Cómo crear el panel de control del proyecto más convincente

¿Qué es un panel de administración de proyectos, por qué es importante y cómo crear uno?

Un tablero de administración de proyectos es una pantalla de datos que rastrea el progreso del proyecto al mostrar el estado actual de varias partes de un proyecto.

¿Suena complicado?

Las instrucciones y los ejemplos de esta publicación simplificarán todo eso y lo prepararán para crear su propio tablero de proyectos, 1-2-3.

Comencemos con cómo le está yendo a su agencia en este momento.

¿Sabes exactamente cómo van tus proyectos? ¿Puedes decir qué tareas están retrasadas y cuáles están adelantadas? ¿Cuáles de sus recursos se están quedando atrás?

A menos que tenga un panel de control de proyecto capaz, es probable que haya respondido 'no' a todas estas preguntas.

Un tablero de proyecto (o cualquier tablero para el caso) es muy importante para brindarle una visibilidad sin precedentes de su trabajo. En lugar de buscar en hojas de cálculo y submenús, un tablero lo ayuda a rastrear sus métricas más importantes fácilmente, a menudo en tiempo real.

¿El resultado? Toma de decisiones más rápida y mejor conocimiento.

Para crear un tablero de proyectos, primero identifica las métricas correctas. Luego, los combina de una manera precisa, relevante y fácil de entender.

En esta guía, aprenderá sobre los ingredientes básicos de un tablero exitoso, qué métricas usar y cómo combinarlo todo.

¿Qué es importante incluir en un Project Dashboard?

Un buen panel de control del proyecto incluye una colección de métricas organizadas de una manera fácil de entender, en su mayoría visual.

Piense en ello como un informe de proyecto, pero que se actualiza en tiempo real o en intervalos fijos, automáticamente.

La principal utilidad de un tablero es que trae datos relevantes de múltiples fuentes en un formato amigable.

Un tablero de marketing, por ejemplo, podría traer datos de tráfico de Google Analytics, datos de redes sociales de HootSuite y datos de PPC de AdSense. Técnicamente, puede acceder a todos estos datos de forma independiente, pero requiere demasiado esfuerzo hacerlo de forma regular.

Un buen tablero, y esto se aplica a todo, desde la gestión de proyectos hasta el marketing, tiene algunas características comunes:

El sello distintivo de un buen tablero es su amabilidad visual. Los datos que de otro modo serían difíciles de comprender (como tablas numéricas largas) se convierten en gráficos y cuadros fáciles de leer. Las tendencias y los movimientos se destacan a través de colores y movimiento.

Un tema común, por ejemplo, es usar el color rojo para resaltar una gota y el color verde para el crecimiento. Esto le dice al usuario de un vistazo si una métrica está subiendo o bajando.

No es suficiente ser visual, por supuesto; el tablero también debe ser escaneable. Un usuario debe comprender las tendencias, las diferencias y los movimientos de un vistazo. Los cambios simples, como usar dos colores contrastantes para dos cantidades separadas, pueden mejorar drásticamente el escaneo.

2. Relevancia y personalización

Un tablero que realiza un seguimiento de las métricas que a nadie le importan es un tablero que no cumple su propósito. Más que nada, su tablero debe rastrear las métricas correctas, para la persona correcta, en el momento correcto.

El problema, por supuesto, surge cuando los intereses en conflicto se ponen a definir las "métricas correctas".

Aquí es donde su tarea antes de comenzar a crear el tablero se vuelve crucial. No es suficiente simplemente conectar un montón de API de manera visual; también hay que generar consenso entre todas las partes interesadas.

Esencialmente, el tablero de su proyecto debe ser relevante para el usuario. No le muestres al CEO las mismas métricas que le mostrarías al gerente del proyecto. Cree tableros separados para diferentes roles.

Un diagrama de Gantt es una forma relevante de mostrar las tareas completadas y las próximas, pero no es útil para mostrar las ganancias por cliente.

Al mismo tiempo, ofréceles algunas opciones de personalización. Si un usuario quiere ver la tasa de finalización de tareas mes a mes en lugar de diariamente, déle la opción de hacerlo.

Solo tenga cuidado de no ofrecer demasiadas opciones de personalización, ya que solo generará confusión.

