So erstellen Sie das überzeugendste Projekt-Dashboard

Was ist ein Projektmanagement-Dashboard, warum ist es wichtig und wie baut man eines auf?

Ein Projektmanagement-Dashboard ist eine Anzeige von Daten, die den Projektfortschritt verfolgt, indem der aktuelle Status verschiedener Teile eines Projekts angezeigt wird.

Klingt kompliziert?

Die Anweisungen und Beispiele in diesem Beitrag vereinfachen all dies und bereiten Sie darauf vor, Ihr eigenes Projekt-Dashboard zu erstellen, 1-2-3.

Beginnen wir damit, wie es Ihrer Agentur gerade geht.

Wissen Sie genau, wie Ihre Projekte laufen? Können Sie sagen, welche Aufgaben sich verzögern und welche dem Zeitplan voraus sind? Welche Ihrer Ressourcen geraten ins Hintertreffen?

Wenn Sie kein leistungsfähiges Projekt-Dashboard haben, haben Sie all diese Fragen wahrscheinlich mit „Nein“ beantwortet.

Ein Projekt-Dashboard (oder ein beliebiges Dashboard) ist äußerst wichtig, um Ihnen einen beispiellosen Einblick in Ihre Arbeit zu geben. Anstatt sich durch Tabellenkalkulationen und Untermenüs zu wühlen, hilft Ihnen ein Dashboard dabei, Ihre wichtigsten Metriken einfach und oft in Echtzeit zu verfolgen.

Das Ergebnis? Schnellere Entscheidungsfindung und bessere Einblicke.

Um ein Projekt-Dashboard zu erstellen, identifizieren Sie zunächst die richtigen Metriken. Dann kombinieren Sie sie auf eine Weise, die genau, relevant und leicht verständlich ist.

In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über die Kernbestandteile eines erfolgreichen Dashboards, welche Metriken zu verwenden sind und wie Sie alles zusammenführen.

Was muss unbedingt in ein Projekt-Dashboard aufgenommen werden?

Ein gutes Projekt-Dashboard enthält eine Sammlung von Metriken, die leicht verständlich und meist visuell angeordnet sind.

Stellen Sie es sich wie einen Projektbericht vor, der entweder in Echtzeit oder in festen Intervallen automatisch aktualisiert wird.

Der Hauptnutzen eines Dashboards besteht darin, dass es relevante Daten aus mehreren Quellen in einem benutzerfreundlichen Format einfügt.

Ein Marketing-Dashboard könnte beispielsweise Traffic-Daten von Google Analytics, Social-Media-Daten von HootSuite und PPC-Daten von AdSense einbringen. Auf all diese Daten können Sie technisch selbstständig zugreifen, aber es ist zu aufwändig, dies regelmäßig zu tun.

Ein gutes Dashboard – und das gilt für alles vom Projektmanagement bis zum Marketing – hat ein paar Gemeinsamkeiten:

Das Markenzeichen eines guten Dashboards ist seine optische Freundlichkeit. Daten, die ansonsten schwer zu erfassen sind (z. B. lange numerische Tabellen), werden in leicht lesbare Grafiken und Diagramme umgewandelt. Trends und Bewegungen werden durch Farben und Bewegung hervorgehoben.

Ein häufiges Thema ist zum Beispiel die Verwendung der roten Farbe, um einen Tropfen hervorzuheben, und die grüne Farbe für das Wachstum. Dies zeigt dem Benutzer auf einen Blick, ob eine Metrik nach oben oder unten geht.

Es reicht natürlich nicht aus, visuell zu sein; Das Dashboard sollte auch scanbar sein. Ein Benutzer sollte Trends, Unterschiede und Bewegungen auf einen Blick verstehen. Einfache Änderungen wie die Verwendung von zwei kontrastierenden Farben für zwei separate Mengen können das Scannen drastisch verbessern.

2. Relevanz und Anpassbarkeit

Ein Dashboard, das Metriken verfolgt, die niemanden interessieren, ist ein Dashboard, das seinen Zweck nicht erfüllt. Mehr als alles andere muss Ihr Dashboard die richtigen Metriken für die richtige Person zur richtigen Zeit verfolgen.

