Comment créer le tableau de bord de projet le plus convaincant

Qu'est-ce qu'un tableau de bord de gestion de projet, pourquoi est-il important et comment en créer un ?

Un tableau de bord de gestion de projet est un affichage de données qui suit la progression du projet en indiquant l'état actuel des différentes parties d'un projet.

Cela semble compliqué ?

Les instructions et les exemples de cet article simplifieront tout cela et vous permettront de créer votre propre tableau de bord de projet, 1-2-3.

Commençons par la situation actuelle de votre agence.

Savez-vous exactement où en sont vos projets ? Pouvez-vous dire quelles tâches sont retardées et lesquelles sont en avance sur le calendrier ? Laquelle de vos ressources est en retard ?

À moins que vous n'ayez un tableau de bord de projet performant, vous avez probablement répondu « non » à toutes ces questions.

Un tableau de bord de projet (ou n'importe quel tableau de bord d'ailleurs) est extrêmement important pour vous donner une visibilité sans précédent sur votre travail. Au lieu de parcourir des feuilles de calcul et des sous-menus, un tableau de bord vous aide à suivre facilement vos mesures les plus importantes, souvent en temps réel.

Le résultat? Prise de décision plus rapide et meilleure visibilité.

Pour construire un tableau de bord de projet, vous devez d'abord identifier les bonnes métriques. Ensuite, vous les combinez de manière précise, pertinente et facile à comprendre.

Dans ce guide, vous découvrirez les ingrédients de base d'un tableau de bord réussi, les métriques à utiliser et comment les rassembler.

Qu'est-ce qu'il est important d'inclure dans un tableau de bord de projet ?

Un bon tableau de bord de projet comprend une collection de mesures organisées de manière facile à saisir, principalement visuelle.

Considérez-le comme un rapport de projet, mais mis à jour en temps réel ou à intervalles fixes, automatiquement.

L'utilité principale d'un tableau de bord est qu'il apporte des données pertinentes provenant de plusieurs sources dans un format convivial.

Un tableau de bord marketing, par exemple, peut intégrer des données de trafic de Google Analytics, des données de médias sociaux de HootSuite et des données PPC d'AdSense. Vous pouvez techniquement accéder à toutes ces données de manière indépendante, mais cela demande trop d'efforts de le faire de manière régulière.

Un bon tableau de bord - et cela s'applique à tout, de la gestion de projet au marketing - a quelques caractéristiques communes :

La caractéristique d'un bon tableau de bord est sa convivialité visuelle. Les données autrement difficiles à saisir (telles que les longs tableaux numériques) sont converties en graphiques et tableaux faciles à lire. Les tendances et les mouvements sont mis en évidence via les couleurs et le mouvement.

Un thème commun, par exemple, utilise la couleur rouge pour mettre en évidence une goutte et la couleur verte pour la croissance. Cela indique à l'utilisateur en un coup d'œil si une métrique augmente ou diminue.

Il ne suffit pas d'être visuel, bien sûr ; le tableau de bord doit également être scannable. Un utilisateur doit comprendre les tendances, les différences et les mouvements en un coup d'œil. De simples changements tels que l'utilisation de deux couleurs contrastées pour deux quantités distinctes peuvent améliorer considérablement la numérisation.

2. Pertinence et personnalisation

Un tableau de bord qui suit des métriques dont personne ne se soucie est un tableau de bord qui ne remplit pas son objectif. Plus que tout, votre tableau de bord doit suivre les bons indicateurs, pour la bonne personne, au bon moment.

Le problème, bien sûr, se pose lorsque des intérêts concurrents s'attellent à définir les « bons paramètres ».

C'est là que vos devoirs avant de commencer à créer le tableau de bord deviennent cruciaux. Il ne suffit pas de simplement brancher un ensemble d'API de manière visuelle ; vous devez également établir un consensus entre toutes les parties intéressées.

Essentiellement, le tableau de bord de votre projet doit être pertinent pour l'utilisateur. Ne montrez pas au PDG les mêmes mesures que vous montreriez au chef de projet. Créez des tableaux de bord séparés pour différents rôles.

Un diagramme de Gantt est un moyen pertinent d'afficher les tâches terminées et à venir, mais n'est pas utile pour afficher le profit par client.

En même temps, offrez-leur quelques options de personnalisation. Si un utilisateur souhaite consulter le taux d'achèvement des tâches d'un mois à l'autre plutôt que quotidiennement, donnez-lui la possibilité de le faire.

Faites juste attention à ne pas offrir trop d'options de personnalisation - cela ne ferait que prêter à confusion.

