Cara Membuat Dasbor Proyek Paling Menarik

Apa itu dasbor manajemen proyek, Mengapa penting dan bagaimana cara membuatnya?

Dasbor manajemen proyek adalah tampilan data yang melacak kemajuan proyek dengan menunjukkan status saat ini dari berbagai bagian proyek.

Kedengarannya rumit?

Petunjuk dan contoh dalam posting ini akan menyederhanakan semua itu dan membuat Anda siap untuk membuat dasbor proyek Anda sendiri, 1-2-3.

Mari kita mulai dengan bagaimana kinerja agensi Anda saat ini.

Apakah Anda tahu persis bagaimana proyek Anda lakukan? Bisakah Anda membedakan tugas mana yang tertunda dan mana yang lebih cepat dari jadwal? Manakah dari sumber daya Anda yang tertinggal?

Kecuali Anda memiliki dasbor proyek yang mumpuni, Anda mungkin menjawab 'tidak' untuk semua pertanyaan ini.

Dasbor proyek (atau dasbor apa pun dalam hal ini) sangat penting dalam memberi Anda visibilitas yang belum pernah terjadi sebelumnya ke dalam pekerjaan Anda. Alih-alih menggali melalui spreadsheet dan submenu, dasbor membantu Anda melacak metrik terpenting Anda dengan mudah, seringkali secara real-time.

Hasil? Pengambilan keputusan yang lebih cepat dan wawasan yang lebih baik.

Untuk membangun dasbor proyek, Anda terlebih dahulu mengidentifikasi metrik yang tepat. Kemudian, Anda menggabungkannya dengan cara yang akurat, relevan, dan mudah dipahami.

Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari tentang bahan inti dari dasbor yang sukses, metrik apa yang digunakan, dan cara menyatukan semuanya.

Apa yang penting untuk disertakan dalam Dasbor Proyek?

Dasbor proyek yang baik mencakup kumpulan metrik yang disusun dengan mudah dipahami, sebagian besar dengan cara visual.

Anggap saja sebagai laporan proyek, tetapi laporan yang diperbarui baik secara real-time atau pada interval tetap, secara otomatis.

Utilitas utama dasbor adalah ia membawa data yang relevan dari berbagai sumber dalam format yang ramah.

Dasbor pemasaran, misalnya, mungkin membawa data lalu lintas dari Google Analytics, data media sosial dari HootSuite, dan data PPC dari AdSense. Anda secara teknis dapat mengakses semua data ini secara mandiri, tetapi dibutuhkan terlalu banyak upaya untuk melakukannya secara teratur.

Dasbor yang bagus - dan ini berlaku untuk semua hal mulai dari manajemen proyek hingga pemasaran - memiliki beberapa fitur umum:

Ciri khas dasbor yang bagus adalah keramahan visualnya. Data yang sulit dipahami (seperti tabel numerik panjang) diubah menjadi grafik dan bagan yang mudah dibaca. Tren dan gerakan disorot melalui warna dan gerakan.

Tema umum, misalnya, menggunakan warna merah untuk menyorot setetes dan warna hijau untuk pertumbuhan. Ini memberi tahu pengguna secara sekilas apakah metrik naik atau turun.

Tidak cukup hanya visual, tentu saja; dasbor juga harus dapat dipindai. Seorang pengguna harus memahami tren, perbedaan, dan pergerakan secara sekilas. Perubahan sederhana seperti menggunakan dua warna kontras untuk dua kuantitas terpisah dapat meningkatkan pemindaian secara drastis.

2. Relevansi dan Kemampuan Kustomisasi

Dasbor yang melacak metrik yang tidak dipedulikan siapa pun adalah dasbor yang tidak memenuhi tujuannya. Lebih dari segalanya, dasbor Anda harus melacak metrik yang tepat, untuk orang yang tepat, pada waktu yang tepat.