Das Problem entsteht natürlich, wenn konkurrierende Interessen sich daran machen, die „richtigen Metriken“ zu definieren.

Hier werden Ihre Hausaufgaben, bevor Sie mit der Erstellung des Dashboards beginnen, entscheidend. Es reicht nicht aus, einfach eine Reihe von APIs visuell zusammenzufügen; Sie müssen auch einen Konsens zwischen allen interessierten Parteien herstellen.

Im Wesentlichen sollte Ihr Projekt-Dashboard für den Benutzer relevant sein. Zeigen Sie dem CEO nicht dieselben Kennzahlen wie dem Projektmanager. Erstellen Sie separate Dashboards für verschiedene Rollen.

Ein Gantt-Diagramm ist eine relevante Möglichkeit, abgeschlossene und anstehende Aufgaben anzuzeigen, ist jedoch nicht nützlich, um den Gewinn pro Kunde anzuzeigen.

Bieten Sie ihnen gleichzeitig einige Anpassungsoptionen an. Wenn ein Benutzer die Aufgabenerledigungsrate Monat für Monat statt täglich anzeigen möchte, geben Sie ihm die Möglichkeit, dies zu tun.

Achten Sie nur darauf, nicht zu viele Anpassungsoptionen anzubieten – das führt nur zu Verwirrung.

3. Genauigkeit

Es versteht sich von selbst, dass jedes von Ihnen erstellte Dashboard genau sein sollte.

Genaue Datenquellen helfen dabei sehr. Wenn Sie dieselben Daten aus mehreren Quellen zusammenfassen können (z. B. Daten zum Website-Verkehr sowohl von Mixpanel als auch von Google Analytics erhalten), können Sie einige der Fehler in der Messquelle beseitigen.

Noch wichtiger ist, dass das Dashboard Daten nur lesen, nicht ändern sollte.

4. Aktualisierungshäufigkeit

Ein gutes Dashboard wird gerade oft genug aktualisiert, um nützlich zu sein. Sie könnten versucht sein, jede Metrik in Echtzeit zu aktualisieren. Aber wenn Sie es nicht mit einer riesigen Menge sich schnell ändernder Daten zu tun haben, sind Aktualisierungen in Echtzeit eine Verschwendung von Ressourcen.

Überlegen Sie stattdessen, wie oft sich die tatsächlichen Daten ändern. In einem Projekt-Dashboard können Ressourcen ihre geleisteten Arbeitsstunden erst am Ende des Tages eintragen. Diese Metrik stündlich zu aktualisieren, ist nutzlos. Stattdessen können Sie es so einstellen, dass es nur alle 24 Stunden aktualisiert wird.

Überlegen Sie gleichzeitig, wie oft der Endbenutzer das Dashboard überprüft. Wenn das Dashboard nur einmal im Monat überprüft werden soll, kann es eine Verschwendung sein, Ressourcen für Echtzeit- oder sogar tägliche Updates aufzuwenden.

Mit anderen Worten, Ihre Aktualisierungshäufigkeit sollte a) der Aktualisierungshäufigkeit der Daten und b) der Zugriffshäufigkeit des Dashboards selbst entsprechen.

Am wichtigsten ist, dass ein Dashboard Ihnen das Leben erleichtert, Ihnen mehr Zeit für die Dinge gibt, die Ihnen Spaß machen, und Sie früher zum Abendessen nach Hause bringt!

Lassen Sie uns unter Berücksichtigung all dieser Faktoren den eigentlichen Prozess der Erstellung eines Projekt-Dashboards in leicht verständliche Schritte unterteilen.

Wie erstellt man ein Projekt-Dashboard?

Der Prozess der Erstellung eines Projekt-Dashboards kann technisch anspruchsvoll sein. Sie benötigen Daten im richtigen Format und die Fähigkeit, sie in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln.

Was die meisten Bemühungen jedoch mehr als die technischen Herausforderungen behindert, ist ein schlechtes Verständnis dessen, was das Dashboard tatsächlich tun sollte. Ein Dashboard, das die falschen Daten im falschen Format anzeigt, hilft niemandem.

Ihr erster Schritt sollte daher sein, genau herauszufinden, was Sie brauchen und, was noch wichtiger ist, warum Sie es brauchen.

