En İlgi Çekici Proje Panosu Nasıl Oluşturulur

Proje yönetimi panosu nedir, Neden önemlidir ve nasıl oluşturulur?

Proje yönetimi panosu, bir projenin çeşitli bölümlerinin mevcut durumunu göstererek proje ilerlemesini izleyen verilerin bir görüntüsüdür.

Kulağa karmaşık mı geliyor?

Bu gönderideki talimatlar ve örnekler, tüm bunları basitleştirecek ve 1-2-3 kendi proje panonuzu oluşturmaya hazırlayacaktır.

Ajansınızın şu anda ne durumda olduğundan başlayalım.

Projelerinizin tam olarak nasıl olduğunu biliyor musunuz? Hangi görevlerin geciktiğini ve hangilerinin programın ilerisinde olduğunu söyleyebilir misiniz? Hangi kaynaklarınız geride kalıyor?

Yetenekli bir proje panonuz yoksa, muhtemelen tüm bu sorulara 'hayır' yanıtını vermişsinizdir.

Bir proje panosu (veya bu konuda herhangi bir pano), işinize eşi görülmemiş bir görünürlük kazandırmak için çok önemlidir. Elektronik tablolar ve alt menüler arasında gezinmek yerine, bir gösterge panosu en önemli metriklerinizi genellikle gerçek zamanlı olarak kolayca izlemenize yardımcı olur.

Sonuç? Daha hızlı karar verme ve daha iyi içgörü.

Bir proje panosu oluşturmak için önce doğru ölçümleri tanımlarsınız. Ardından bunları doğru, alakalı ve anlaşılması kolay bir şekilde birleştirirsiniz.

Bu kılavuzda, başarılı bir gösterge panosunun temel bileşenleri, hangi metriklerin kullanılacağı ve bunların nasıl bir araya getirileceği hakkında bilgi edineceksiniz.

Bir Proje Panosuna dahil edilmesi önemli olan nedir?

İyi bir proje panosu, kavraması kolay, çoğunlukla görsel bir şekilde düzenlenmiş bir metrikler koleksiyonu içerir.

Bunu bir proje raporu olarak düşünün, ancak gerçek zamanlı veya sabit aralıklarla otomatik olarak güncellenen bir rapor.

Bir gösterge panosunun başlıca faydası, birden çok kaynaktan ilgili verileri kolay bir biçimde getirmesidir.

Örneğin bir pazarlama panosu, Google Analytics'ten trafik verilerini, HootSuite'den sosyal medya verilerini ve AdSense'ten PPC verilerini getirebilir. Teknik olarak tüm bu verilere bağımsız olarak erişebilirsiniz, ancak bunu düzenli olarak yapmak çok fazla çaba gerektirir.

İyi bir gösterge panosu - ve bu, proje yönetiminden pazarlamaya kadar her şey için geçerlidir - birkaç ortak özelliğe sahiptir:

İyi bir gösterge panosunun ayırt edici özelliği, görsel dostu olmasıdır. Aksi halde kavranması zor olan veriler (uzun sayısal tablolar gibi) okunması kolay grafiklere ve tablolara dönüştürülür. Trendler ve hareketler, renkler ve hareket aracılığıyla vurgulanır.

Örneğin, yaygın bir tema, bir damlayı vurgulamak için kırmızı rengi ve büyüme için yeşil rengi kullanmaktır. Bu, kullanıcıya bir metriğin yukarı mı yoksa aşağı mı gittiğini bir bakışta söyler.

Görsel olmak yetmiyor elbette; gösterge paneli de taranabilir olmalıdır. Bir kullanıcı trendleri, farklılıkları ve hareketleri bir bakışta anlamalıdır. İki ayrı miktar için iki karşıt renk kullanmak gibi basit değişiklikler, taramayı önemli ölçüde iyileştirebilir.

2. Uygunluk ve Özelleştirilebilirlik

Kimsenin umursamadığı metrikleri izleyen bir gösterge panosu, amacını yerine getirmeyen bir gösterge panosudur. Her şeyden çok, gösterge tablonuz doğru zamanda, doğru kişi için doğru metrikleri izlemelidir.

Sorun, elbette, rekabet eden çıkarlar “doğru ölçütleri” tanımlamaya geldiğinde ortaya çıkar.

Gösterge tablosunu oluşturmaya başlamadan önce ödevinizin çok önemli olduğu yer burasıdır. Bir grup API'yi görsel olarak bir araya getirmek yeterli değildir; ayrıca tüm ilgili taraflar arasında fikir birliği oluşturmalısınız.

Esasen, proje gösterge tablonuz kullanıcıyla alakalı olmalıdır. Proje yöneticisine göstereceğiniz metriklerin aynısını CEO'ya da göstermeyin. Farklı roller için ayrı panolar oluşturun.