3. Precisión

No hace falta decir que cualquier tablero que cree debe ser preciso.

Las fuentes de datos precisas ayudan mucho en este sentido. Si puede agrupar los mismos datos de varias fuentes (por ejemplo, obtener datos de tráfico del sitio web tanto de Mixpanel como de Google Analytics ), puede eliminar algunos de los errores en la fuente de medición.

Más importante aún, el tablero solo debe leer datos, no modificarlos.

4. Frecuencia de actualización

Un buen tablero se actualiza con la frecuencia suficiente para que sea útil. Es posible que tenga la tentación de actualizar cada métrica en tiempo real. Pero, a menos que esté lidiando con un volumen masivo de datos que cambian rápidamente, las actualizaciones en tiempo real son una pérdida de recursos.

En su lugar, considere con qué frecuencia cambian los datos reales. En un tablero de proyectos, los recursos pueden registrar sus horas trabajadas solo al final del día. Actualizar esta métrica cada hora es inútil. En cambio, puede configurarlo para que se actualice solo una vez cada 24 horas.

Al mismo tiempo, considere la frecuencia con la que el usuario final revisará el tablero. Si el tablero se va a revisar solo una vez al mes, gastar recursos en tiempo real o incluso en actualizaciones diarias puede ser un desperdicio.

En otras palabras, su frecuencia de actualización debe coincidir con a) la frecuencia de actualización de los datos y b) la frecuencia de acceso del panel mismo.

Lo que es más importante, un tablero está ahí para facilitarle la vida, darle más tiempo para hacer las cosas que disfruta y llegar a casa antes para la cena.

Teniendo en cuenta todos estos factores, analicemos el proceso real de creación de un tablero de proyecto en pasos fáciles de entender.

¿Cómo se crea un Panel de control del proyecto?

El proceso de creación de un tablero de proyecto puede ser técnicamente desafiante. Necesita datos en el formato correcto y la capacidad de convertirlos en información procesable.

Sin embargo, más que los desafíos técnicos, lo que dificulta la mayoría de los esfuerzos es una comprensión deficiente de lo que realmente debería hacer el tablero. Un tablero que muestra los datos incorrectos en el formato incorrecto no ayuda a nadie.

Su primer paso, por lo tanto, debe ser averiguar exactamente lo que necesita y, lo que es más importante, por qué lo necesita.

¿Cómo elige qué poner en un tablero de administración de proyectos?

Antes de decidir qué poner en el tablero de su proyecto, obtenga claridad sobre estas 5 cosas:

1. El propósito del tablero

Los buenos tableros siempre tienen un propósito. Miden cosas específicas para usuarios específicos. Un panel de control de proyecto centrado en finanzas tendrá una forma muy diferente a un panel de control de proyecto centrado en operaciones.

Por lo tanto, las dos primeras cosas que necesita definir son:

• El usuario objetivo del tablero
• La intención y el propósito del tablero (es decir, para qué se utilizará)
  
  

2. Los datos que estás rastreando actualmente

Los tableros de proyectos, por supuesto, dependen de los datos. Pero no todos estos datos son igualmente útiles o aprovechables.

Comience por hacer un catálogo de todas sus fuentes de datos. ¿Qué datos está rastreando actualmente en todos sus sistemas? ¿En qué formato está esto? ¿Puedes conectarlo directamente a tu sistema de tablero?

A continuación, haga una lista de sus KPI (indicadores clave de rendimiento). Esto debe incluir los KPI específicos de ese tablero, así como los KPI que rastrea para todas las demás partes del negocio.

3. El formato del tablero

Cuando se trata del formato del tablero, debe responder tres preguntas:

• ¿Quién accederá al tablero? ¿Cuáles son sus principales requisitos?
• ¿Con qué frecuencia accederán al tablero?
• ¿Dónde accederán al tablero?

Mucho depende de las respuestas a estas preguntas. Un tablero al que se accede solo una vez al mes puede tener la forma de un informe estático. Uno al que se accede diariamente debe ser accesible a través de una URL compartida.

Workamajig muestra información importante como el estado de la tarea/proyecto en formatos visuales fáciles de leer

Del mismo modo, si sus usuarios no necesitan datos actualizados recientemente, un tablero estático funcionará bien. De lo contrario, querrá ofrecerles un tablero dinámico con algunas capacidades de personalización.

