가장 매력적인 프로젝트 대시보드를 만드는 방법

프로젝트 관리 대시보드란 무엇이며 왜 중요하며 어떻게 구축합니까?

프로젝트 관리 대시보드는 프로젝트의 다양한 부분에 대한 현재 상태를 표시하여 프로젝트 진행 상황을 추적하는 데이터 표시입니다.

복잡하게 들리나요?

이 게시물의 지침과 예제는 이 모든 것을 단순화하고 자신만의 프로젝트 대시보드인 1-2-3을 만들도록 설정할 것입니다.

귀하의 에이전시가 지금 어떻게 하고 있는지부터 시작하겠습니다.

귀하의 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 정확히 알고 있습니까? 어떤 작업이 지연되고 어떤 작업이 일정보다 앞서 있는지 알 수 있습니까? 어떤 리소스가 뒤처지고 있습니까?

유능한 프로젝트 대시보드가 ​​없다면 이 모든 질문에 '아니오'라고 대답했을 것입니다.

프로젝트 대시보드 (또는 해당 문제에 대한 모든 대시보드)는 작업에 대한 전례 없는 가시성을 제공하는 데 매우 중요합니다. 스프레드시트와 하위 메뉴를 살펴보는 대신 대시보드를 사용하면 가장 중요한 메트릭을 종종 실시간으로 쉽게 추적할 수 있습니다.

결과? 더 빠른 의사 결정과 더 나은 통찰력.

프로젝트 대시보드를 구축하려면 먼저 올바른 메트릭을 식별해야 합니다. 그런 다음 정확하고 관련성이 있으며 이해하기 쉬운 방식으로 이들을 결합합니다.

이 가이드에서는 성공적인 대시보드의 핵심 요소, 사용할 메트릭, 이 모든 것을 통합하는 방법에 대해 알아봅니다.

프로젝트 대시보드에 포함해야 하는 중요한 사항은 무엇입니까?

좋은 프로젝트 대시보드에는 대부분 시각적인 방식으로 파악하기 쉽게 정렬된 메트릭 모음이 포함됩니다.

프로젝트 보고서라고 생각하면 되지만 실시간으로 또는 고정된 간격으로 자동으로 업데이트되는 보고서입니다.

대시보드의 주요 유틸리티는 친숙한 형식으로 여러 소스에서 관련 데이터를 가져오는 것입니다.

예를 들어 마케팅 대시보드는 Google Analytics의 트래픽 데이터, HootSuite의 소셜 미디어 데이터, 애드센스의 PPC 데이터를 가져올 수 있습니다. 기술적으로 이 모든 데이터에 독립적으로 액세스할 수 있지만 정기적으로 액세스하려면 너무 많은 노력이 필요합니다.

좋은 대시보드(이는 프로젝트 관리에서 마케팅에 이르기까지 모든 것에 적용됨)에는 몇 가지 공통 기능이 있습니다.

좋은 대시보드의 특징은 시각적 친화성입니다. 다른 방법으로는 파악하기 어려운 데이터(예: 긴 숫자 표)를 읽기 쉬운 그래프 및 차트로 변환합니다. 트렌드와 움직임은 색상과 모션을 통해 강조 표시됩니다.

예를 들어 일반적인 주제는 빨간색을 사용하여 물방울을 강조하고 녹색을 사용하여 성장하는 것입니다. 이것은 메트릭이 상승 또는 하락하는지 여부를 사용자에게 한 눈에 알려줍니다.

물론 시각적인 것만으로는 충분하지 않습니다. 대시보드도 스캔할 수 있어야 합니다. 사용자는 트렌드, 차이점 및 움직임을 한 눈에 이해해야 합니다. 두 개의 개별 수량에 대해 두 개의 대비되는 색상을 사용하는 것과 같은 간단한 변경으로 스캐닝을 크게 향상시킬 수 있습니다.

2. 관련성 및 사용자 정의 가능성

아무도 신경 쓰지 않는 지표를 추적하는 대시보드는 그 목적을 달성하지 못하는 대시보드입니다. 무엇보다 대시보드는 적시에 적절한 사람에 대한 적절한 지표를 추적해야 합니다.

