Come creare il dashboard di progetto più avvincente

Che cos'è una dashboard di gestione dei progetti, perché è importante e come crearne una?

Un dashboard di gestione del progetto è una visualizzazione di dati che tiene traccia dell'avanzamento del progetto mostrando lo stato corrente di varie parti di un progetto.

Sembra complicato?

Le istruzioni e gli esempi in questo post semplificheranno tutto questo e ti prepareranno a creare la dashboard del tuo progetto, 1-2-3.

Cominciamo con come sta la tua agenzia in questo momento.

Sai esattamente come stanno andando i tuoi progetti? Puoi dire quali attività sono in ritardo e quali sono in anticipo sulla pianificazione? Quali delle tue risorse sono in ritardo?

A meno che tu non abbia una dashboard di progetto capace, probabilmente hai risposto "no" a tutte queste domande.

Una dashboard di progetto (o qualsiasi dashboard per quella materia) è estremamente importante per darti una visibilità senza precedenti sul tuo lavoro. Invece di scavare tra fogli di calcolo e sottomenu, una dashboard ti aiuta a tenere traccia delle tue metriche più importanti facilmente, spesso in tempo reale.

Il risultato? Decisioni più rapide e una migliore comprensione.

Per creare una dashboard di progetto, devi prima identificare le metriche giuste. Quindi, li combini in un modo che sia accurato, pertinente e facile da capire.

In questa guida imparerai gli ingredienti principali di una dashboard di successo, quali metriche utilizzare e come riunire il tutto.

Cosa è importante includere in un dashboard di progetto?

Un buon dashboard di progetto include una raccolta di metriche disposte in modo facile da comprendere, per lo più visivo.

Pensalo come un report di progetto, ma che viene aggiornato in tempo reale oa intervalli fissi, automaticamente.

L'utilità principale di una dashboard è che porta i dati rilevanti da più fonti in un formato amichevole.

Una dashboard di marketing, ad esempio, potrebbe portare i dati sul traffico da Google Analytics, i dati dei social media da HootSuite e i dati PPC da AdSense. È possibile tecnicamente accedere a tutti questi dati in modo indipendente, ma è necessario uno sforzo eccessivo per farlo regolarmente.

Una buona dashboard - e questo vale per tutto, dalla gestione dei progetti al marketing - ha alcune caratteristiche comuni:

Il segno distintivo di un buon cruscotto è la sua compatibilità visiva. Dati altrimenti difficili da afferrare (come lunghe tabelle numeriche) vengono convertiti in grafici e diagrammi di facile lettura. Tendenze e movimenti sono evidenziati tramite colori e movimento.

Un tema comune, ad esempio, utilizza il colore rosso per evidenziare una goccia e il colore verde per la crescita. Questo dice all'utente a colpo d'occhio se una metrica sta salendo o scendendo.

Non basta essere visivi, ovviamente; anche la dashboard dovrebbe essere scansionabile. Un utente dovrebbe comprendere tendenze, differenze e movimenti a colpo d'occhio. Semplici modifiche, come l'utilizzo di due colori contrastanti per due quantità separate, possono migliorare drasticamente la scansione.

2. Rilevanza e personalizzazione

Una dashboard che tiene traccia delle metriche di cui non interessa a nessuno è una dashboard che non soddisfa il suo scopo. Più di ogni altra cosa, la tua dashboard deve tenere traccia delle metriche giuste, per la persona giusta, al momento giusto.

Il problema, ovviamente, sorge quando interessi in competizione si riducono a definire le "metriche giuste".

È qui che i tuoi compiti prima di iniziare a creare la dashboard diventano cruciali. Non è sufficiente collegare semplicemente un gruppo di API in modo visivo; devi anche creare consenso tra tutte le parti interessate.

In sostanza, la dashboard del tuo progetto dovrebbe essere rilevante per l'utente. Non mostrare al CEO le stesse metriche che mostreresti al project manager. Crea dashboard separati per ruoli diversi.

Un diagramma di Gantt è un modo rilevante per visualizzare le attività completate e imminenti, ma non è utile per visualizzare il profitto per cliente.

Allo stesso tempo, offri loro alcune opzioni di personalizzazione. Se un utente desidera esaminare il tasso di completamento delle attività mese per mese anziché giornaliero, dagli la possibilità di farlo.

Fai solo attenzione a non offrire troppe opzioni di personalizzazione: creerà solo confusione.