Wie wählen Sie aus, was in ein Projektmanagement-Dashboard aufgenommen werden soll?

Bevor Sie entscheiden, was Sie in Ihr Projekt-Dashboard aufnehmen möchten, verschaffen Sie sich Klarheit über diese 5 Dinge:

1. Der Zweck des Dashboards

Gute Dashboards sind immer zweckorientiert. Sie messen bestimmte Dinge für bestimmte Benutzer. Ein finanzorientiertes Projekt-Dashboard wird eine ganz andere Form annehmen als ein betriebsorientiertes Projekt-Dashboard.

Die ersten beiden Dinge, die Sie definieren müssen, sind also:

• Der Zielbenutzer des Dashboards
• Die Absicht und der Zweck des Dashboards (d. h. wofür es verwendet wird)
  
  

2. Die Daten, die Sie derzeit verfolgen

Projekt-Dashboards sind natürlich auf Daten angewiesen. Aber nicht alle diese Daten sind gleichermaßen nützlich oder nutzbar.

Erstellen Sie zunächst einen Katalog all Ihrer Datenquellen. Welche Daten verfolgen Sie derzeit in all Ihren Systemen? In welchem ​​Format ist das? Können Sie es direkt an Ihr Dashboard-System anschließen?

Erstellen Sie als Nächstes eine Liste Ihrer KPIs (Key Performance Indicators). Dies sollte KPIs umfassen, die für dieses Dashboard spezifisch sind, sowie KPIs, die Sie für alle anderen Teile des Unternehmens verfolgen.

3. Das Dashboard-Format

Wenn es um das Dashboard-Format geht, müssen Sie drei Fragen beantworten:

• Wer wird auf das Dashboard zugreifen? Was sind ihre wichtigsten Anforderungen?
• Wie oft werden sie auf das Dashboard zugreifen?
• Wo greifen sie auf das Dashboard zu?

Von den Antworten auf diese Fragen hängt viel ab. Ein Dashboard, auf das nur einmal im Monat zugegriffen wird, kann in Form eines statischen Berichts vorliegen. Eines, auf das täglich zugegriffen wird, sollte über eine gemeinsame URL zugänglich sein.

Workamajig zeigt wichtige Informationen wie Aufgaben-/Projektstatus in leicht lesbaren visuellen Formaten an

Wenn Ihre Benutzer keine frisch aktualisierten Daten benötigen, reicht ein statisches Dashboard ebenfalls aus. Andernfalls möchten Sie ihnen ein dynamisches Dashboard mit einigen Anpassungsmöglichkeiten anbieten.

4. Überlegungen zum Stil

Berücksichtigen Sie neben dem Format auch den Stil des Projekt-Dashboards. Denken Sie an die Zielbenutzer, die auf das Dashboard zugreifen werden. Welchen Grad an Komplexität bevorzugen sie in ihren Diagrammen? Verfügen sie über das technische Know-how, um Trellis-Plots zu lesen, oder sollten Sie sich mit einem einfacheren Balkendiagramm begnügen?

Trellis-Diagramme eignen sich hervorragend für technische Berechnungen, aber Sie werden auf einem Finanz-Dashboard nicht viel Verwendung für sie finden (Bildquelle: Visme )

Berücksichtigen Sie auch die Farben und Themen. Muss das Dashboard irgendwelchen Unternehmensfarben folgen? Bevorzugen die Zielnutzer eine bestimmte Ästhetik? Gibt es Probleme mit der Barrierefreiheit, um die Sie sich Sorgen machen müssen?

Im Allgemeinen ist es eine gute Idee, Ihre Dashboards so leicht lesbar wie möglich zu gestalten. Klarheit übertrumpft Cleverness in jedem Projekt-Dashboard.

5. Die Tools, auf die Sie Zugriff haben

Berücksichtigen Sie schließlich die Tools, auf die Sie Zugriff haben oder die Sie gerne verwenden (die möglicherweise nicht immer gleich sind). Excel ist das Standardtool für alle Arten von statistischen Unternehmungen, aber das Erstellen dynamischer Dashboards in Excel erfordert viel technisches Know-how.

Ein solides Projektmanagementsystem wie Workamajig kann Ihnen dabei helfen, detaillierte Dashboards aus den bereits vorhandenen Daten zu erstellen.

