如何创建最引人注目的项目仪表板
已发表: 2022-06-29什么是项目管理仪表板，为什么它很重要以及如何构建一个？
项目管理仪表板是通过显示项目各个部分的当前状态来跟踪项目进度的数据显示。
听起来很复杂？
这篇文章中的说明和示例将简化所有这些，并帮助您创建自己的项目仪表板 1-2-3。
让我们从您的代理机构目前的表现开始。
你知道你的项目是怎么做的吗？ 你能分辨出哪些任务延迟了，哪些任务提前了吗？ 您的哪些资源落后了？
除非您有一个功能强大的项目仪表板，否则您可能对所有这些问题都回答“不”。
项目仪表板（或与此相关的任何仪表板）对于为您提供前所未有的工作可见性非常重要。 仪表板无需挖掘电子表格和子菜单，而是帮助您轻松跟踪最重要的指标，通常是实时的。
结果？ 更快的决策和更好的洞察力。
要构建项目仪表板，您首先要确定正确的指标。 然后，您以准确、相关且易于理解的方式组合它们。
在本指南中，您将了解成功仪表板的核心要素、要使用的指标以及如何将它们组合在一起。
在项目仪表板中包含哪些重要内容？
一个好的项目仪表板包括一组以易于掌握、主要是视觉方式排列的指标。
可以将其视为一份项目报告，但它可以实时或以固定的时间间隔自动更新。
仪表板的主要用途是它以友好的格式从多个来源引入相关数据。
例如，营销仪表板可能会引入来自 Google Analytics 的流量数据、来自 HootSuite 的社交媒体数据以及来自 AdSense 的 PPC 数据。 从技术上讲，您可以独立访问所有这些数据，但定期进行访问需要付出太多努力。
一个好的仪表板——这适用于从项目管理到营销的一切——有一些共同的特点：
1.视觉一个好的仪表板的标志是它的视觉友好性。 难以掌握的数据（例如长数字表格）被转换为易于阅读的图形和图表。 趋势和运动通过颜色和运动突出显示。
例如，一个常见的主题是使用红色突出水滴，使用绿色突出增长。 这可以一目了然地告诉用户指标是上升还是下降。
当然，仅靠视觉是不够的。 仪表板也应该是可扫描的。 用户应该一目了然地了解趋势、差异和动向。 简单的更改（例如对两个单独的数量使用两种对比色）可以显着改善扫描效果。
2. 相关性和可定制性
跟踪没有人关心的指标的仪表板是没有实现其目的的仪表板。 最重要的是，您的仪表板必须在正确的时间为正确的人跟踪正确的指标。
当然，当相互竞争的利益开始定义“正确的指标”时，问题就出现了。
这是您开始创建仪表板之前的功课变得至关重要的地方。 仅仅以可视化的方式将一堆 API 组合在一起是不够的； 你还必须在所有有关各方之间建立共识。
本质上，您的项目仪表板应该与用户相关。 不要向 CEO 展示与向项目经理展示相同的指标。 为不同的角色创建单独的仪表板。
甘特图是一种显示已完成和即将完成的任务的相关方式，但对于显示每位客户的利润没有用处。
同时，为他们提供一些定制选项。 如果用户想要查看每月而不是每天的任务完成率，请让他们选择这样做。
请注意不要提供太多的自定义选项 - 它只会导致混乱。
3. 准确性
不用说，您创建的任何仪表板都应该是准确的。
准确的数据源在这方面有很大帮助。 如果您可以从多个来源收集相同的数据（例如，从Mixpanel和Google Analytics获取网站流量数据），您可以消除测量来源中的一些错误。
更重要的是，仪表板应该只读取数据，而不是修改它。
4.更新频率
一个好的仪表板会经常更新以提供有用的信息。 您可能很想实时更新每个指标。 但除非您正在处理大量快速变化的数据，否则实时更新是一种资源浪费。
相反，请考虑实际数据更改的频率。 在项目仪表板中，资源可能仅在一天结束时记录其工作时间。 每小时更新一次这个指标是没有用的。 相反，您可以将其设置为每 24 小时仅更新一次。
同时，考虑最终用户检查仪表板的频率。 如果仪表板每月仅审查一次，那么将资源用于实时甚至每日更新可能是一种浪费。