3. Precisione

Inutile dire che qualsiasi dashboard che crei dovrebbe essere accurato.

Fonti di dati accurate aiutano molto in questo senso. Se puoi raggruppare gli stessi dati da più fonti (ad esempio, ottenere i dati sul traffico del sito Web sia da Mixpanel che da Google Analytics ), puoi eliminare alcuni degli errori nella fonte di misurazione.

Ancora più importante, la dashboard dovrebbe solo leggere i dati, non modificarli.

4. Frequenza di aggiornamento

Una buona dashboard viene aggiornata abbastanza spesso per essere utile. Potresti essere tentato di aggiornare ogni metrica in tempo reale. Ma a meno che tu non abbia a che fare con un volume enorme di dati in rapida evoluzione, gli aggiornamenti in tempo reale sono uno spreco di risorse.

Considera invece la frequenza con cui cambiano i dati effettivi. In un dashboard di progetto, le risorse potrebbero registrare le loro ore lavorate solo alla fine della giornata. Aggiornare questa metrica ogni ora è inutile. Invece, puoi impostarlo per l'aggiornamento solo una volta ogni 24 ore.

Allo stesso tempo, considera la frequenza con cui l'utente finale controllerà la dashboard. Se la dashboard deve essere rivista solo una volta al mese, spendere risorse per aggiornamenti in tempo reale o addirittura giornalieri potrebbe essere uno spreco.

In altre parole, la tua frequenza di aggiornamento deve corrispondere a) alla frequenza di aggiornamento dei dati e b) alla frequenza di accesso della dashboard stessa.

Soprattutto, una dashboard è lì per semplificarti la vita, darti più tempo per fare le cose che ti piacciono e portarti a casa prima per cena!

Tenendo presenti tutti questi fattori, suddividiamo il processo effettivo di creazione di un dashboard di progetto in passaggi di facile comprensione.

Come si crea un dashboard di progetto?

Il processo di creazione di un dashboard di progetto può essere tecnicamente impegnativo. Hai bisogno di dati nel formato giusto e della capacità di trasformarli in informazioni fruibili.

Tuttavia, più delle sfide tecniche, ciò che ostacola la maggior parte degli sforzi è una scarsa comprensione di ciò che la dashboard dovrebbe effettivamente fare. Una dashboard che mostra i dati sbagliati nel formato sbagliato non aiuta nessuno.

Il tuo primo passo, quindi, dovrebbe essere quello di capire esattamente di cosa hai bisogno e, soprattutto, perché ne hai bisogno.

Come scegli cosa inserire in una dashboard di gestione del progetto?

Prima di decidere cosa inserire nella dashboard del tuo progetto, fai chiarezza su queste 5 cose:

1. Lo scopo della dashboard

I buoni dashboard sono sempre orientati allo scopo. Misurano cose specifiche per utenti specifici. Un dashboard di progetto incentrato sulla finanza assumerà una forma molto diversa rispetto a un dashboard di progetto incentrato sulle operazioni.

Pertanto, le prime due cose che devi definire sono:

• L'utente di destinazione della dashboard
• L'intento e lo scopo della dashboard (ovvero per cosa verrà utilizzata)
  
  

2. I dati che stai attualmente monitorando

I dashboard dei progetti, ovviamente, dipendono dai dati. Ma non tutti questi dati sono ugualmente utili o utilizzabili.

Inizia creando un catalogo di tutte le tue origini dati. Quali dati stai attualmente monitorando su tutti i tuoi sistemi? In che formato è? Puoi collegarlo direttamente al tuo sistema dashboard?

Quindi, fai un elenco dei tuoi KPI (Key Performance Indicators). Ciò dovrebbe includere KPI specifici per quel dashboard, nonché KPI che monitori per tutte le altre parti dell'azienda.

3. Il formato dashboard

Quando si tratta del formato dashboard, devi rispondere a tre domande:

• Chi accederà alla dashboard? Quali sono i loro requisiti principali?
• Con quale frequenza accederanno alla dashboard?
• Dove accederanno alla dashboard

Molto dipende dalle risposte a queste domande. Un dashboard a cui si accede solo una volta al mese può assumere la forma di un rapporto statico. Uno a cui si accede quotidianamente dovrebbe essere accessibile tramite un URL condiviso.