3. Précision

Il va sans dire que tout tableau de bord que vous créez doit être précis.

Des sources de données précises aident beaucoup à cet égard. Si vous pouvez regrouper les mêmes données à partir de plusieurs sources (par exemple, obtenir des données sur le trafic du site Web à la fois de Mixpanel et de Google Analytics ), vous pouvez éliminer certaines des erreurs dans la source de mesure.

Plus important encore, le tableau de bord ne doit lire que les données, pas les modifier.

4. Fréquence de mise à jour

Un bon tableau de bord est mis à jour juste assez souvent pour être utile. Vous pourriez être tenté de mettre à jour chaque métrique en temps réel. Mais à moins que vous n'ayez affaire à un volume massif de données évoluant rapidement, les mises à jour en temps réel sont un gaspillage de ressources.

Au lieu de cela, considérez la fréquence à laquelle les données réelles changent. Dans un tableau de bord de projet, les ressources peuvent enregistrer leurs heures travaillées uniquement à la fin de la journée. Mettre à jour cette métrique toutes les heures est inutile. Au lieu de cela, vous pouvez le configurer pour qu'il ne se mette à jour qu'une fois toutes les 24 heures.

Dans le même temps, tenez compte de la fréquence à laquelle l'utilisateur final consultera le tableau de bord. Si le tableau de bord ne doit être examiné qu'une fois par mois, dépenser des ressources pour des mises à jour en temps réel ou même quotidiennes peut être un gaspillage.

En d'autres termes, votre fréquence de mise à jour doit correspondre a) à la fréquence de mise à jour des données et b) à la fréquence d'accès au tableau de bord lui-même.

Mais surtout, un tableau de bord est là pour vous faciliter la vie, vous donner plus de temps pour faire les choses que vous aimez et vous ramener plus tôt à la maison pour le souper !

En gardant tous ces facteurs à l'esprit, décomposons le processus réel de création d'un tableau de bord de projet en étapes faciles à comprendre.

Comment créer un tableau de bord de projet ?

Le processus de création d'un tableau de bord de projet peut être techniquement difficile. Vous avez besoin de données au bon format et de la capacité de les transformer en informations exploitables.

Cependant, plus que les défis techniques, ce qui entrave la plupart des efforts est une mauvaise compréhension de ce que le tableau de bord devrait réellement faire. Un tableau de bord qui affiche les mauvaises données dans le mauvais format n'aide personne.

Votre première étape devrait donc être de déterminer exactement ce dont vous avez besoin et, plus important encore, pourquoi vous en avez besoin.

Comment choisir quoi mettre sur un tableau de bord de gestion de projet ?

Avant de décider quoi mettre sur le tableau de bord de votre projet, clarifiez ces 5 choses :

1. Le but du tableau de bord

Les bons tableaux de bord sont toujours axés sur un objectif. Ils mesurent des choses spécifiques pour des utilisateurs spécifiques. Un tableau de bord de projet axé sur les finances prendra une forme très différente d'un tableau de bord de projet axé sur les opérations.

Ainsi, les deux premières choses que vous devez définir sont :

• L'utilisateur cible du tableau de bord
• L'intention et le but du tableau de bord (c'est-à-dire à quoi il servira)
  
  

2. Les données que vous suivez actuellement

Les tableaux de bord de projet dépendent bien sûr des données. Mais toutes ces données ne sont pas également utiles ou utilisables.

Commencez par faire un catalogue de toutes vos sources de données. Quelles données suivez-vous actuellement sur tous vos systèmes ? C'est dans quel format ? Pouvez-vous le brancher directement sur votre système de tableau de bord ?

Ensuite, faites une liste de vos KPI (Key Performance Indicators). Cela devrait inclure les KPI spécifiques à ce tableau de bord, ainsi que les KPI que vous suivez pour toutes les autres parties de l'entreprise.

3. Le format du tableau de bord

En ce qui concerne le format du tableau de bord, vous devez répondre à trois questions :

• Qui accédera au tableau de bord ? Quelles sont leurs principales exigences ?
• À quelle fréquence accéderont-ils au tableau de bord ?
• Où accéderont-ils au tableau de bord ?

Tout dépend des réponses à ces questions. Un tableau de bord accessible une seule fois par mois peut prendre la forme d'un rapport statique. Celui qui est consulté quotidiennement doit être accessible via une URL partagée.

Workamajig affiche des informations importantes telles que l'état des tâches/projets dans des formats visuels faciles à lire

De même, si vos utilisateurs n'ont pas besoin de données fraîchement mises à jour, un tableau de bord statique fera l'affaire. Sinon, vous voudrez leur offrir un tableau de bord dynamique avec des capacités de personnalisation.

