Cum să creați cel mai convingător tablou de bord pentru proiect

Ce este un tablou de bord pentru managementul proiectelor, de ce este important și cum să construiți unul?

Un tablou de bord pentru managementul proiectelor este o afișare de date care urmărește progresul proiectului, arătând starea curentă a diferitelor părți ale unui proiect.

Sună complicat?

Instrucțiunile și exemplele din această postare vă vor simplifica toate acestea și vă vor configura să vă creați propriul tablou de bord al proiectului, 1-2-3.

Să începem cu cum se descurcă agenția ta în acest moment.

Știi exact cum merg proiectele tale? Puteți spune ce sarcini sunt întârziate și care sunt înainte de termen? Care dintre resursele tale rămân în urmă?

Dacă nu aveți un tablou de bord capabil pentru proiect, probabil ați răspuns „nu” la toate aceste întrebări.

Un tablou de bord al proiectului (sau orice tablou de bord de altfel) este foarte important pentru a vă oferi o vizibilitate fără precedent asupra muncii dvs. În loc să căutați prin foi de calcul și submeniuri, un tablou de bord vă ajută să urmăriți cu ușurință cele mai importante valori, adesea în timp real.

Rezultatul? Luare mai rapidă a deciziilor și o perspectivă mai bună.

Pentru a crea un tablou de bord al proiectului, mai întâi identificați valorile potrivite. Apoi, le combinați într-un mod care este precis, relevant și ușor de înțeles.

În acest ghid, veți afla despre ingredientele de bază ale unui tablou de bord de succes, ce valori să utilizați și cum să le reuniți pe toate.

Ce este important de inclus într-un tablou de bord al proiectului?

Un tablou de bord bun al proiectului include o colecție de valori aranjate într-o manieră ușor de înțeles, mai ales vizual.

Gândiți-vă la el ca la un raport de proiect, dar unul care este actualizat fie în timp real, fie la intervale fixe, automat.

Utilitatea principală a unui tablou de bord este că aduce date relevante din mai multe surse într-un format prietenos.

Un tablou de bord de marketing, de exemplu, ar putea aduce date de trafic de la Google Analytics, date de rețele sociale de la HootSuite și date PPC de la AdSense. Din punct de vedere tehnic, puteți accesa toate aceste date în mod independent, dar este nevoie de prea mult efort pentru a o face în mod regulat.

Un tablou de bord bun - și asta se aplică tuturor, de la managementul de proiect la marketing - are câteva caracteristici comune:

Semnul distinctiv al unui tablou de bord bun este prietenia sa vizuală. Datele care altfel sunt greu de înțeles (cum ar fi tabelele numerice lungi) sunt convertite în grafice și diagrame ușor de citit. Tendințele și mișcările sunt evidențiate prin culori și mișcare.

O temă comună, de exemplu, este folosirea culorii roșii pentru a evidenția o picătură și a culorii verde pentru creștere. Acest lucru îi spune utilizatorului dintr-o privire dacă o valoare crește sau scade.

Nu este suficient să fii vizual, desigur; tabloul de bord ar trebui, de asemenea, să poată fi scanat. Un utilizator ar trebui să înțeleagă tendințele, diferențele și mișcările dintr-o privire. Schimbările simple, cum ar fi utilizarea a două culori contrastante pentru două cantități separate, pot îmbunătăți drastic scanarea.

2. Relevanță și personalizare

Un tablou de bord care urmărește valorile care nu îi pasă nimănui este un tablou de bord care nu își îndeplinește scopul. Mai mult decât orice, tabloul de bord trebuie să urmărească valorile potrivite, pentru persoana potrivită, la momentul potrivit.

Problema, desigur, apare atunci când interesele concurente se rezumă la definirea „metricelor potrivite”.

Aici devin esențiale temele înainte de a începe să creați tabloul de bord. Nu este suficient să conectați pur și simplu o grămadă de API-uri într-o manieră vizuală; de asemenea, trebuie să construiți un consens între toate părțile interesate.

În esență, tabloul de bord al proiectului ar trebui să fie relevant pentru utilizator. Nu arătați CEO-ului aceleași valori ca și managerului de proiect. Creați tablouri de bord separate pentru diferite roluri.

O diagramă Gantt este o modalitate relevantă de a afișa sarcinile finalizate și viitoare, dar nu este utilă pentru afișarea profitului per client.

În același timp, oferă-le câteva opțiuni de personalizare. Dacă un utilizator dorește să se uite la rata de finalizare a sarcinilor de la o lună la lună, nu zilnic, oferiți-i opțiunea de a face acest lucru.

Ai grijă să nu oferi prea multe opțiuni de personalizare - va duce doar la confuzie.

