最も説得力のあるプロジェクトダッシュボードを作成する方法
公開: 2022-06-29プロジェクト管理ダッシュボードとは何ですか、なぜそれが重要であり、どのように構築するのですか？
プロジェクト管理ダッシュボードは、プロジェクトのさまざまな部分の現在のステータスを表示することにより、プロジェクトの進行状況を追跡するデータの表示です。
複雑に聞こえますか？
この投稿の手順と例を使用すると、これらすべてが簡略化され、独自のプロジェクトダッシュボード1-2-3を作成できるようになります。
あなたの代理店が今どのようにやっているのかから始めましょう。
あなたのプロジェクトがどのように行われているかを正確に知っていますか？ どのタスクが遅れており、どれが予定より進んでいるかわかりますか？ どのリソースが遅れていますか？
有能なプロジェクトダッシュボードがない限り、これらすべての質問に「いいえ」と答えた可能性があります。
プロジェクトダッシュボード（またはそのことについては任意のダッシュボード）は、作業に対する前例のない可視性を提供する上で非常に重要です。 ダッシュボードは、スプレッドシートやサブメニューを掘り下げる代わりに、最も重要なメトリックを簡単に、多くの場合リアルタイムで追跡するのに役立ちます。
結果？ より迅速な意思決定とより良い洞察。
プロジェクトダッシュボードを作成するには、最初に適切なメトリックを特定します。 次に、正確で、関連性があり、理解しやすい方法でそれらを組み合わせます。
このガイドでは、成功するダッシュボードの主要な要素、使用するメトリック、およびそれらをすべてまとめる方法について学習します。
プロジェクトダッシュボードに含めることが重要なものは何ですか？
優れたプロジェクトダッシュボードには、ほとんどが視覚的に把握しやすいように配置されたメトリックのコレクションが含まれています。
プロジェクトレポートと考えてください。ただし、リアルタイムまたは一定の間隔で自動的に更新されるレポートです。
ダッシュボードの主な有用性は、複数のソースからの関連データをわかりやすい形式で取り込むことです。
たとえば、マーケティングダッシュボードには、Google Analyticsからのトラフィックデータ、HootSuiteからのソーシャルメディアデータ、AdSenseからのPPCデータが含まれる場合があります。 技術的には、これらすべてのデータに個別にアクセスできますが、定期的にアクセスするには手間がかかりすぎます。
優れたダッシュボード（これはプロジェクト管理からマーケティングまですべてに適用されます）には、いくつかの共通の機能があります。
1.ビジュアル優れたダッシュボードの特徴は、その視覚的な使いやすさです。 長い数値表など、他の方法では把握しにくいデータは、読みやすいグラフやチャートに変換されます。 トレンドと動きは、色と動きによって強調されます。
たとえば、一般的なテーマは、赤い色を使用してドロップを強調し、緑の色を使用して成長させることです。 これにより、メトリックが上昇しているか下降しているかが一目でわかります。
もちろん、視覚的であるだけでは十分ではありません。 ダッシュボードもスキャン可能である必要があります。 ユーザーは、傾向、違い、および動きを一目で理解する必要があります。 2つの別々の量に2つの対照的な色を使用するなどの単純な変更により、スキャンを大幅に改善できます。
2.関連性とカスタマイズ性
誰も気にしないメトリックを追跡するダッシュボードは、その目的を達成していないダッシュボードです。 何よりも、ダッシュボードは、適切な人のために、適切なタイミングで適切なメトリックを追跡する必要があります。
もちろん、問題は、競合する利害関係者が「適切な指標」の定義に取り掛かるときに発生します。
ここで、ダッシュボードの作成を開始する前の宿題が重要になります。 一連のAPIを視覚的に接続するだけでは不十分です。 また、すべての利害関係者の間でコンセンサスを構築する必要があります。
基本的に、プロジェクトダッシュボードはユーザーに関連している必要があります。 プロジェクトマネージャーに表示するのと同じメトリックをCEOに表示しないでください。 役割ごとに個別のダッシュボードを作成します。
ガントチャートは、完了したタスクと今後のタスクを表示するための適切な方法ですが、クライアントごとの利益を表示するのには役立ちません。
同時に、いくつかのカスタマイズオプションを提供します。 ユーザーが毎日ではなく月ごとのタスク完了率を確認したい場合は、そうするオプションをユーザーに提供します。