Workamajig mostra informazioni importanti come lo stato di attività/progetto in formati visivi di facile lettura

Allo stesso modo, se i tuoi utenti non hanno bisogno di dati aggiornati di recente, una dashboard statica andrà bene. Altrimenti, ti consigliamo di offrire loro una dashboard dinamica con alcune capacità di personalizzazione.

4. Considerazioni di stile

Oltre al formato, considera anche lo stile della dashboard del progetto. Pensa agli utenti target che accederanno alla dashboard. Quale livello di complessità preferiscono nei loro grafici? Hanno il know-how tecnico per leggere i grafici a traliccio o dovresti accontentarti di un grafico a barre più semplice?

I grafici a traliccio sono ottimi per i calcoli ingegneristici, ma non li troverai molto utili su un dashboard finanziario (Fonte immagine: Visme )

Inoltre, considera i colori e i temi. La dashboard deve seguire i colori aziendali? Gli utenti target preferiscono una certa estetica? Ci sono problemi di accessibilità di cui devi preoccuparti?

In generale, è una buona idea rendere i dashboard il più facili da leggere possibile. La chiarezza vince sull'intelligenza in qualsiasi dashboard di progetto.

5. Gli strumenti a cui hai accesso

Infine, considera gli strumenti a cui hai accesso o ti senti a tuo agio nell'usare (che potrebbero non essere sempre gli stessi). Excel è lo strumento predefinito per qualsiasi tipo di attività statistica, ma la creazione di dashboard dinamici in Excel richiede molte competenze tecniche.

Un solido sistema di gestione dei progetti come Workamajig può aiutarti a creare dashboard dettagliati dai dati che già possiedi.

Quali sono alcuni esempi di dashboard di progetto?

Ora che abbiamo spiegato cos'è una dashboard di progetto, ti consigliamo di vedere alcuni esempi di come appare effettivamente una buona dashboard.

Di seguito è riportato un esempio della dashboard di gestione di Workamajig. Questa dashboard può essere personalizzata per soddisfare tutte le esigenze delle tue agenzie. Ti offre una visione a tutto tondo di come stanno procedendo una serie di progetti mostrandoti come sta andando la tua agenzia per cliente, account manager e servizio.

Quello che segue è un esempio di dashboard di Workamajig specifico per un particolare progetto, quello che chiameremmo dashboard di progetto.

Quali sono i diversi tipi di dashboard di progetto?

Diversi tipi di dashboard sono utili per cose diverse, in momenti diversi, in agenzie diverse. Ma niente panico! Esistono solo tre tipi principali di dashboard:

• Cruscotti operativi

Questo tipo di dashboard è costantemente aggiornato con dati, come il ROI sulla pubblicità digitale, lo stato di salute dei tuoi canali di social media e le metriche delle prestazioni del sito web.

I dashboard operativi ti dicono cosa sta succedendo qui e ora e possono aiutarti a prendere decisioni importanti su dove investire tempo e denaro.

• Cruscotti analitici

Con questo tipo di dashboard, gli utenti possono vedere le tendenze dei dati come l' aumento degli utenti su un particolare servizio, l'efficienza della spesa dell'agenzia e le entrate annuali fornite da ogni cliente.

I dashboard analitici possono sembrare una cosa difficile da costruire, ma con l'abbondanza di strumenti analitici di facile accesso, questo tipo di dashboard può essere creato da chiunque.

• Cruscotti strategici

I dashboard strategici sono i migliori amici di un dirigente in quanto consentono una visione completa dei KPI (indicatori chiave di prestazione), consentendo di analizzare facilmente varie metriche.

I dirigenti possono utilizzare dashboard strategici per misurare le prestazioni di cose come le finanze in diversi periodi di tempo, l'EBITDA (utili prima di interessi, tasse, ammortamenti e ammortamenti) e la crescita del MRR (ricavi mensili ricorrenti).

Combina tutti e tre per una dashboard di gestione del progetto ideale

Con uno strumento di gestione dei progetti efficiente, come Workamajig, è possibile combinare facilmente dashboard operativi, analitici e strategici. Con questa intuizione combinata, avrai il potere di prendere decisioni sagge che altrimenti non sarebbero state prese strategicamente.

Quindi, come faccio a creare effettivamente la mia dashboard di gestione dei progetti?

Molto dipenderà da come raccogli i tuoi dati (e da come li memorizzi) e dagli strumenti a cui hai accesso. Ciò che funziona per un'agenzia potrebbe non funzionare per un'altra.