Masalahnya, tentu saja, muncul ketika kepentingan yang bersaing turun ke definisi "metrik yang tepat".

Di sinilah pekerjaan rumah Anda sebelum Anda mulai membuat dasbor menjadi sangat penting. Tidak cukup hanya menghubungkan sekelompok API secara visual; Anda juga harus membangun konsensus di antara semua pihak yang berkepentingan.

Pada dasarnya, dasbor proyek Anda harus relevan dengan pengguna. Jangan tunjukkan kepada CEO metrik yang sama seperti yang Anda tunjukkan kepada manajer proyek. Buat dasbor terpisah untuk peran yang berbeda.

Bagan Gantt adalah cara yang relevan untuk menampilkan tugas yang telah selesai dan yang akan datang, tetapi tidak berguna untuk menampilkan laba per klien.

Pada saat yang sama, tawarkan mereka beberapa opsi penyesuaian. Jika pengguna ingin melihat tingkat penyelesaian tugas dari bulan ke bulan, bukan setiap hari, beri mereka opsi untuk melakukannya.

Berhati-hatilah untuk tidak menawarkan terlalu banyak opsi penyesuaian - itu hanya akan menyebabkan kebingungan.

3. Akurasi

Tak perlu dikatakan bahwa dasbor apa pun yang Anda buat harus akurat.

Sumber data yang akurat sangat membantu dalam hal ini. Jika Anda dapat menggabungkan data yang sama dari berbagai sumber (misalnya, mendapatkan data lalu lintas situs web dari Mixpanel dan Google Analytics ), Anda dapat menghilangkan beberapa kesalahan dalam sumber pengukuran.

Lebih penting lagi, dasbor seharusnya hanya membaca data, tidak mengubahnya.

4. Perbarui Frekuensi

Dasbor yang baik diperbarui cukup sering agar bermanfaat. Anda mungkin tergoda untuk memperbarui setiap metrik secara real-time. Tetapi kecuali Anda berurusan dengan volume besar data yang berubah dengan cepat, pembaruan waktu nyata adalah pemborosan sumber daya.

Sebagai gantinya, pertimbangkan seberapa sering data aktual berubah. Di dasbor proyek, sumber daya mungkin mencatat jam kerja mereka hanya di penghujung hari. Memperbarui metrik ini setiap jam tidak ada gunanya. Sebagai gantinya, Anda dapat mengaturnya untuk memperbarui hanya sekali setiap 24 jam.

Pada saat yang sama, pertimbangkan seberapa sering pengguna akhir akan memeriksa dasbor. Jika dasbor hanya ditinjau sebulan sekali, menghabiskan sumber daya untuk pembaruan waktu nyata atau bahkan harian mungkin akan sia-sia.

Dengan kata lain, frekuensi pembaruan Anda harus sesuai dengan a) frekuensi pembaruan data, dan b) frekuensi akses dasbor itu sendiri.

Yang paling penting, dasbor ada untuk membuat hidup Anda lebih mudah, memberi Anda lebih banyak waktu untuk melakukan hal-hal yang Anda sukai dan membawa Anda pulang lebih awal untuk makan malam!

Dengan mengingat semua faktor ini, mari kita uraikan proses sebenarnya dalam membuat dasbor proyek menjadi langkah-langkah yang mudah dipahami.

Bagaimana Anda membangun Dasbor Proyek?

Proses membangun dasbor proyek secara teknis bisa jadi menantang. Anda memerlukan data dalam format yang tepat dan kemampuan untuk mengubahnya menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Namun, lebih dari tantangan teknis, yang menghambat sebagian besar upaya adalah pemahaman yang buruk tentang apa yang sebenarnya harus dilakukan dasbor. Dasbor yang menampilkan data yang salah dalam format yang salah tidak membantu siapa pun.

Oleh karena itu, langkah pertama Anda adalah mencari tahu persis apa yang Anda butuhkan dan, yang lebih penting, mengapa Anda membutuhkannya.