Was sind einige Beispiele für Projekt-Dashboards?

Nachdem wir nun erklärt haben, was ein Projekt-Dashboard ist, möchten Sie sicher einige Beispiele dafür sehen, wie ein gutes Dashboard tatsächlich aussieht.

Unten sehen Sie ein Beispiel für das Management-Dashboard von Workamajig. Dieses Dashboard kann an alle Anforderungen Ihrer Agentur angepasst werden. Es gibt Ihnen einen umfassenden Einblick in den Fortschritt einer Reihe von Projekten, indem es Ihnen zeigt, wie Ihre Agentur nach Kunden, Account Manager und Service abschneidet.

Das Folgende ist ein Beispiel für ein Workamajig-Dashboard, das spezifisch für ein bestimmtes Projekt ist – was wir als Projekt-Dashboard bezeichnen würden.

Welche Arten von Projekt-Dashboards gibt es?

Verschiedene Arten von Dashboards sind für verschiedene Dinge, zu verschiedenen Zeiten und in verschiedenen Agenturen nützlich. Aber keine Panik! Es gibt nur drei Haupttypen von Dashboards:

• Operative Dashboards

Dieser Dashboard-Typ wird ständig mit Daten aktualisiert, wie z. B. dem ROI für digitale Werbung, dem Zustand Ihrer Social-Media-Kanäle und Website-Leistungskennzahlen.

Operative Dashboards informieren Sie darüber, was hier und jetzt passiert, und können dabei helfen, wichtige Entscheidungen darüber zu treffen, wo Zeit und Geld investiert werden sollten.

• Analytische Dashboards

Mit dieser Art von Dashboard können Benutzer Datentrends sehen, wie z. B. eine Zunahme der Benutzer eines bestimmten Dienstes, die Effizienz der Agenturausgaben und den jährlichen Umsatz jedes Kunden.

Analytische Dashboards mögen schwer zu erstellen klingen, aber mit der Fülle an leicht zugänglichen Analysetools kann diese Art von Dashboard von jedem erstellt werden.

• Strategische Dashboards

Strategische Dashboards sind der beste Freund einer Führungskraft, da sie einen umfassenden Einblick in die KPIs (Key Performance Indicators) ermöglichen und eine einfache Analyse verschiedener Metriken ermöglichen.

Führungskräfte können strategische Dashboards verwenden, um die Leistung von Dingen wie Finanzen über verschiedene Zeiträume, EBITDA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) und das Wachstum von MRR (monatlich wiederkehrende Einnahmen) zu messen.

Kombinieren Sie alle drei für ein ideales Projektmanagement-Dashboard

Mit einem effizienten Projektmanagement-Tool wie Workamajig lassen sich operative, analytische und strategische Dashboards einfach kombinieren. Mit diesem kombinierten Einblick haben Sie die Macht, kluge Entscheidungen zu treffen, die sonst strategisch nicht getroffen worden wären.

Also, wie erstelle ich eigentlich mein Projektmanagement-Dashboard?

Viel hängt davon ab, wie Sie Ihre Daten sammeln (und wie Sie sie speichern) und auf welche Tools Sie Zugriff haben. Was für eine Agentur funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für eine andere.

Obwohl es keinen klaren und direkten Weg zum Erstellen eines Projekt-Dashboards gibt, finden Sie hier einige allgemeine Tipps und Best Practices, die für jedes Projekt-Dashboard gelten, unabhängig davon, welche Tools Sie verwenden:

1. Sammeln und kuratieren Sie Ihre Daten

Erstellen Sie zunächst einen Katalog all Ihrer Datenquellen. Geben Sie für jede Quelle auch an, in welches Format Sie die Daten exportieren können. CSV ist das gängigste Format, da es problemlos in Excel, Google Sheets und anderen Dashboard-Tools verwendet werden kann.

Dieser Screenshot von Google Analytics zeigt die verschiedenen Formate, die Sie zum Exportieren von Daten verwenden können

Erstellen Sie eine Liste aller Datenquellen und identifizieren Sie ihre Formate. Sie könnten so etwas haben:

• Webverkehrsdaten - CSV-Format
• Finanzdaten - CSV- und PDF-Format
• Benutzerdaten - SQL-Datenbank

Die meisten Dashboard-Tools sollten es Ihnen ermöglichen, Daten in mehreren Formaten zu verwenden. Aber wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie einen Weg finden, die Daten zu konvertieren und sie mit Ihrem Dashboard-Tool kompatibel zu machen.

