusão.

3. Precisão

Escusado será dizer que qualquer painel que você criar deve ser preciso.

Fontes de dados precisas ajudam muito nesse sentido. Se você puder reunir os mesmos dados de várias fontes (digamos, obter dados de tráfego do site do Mixpanel e do Google Analytics ), poderá eliminar alguns dos erros na fonte de medição.

Mais importante, o painel deve apenas ler os dados, não modificá-los.

4. Frequência de atualização

Um bom painel é atualizado com a frequência necessária para ser útil. Você pode ficar tentado a atualizar todas as métricas em tempo real. Mas, a menos que você esteja lidando com um grande volume de dados que mudam rapidamente, as atualizações em tempo real são um desperdício de recursos.

Em vez disso, considere a frequência com que os dados reais são alterados. Em um painel de projeto, os recursos podem registrar suas horas trabalhadas apenas no final do dia. Atualizar essa métrica a cada hora é inútil. Em vez disso, você pode configurá-lo para atualizar apenas uma vez a cada 24 horas.

Ao mesmo tempo, considere com que frequência o usuário final verificará o painel. Se o painel for revisado apenas uma vez por mês, gastar recursos em atualizações em tempo real ou até mesmo diárias pode ser um desperdício.

Em outras palavras, sua frequência de atualização deve corresponder a) à frequência de atualização dos dados eb) à frequência de acesso do próprio painel.

Mais importante ainda, um painel está lá para facilitar sua vida, dar-lhe mais tempo para fazer as coisas que você gosta e levá-lo para casa mais cedo para o jantar!

Mantendo todos esses fatores em mente, vamos dividir o processo real de criação de um painel de projeto em etapas fáceis de entender.

Como você constrói um painel de projeto?

O processo de construção de um painel de projeto pode ser tecnicamente desafiador. Você precisa de dados no formato certo e da capacidade de transformá-los em insights acionáveis.

No entanto, mais do que os desafios técnicos, o que dificulta a maioria dos empreendimentos é uma má compreensão do que o dashboard deve realmente fazer. Um painel que mostra os dados errados no formato errado não ajuda ninguém.

Seu primeiro passo, portanto, deve ser descobrir exatamente o que você precisa e, mais importante, por que você precisa.

Como você escolhe o que colocar em um painel de gerenciamento de projetos?

Antes de decidir o que colocar no painel do seu projeto, tenha clareza sobre estas 5 coisas:

1. O objetivo do painel

Bons painéis são sempre orientados a propósitos. Eles medem coisas específicas para usuários específicos. Um painel de projeto focado em finanças terá uma forma muito diferente de um painel de projeto focado em operações.

Assim, as duas primeiras coisas que você precisa definir são:

• O usuário de destino do painel
• A intenção e a finalidade do painel (ou seja, para que será usado)
  
  

2. Os dados que você está rastreando no momento

Os painéis de projeto, é claro, dependem de dados. Mas nem todos esses dados são igualmente úteis ou utilizáveis.

Comece fazendo um catálogo de todas as suas fontes de dados. Quais dados você está rastreando atualmente em todos os seus sistemas? Em que formato está isso? Você pode conectá-lo diretamente ao seu sistema de painel?

Em seguida, faça uma lista de seus KPIs (Key Performance Indicators). Isso deve incluir os KPIs específicos desse painel, bem como os KPIs que você acompanha para todas as outras partes do negócio.

3. O formato do painel

Quando se trata do formato do painel, você deve responder a três perguntas:

• Quem vai acessar o painel? Quais são seus principais requisitos?
• Com que frequência eles acessarão o painel?
• Onde eles acessarão o painel

Muito depende das respostas a essas perguntas. Um painel acessado apenas uma vez por mês pode estar na forma de um relatório estático. Um que é acessado diariamente deve ser acessível por meio de um URL compartilhado.

Workamajig mostra informações importantes, como status de tarefas/projetos em formatos visuais fáceis de ler

Da mesma forma, se seus usuários não precisarem de dados atualizados recentemente, um painel estático funcionará bem. Caso contrário, você desejará oferecer a eles um painel dinâmico com alguns recursos de personalização.