Bagaimana Anda memilih apa yang akan diletakkan di dasbor manajemen proyek?

Sebelum Anda memutuskan apa yang akan diletakkan di dasbor proyek Anda, dapatkan kejelasan tentang 5 hal ini:

1. Tujuan dari dasbor

Dasbor yang baik selalu didorong oleh tujuan. Mereka mengukur hal-hal tertentu untuk pengguna tertentu. Dasbor proyek yang berfokus pada keuangan akan mengambil bentuk yang sangat berbeda dari dasbor proyek yang berfokus pada operasi.

Jadi, dua hal pertama yang perlu Anda definisikan adalah:

• Pengguna target dasbor
• Maksud dan tujuan dasbor (yaitu akan digunakan untuk apa)
  
  

2. Data yang sedang Anda lacak

Dasbor proyek, tentu saja, bergantung pada data. Tetapi tidak semua data ini sama-sama berguna atau dapat digunakan.

Mulailah dengan membuat katalog semua sumber data Anda. Data apa yang saat ini Anda lacak di semua sistem Anda? Ini dalam format apa? Bisakah Anda mencolokkannya langsung ke sistem dasbor Anda?

Selanjutnya, buatlah daftar KPI (Key Performance Indicators) Anda. Ini harus mencakup KPI khusus untuk dasbor itu, serta KPI yang Anda lacak untuk semua bagian bisnis lainnya.

3. Format dasbor

Ketika datang ke format dasbor, Anda harus menjawab tiga pertanyaan:

• Siapa yang akan mengakses dasbor? Apa persyaratan utama mereka?
• Seberapa sering mereka akan mengakses dasbor?
• Di mana mereka akan mengakses dasbor?

Banyak tergantung pada jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini. Dashboard yang diakses sebulan sekali bisa berupa laporan statis. Salah satu yang diakses setiap hari harus dapat diakses melalui URL bersama.

Workamajig menampilkan informasi penting seperti status tugas/proyek dalam format visual yang mudah dibaca

Demikian pula, jika pengguna Anda tidak memerlukan data yang baru diperbarui, dasbor statis akan berfungsi dengan baik. Jika tidak, Anda ingin menawarkan kepada mereka dasbor dinamis dengan beberapa kemampuan penyesuaian.

4. Pertimbangan gaya

Selain format, pertimbangkan juga gaya dasbor proyek. Pikirkan pengguna target yang akan mengakses dashboard. Tingkat kerumitan apa yang mereka sukai dalam grafik mereka? Apakah mereka memiliki pengetahuan teknis untuk membaca Plot Teralis atau haruskah Anda puas dengan grafik batang yang lebih sederhana?

Plot teralis sangat bagus untuk perhitungan teknik tetapi Anda tidak akan banyak menggunakannya di dasbor keuangan (Sumber gambar: Visme )

Perhatikan juga warna dan temanya. Apakah dasbor harus mengikuti warna perusahaan? Apakah pengguna target lebih menyukai estetika tertentu? Apakah ada masalah aksesibilitas yang perlu Anda khawatirkan?

Secara umum, ada baiknya untuk membuat dasbor Anda semudah mungkin dibaca. Kejelasan mengalahkan kepintaran di dasbor proyek apa pun.

5. Alat yang dapat Anda akses

Terakhir, pertimbangkan alat yang dapat Anda akses atau gunakan dengan nyaman (yang mungkin tidak selalu sama). Excel adalah alat default untuk segala jenis upaya statistik, tetapi membuat dasbor dinamis di Excel membutuhkan banyak keahlian teknis.

Sistem manajemen proyek yang solid seperti Workamajig dapat membantu Anda membuat dasbor terperinci dari data yang sudah Anda miliki.

Apa saja contoh dasbor proyek?

Sekarang setelah kami menjelaskan apa itu dasbor proyek, Anda pasti ingin melihat beberapa contoh seperti apa sebenarnya dasbor yang bagus.