3. Precizie

Este de la sine înțeles că orice tablou de bord pe care îl creați ar trebui să fie precis.

Sursele de date precise ajută foarte mult în acest sens. Dacă puteți cluba aceleași date din mai multe surse (de exemplu, obținerea datelor de trafic pe site-ul web atât de la Mixpanel , cât și de la Google Analytics ), puteți elimina unele dintre erorile din sursa de măsurare.

Mai important, tabloul de bord ar trebui să citească doar date, nu să le modifice.

4. Frecvența de actualizare

Un tablou de bord bun este actualizat suficient de des pentru a fi util. Ați putea fi tentat să actualizați fiecare măsură în timp real. Dar dacă nu aveți de-a face cu un volum masiv de date care se schimbă rapid, actualizările în timp real sunt o risipă de resurse.

În schimb, luați în considerare cât de des se schimbă datele reale. Într-un tablou de bord al unui proiect, resursele se pot conecta la orele lor de lucru numai la sfârșitul zilei. Actualizarea acestei valori în fiecare oră este inutilă. În schimb, îl puteți seta să se actualizeze doar o dată la 24 de ore.

În același timp, luați în considerare cât de des va verifica utilizatorul final tabloul de bord. Dacă tabloul de bord urmează să fie revizuit doar o dată pe lună, cheltuirea resurselor pentru actualizări în timp real sau chiar zilnice ar putea fi o risipă.

Cu alte cuvinte, frecvența dvs. de actualizare ar trebui să corespundă a) frecvenței de actualizare a datelor și b) frecvenței de acces a tabloului de bord în sine.

Cel mai important, un tablou de bord este acolo pentru a vă ușura viața, pentru a vă oferi mai mult timp pentru a face lucrurile care vă plac și pentru a vă duce acasă mai devreme pentru cină!

Ținând cont de toți acești factori, haideți să descompunem procesul real de creare a unui tablou de bord al proiectului în pași ușor de înțeles.

Cum construiești un tablou de bord al proiectului?

Procesul de construire a unui tablou de bord al proiectului poate fi dificil din punct de vedere tehnic. Aveți nevoie de date în formatul potrivit și de capacitatea de a le transforma în perspectivă acționabilă.

Cu toate acestea, mai mult decât provocările tehnice, ceea ce împiedică majoritatea eforturilor este o slabă înțelegere a ceea ce ar trebui să facă de fapt tabloul de bord. Un tablou de bord care arată datele greșite într-un format greșit nu ajută pe nimeni.

Prin urmare, primul tău pas ar trebui să fie să-ți dai seama exact de ce ai nevoie și, mai important, de ce ai nevoie.

Cum alegi ce să pui pe un tablou de bord pentru managementul proiectelor?

Înainte de a decide ce să puneți în tabloul de bord al proiectului, obțineți claritate cu privire la aceste 5 lucruri:

1. Scopul tabloului de bord

Tablourile de bord bune sunt întotdeauna orientate spre scop. Ei măsoară lucruri specifice pentru anumiți utilizatori. Un tablou de bord de proiect axat pe finanțe va lua o formă foarte diferită de un tablou de bord axat pe operațiuni.

Astfel, primele două lucruri pe care trebuie să le definiți sunt:

• Utilizatorul țintă al tabloului de bord
• Intenția și scopul tabloului de bord (adică pentru ce va fi folosit)
  
  

2. Datele pe care le urmăriți în prezent

Tablourile de bord ale proiectelor, desigur, depind de date. Dar nu toate aceste date sunt la fel de utile sau utilizabile.

Începeți prin a realiza un catalog cu toate sursele dvs. de date. Ce date urmăriți în prezent în toate sistemele dvs.? În ce format este asta? Îl poți conecta direct la sistemul tău de bord?

Apoi, faceți o listă cu KPI-urile (Key Performance Indicators). Acesta ar trebui să includă KPI-uri specifici acelui tablou de bord, precum și KPI-uri pe care îi urmăriți pentru toate celelalte părți ale afacerii.

3. Formatul tabloului de bord

Când vine vorba de formatul tabloului de bord, trebuie să răspundeți la trei întrebări:

• Cine va accesa tabloul de bord? Care sunt cerințele lor principale?
• Cât de des vor accesa tabloul de bord?
• Unde vor accesa tabloul de bord

Depinde mult de răspunsurile la aceste întrebări. Un tablou de bord care este accesat doar o dată pe lună poate fi sub forma unui raport static. Unul care este accesat zilnic ar trebui să fie accesibil printr-o adresă URL partajată.

Workamajig afișează informații importante, cum ar fi starea sarcinii/proiectului, în formate vizuale ușor de citit

În mod similar, dacă utilizatorii dvs. nu au nevoie de date proaspăt actualizate, un tablou de bord static va funcționa bine. În caz contrar, veți dori să le oferiți un tablou de bord dinamic cu unele capacități de personalizare.