물론 문제는 경쟁적인 이해 관계가 "올바른 측정 기준"을 정의하는 데까지 이르렀을 때 발생합니다.

여기에서 대시보드 생성을 시작하기 전에 해야 할 숙제가 중요해집니다. 단순히 시각적인 방식으로 많은 API를 연결하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 또한 모든 이해 당사자 간에 합의를 구축해야 합니다.

기본적으로 프로젝트 대시보드는 사용자와 관련이 있어야 합니다. 프로젝트 관리자에게 보여줄 것과 동일한 메트릭을 CEO에게 보여주지 마십시오. 다양한 역할에 대해 별도의 대시보드를 만듭니다.

Gantt 차트 는 완료된 작업과 예정된 작업을 표시 하는 적절한 방법이지만 클라이언트당 이익을 표시하는 데는 유용하지 않습니다.

동시에 몇 가지 사용자 정의 옵션을 제공하십시오. 사용자가 일일이 아닌 월간 작업 완료율을 확인하려는 경우 해당 옵션을 제공합니다.

너무 많은 사용자 정의 옵션을 제공하지 않도록 주의하십시오. 이는 혼란만 초래할 것입니다.

3. 정확도

생성하는 대시보드는 정확해야 합니다.

정확한 데이터 소스는 이와 관련하여 큰 도움이 됩니다. 여러 소스에서 동일한 데이터를 수집할 수 있다면(예: Mixpanel 과 Google Analytics 모두에서 웹사이트 트래픽 데이터를 가져옴) 측정 소스에서 일부 오류를 제거할 수 있습니다.

더 중요한 것은 대시보드는 데이터를 수정하지 않고 읽기만 해야 한다는 것입니다.

4. 업데이트 빈도

좋은 대시보드는 유용할 만큼 자주 업데이트됩니다. 실시간으로 모든 측정항목을 업데이트하고 싶을 수 있습니다. 그러나 빠르게 변화하는 방대한 양의 데이터를 처리하지 않는 한 실시간 업데이트는 리소스 낭비입니다.

대신 실제 데이터가 얼마나 자주 변경되는지 고려하십시오. 프로젝트 대시보드에서 리소스는 하루가 끝날 때만 근무한 시간에 로그인할 수 있습니다. 매시간 이 메트릭을 업데이트하는 것은 쓸모가 없습니다. 대신 24시간마다 한 번만 업데이트하도록 설정할 수 있습니다.

동시에 최종 사용자가 대시보드를 확인하는 빈도를 고려하십시오. 대시보드를 한 달에 한 번만 검토해야 하는 경우 실시간 또는 일일 업데이트에 리소스를 사용하는 것은 낭비일 수 있습니다.

즉, 업데이트 빈도는 a) 데이터 업데이트 빈도, b) 대시보드 자체의 액세스 빈도와 일치해야 합니다.

가장 중요한 것은 대시보드가 ​​있어 삶을 더 쉽게 만들고, 즐기는 일에 더 많은 시간을 할애하고, 저녁 식사를 위해 일찍 집에 도착할 수 있다는 것입니다!

이러한 모든 요소를 ​​염두에 두고 프로젝트 대시보드를 만드는 실제 프로세스를 이해하기 쉬운 단계로 나누어 보겠습니다.

프로젝트 대시보드를 어떻게 구축합니까?

프로젝트 대시보드를 구축하는 프로세스는 기술적으로 어려울 수 있습니다. 올바른 형식의 데이터와 이를 실행 가능한 통찰력으로 전환하는 기능이 필요합니다.

그러나 기술적인 문제보다 더 많은 노력을 방해하는 것은 대시보드가 ​​실제로 무엇을 해야 하는지에 대한 이해 부족입니다. 잘못된 데이터를 잘못된 형식으로 표시하는 대시보드는 누구에게도 도움이 되지 않습니다.

따라서 첫 번째 단계는 무엇이 필요한지, 더 중요하게는 왜 필요한지 정확히 파악하는 것입니다.