あまり多くのカスタマイズオプションを提供しないように注意してください。混乱を招くだけです。
3.精度
言うまでもなく、作成するダッシュボードは正確である必要があります。
正確なデータソースは、この点で大いに役立ちます。 複数のソースから同じデータをクラブ化できる場合（たとえば、 MixpanelとGoogle Analyticsの両方からWebサイトのトラフィックデータを取得する場合）、測定ソースのエラーの一部を排除できます。
さらに重要なことに、ダッシュボードはデータを読み取るだけで、変更することはできません。
4.更新頻度
優れたダッシュボードは、役立つのに十分な頻度で更新されます。 すべてのメトリックをリアルタイムで更新したくなるかもしれません。 しかし、急速に変化する大量のデータを処理しない限り、リアルタイムの更新はリソースの浪費です。
代わりに、実際のデータが変更される頻度を検討してください。 プロジェクトダッシュボードでは、リソースは1日の終わりにのみ作業した時間にログインする場合があります。 このメトリックを1時間ごとに更新しても意味がありません。 代わりに、24時間に1回だけ更新するように設定できます。
同時に、エンドユーザーがダッシュボードをチェックする頻度を検討してください。 ダッシュボードを月に1回だけレビューする場合は、リアルタイムまたは毎日の更新にリソースを費やすのは無駄になる可能性があります。
つまり、更新頻度は、a）データの更新頻度、およびb）ダッシュボード自体のアクセス頻度と一致する必要があります。
最も重要なのは、ダッシュボードがあなたの生活を楽にし、あなたが楽しんでいることをするためのより多くの時間を与え、夕食のためにあなたを早く家に帰らせるためにあることです！
これらすべての要素を念頭に置いて、プロジェクトダッシュボードを作成する実際のプロセスをわかりやすい手順に分解してみましょう。
プロジェクトダッシュボードをどのように構築しますか？
プロジェクトダッシュボードを構築するプロセスは、技術的に困難な場合があります。 適切な形式のデータと、それを実用的な洞察に変える能力が必要です。
ただし、技術的な課題以上に、ダッシュボードが実際に何をすべきかについての理解が不十分であることが、ほとんどの努力を妨げています。 間違ったデータを間違った形式で表示するダッシュボードは、だれにも役立ちません。
したがって、最初のステップは、必要なものを正確に把握し、さらに重要なことに、なぜそれが必要なのかを理解することです。
プロジェクト管理ダッシュボードに何を配置するかをどのように選択しますか？
プロジェクトダッシュボードに何を配置するかを決める前に、次の5つのことを明確にしてください。
- ダッシュボードの目的
優れたダッシュボードは常に目的に基づいています。 特定のユーザーの特定のものを測定します。 財務に焦点を当てたプロジェクトダッシュボードは、運用に焦点を当てたプロジェクトダッシュボードとは非常に異なる形になります。
したがって、定義する必要がある最初の2つのことは次のとおりです。
- ダッシュボードのターゲットユーザー
- ダッシュボードの目的と目的（つまり、ダッシュボードの用途）
- 現在追跡しているデータ
もちろん、プロジェクトダッシュボードはデータに依存しています。 しかし、このすべてのデータが等しく有用または使用できるわけではありません。
すべてのデータソースのカタログを作成することから始めます。 現在、すべてのシステムでどのデータを追跡していますか？ これはどのような形式ですか？ ダッシュボードシステムに直接接続できますか？
次に、KPI（主要業績評価指標）のリストを作成します。 これには、そのダッシュボードに固有のKPIと、ビジネスの他のすべての部分について追跡するKPIを含める必要があります。
- ダッシュボード形式
ダッシュボード形式に関しては、次の3つの質問に答える必要があります。
- 誰がダッシュボードにアクセスしますか？ 彼らの最大の要件は何ですか？
- 彼らはどのくらいの頻度でダッシュボードにアクセスしますか？
- ダッシュボードにはどこからアクセスしますか
これらの質問への回答に大きく依存します。 月に1回だけアクセスされるダッシュボードは、静的レポートの形式にすることができます。 毎日アクセスされるものは、共有URLを介してアクセスできる必要があります。