4. Considérations de style

Outre le format, considérez également le style du tableau de bord du projet. Pensez aux utilisateurs cibles qui accéderont au tableau de bord. Quel niveau de complexité préfèrent-ils dans leurs graphiques ? Ont-ils le savoir-faire technique pour lire les diagrammes en treillis ou devriez-vous vous contenter d'un graphique à barres plus simple ?

Les diagrammes en treillis sont parfaits pour les calculs d'ingénierie, mais vous ne les utiliserez pas beaucoup sur un tableau de bord financier (Source de l'image : Visme )

Pensez également aux couleurs et aux thèmes. Le tableau de bord doit-il suivre les couleurs de l'entreprise ? Les utilisateurs cibles préfèrent-ils une certaine esthétique ? Y a-t-il des problèmes d'accessibilité dont vous devez vous soucier ?

En général, c'est une bonne idée de rendre vos tableaux de bord aussi faciles à lire que possible. La clarté l'emporte sur l'intelligence dans n'importe quel tableau de bord de projet.

5. Les outils auxquels vous avez accès

Enfin, considérez les outils auxquels vous avez accès ou que vous êtes à l'aise d'utiliser (qui ne sont pas toujours les mêmes). Excel est l'outil par défaut pour tout type d'effort statistique, mais la création de tableaux de bord dynamiques dans Excel nécessite une grande expertise technique.

Un système de gestion de projet solide comme Workamajig peut vous aider à créer des tableaux de bord détaillés à partir des données dont vous disposez déjà.

Quels sont des exemples de tableaux de bord de projet ?

Maintenant que nous avons expliqué ce qu'est un tableau de bord de projet, vous voudrez voir quelques exemples de ce à quoi ressemble réellement un bon tableau de bord.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de tableau de bord de gestion de Workamajig. Ce tableau de bord peut être personnalisé pour répondre à toutes les exigences de vos agences. Il vous donne un aperçu complet de l'avancement d'une gamme de projets en vous montrant comment votre agence se comporte par client, gestionnaire de compte et service.

Voici un exemple de tableau de bord Workamajig spécifique à un projet particulier, ce que nous appellerions un tableau de bord de projet.

Quels sont les différents types de tableaux de bord de projet ?

Différents types de tableaux de bord sont utiles pour différentes choses, à différents moments, dans différentes agences. Mais pas de panique ! Il n'existe que trois principaux types de tableaux de bord :

• Tableaux de bord opérationnels

Ce type de tableau de bord est constamment mis à jour avec des données telles que le retour sur investissement de la publicité numérique, la santé de vos canaux de médias sociaux et les mesures de performance du site Web.

Les tableaux de bord opérationnels vous indiquent ce qui se passe ici et maintenant et peuvent vous aider à prendre des décisions importantes sur les investissements en temps et en argent.

• Tableaux de bord analytiques

Avec ce type de tableau de bord, les utilisateurs peuvent voir les tendances des données telles que l' augmentation du nombre d'utilisateurs sur un service particulier, l'efficacité des dépenses de l'agence et les revenus annuels fournis par chaque client.

Les tableaux de bord analytiques peuvent sembler difficiles à créer, mais avec l'abondance d'outils analytiques faciles d'accès, ce type de tableau de bord peut être créé par n'importe qui.

• Tableaux de bord stratégiques

Les tableaux de bord stratégiques sont le meilleur ami d'un dirigeant car ils permettent une vue d'ensemble des KPI (indicateurs de performance clés), permettant d'analyser facilement diverses mesures.

Les dirigeants peuvent utiliser des tableaux de bord stratégiques pour mesurer les performances d'éléments tels que les finances sur différentes périodes, l'EBITDA (bénéfice avant intérêts, impôts, dépréciation et amortissement) et la croissance du MRR (revenu mensuel récurrent).

Combinez les trois pour un tableau de bord de gestion de projet idéal

Avec un outil de gestion de projet efficace, comme Workamajig, les tableaux de bord opérationnels, analytiques et stratégiques peuvent être facilement combinés. Grâce à ces informations combinées, vous aurez le pouvoir de prendre des décisions judicieuses qui, autrement, n'auraient pas été prises de manière stratégique.

Alors, comment créer réellement mon tableau de bord de gestion de projet ?

Tout dépendra de la manière dont vous collectez vos données (et de la manière dont vous les stockez) et des outils auxquels vous avez accès. Ce qui fonctionne pour une agence peut ne pas fonctionner pour une autre.