4. Considerații de stil

În afară de format, luați în considerare și stilul tabloului de bord al proiectului. Gândiți-vă la utilizatorii țintă care vor accesa tabloul de bord. Ce nivel de complexitate preferă în graficele lor? Au cunoștințele tehnice necesare pentru a citi Trellis Plots sau ar trebui să vă descurcați cu un grafic cu bare mai simplu?

Locurile cu spalier sunt grozave pentru calculele de inginerie, dar nu le veți găsi prea multe pe un tablou de bord financiar (Sursa imagine: Visme )

De asemenea, luați în considerare culorile și temele. Tabloul de bord trebuie să urmeze culori corporative? Utilizatorii țintă preferă o anumită estetică? Există probleme de accesibilitate pentru care trebuie să vă faceți griji?

În general, este o idee bună să vă faceți tablourile de bord cât mai ușor de citit posibil. Claritatea învinge inteligența în orice tablou de bord al proiectului.

5. Instrumentele la care aveți acces

În cele din urmă, luați în considerare instrumentele la care aveți acces sau la care vă simțiți confortabil (care ar putea să nu fie întotdeauna aceleași). Excel este instrumentul implicit pentru orice fel de efort statistic, dar crearea de tablouri de bord dinamice în Excel necesită multă experiență tehnică.

Un sistem solid de management de proiect precum Workamajig vă poate ajuta să creați tablouri de bord detaliate din datele pe care le aveți deja.

Care sunt câteva exemple de tablouri de bord ale proiectelor?

Acum că am explicat ce este un tablou de bord al unui proiect, veți dori să vedeți câteva exemple despre cum arată de fapt un tablou de bord bun.

Mai jos este un exemplu de tablou de bord de management al Workamajig. Acest tablou de bord poate fi personalizat pentru a se potrivi tuturor cerințelor agențiilor dvs. Vă oferă o perspectivă completă asupra modului în care progresează o serie de proiecte, arătându-vă cum se descurcă agenția dvs. de către client, manager de cont și serviciu.

Următorul este un exemplu de tablou de bord Workamajig care este specific unui anumit proiect - ceea ce am numi un tablou de bord al proiectului.

Care sunt diferitele tipuri de tablouri de bord pentru proiecte?

Diferite tipuri de tablouri de bord sunt utile pentru lucruri diferite, în momente diferite, la diferite agenții. Dar nu intrați în panică! Există doar trei tipuri principale de tablouri de bord:

• Tablouri de bord operaționale

Acest tip de tablou de bord este actualizat în mod constant cu date, cum ar fi rentabilitatea investiției pe publicitatea digitală, starea de sănătate a canalelor dvs. de rețele sociale și valorile de performanță a site-ului web.

Tablourile de bord operaționale vă spun ce se întâmplă aici și acum și vă pot ajuta să luați decizii importante despre unde ar trebui investiți timpul și banii.

• Tablouri de bord analitice

Cu acest tip de tablou de bord, utilizatorii pot vedea tendințele de date, cum ar fi o creștere a utilizatorilor pentru un anumit serviciu, eficiența cheltuielilor agenției și veniturile anuale furnizate de fiecare client.

Tablourile de bord analitice pot suna ca un lucru greu de construit, dar cu abundența de instrumente analitice ușor de accesat, acest tip de tablouri de bord poate fi construit de oricine.

• Tablouri de bord strategice

Tablourile de bord strategice sunt cele mai bune prietene ale unui director, deoarece permit o vizualizare cuprinzătoare a KPI-urilor (indicatorii cheie de performanță), permițând analizarea cu ușurință a diferitelor metrici.

Directorii pot folosi tablouri de bord strategice pentru a măsura performanța unor lucruri precum finanțele pe diferite perioade de timp, EBITDA (câștigurile înainte de dobândă, impozit, depreciere și amortizare) și creșterea MRR (venitul lunar recurent).

Combinați toate trei pentru un tablou de bord ideal pentru managementul proiectelor

Cu un instrument eficient de management al proiectelor, cum ar fi Workamajig, tablourile de bord operaționale, analitice și strategice pot fi combinate cu ușurință. Cu această perspectivă combinată, veți avea puterea de a lua decizii înțelepte care altfel nu ar fi fost luate strategic.

Deci, cum îmi creez de fapt tabloul de bord pentru managementul proiectelor?

Multe vor depinde de modul în care vă colectați datele (și de cum le stocați) și de instrumentele la care aveți acces. Ceea ce funcționează pentru o agenție ar putea să nu funcționeze pentru alta.