Di bawah ini adalah contoh dasbor manajemen Workamajig. Dasbor ini dapat disesuaikan untuk memenuhi semua persyaratan agensi Anda. Ini memberi Anda wawasan menyeluruh tentang bagaimana berbagai proyek berkembang dengan menunjukkan kepada Anda bagaimana kinerja agensi Anda oleh klien, manajer akun, dan layanan.

Berikut ini adalah contoh dasbor Workamajig yang khusus untuk satu proyek tertentu—yang kami sebut dasbor proyek.

Apa saja jenis dasbor proyek yang berbeda?

Berbagai jenis dasbor berguna untuk hal yang berbeda, pada waktu yang berbeda, di agensi yang berbeda. Tapi jangan panik! Hanya ada tiga jenis utama dasbor:

• Dasbor operasional

Jenis dasbor ini terus diperbarui dengan data, seperti ROI pada iklan digital, kesehatan saluran media sosial Anda, dan metrik kinerja situs web.

Dasbor operasional memberi tahu Anda apa yang terjadi di sini dan sekarang dan dapat membantu membuat keputusan penting tentang di mana waktu dan uang harus diinvestasikan.

• Dasbor analitis

Dengan dashboard jenis ini, pengguna dapat melihat tren data seperti peningkatan pengguna pada layanan tertentu, efisiensi belanja agensi, dan pendapatan tahunan yang diberikan oleh setiap pelanggan.

Dasbor analitik mungkin terdengar sulit untuk dibuat, tetapi dengan banyaknya alat analitik yang mudah diakses, dasbor jenis ini dapat dibuat oleh siapa saja.

• Dasbor strategis

Dasbor strategis adalah teman terbaik eksekutif karena memungkinkan pandangan menyeluruh ke KPI (indikator kinerja utama), memungkinkan berbagai metrik dianalisis dengan mudah.

Eksekutif dapat menggunakan dasbor strategis untuk mengukur kinerja hal-hal seperti keuangan selama periode waktu yang berbeda, EBITDA (laba sebelum bunga, pajak, depresiasi, dan amortisasi) dan pertumbuhan MRR (pendapatan berulang bulanan).

Gabungkan ketiganya untuk dasbor manajemen proyek yang ideal

Dengan alat manajemen proyek yang efisien, seperti Workamajig, dasbor operasional, analitis, dan strategis dapat dengan mudah digabungkan. Dengan wawasan gabungan ini, Anda akan memiliki kekuatan untuk membuat keputusan bijak yang jika tidak, tidak akan dibuat secara strategis.

Jadi, bagaimana sebenarnya saya membuat dasbor manajemen proyek saya?

Banyak yang akan bergantung pada cara Anda mengumpulkan data (dan cara Anda menyimpannya) dan alat yang dapat Anda akses. Apa yang berhasil untuk satu agensi mungkin tidak berhasil untuk agensi lain.

Meskipun tidak ada jalur yang jelas dan langsung untuk membuat dasbor proyek, berikut adalah beberapa tip umum dan praktik terbaik yang berlaku untuk setiap dasbor proyek, apa pun alat yang Anda gunakan:

1. Kumpulkan dan kurasi data Anda

Mulailah dengan membuat katalog semua sumber data Anda. Untuk setiap sumber, identifikasi juga format apa yang dapat Anda gunakan untuk mengekspor data. CSV adalah format yang paling umum karena dapat dengan mudah digunakan di Excel, Google Spreadsheet, dan alat dasbor lainnya.

Tangkapan layar dari Google Analytics ini menunjukkan berbagai format yang dapat Anda gunakan untuk mengekspor data

Buat daftar semua sumber data dan identifikasi formatnya. Anda mungkin memiliki sesuatu seperti ini:

• Data lalu lintas web - format CSV
• Data keuangan - format CSV dan PDF
• Data pengguna - database SQL

Sebagian besar alat dasbor memungkinkan Anda menggunakan data dalam berbagai format. Tetapi jika bukan itu masalahnya, Anda harus mencari cara untuk mengonversi data dan membuatnya kompatibel dengan alat dasbor Anda.