프로젝트 관리 대시보드에 표시할 항목을 어떻게 선택합니까?

프로젝트 대시보드에 무엇을 표시할지 결정하기 전에 다음 5가지 사항을 명확하게 파악하세요.

1. 대시보드의 목적

좋은 대시보드는 항상 목적에 따라 움직입니다. 특정 사용자에 대한 특정 항목을 측정합니다. 재무 중심 프로젝트 대시보드는 운영 중심 프로젝트 대시보드와 매우 다른 모양을 갖습니다.

따라서 정의해야 할 처음 두 가지는 다음과 같습니다.

• 대시보드의 대상 사용자
• 대시보드의 의도 및 목적(예: 사용 목적)
  
  

2. 현재 추적 중인 데이터

물론 프로젝트 대시보드는 데이터에 의존합니다. 그러나 이 모든 데이터가 똑같이 유용하거나 사용할 수 있는 것은 아닙니다.

모든 데이터 소스의 카탈로그를 만드는 것으로 시작하십시오. 현재 모든 시스템에서 어떤 데이터를 추적하고 있습니까? 이것은 어떤 형식입니까? 대시보드 시스템에 직접 연결할 수 있습니까?

다음으로 KPI(핵심 성과 지표) 목록을 만드십시오. 여기에는 해당 대시보드와 관련된 KPI와 비즈니스의 다른 모든 부분에 대해 추적하는 KPI가 포함되어야 합니다.

3. 대시보드 형식

대시보드 형식과 관련하여 세 가지 질문에 답해야 합니다.

• 누가 대시보드에 액세스합니까? 그들의 최고 요구 사항은 무엇입니까?
• 얼마나 자주 대시보드에 액세스합니까?
• 대시보드에 액세스할 위치

많은 것이 이러한 질문에 대한 답변에 달려 있습니다. 한 달에 한 번만 액세스하는 대시보드는 정적 보고서 형식일 수 있습니다. 매일 액세스하는 항목은 공유 URL을 통해 액세스할 수 있어야 합니다.

Workamajig 는 읽기 쉬운 시각적 형식으로 작업/프로젝트 상태와 같은 중요한 정보를 보여줍니다.

마찬가지로 사용자가 새로 업데이트된 데이터가 필요하지 않은 경우 정적 대시보드가 ​​적합합니다. 그렇지 않으면 일부 사용자 지정 기능이 포함된 동적 대시보드를 제공할 수 있습니다.

4. 스타일 고려 사항

형식 외에도 프로젝트 대시보드의 스타일도 고려하십시오. 대시보드에 액세스할 대상 사용자를 생각해 보십시오. 그래프에서 어떤 수준의 복잡성을 선호합니까? 그들은 Trellis Plots를 읽을 수 있는 기술적 노하우를 가지고 있습니까? 아니면 더 간단한 막대 그래프로 해야 합니까?

Trellis 플롯은 엔지니어링 계산에 적합하지만 재무 대시보드에서는 그다지 유용하지 않습니다(이미지 출처: Visme )

또한 색상과 테마를 고려하십시오. 대시보드는 기업 색상을 따라야 합니까? 대상 사용자는 특정 미학을 선호합니까? 걱정해야 할 접근성 문제가 있습니까?

일반적으로 대시보드를 최대한 읽기 쉽게 만드는 것이 좋습니다. 명확성은 모든 프로젝트 대시보드에서 영리함보다 우선합니다.

5. 액세스 권한이 있는 도구

마지막으로, 액세스할 수 있거나 사용하기 편리한 도구를 고려하십시오(항상 동일하지는 않을 수 있음). Excel은 모든 종류의 통계 작업을 위한 기본 도구이지만 Excel에서 동적 대시보드를 만들려면 많은 기술 전문 지식이 필요합니다.

Workamajig와 같은 견고한 프로젝트 관리 시스템은 이미 가지고 있는 데이터에서 상세한 대시보드를 생성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트 대시보드의 몇 가지 예는 무엇입니까?