4. Consideraciones de estilo

Además del formato, también considere el estilo del tablero del proyecto. Piense en los usuarios objetivo que accederán al tablero. ¿Qué nivel de complejidad prefieren en sus gráficos? ¿Tienen los conocimientos técnicos para leer diagramas Trellis o debería arreglárselas con un gráfico de barras más simple?

Los diagramas Trellis son excelentes para los cálculos de ingeniería, pero no encontrarán mucho uso para ellos en un tablero financiero (Fuente de la imagen: Visme )

Además, tenga en cuenta los colores y los temas. ¿El tablero tiene que seguir algún color corporativo? ¿Los usuarios objetivo prefieren una determinada estética? ¿Hay algún problema de accesibilidad por el que deba preocuparse?

En general, es una buena idea hacer que sus tableros sean lo más fáciles de leer posible. La claridad triunfa sobre la inteligencia en cualquier tablero de proyectos.

5. Las herramientas a las que tienes acceso

Finalmente, considere las herramientas a las que tiene acceso o se siente cómodo usando (que pueden no ser siempre las mismas). Excel es la herramienta predeterminada para cualquier tipo de actividad estadística, pero la creación de paneles dinámicos en Excel requiere mucha experiencia técnica.

Un sistema de gestión de proyectos sólido como Workamajig puede ayudarlo a crear paneles detallados a partir de los datos que ya tiene.

¿Cuáles son algunos ejemplos de tableros de proyectos?

Ahora que hemos explicado qué es un tablero de proyecto, querrá ver algunos ejemplos de cómo se ve realmente un buen tablero.

A continuación se muestra un ejemplo del panel de administración de Workamajig. Este panel se puede personalizar para adaptarse a todos los requisitos de sus agencias. Le brinda una visión completa del progreso de una variedad de proyectos al mostrarle cómo le está yendo a su agencia por cliente, gerente de cuenta y servicio.

El siguiente es un ejemplo de un tablero de Workamajig que es específico para un proyecto en particular, lo que llamaríamos un tablero de proyecto.

¿Cuáles son los diferentes tipos de paneles de proyectos?

Diferentes tipos de tableros son útiles para diferentes cosas, en diferentes momentos, en diferentes agencias. ¡Pero no entres en pánico! Solo hay tres tipos principales de tableros:

• Cuadros de mando operativos

Este tipo de panel se actualiza constantemente con datos, como el ROI de la publicidad digital, el estado de sus canales de redes sociales y las métricas de rendimiento del sitio web.

Los paneles operativos le informan lo que está sucediendo aquí y ahora y pueden ayudarlo a tomar decisiones importantes sobre dónde se debe invertir el tiempo y el dinero.

• Cuadros de mando analíticos

Con este tipo de tablero, los usuarios pueden ver las tendencias de los datos, como un aumento de usuarios en un servicio en particular, la eficiencia del gasto de la agencia y los ingresos anuales proporcionados por cada cliente.

Los tableros analíticos pueden sonar como algo difícil de construir, pero con la abundancia de herramientas analíticas de fácil acceso, cualquiera puede construir este tipo de tablero.

• Tableros estratégicos

Los tableros estratégicos son el mejor amigo de un ejecutivo, ya que permiten una vista panorámica de los KPI (indicadores clave de rendimiento), lo que permite analizar fácilmente varias métricas.

Los ejecutivos pueden usar tableros estratégicos para medir el desempeño de cosas como finanzas durante diferentes períodos de tiempo, EBITDA (ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización) y el crecimiento de MRR (ingresos recurrentes mensuales).

Combine los tres para obtener un panel de gestión de proyectos ideal

Con una herramienta de gestión de proyectos eficiente, como Workamajig, los paneles operativos, analíticos y estratégicos se pueden combinar fácilmente. Con esta información combinada, tendrá el poder de tomar decisiones acertadas que, de otro modo, no se habrían tomado estratégicamente.

Entonces, ¿cómo creo realmente mi panel de administración de proyectos?

Mucho dependerá de cómo recopile sus datos (y cómo los almacene) y las herramientas a las que tenga acceso. Lo que funciona para una agencia puede no funcionar para otra.