Deși nu există o cale clară și directă către crearea unui tablou de bord pentru proiect, iată câteva sfaturi generale și cele mai bune practici care se aplică fiecărui tablou de bord al proiectului, indiferent de instrumentele pe care le utilizați:

1. Colectați și gestionați datele dvs

Începeți prin a realiza un catalog cu toate sursele dvs. de date. Pentru fiecare sursă, identificați și în ce format puteți exporta datele. CSV este cel mai comun format, deoarece poate fi utilizat cu ușurință în Excel, Foi de calcul Google și alte instrumente de bord.

Această captură de ecran de la Google Analytics arată diferitele formate pe care le puteți utiliza pentru a exporta date

Faceți o listă cu toate sursele de date și identificați formatele acestora. S-ar putea să ai ceva de genul acesta:

• Date de trafic web - format CSV
• Date financiare - formatele CSV și PDF
• Date utilizator - baza de date SQL

Majoritatea instrumentelor de bord ar trebui să vă permită să utilizați date în mai multe formate. Dar dacă nu este cazul, veți dori să găsiți o modalitate de a converti datele și de a le face compatibile cu instrumentul de bord.

Alternativ, puteți utiliza un instrument precum Workamajig pentru a aduna automat cele mai importante date de management de proiect și a le transforma într-un tablou de bord.

2. Identificați-vă principalele valori

Din fiecare dintre sursele dvs. de date, identificați principalele valori și frecvența de actualizare a acestora. Acesta din urmă este deosebit de important pentru a afla dacă vă puteți descurca cu un tablou de bord static sau dacă aveți nevoie de unul dinamic.

De exemplu, datele financiare ale proiectului nu se schimbă rapid zilnic. Dar lista sarcinilor finalizate se poate schimba foarte mult într-o zi. Un tablou de bord static săptămânal care se concentrează pe acesta din urmă va fi aproape inutil. Dacă doriți să evidențiați astfel de valori, încercați să utilizați un tablou de bord dinamic al proiectului.

3. Identificați elementul și designul potrivit pentru fiecare măsurătoare

Apoi, pentru fiecare dintre valorile pe care le-ați identificat mai sus, enumerați graficul potrivit și designul ales de dvs. Din nou, acest lucru va depinde de utilizatorii țintă și de formatul valorii în sine. O listă de sarcini viitoare este cel mai bine reprezentată ca, ei bine, o listă . Productivitatea de-a lungul timpului este prezentată mai bine ca grafic linie.

Pentru fiecare valoare, identificați și elementul de design „must have”. De exemplu, s-ar putea să doriți să afișați prenumele, numele sarcinii și fotografia de profil în lista dvs. de sarcini viitoare și finalizate.

Captura de ecran de mai sus arată un exemplu de listă de activități cu proprietarul fiecărei sarcini, numele sarcinii și imaginile de profil ale acestora. (Credit imagine: Klipfolio )

4. Creați aspectul tabloului de bord

Ultimul pas de a vă gândi la aspectul tabloului de bord, adică la modul în care veți organiza datele în tabloul de bord.

Există câteva euristici de utilizare pe care ar trebui să le urmați:

• Elementele mai mari atrag mai multă atenție. Astfel, faceți din cei mai importanți KPI cele mai mari elemente de pe tabloul de bord.
• Oamenii citesc de la stânga la dreapta și de sus în jos. Cel mai important indicator ar trebui să fie în colțul din stânga sus, cel mai puțin important în colțul din dreapta jos.
• Utilizați culori familiare (cum ar fi roșu pentru pierderi, verde pentru profit) și fonturi ușor de citit pentru a îmbunătăți lizibilitatea

Căutați pe Pinterest tablouri de bord pentru inspirație. Cel mai bine este să împrumuți norme de design consacrate decât să reinventezi roata.

Pasul final - reunește toate datele în instrumentul tabloului de bord. Plasați valoarea potrivită în locul potrivit în aspectul dvs., utilizați designul corect și, bine, sunteți gata să o partajați utilizatorilor dvs.!

DAR!

Deși un tablou de bord al proiectului poate aduce o mare vizibilitate și perspectivă asupra proiectelor dvs., poate fi, de asemenea, greu de creat, mai ales dacă trebuie să introduceți date din mai multe surse. Un sistem de management al proiectelor, cum ar fi Workamajig, nu numai că vă ajută să urmăriți datele vitale ale proiectului, ci și să se integreze cu alte instrumente pe care le utilizați deja.

Rezultatul final este un tablou de bord puternic și flexibil, care nu este doar ușor de creat, ci și ușor de personalizat.

Încercați pentru dvs. Workamajig pentru a vedea cum poate transforma modul în care vă conduceți proiectele.