4. Considerações de estilo

Além do formato, considere também o estilo do painel do projeto. Pense nos usuários-alvo que acessarão o painel. Que nível de complexidade eles preferem em seus gráficos? Eles têm o conhecimento técnico para ler Trellis Plots ou você deve se contentar com um gráfico de barras mais simples?

Os gráficos de treliça são ótimos para cálculos de engenharia, mas você não encontrará muito uso para eles em um painel financeiro (Fonte da imagem: Visme )

Além disso, considere as cores e os temas. O painel precisa seguir alguma cor corporativa? Os usuários-alvo preferem uma certa estética? Há algum problema de acessibilidade com o qual você precisa se preocupar?

Em geral, é uma boa ideia tornar seus painéis o mais fáceis de ler possível. A clareza supera a inteligência em qualquer painel de projeto.

5. As ferramentas às quais você tem acesso

Por fim, considere as ferramentas às quais você tem acesso ou se sente confortável em usar (que nem sempre são as mesmas). O Excel é a ferramenta padrão para qualquer tipo de esforço estatístico, mas criar painéis dinâmicos no Excel requer muito conhecimento técnico.

Um sistema de gerenciamento de projetos sólido como o Workamajig pode ajudá-lo a criar painéis detalhados a partir dos dados que você já possui.

Quais são alguns exemplos de painéis de projeto?

Agora que explicamos o que é um painel de projeto, você vai querer ver alguns exemplos de como um bom painel realmente se parece.

Abaixo está um exemplo do painel de gerenciamento do Workamajig. Esse painel pode ser personalizado para atender a todos os requisitos de suas agências. Ele fornece uma visão geral de como uma série de projetos está progredindo, mostrando como sua agência está se saindo por cliente, gerente de conta e serviço.

Veja a seguir um exemplo de painel do Workamajig específico para um projeto específico - o que chamaríamos de painel de projeto.

Quais são os diferentes tipos de painéis de projeto?

Diferentes tipos de painéis são úteis para coisas diferentes, em momentos diferentes, em agências diferentes. Mas não entre em pânico! Existem apenas três tipos principais de painéis:

• Painéis operacionais

Esse tipo de painel é constantemente atualizado com dados, como ROI em publicidade digital, a saúde de seus canais de mídia social e métricas de desempenho do site.

Os painéis operacionais informam o que está acontecendo aqui e agora e podem ajudar a tomar decisões importantes sobre onde tempo e dinheiro devem ser investidos.

• Painéis analíticos

Com esse tipo de painel, os usuários podem ver tendências de dados, como aumento de usuários em um determinado serviço, eficiência dos gastos da agência e receita anual fornecida por cada cliente.

Os painéis analíticos podem parecer uma coisa difícil de construir, mas com a abundância de ferramentas analíticas de fácil acesso, esse tipo de painel pode ser construído por qualquer pessoa.

• Painéis estratégicos

Os dashboards estratégicos são os melhores amigos de um executivo, pois permitem uma visão abrangente dos KPI's (indicadores-chave de desempenho), permitindo que diversas métricas sejam analisadas com facilidade.

Os executivos podem usar painéis estratégicos para medir o desempenho de coisas como finanças em diferentes períodos de tempo, EBITDA (lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização) e o crescimento do MRR (receita recorrente mensal).

Combine todos os três para um painel de gerenciamento de projetos ideal

Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos eficiente, como Workamajig, painéis operacionais, analíticos e estratégicos podem ser facilmente combinados. Com essa visão combinada, você terá o poder de tomar decisões sábias que, de outra forma, não teriam sido tomadas estrategicamente.

Então, como eu realmente crio meu painel de gerenciamento de projetos?

Muito dependerá de como você coleta seus dados (e como os armazena) e das ferramentas às quais tem acesso. O que funciona para uma agência pode não funcionar para outra.