Aunque no existe una ruta clara y directa para crear un tablero de proyecto, aquí hay algunos consejos generales y mejores prácticas que se aplican a cada tablero de proyecto, independientemente de las herramientas que utilice:

1. Recopilar y curar sus datos

Comience por hacer un catálogo de todas sus fuentes de datos. Para cada fuente, identifique también en qué formato puede exportar los datos. CSV es el formato más común, ya que se puede usar fácilmente en Excel, Hojas de cálculo de Google y otras herramientas de tablero.

Esta captura de pantalla de Google Analytics muestra los diferentes formatos que puede usar para exportar datos

Haga una lista de todas las fuentes de datos e identifique sus formatos. Es posible que tengas algo como esto:

• Datos de tráfico web - formato CSV
• Datos financieros: formatos CSV y PDF
• Datos de usuario - base de datos SQL

La mayoría de las herramientas del tablero deberían permitirle usar datos en múltiples formatos. Pero si ese no es el caso, querrá encontrar una manera de convertir los datos y hacerlos compatibles con su herramienta de tablero.

Alternativamente, puede usar una herramienta como Workamajig para recopilar automáticamente sus datos de gestión de proyectos más importantes y convertirlos en un tablero.

2. Identifica tus principales métricas

De cada una de sus fuentes de datos, identifique sus métricas principales y su frecuencia de actualización. Este último es particularmente importante para determinar si puede arreglárselas con un tablero estático o si necesita uno dinámico.

Por ejemplo, los datos financieros del proyecto no cambian rápidamente todos los días. Pero la lista de tareas completadas puede cambiar mucho en un día. Un tablero estático semanal que se centre en este último será casi inútil. Si desea resaltar dichas métricas, intente usar un tablero de proyecto dinámico en su lugar.

3. Identifique el elemento y el diseño adecuados para cada métrica

A continuación, para cada una de las métricas que identificó anteriormente, enumere el gráfico correcto y el diseño elegido. Una vez más, esto dependerá de los usuarios objetivo y del formato de la métrica en sí. Una lista de próximas tareas pendientes se representa mejor como una lista . La productividad a lo largo del tiempo se muestra mejor como un gráfico de líneas.

Para cada métrica, identifique también el elemento de diseño "imprescindible". Por ejemplo, es posible que desee mostrar el nombre, el nombre de la tarea y la imagen de perfil en su lista de tareas pendientes próximas y finalizadas.

La captura de pantalla anterior muestra una lista de tareas de muestra con el propietario de cada tarea, el nombre de la tarea y sus imágenes de perfil. (Crédito de la imagen: Klipfolio )

4. Crea tu diseño de tablero

El paso final para pensar en el diseño del tablero, es decir, cómo organizará los datos en el tablero.

Hay algunas heurísticas de usabilidad que debe seguir:

• Los elementos más grandes llaman más la atención. Por lo tanto, haga que sus KPI más importantes sean los elementos más grandes del tablero.
• La gente lee de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Su métrica más importante debe estar en la esquina superior izquierda, la menos importante en la parte inferior derecha.
• Use colores familiares (como rojo para pérdidas, verde para ganancias) y fuentes fáciles de leer para mejorar la legibilidad

Busque paneles en Pinterest para inspirarse. Es mejor tomar prestadas las normas de diseño establecidas que reinventar la rueda.

El paso final: reúna todos los datos en su herramienta de tablero. Coloque la métrica correcta en el lugar correcto en su diseño, use el diseño correcto y listo, ¡está listo para compartirlo con sus usuarios!

¡PERO!

Si bien un tablero de proyectos puede brindar una gran cantidad de visibilidad e información sobre sus proyectos, también puede ser difícil de crear, especialmente si tiene que traer datos de múltiples fuentes. Un sistema de gestión de proyectos como Workamajig no solo lo ayuda a realizar un seguimiento de los datos vitales del proyecto, sino que también se integra con otras herramientas que ya utiliza.

El resultado final es un tablero de proyectos potente y flexible que no solo es fácil de crear, sino también fácil de personalizar.

Pruebe Workamajig usted mismo para ver cómo puede transformar la forma en que ejecuta sus proyectos.