이제 프로젝트 대시보드가 ​​무엇인지 설명했으므로 좋은 대시보드가 ​​실제로 어떻게 보이는지 몇 가지 예를 보고 싶을 것입니다.

다음은 Workamajig의 관리 대시보드의 예입니다. 이 대시보드는 모든 기관 요구 사항에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다. 클라이언트, 계정 관리자 및 서비스별로 대행사가 어떻게 진행되고 있는지 보여줌으로써 다양한 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지에 대한 전반적인 통찰력을 제공합니다.

다음은 우리가 프로젝트 대시보드라고 부르는 특정 프로젝트에 특정한 Workamajig 대시보드의 예입니다.

프로젝트 대시보드의 다른 유형은 무엇입니까?

서로 다른 유형의 대시보드는 서로 다른 시간에 서로 다른 기관에서 서로 다른 용도로 유용합니다. 그러나 당황하지 마십시오! 대시보드에는 세 가지 주요 유형만 있습니다.

• 운영 대시보드

이 대시보드 유형은 디지털 광고에 대한 ROI, 소셜 미디어 채널의 상태 및 웹사이트 성능 지표와 같은 데이터로 지속적으로 업데이트됩니다.

운영 대시보드는 지금 여기에서 무슨 일이 일어나고 있는지 알려주고 어디에 시간과 돈을 투자해야 하는지에 대한 중요한 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 분석 대시보드

이러한 유형의 대시보드를 통해 사용자 는 특정 서비스의 사용자 증가, 대행사 지출의 효율성 및 모든 고객이 제공하는 연간 수익과 같은 데이터 추세를 볼 수 있습니다.

분석 대시보드는 구축하기 어려운 것처럼 들릴 수 있지만 쉽게 액세스할 수 있는 분석 도구가 풍부하여 누구나 이러한 유형의 대시보드를 구축할 수 있습니다.

• 전략적 대시보드

전략적 대시보드는 KPI(핵심 성과 지표)에 대한 포괄적인 보기를 허용하여 다양한 메트릭을 쉽게 분석할 수 있도록 하므로 경영진의 가장 친한 친구입니다.

경영진은 전략적 대시보드를 사용하여 다양한 기간의 재무, EBITDA(이자, 세금, 감가상각 전 수익) 및 MRR(월간 반복 수익)의 성장과 같은 성과를 측정할 수 있습니다.

이상적인 프로젝트 관리 대시보드를 위해 세 가지 모두 결합

Workamajig와 같은 효율적인 프로젝트 관리 도구를 사용하면 운영, 분석 및 전략 대시보드를 쉽게 결합할 수 있습니다. 이 결합된 통찰력을 통해 전략적으로 내리지 않았을 현명한 결정을 내릴 수 있는 힘을 갖게 될 것입니다.

그렇다면 실제로 프로젝트 관리 대시보드를 만들려면 어떻게 해야 합니까?

데이터를 수집하는 방법(및 저장 방법)과 액세스 권한이 있는 도구에 따라 많은 것이 달라집니다. 한 기관에서 효과가 있는 것이 다른 기관에서는 효과가 없을 수 있습니다.

프로젝트 대시보드를 만드는 명확하고 직접적인 경로는 없지만 사용하는 도구에 관계없이 모든 프로젝트 대시보드에 적용되는 몇 가지 일반적인 팁과 모범 사례는 다음과 같습니다.

1. 데이터 수집 및 관리

모든 데이터 소스의 카탈로그를 만드는 것으로 시작하십시오. 각 소스에 대해 데이터를 내보낼 수 있는 형식도 식별합니다. CSV는 Excel, Google 스프레드시트 및 기타 대시보드 도구에서 쉽게 사용할 수 있으므로 가장 일반적인 형식입니다.

Google Analytics의 이 스크린샷은 데이터 내보내기에 사용할 수 있는 다양한 형식을 보여줍니다.

모든 데이터 소스의 목록을 만들고 형식을 식별합니다. 다음과 같은 것이 있을 수 있습니다.