Embora não haja um caminho claro e direto para criar um painel de projeto, aqui estão algumas dicas gerais e práticas recomendadas que se aplicam a cada painel de projeto, independentemente das ferramentas que você usa:

1. Colete e organize seus dados

Comece fazendo um catálogo de todas as suas fontes de dados. Para cada fonte, identifique também em qual formato você pode exportar os dados. CSV é o formato mais comum, pois pode ser usado prontamente no Excel, Planilhas Google e outras ferramentas de painel.

Esta captura de tela do Google Analytics mostra os diferentes formatos que você pode usar para exportar dados

Faça uma lista de todas as fontes de dados e identifique seus formatos. Você pode ter algo assim:

• Dados de tráfego da Web - formato CSV
• Dados financeiros - formatos CSV e PDF
• Dados do usuário - banco de dados SQL

A maioria das ferramentas de painel deve permitir que você use dados em vários formatos. Mas se esse não for o caso, você vai querer descobrir uma maneira de converter os dados e torná-los compatíveis com sua ferramenta de painel.

Como alternativa, você pode usar uma ferramenta como o Workamajig para reunir automaticamente seus dados de gerenciamento de projetos mais importantes e transformá-los em um painel.

2. Identifique suas principais métricas

De cada uma de suas fontes de dados, identifique suas principais métricas e sua frequência de atualização. O último é particularmente importante para descobrir se você pode se contentar com um painel estático ou se precisa de um dinâmico.

Por exemplo, os dados financeiros do projeto não mudam rapidamente diariamente. Mas a lista de tarefas concluídas pode mudar muito em um dia. Um painel estático semanal que se concentra no último será quase inútil. Se você quiser destacar essas métricas, tente usar um painel de projeto dinâmico.

3. Identifique o elemento e o design certos para cada métrica

Em seguida, para cada uma das métricas identificadas acima, liste o gráfico certo e o design escolhido. Novamente, isso dependerá de seus usuários-alvo e do formato da própria métrica. Uma lista de tarefas futuras é melhor representada como uma lista . A produtividade ao longo do tempo é melhor mostrada como um gráfico de linhas.

Para cada métrica, identifique também o elemento de design “obrigatório”. Por exemplo, você pode querer mostrar o nome, o nome da tarefa e a foto do perfil em sua lista de tarefas pendentes e concluídas.

A captura de tela acima mostra uma lista de tarefas de amostra com o proprietário de cada tarefa, o nome da tarefa e suas fotos de perfil. (Crédito da imagem: Klipfolio )

4. Crie o layout do seu painel

A etapa final para pensar no layout do painel, ou seja, como você organizará os dados no painel.

Existem algumas heurísticas de usabilidade que você deve seguir:

• Elementos maiores chamam mais atenção. Assim, transforme seus KPIs mais importantes nos maiores elementos do painel.
• As pessoas lêem da esquerda para a direita e de cima para baixo. Sua métrica mais importante deve estar no canto superior esquerdo, a menos importante no canto inferior direito.
• Use cores familiares (como vermelho para perda, verde para lucro) e fontes fáceis de ler para melhorar a legibilidade

Pesquise no Pinterest por painéis de inspiração. É melhor emprestar normas de design estabelecidas do que reinventar a roda.

A etapa final - reúna todos os dados em sua ferramenta de painel. Coloque a métrica certa no lugar certo em seu layout, use o design correto e pronto, você está pronto para compartilhá-la com seus usuários!

MAS!

Embora um painel de projeto possa trazer muita visibilidade e insights para seus projetos, também pode ser difícil criá-lo, especialmente se você precisar trazer dados de várias fontes. Um sistema de gerenciamento de projetos como o Workamajig não apenas ajuda a rastrear dados vitais do projeto, mas também se integra a outras ferramentas que você já usa.

O resultado final é um painel de projeto poderoso e flexível que não é apenas fácil de criar, mas também fácil de personalizar.

Experimente o Workamajig para ver como ele pode transformar a maneira como você executa seus projetos.