Workamajigは、タスク/プロジェクトのステータスなどの重要な情報を読みやすい視覚的な形式で表示します
同様に、ユーザーが新しく更新されたデータを必要としない場合は、静的ダッシュボードで問題ありません。 それ以外の場合は、いくつかのカスタマイズ機能を備えた動的なダッシュボードを提供する必要があります。
- スタイルに関する考慮事項
形式とは別に、プロジェクトダッシュボードのスタイルも考慮してください。 ダッシュボードにアクセスするターゲットユーザーについて考えてみてください。 彼らはグラフでどの程度の複雑さを好みますか？ 彼らはトレリスプロットを読むための技術的なノウハウを持っていますか、それとももっと単純な棒グラフでやり遂げるべきですか？
トレリスプロットは工学計算には最適ですが、財務ダッシュボードではあまり使用されません（画像ソース： Visme ）
また、色やテーマも考慮してください。 ダッシュボードは企業の色に従う必要がありますか？ ターゲットユーザーは特定の美学を好みますか？ 心配する必要のあるアクセシビリティの問題はありますか？
一般に、ダッシュボードをできるだけ読みやすくすることをお勧めします。 明快さは、どのプロジェクトダッシュボードでも巧妙さよりも優れています。
- アクセスできるツール
最後に、アクセスできるツールまたは使いやすいツールを検討してください（常に同じであるとは限りません）。 Excelは、あらゆる種類の統計作業のデフォルトツールですが、Excelで動的ダッシュボードを作成するには、多くの技術的専門知識が必要です。
Workamajigのような堅固なプロジェクト管理システムは、既存のデータから詳細なダッシュボードを作成するのに役立ちます。
プロジェクトダッシュボードの例をいくつか挙げてください。
プロジェクトダッシュボードとは何かを説明したので、優れたダッシュボードが実際にどのように見えるかの例をいくつか見てみましょう。
以下は、Workamajigの管理ダッシュボードの例です。 このダッシュボードは、すべての代理店の要件に合わせてカスタマイズできます。 クライアント、アカウントマネージャー、およびサービスごとに代理店がどのように行っているかを示すことにより、さまざまなプロジェクトがどのように進行しているかについての包括的な洞察を提供します。
以下は、1つの特定のプロジェクト（プロジェクトダッシュボードと呼びます）に固有のWorkamajigダッシュボードの例です。
プロジェクトダッシュボードの種類は何ですか？
さまざまな種類のダッシュボードは、さまざまな目的、さまざまな時間、さまざまな機関で役立ちます。 しかし、慌てる必要はありません！ ダッシュボードには、主に3つのタイプしかありません。
- 運用ダッシュボード
このダッシュボードタイプは、デジタル広告のROI、ソーシャルメディアチャネルの状態、Webサイトのパフォーマンスメトリックなどのデータで常に更新されます。
運用ダッシュボードは、現在ここで何が起こっているかを示し、時間とお金をどこに投資すべきかについて重要な決定を下すのに役立ちます。
- 分析ダッシュボード
このタイプのダッシュボードを使用すると、ユーザーは、特定のサービスでのユーザーの増加、代理店の支出の効率、すべての顧客から提供される年間収益などのデータの傾向を確認できます。
分析ダッシュボードは作成するのが難しいように聞こえるかもしれませんが、簡単にアクセスできる分析ツールが豊富にあるため、このタイプのダッシュボードは誰でも作成できます。
- 戦略的なダッシュボード
戦略的ダッシュボードは、KPI（主要業績評価指標）を一望でき、さまざまな指標を簡単に分析できるため、経営幹部の親友です。
経営幹部は、戦略的ダッシュボードを使用して、さまざまな期間の財務、EBITDA（利息、税金、減価償却、および償却前の収益）、MRR（月次経常収益）の成長などのパフォーマンスを測定できます。
3つすべてを組み合わせて、理想的なプロジェクト管理ダッシュボードを作成します
Workamajigのような効率的なプロジェクト管理ツールを使用すると、運用、分析、および戦略のダッシュボードを簡単に組み合わせることができます。 この組み合わされた洞察により、戦略的に行われなかった賢明な決定を下す力が得られます。
では、実際にプロジェクト管理ダッシュボードを作成するにはどうすればよいですか？
データの収集方法（およびデータの保存方法）とアクセスできるツールに大きく依存します。 あるエージェンシーで機能するものが、別のエージェンシーでは機能しない場合があります。