Alternativ können Sie ein Tool wie Workamajig verwenden, um Ihre wichtigsten Projektmanagementdaten automatisch zu sammeln und in ein Dashboard umzuwandeln.

2. Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Kennzahlen

Identifizieren Sie aus jeder Ihrer Datenquellen Ihre Top-Metriken und ihre Aktualisierungshäufigkeit. Letzteres ist besonders wichtig, um herauszufinden, ob Sie mit einem statischen Dashboard auskommen oder ein dynamisches benötigen.

Beispielsweise ändern sich Projektfinanzdaten nicht täglich schnell. Aber die Liste der erledigten Aufgaben kann sich an einem Tag stark ändern. Ein wöchentliches statisches Dashboard, das sich auf Letzteres konzentriert, wird nahezu nutzlos sein. Wenn Sie solche Metriken hervorheben möchten, versuchen Sie stattdessen, ein dynamisches Projekt-Dashboard zu verwenden.

3. Identifizieren Sie das richtige Element und Design für jede Metrik

Listen Sie als Nächstes für jede der oben identifizierten Metriken die richtige Grafik und das von Ihnen gewählte Design auf. Auch dies hängt von Ihren Zielbenutzern und dem Format der Metrik selbst ab. Eine Liste anstehender Aufgaben wird am besten als eine Liste dargestellt. Die Produktivität im Zeitverlauf wird besser als Liniendiagramm dargestellt.

Identifizieren Sie für jede Metrik auch das „must have“-Designelement. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise den Vornamen, den Aufgabennamen und das Profilbild in Ihrer Liste der anstehenden und erledigten Aufgaben anzeigen.

Der obige Screenshot zeigt eine beispielhafte Aufgabenliste mit dem Eigentümer jeder Aufgabe, dem Aufgabennamen und ihren Profilbildern. (Bildnachweis: Klipfolio )

4. Erstellen Sie Ihr Dashboard-Layout

Der letzte Schritt, um über das Dashboard-Layout nachzudenken, dh wie Sie die Daten im Dashboard organisieren.

Es gibt ein paar Usability-Heuristiken, die Sie befolgen sollten:

• Größere Elemente ziehen mehr Aufmerksamkeit auf sich. Machen Sie also Ihre wichtigsten KPIs zu den größten Elementen auf dem Dashboard.
• Die Leute lesen von links nach rechts und von oben nach unten. Ihre wichtigste Metrik sollte sich in der oberen linken Ecke befinden, die unwichtigste in der unteren rechten Ecke.
• Verwenden Sie vertraute Farben (z. B. Rot für Verlust, Grün für Gewinn) und leicht lesbare Schriftarten, um die Lesbarkeit zu verbessern

Suchen Sie auf Pinterest nach Dashboards, um sich inspirieren zu lassen. Es ist besser, etablierte Designnormen zu übernehmen, als das Rad neu zu erfinden.

Der letzte Schritt – Führen Sie alle Daten in Ihrem Dashboard-Tool zusammen. Platzieren Sie die richtige Metrik an der richtigen Stelle in Ihrem Layout, verwenden Sie das richtige Design und schwupps – Sie können es mit Ihren Benutzern teilen!

ABER!

Während ein Projekt-Dashboard viel Transparenz und Einblick in Ihre Projekte bringen kann, kann es auch schwierig zu erstellen sein, insbesondere wenn Sie Daten aus mehreren Quellen einbringen müssen. Ein Projektmanagementsystem wie Workamajig hilft Ihnen nicht nur bei der Verfolgung wichtiger Projektdaten, sondern lässt sich auch in andere Tools integrieren, die Sie bereits verwenden.

Das Endergebnis ist ein leistungsstarkes und flexibles Projekt-Dashboard, das nicht nur einfach zu erstellen, sondern auch einfach anzupassen ist.

Probieren Sie Workamajig selbst aus, um zu sehen, wie es die Art und Weise, wie Sie Ihre Projekte ausführen, verändern kann.