Sebbene non esista un percorso chiaro e diretto per creare una dashboard di progetto, ecco alcuni suggerimenti generali e best practice che si applicano a ogni dashboard di progetto, indipendentemente dagli strumenti che utilizzi:

1. Raccogli e cura i tuoi dati

Inizia creando un catalogo di tutte le tue origini dati. Per ciascuna fonte, identifica anche il formato in cui puoi esportare i dati. CSV è il formato più comune poiché può essere facilmente utilizzato in Excel, Fogli Google e altri strumenti del dashboard.

Questo screenshot di Google Analytics mostra i diversi formati che puoi utilizzare per esportare i dati

Fai un elenco di tutte le origini dati e identifica i loro formati. Potresti avere qualcosa del genere:

• Dati sul traffico web - formato CSV
• Dati finanziari - formati CSV e PDF
• Dati utente - Database SQL

La maggior parte degli strumenti dashboard dovrebbe consentire di utilizzare i dati in più formati. Ma in caso contrario, ti consigliamo di trovare un modo per convertire i dati e renderli compatibili con il tuo strumento dashboard.

In alternativa, puoi utilizzare uno strumento come Workamajig per raccogliere automaticamente i dati di gestione dei progetti più importanti e trasformarli in un dashboard.

2. Identifica le tue metriche principali

Da ciascuna delle tue origini dati, identifica le tue metriche principali e la loro frequenza di aggiornamento. Quest'ultimo è particolarmente importante per capire se ci si può accontentare di una dashboard statica o se ne serve una dinamica.

Ad esempio, i dati finanziari del progetto non cambiano rapidamente su base giornaliera. Ma l'elenco delle attività completate può cambiare molto in un giorno. Una dashboard statica settimanale che si concentri su quest'ultimo sarà quasi inutile. Se desideri evidenziare tali metriche, prova invece a utilizzare una dashboard di progetto dinamica.

3. Identifica l'elemento e il design giusti per ogni metrica

Quindi, per ciascuna delle metriche che hai identificato sopra, elenca la grafica corretta e il design scelto. Ancora una volta, ciò dipenderà dai tuoi utenti target e dal formato della metrica stessa. Un elenco di cose da fare imminenti è rappresentato al meglio come un elenco . La produttività nel tempo è meglio mostrata come un grafico a linee.

Per ogni metrica, identifica anche l'elemento di design "must have". Ad esempio, potresti voler mostrare il nome, il nome dell'attività e l'immagine del profilo nell'elenco delle cose da fare imminenti e finite.

La schermata precedente mostra un elenco di attività di esempio con il proprietario di ciascuna attività, il nome dell'attività e le relative immagini del profilo. (Credito immagine: Klipfolio )

4. Crea il layout della dashboard

L'ultimo passaggio per pensare al layout della dashboard, ovvero come organizzerai i dati nella dashboard.

Ci sono alcune euristiche di usabilità che dovresti seguire:

• Gli elementi più grandi attirano più attenzione. Pertanto, rendi i tuoi KPI più importanti gli elementi più grandi sulla dashboard.
• Le persone leggono da sinistra a destra e dall'alto in basso. La tua metrica più importante dovrebbe essere nell'angolo in alto a sinistra, la meno importante in basso a destra.
• Usa colori familiari (come il rosso per la perdita, il verde per il profitto) e caratteri di facile lettura per migliorare la leggibilità

Cerca su Pinterest le dashboard per trovare ispirazione. È meglio prendere in prestito norme di design consolidate piuttosto che reinventare la ruota.

Il passaggio finale: riunisci tutti i dati nel tuo strumento dashboard. Posiziona la metrica giusta nel punto giusto del tuo layout, usa il design corretto e, presto, sei pronto per condividerla con i tuoi utenti!

MA!

Sebbene una dashboard di progetto possa offrire una grande visibilità e informazioni dettagliate sui tuoi progetti, può anche essere difficile da creare, soprattutto se devi importare dati da più origini. Un sistema di gestione dei progetti come Workamajig non solo ti aiuta a tenere traccia dei dati vitali del progetto, ma si integra anche con altri strumenti che già utilizzi.

Il risultato finale è un dashboard di progetto potente e flessibile che non è solo facile da creare, ma anche facile da personalizzare.

Prova tu stesso Workamajig per vedere come può trasformare il modo in cui gestisci i tuoi progetti.