换句话说，您的更新频率应该与 a) 数据的更新频率和 b) 仪表板本身的访问频率相匹配。
最重要的是，仪表板可以让您的生活更轻松，让您有更多时间做自己喜欢的事情，让您早点回家吃晚饭！
牢记所有这些因素，让我们将创建项目仪表板的实际过程分解为易于理解的步骤。
您如何构建项目仪表板？
构建项目仪表板的过程在技术上可能具有挑战性。 您需要格式正确的数据以及将其转化为可操作的洞察力的能力。
然而，除了技术挑战之外，阻碍大多数努力的是对仪表板实际应该做什么的理解不足。 以错误格式显示错误数据的仪表板对任何人都没有帮助。
因此，您的第一步应该是准确地弄清楚您需要什么，更重要的是，弄清楚您为什么需要它。
您如何选择在项目管理仪表板上放置什么？
在决定在项目仪表板上放什么之前，请先弄清楚以下 5 件事：
- 仪表板的目的
好的仪表板总是以目的为导向的。 他们为特定用户测量特定事物。 以财务为中心的项目仪表板与以运营为中心的项目仪表板将采用截然不同的形式。
因此，您需要定义的前两件事是：
- 仪表板的目标用户
- 仪表板的意图和目的（即它的用途）
- 您当前正在跟踪的数据
当然，项目仪表板取决于数据。 但并非所有这些数据都同样有用或可用。
首先制作所有数据源的目录。 您目前在所有系统中跟踪哪些数据？ 这是什么格式的？ 你能把它直接插入你的仪表板系统吗？
接下来，列出您的 KPI（关键绩效指标）。 这应该包括特定于该仪表板的 KPI，以及您为所有其他业务部分跟踪的 KPI。
- 仪表板格式
谈到仪表板格式，您必须回答三个问题：
- 谁将访问仪表板？ 他们的最高要求是什么？
- 他们多久访问一次仪表板？
- 他们将在哪里访问仪表板
很大程度上取决于这些问题的答案。 每月仅访问一次的仪表板可以采用静态报告的形式。 每天访问的应该可以通过共享 URL 访问。
Workamajig以易于阅读的视觉格式显示重要信息，例如任务/项目状态
同样，如果您的用户不需要最新更新的数据，静态仪表板就可以了。 否则，您将希望为他们提供具有一些自定义功能的动态仪表板。
- 样式注意事项
除了格式，还要考虑项目仪表板的样式。 想想将访问仪表板的目标用户。 他们更喜欢图表中的复杂程度是多少？ 他们是否具有阅读格状图的技术知识，或者您应该使用更简单的条形图吗？
格状图非常适合工程计算，但在财务仪表板上您不会发现它们有太多用处（图片来源： Visme ）
另外，考虑颜色和主题。 仪表板是否必须遵循任何公司颜色？ 目标用户是否喜欢某种审美？ 您是否需要担心任何可访问性问题？
一般来说，让您的仪表板尽可能易于阅读是一个好主意。 在任何项目仪表板中，清晰胜过聪明。
- 您可以使用的工具
最后，考虑您可以访问或使用起来很舒服的工具（可能并不总是相同）。 Excel 是任何类型统计工作的默认工具，但在 Excel 中创建动态仪表板需要大量技术专长。
像 Workamajig 这样可靠的项目管理系统可以帮助您根据已有的数据创建详细的仪表板。
有哪些项目仪表板示例？
既然我们已经解释了项目仪表板是什么，您将希望看到一些好的仪表板实际外观的示例。
以下是 Workamajig 管理仪表板的示例。 可以自定义此仪表板以满足您所有机构的要求。 它通过向您展示您的代理机构在客户、客户经理和服务方面的表现，让您全面了解一系列项目的进展情况。
下面是一个 Workamajig 仪表板的示例，它特定于一个特定的项目——我们称之为项目仪表板。
有哪些不同类型的项目仪表板？
不同类型的仪表板在不同的时间、不同的机构对不同的事情有用。 但不要惊慌！ 只有三种主要类型的仪表板：
- 操作仪表板
这种仪表板类型会不断更新数据，例如数字广告的投资回报率、社交媒体渠道的健康状况和网站性能指标。
操作仪表板会告诉您此时此地正在发生的事情，并且可以帮助您做出关于时间和金钱应该在哪里投资的重要决定。
- 分析仪表板
使用这种类型的仪表板，用户可以看到数据趋势，例如特定服务的用户增加、代理支出的效率以及每个客户提供的年收入。