プロジェクトダッシュボードを作成するための明確で直接的な方法はありませんが、使用するツールに関係なく、すべてのプロジェクトダッシュボードに適用される一般的なヒントとベストプラクティスを次に示します。
- データを収集してキュレートする
すべてのデータソースのカタログを作成することから始めます。 ソースごとに、データをエクスポートできる形式も特定します。CSVは、Excel、Googleスプレッドシート、その他のダッシュボードツールで簡単に使用できるため、最も一般的な形式です。
Google Analyticsのこのスクリーンショットは、データのエクスポートに使用できるさまざまな形式を示しています
すべてのデータソースのリストを作成し、それらの形式を特定します。 あなたはこのようなものを持っているかもしれません：
- Webトラフィックデータ-CSV形式
- 財務データ-CSVおよびPDF形式
- ユーザーデータ-SQLデータベース
ほとんどのダッシュボードツールでは、複数の形式のデータを使用できます。 ただし、そうでない場合は、データを変換してダッシュボードツールと互換性を持たせる方法を見つけてください。
または、Workamajigなどのツールを使用して、最も重要なプロジェクト管理データを自動的に収集し、ダッシュボードに変換することもできます。
- 上位の指標を特定する
各データソースから、上位の指標とその更新頻度を特定します。 後者は、静的ダッシュボードで対応できるかどうか、または動的ダッシュボードが必要かどうかを判断するために特に重要です。
たとえば、プロジェクトの財務データは毎日急速に変化することはありません。 ただし、完了したタスクのリストは1日で大きく変わる可能性があります。 後者に焦点を当てた毎週の静的ダッシュボードはほとんど役に立たないでしょう。 このような指標を強調したい場合は、代わりに動的プロジェクトダッシュボードを使用してみてください。
- 各指標に適した要素と設計を特定する
次に、上記で特定した各指標について、適切なグラフィックと選択したデザインをリストします。 繰り返しますが、これはターゲットユーザーとメトリック自体の形式によって異なります。 今後のやることのリストは、まあ、リストとして最もよく表されます。 時間の経過に伴う生産性は、折れ線グラフとしてより適切に表示されます。
メトリックごとに、「必須」の設計要素も特定します。 たとえば、今後のタスクと完了したタスクのリストに、名、タスク名、プロフィール写真を表示したい場合があります。
上のスクリーンショットは、各タスクの所有者、タスク名、およびそれらのプロフィール写真を含むサンプルタスクリストを示しています。 （画像クレジット： Klipfolio ）
- ダッシュボードレイアウトを作成する
ダッシュボードのレイアウト、つまりダッシュボードのデータをどのように整理するかを考える最後のステップ。
従う必要のあるユーザビリティヒューリスティックがいくつかあります。
- 要素が大きいほど注目を集めます。 したがって、最も重要なKPIをダッシュボードの最大の要素にします。
- 人々は左から右へ、そして上から下へと読みます。 最も重要な指標は左上隅にあり、最も重要度の低い指標は右下隅にある必要があります。
- 読みやすさを向上させるために、使い慣れた色（損失の場合は赤、利益の場合は緑など）と読みやすいフォントを使用します
Pinterestでダッシュボードを検索して、インスピレーションを得てください。 車輪の再発明をするよりも、確立された設計基準を借りるのが最善です。
最後のステップ-ダッシュボードツールにすべてのデータをまとめます。 レイアウトの適切な場所に適切なメトリックを配置し、適切なデザインを使用してください。これで、ユーザーと共有する準備が整いました。
しかし！
プロジェクトダッシュボードは、プロジェクトに多くの可視性と洞察をもたらすことができますが、特に複数のソースからデータを取り込む必要がある場合は、作成が難しい場合もあります。 Workamajigなどのプロジェクト管理システムは、重要なプロジェクトデータを追跡するのに役立つだけでなく、すでに使用している他のツールと統合することもできます。
その結果、強力で柔軟なプロジェクトダッシュボードが作成され、作成が簡単であるだけでなく、カスタマイズも簡単になります。
Workamajigを試して、プロジェクトの実行方法をどのように変えることができるかを確認してください。