• 웹 트래픽 데이터 - CSV 형식
• 재무 데이터 - CSV 및 PDF 형식
• 사용자 데이터 - SQL 데이터베이스

대부분의 대시보드 도구를 사용하면 여러 형식의 데이터를 사용할 수 있습니다. 그러나 그렇지 않은 경우 데이터를 변환하고 대시보드 도구와 호환되도록 하는 방법을 찾고 싶을 것입니다.

또는 Workamajig와 같은 도구를 사용하여 가장 중요한 프로젝트 관리 데이터를 자동으로 수집하고 대시보드로 전환할 수 있습니다.

2. 상위 측정항목 식별

각 데이터 소스에서 상위 측정항목과 업데이트 빈도를 식별합니다. 후자는 정적 대시보드로 작업을 수행할 수 있는지 또는 동적 대시보드가 ​​필요한지 여부를 파악하는 데 특히 중요합니다.

예를 들어 프로젝트 재무 데이터는 매일 빠르게 변경되지 않습니다. 그러나 완료된 작업 목록은 하루에 많이 바뀔 수 있습니다. 후자에 초점을 맞춘 주간 정적 대시보드는 거의 쓸모가 없습니다. 이러한 메트릭을 강조 표시하려면 대신 동적 프로젝트 대시보드를 사용해 보십시오.

3. 각 메트릭에 적합한 요소 및 디자인 식별

그런 다음 위에서 식별한 각 메트릭에 대해 올바른 그래픽과 선택한 디자인을 나열합니다. 다시 말하지만 이는 대상 사용자와 메트릭 자체의 형식에 따라 달라집니다. 예정된 할일 목록은 목록 으로 가장 잘 표현됩니다. 시간 경과에 따른 생산성은 선 그래프로 더 잘 표시됩니다.

각 메트릭에 대해 "필수" 디자인 요소도 식별합니다. 예를 들어, 예정된 할 일과 완료된 할일 목록에 이름, 작업 이름, 프로필 사진을 표시할 수 있습니다.

위의 스크린샷은 각 작업의 소유자, 작업 이름 및 프로필 사진이 있는 샘플 작업 목록을 보여줍니다. (이미지 제공: 클립폴리오 )

4. 대시보드 레이아웃 만들기

대시보드 레이아웃, 즉 대시보드에서 데이터를 구성하는 방법을 생각하는 마지막 단계입니다.

따라야 할 몇 가지 사용성 휴리스틱이 있습니다.

• 더 큰 요소는 더 많은 관심을 끕니다. 따라서 가장 중요한 KPI를 대시보드에서 가장 큰 요소로 만드십시오.
• 사람들은 왼쪽에서 오른쪽으로, 위에서 아래로 읽습니다. 가장 중요한 측정항목은 왼쪽 상단 모서리에 있고 가장 덜 중요한 지표는 오른쪽 하단 모서리에 있어야 합니다.
• 친숙한 색상(예: 손실은 빨간색, 수익은 녹색)과 읽기 쉬운 글꼴을 사용하여 가독성을 높입니다.

영감을 얻으려면 Pinterest에서 대시보드를 검색하세요. 바퀴를 재발명하는 것보다 확립된 설계 규범을 차용하는 것이 가장 좋습니다.

마지막 단계 - 대시보드 도구에서 모든 데이터를 함께 가져옵니다. 레이아웃의 올바른 위치에 올바른 메트릭을 배치하고 올바른 디자인을 사용하면 사용자와 공유할 준비가 된 것입니다!

하지만!

프로젝트 대시보드는 프로젝트에 대한 많은 가시성과 통찰력을 제공할 수 있지만 특히 여러 소스에서 데이터를 가져와야 하는 경우 생성하기 어려울 수 있습니다. Workamajig와 같은 프로젝트 관리 시스템은 중요한 프로젝트 데이터를 추적하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 이미 사용하고 있는 다른 도구와도 통합됩니다.

최종 결과는 만들기가 쉬울 뿐만 아니라 사용자 지정하기 쉬운 강력하고 유연한 프로젝트 대시보드입니다.

Workamajig를 사용하여 프로젝트 실행 방식을 어떻게 변화시킬 수 있는지 확인하십시오.