分析仪表板听起来可能很难构建，但由于有大量易于访问的分析工具，任何人都可以构建这种类型的仪表板。
- 战略仪表板
战略仪表板是高管最好的朋友，因为它们可以全面了解 KPI（关键绩效指标），从而可以轻松分析各种指标。
高管可以使用战略仪表板来衡量不同时期的财务状况、EBITDA（息税折旧和摊销前利润）和 MRR（每月经常性收入）的增长。
将这三者结合起来，打造一个理想的项目管理仪表板
借助 Workamajig 等高效的项目管理工具，可以轻松组合运营、分析和战略仪表板。 凭借这种综合洞察力，您将有能力做出明智的决策，否则这些决策将不会在战略上做出。
那么，我如何实际创建我的项目管理仪表板？
很大程度上取决于您如何收集数据（以及如何存储数据）以及您可以访问的工具。 对一个机构有效的方法可能对另一个机构无效。
尽管创建项目仪表板没有明确和直接的路径，但无论您使用何种工具，这里都有一些适用于每个项目仪表板的一般提示和最佳实践：
- 收集和管理您的数据
首先制作所有数据源的目录。 对于每个来源，还要确定可以导出数据的格式。CSV 是最常见的格式，因为它可以在 Excel、Google 表格和其他仪表板工具中轻松使用。
Google Analytics 的此屏幕截图显示了可用于导出数据的不同格式
列出所有数据源并确定它们的格式。 你可能有这样的事情：
- 网络流量数据 - CSV 格式
- 财务数据 - CSV 和 PDF 格式
- 用户数据 - SQL 数据库
大多数仪表板工具应该允许您使用多种格式的数据。 但如果不是这种情况，您需要找到一种方法来转换数据并使其与您的仪表板工具兼容。
或者，您可以使用 Workamajig 等工具自动收集最重要的项目管理数据并将其转换为仪表板。
- 确定您的主要指标
从您的每个数据源中，确定您的主要指标及其更新频率。 后者对于确定是否可以使用静态仪表板或是否需要动态仪表板特别重要。
例如，项目财务数据不会每天快速变化。 但是一天之内完成的任务清单可能会发生很大变化。 专注于后者的每周静态仪表板几乎毫无用处。 如果您想突出显示此类指标，请尝试使用动态项目仪表板。
- 确定每个指标的正确元素和设计
接下来，对于您在上面确定的每个指标，列出正确的图形和您选择的设计。 同样，这将取决于您的目标用户和指标本身的格式。 即将到来的待办事项列表最好表示为list 。 随着时间的推移，生产力可以更好地显示为折线图。
对于每个指标，还要确定“必须具备”的设计元素。 例如，您可能希望在即将完成的待办事项列表中显示名字、任务名称和个人资料图片。
上面的屏幕截图显示了一个示例任务列表，其中包含每个任务的所有者、任务名称和他们的个人资料图片。 （图片来源： Klipfolio ）
- 创建仪表板布局
考虑仪表板布局的最后一步，即您将如何组织仪表板中的数据。
您应该遵循一些可用性启发式方法：
- 较大的元素会引起更多关注。 因此，让您最重要的 KPI 成为仪表板上最大的元素。
- 人们从左到右，从上到下阅读。 你最重要的指标应该在左上角，最不重要的应该在右下角。
- 使用熟悉的颜色（例如红色表示亏损，绿色表示盈利）和易于阅读的字体以提高易读性
在 Pinterest 中搜索仪表板以获取灵感。 最好是借用既定的设计规范，而不是重新发明轮子。
最后一步 - 将所有数据放在仪表板工具中。 将正确的指标放在布局中的正确位置，使用正确的设计，嘿，你准备好与用户分享了！
但！
虽然项目仪表板可以为您的项目带来大量可见性和洞察力，但它也可能难以创建，尤其是当您必须从多个来源引入数据时。 Workamajig 等项目管理系统不仅可以帮助您跟踪重要的项目数据，还可以与您已经使用的其他工具集成。
最终结果是一个强大而灵活的项目仪表板，它不仅易于创建，而且易于定制。
亲自试用 Workamajig，看看它如何改变您运行项目的方式。