Bien qu'il n'y ait pas de chemin clair et direct pour créer un tableau de bord de projet, voici quelques conseils généraux et bonnes pratiques qui s'appliquent à chaque tableau de bord de projet, quels que soient les outils que vous utilisez :

1. Collectez et traitez vos données

Commencez par faire un catalogue de toutes vos sources de données. Pour chaque source, identifiez également le format dans lequel vous pouvez exporter les données. CSV est le format le plus courant car il peut être facilement utilisé dans Excel, Google Sheets et d'autres outils de tableau de bord.

Cette capture d'écran de Google Analytics montre les différents formats que vous pouvez utiliser pour exporter des données

Faites une liste de toutes les sources de données et identifiez leurs formats. Vous pourriez avoir quelque chose comme ça :

• Données de trafic Web - format CSV
• Données financières - formats CSV et PDF
• Données utilisateur - Base de données SQL

La plupart des outils de tableau de bord devraient vous permettre d'utiliser des données dans plusieurs formats. Mais si ce n'est pas le cas, vous voudrez trouver un moyen de convertir les données et de les rendre compatibles avec votre outil de tableau de bord.

Alternativement, vous pouvez utiliser un outil comme Workamajig pour rassembler automatiquement vos données de gestion de projet les plus importantes et les transformer en tableau de bord.

2. Identifiez vos principaux indicateurs

À partir de chacune de vos sources de données, identifiez vos principaux indicateurs et leur fréquence de mise à jour. Ce dernier est particulièrement important pour déterminer si vous pouvez vous contenter d'un tableau de bord statique ou si vous avez besoin d'un tableau de bord dynamique.

Par exemple, les données financières du projet ne changent pas rapidement sur une base quotidienne. Mais la liste des tâches accomplies peut beaucoup changer en une journée. Un tableau de bord statique hebdomadaire qui se concentre sur ce dernier sera presque inutile. Si vous souhaitez mettre en évidence ces métriques, essayez plutôt d'utiliser un tableau de bord de projet dynamique.

3. Identifiez le bon élément et la bonne conception pour chaque métrique

Ensuite, pour chacune des mesures que vous avez identifiées ci-dessus, indiquez le bon graphique et la conception que vous avez choisie. Encore une fois, cela dépendra de vos utilisateurs cibles et du format de la métrique elle-même. Une liste de tâches à venir est mieux représentée comme une liste . La productivité au fil du temps est mieux représentée par un graphique linéaire.

Pour chaque métrique, identifiez également l'élément de conception "indispensable". Par exemple, vous pouvez afficher le prénom, le nom de la tâche et la photo de profil dans votre liste de tâches à venir et terminées.

La capture d'écran ci-dessus montre un exemple de liste de tâches avec le propriétaire de chaque tâche, le nom de la tâche et leurs images de profil. (Crédit image : Klipfolio )

4. Créez votre mise en page de tableau de bord

La dernière étape consiste à penser à la disposition du tableau de bord, c'est-à-dire à la manière dont vous allez organiser les données dans le tableau de bord.

Il y a quelques heuristiques d'utilisabilité que vous devriez suivre :

• Les éléments plus grands attirent davantage l'attention. Ainsi, faites de vos KPI les plus importants les éléments les plus importants du tableau de bord.
• Les gens lisent de gauche à droite et de haut en bas. Votre métrique la plus importante doit se trouver dans le coin supérieur gauche, la moins importante dans le coin inférieur droit.
• Utilisez des couleurs familières (telles que le rouge pour la perte, le vert pour le profit) et des polices faciles à lire pour améliorer la lisibilité

Recherchez sur Pinterest des tableaux de bord pour vous inspirer. Il est préférable d'emprunter les normes de conception établies plutôt que de réinventer la roue.

La dernière étape - rassemblez toutes les données dans votre outil de tableau de bord. Placez la bonne métrique au bon endroit dans votre mise en page, utilisez le bon design, et hop, vous êtes prêt à la partager avec vos utilisateurs !

MAIS!

Bien qu'un tableau de bord de projet puisse apporter une grande visibilité et un aperçu de vos projets, il peut également être difficile à créer, surtout si vous devez importer des données provenant de plusieurs sources. Un système de gestion de projet tel que Workamajig vous aide non seulement à suivre les données vitales du projet, mais s'intègre également à d'autres outils que vous utilisez déjà.

Le résultat final est un tableau de bord de projet puissant et flexible qui est non seulement facile à créer, mais également facile à personnaliser.

Essayez Workamajig par vous-même pour voir comment il peut transformer la façon dont vous gérez vos projets.