Atau, Anda dapat menggunakan alat seperti Workamajig untuk mengumpulkan data manajemen proyek terpenting Anda secara otomatis dan mengubahnya menjadi dasbor.

2. Identifikasi metrik teratas Anda

Dari setiap sumber data Anda, identifikasi metrik teratas Anda dan frekuensi pembaruannya. Yang terakhir ini sangat penting untuk mengetahui apakah Anda dapat puas dengan dasbor statis atau jika Anda memerlukan dasbor dinamis.

Misalnya, data keuangan proyek tidak berubah dengan cepat setiap hari. Tetapi daftar tugas yang diselesaikan dapat banyak berubah dalam sehari. Dasbor statis mingguan yang berfokus pada yang terakhir akan hampir tidak berguna. Jika Anda ingin menyorot metrik tersebut, coba gunakan dasbor proyek dinamis sebagai gantinya.

3. Identifikasi elemen dan desain yang tepat untuk setiap metrik

Selanjutnya, untuk setiap metrik yang Anda identifikasi di atas, buat daftar grafis yang tepat dan desain pilihan Anda. Sekali lagi, ini akan bergantung pada pengguna target Anda dan format metrik itu sendiri. Daftar tugas yang akan datang paling baik direpresentasikan sebagai, well, list . Produktivitas dari waktu ke waktu lebih baik ditampilkan sebagai grafik garis.

Untuk setiap metrik, identifikasi juga elemen desain yang "harus dimiliki". Misalnya, Anda mungkin ingin menampilkan nama depan, nama tugas, dan gambar profil dalam daftar tugas yang akan datang dan yang sudah selesai.

Tangkapan layar di atas menunjukkan contoh daftar tugas dengan pemilik setiap tugas, nama tugas, dan gambar profil mereka. (Kredit Gambar: Klipfolio )

4. Buat tata letak dasbor Anda

Langkah terakhir memikirkan tata letak dashboard, yaitu bagaimana Anda akan mengatur data di dashboard.

Ada beberapa heuristik kegunaan yang harus Anda ikuti:

• Elemen yang lebih besar menarik lebih banyak perhatian. Jadi, jadikan KPI terpenting Anda sebagai elemen terbesar di dasbor.
• Orang membaca dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Metrik Anda yang paling penting harus berada di sudut kiri atas, yang paling tidak penting di kanan bawah.
• Gunakan warna yang familiar (seperti merah untuk kerugian, hijau untuk keuntungan) dan font yang mudah dibaca untuk meningkatkan keterbacaan

Cari Pinterest untuk dasbor untuk mendapatkan inspirasi. Yang terbaik adalah meminjam norma desain yang sudah ada daripada menemukan kembali roda.

Langkah terakhir - kumpulkan semua data di alat dasbor Anda. Tempatkan metrik yang tepat di tempat yang tepat dalam tata letak Anda, gunakan desain yang benar, dan hey presto-Anda siap membagikannya dengan pengguna Anda!

TETAPI!

Meskipun dasbor proyek dapat memberikan banyak visibilitas dan wawasan ke dalam proyek Anda, itu juga bisa sulit untuk dibuat, terutama jika Anda harus memasukkan data dari berbagai sumber. Sistem manajemen proyek seperti Workamajig tidak hanya membantu Anda melacak data proyek penting, tetapi juga terintegrasi dengan alat lain yang sudah Anda gunakan.

Hasil akhirnya adalah dasbor proyek yang kuat dan fleksibel yang tidak hanya mudah dibuat, tetapi juga mudah disesuaikan.

Cobalah Workamajig sendiri untuk melihat bagaimana hal itu dapat mengubah cara Anda menjalankan proyek Anda.