Gantt şeması , tamamlanmış ve yaklaşan görevleri görüntülemenin uygun bir yoludur, ancak müşteri başına kârı görüntülemek için kullanışlı değildir.

Aynı zamanda, onlara bazı özelleştirme seçenekleri sunun. Bir kullanıcı görev tamamlama oranına günlük yerine aydan aya bakmak isterse, ona bunu yapma seçeneği sunun.

Sadece çok fazla kişiselleştirme seçeneği sunmamaya dikkat edin - bu sadece kafa karışıklığına yol açacaktır.

3. Doğruluk

Oluşturduğunuz herhangi bir gösterge panosunun doğru olması gerektiğini söylemeye gerek yok.

Doğru veri kaynakları bu konuda çok yardımcı olur. Aynı verileri birden fazla kaynaktan toplayabilirseniz (örneğin, hem Mixpanel'den hem de Google Analytics'ten web sitesi trafik verilerini almak ), ölçüm kaynağındaki bazı hataları ortadan kaldırabilirsiniz.

Daha da önemlisi, gösterge panosu yalnızca verileri okumalı, değiştirmemelidir.

4. Güncelleme Sıklığı

İyi bir gösterge panosu, yararlı olması için yeterince sık güncellenir. Her metriği gerçek zamanlı olarak güncellemek isteyebilirsiniz. Ancak, hızla değişen büyük miktarda veriyle uğraşmadığınız sürece, gerçek zamanlı güncellemeler kaynak israfıdır.

Bunun yerine, gerçek verilerin ne sıklıkla değiştiğini düşünün. Bir proje panosunda, kaynaklar yalnızca gün sonunda çalıştıkları saatlerde oturum açabilir. Bu metriği her saat güncellemek işe yaramaz. Bunun yerine, her 24 saatte bir güncellenecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

Aynı zamanda, son kullanıcının kontrol panelini ne sıklıkta kontrol edeceğini düşünün. Gösterge tablosu ayda yalnızca bir kez gözden geçirilecekse, kaynakları gerçek zamanlı ve hatta günlük güncellemelere harcamak israf olabilir.

Başka bir deyişle, güncelleme sıklığınız a) verilerin güncelleme sıklığı ve b) gösterge tablosunun erişim sıklığı ile eşleşmelidir.

En önemlisi, hayatınızı kolaylaştırmak, keyif aldığınız şeyleri yapmak için size daha fazla zaman vermek ve akşam yemeği için sizi eve erken götürmek için bir gösterge paneli var!

Tüm bu faktörleri akılda tutarak, gerçek bir proje panosu oluşturma sürecini anlaşılması kolay adımlara ayıralım.

Bir Proje Panosu nasıl oluşturulur?

Bir proje panosu oluşturma süreci teknik olarak zor olabilir. Doğru formatta verilere ve bunları eyleme dönüştürülebilir içgörülere dönüştürme yeteneğine ihtiyacınız var.

Bununla birlikte, teknik zorluklardan çok, çoğu çabayı engelleyen şey, gösterge panosunun gerçekte ne yapması gerektiğine dair yetersiz bir anlayıştır. Yanlış verileri yanlış biçimde gösteren bir kontrol paneli kimseye yardımcı olmaz.

Bu nedenle ilk adımınız tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu ve daha da önemlisi neden buna ihtiyacınız olduğunu bulmak olmalıdır.

Bir proje yönetimi panosuna ne koyacağınızı nasıl seçersiniz?

Proje panonuza ne koyacağınıza karar vermeden önce şu 5 şeyi netleştirin:

1. Gösterge panelinin amacı

İyi panolar her zaman amaca yöneliktir. Belirli kullanıcılar için belirli şeyleri ölçerler. Finans odaklı bir proje panosu, operasyon odaklı bir proje panosundan çok farklı bir şekil alacaktır.

Bu nedenle, tanımlamanız gereken ilk iki şey şunlardır:

• Kontrol panelinin hedef kullanıcısı
• Gösterge tablosunun amacı ve amacı (yani ne için kullanılacağı)
  
  

2. Şu anda izlediğiniz veriler

Proje panoları elbette verilere bağlıdır. Ancak tüm bu veriler eşit derecede yararlı veya kullanılabilir değildir.

Tüm veri kaynaklarınızın bir kataloğunu oluşturarak başlayın. Şu anda tüm sistemlerinizde hangi verileri izliyorsunuz? Bu hangi formatta? Doğrudan gösterge paneli sisteminize takabilir misiniz?

Ardından, KPI'larınızın (Temel Performans Göstergeleri) bir listesini yapın. Bu, söz konusu panoya özgü KPI'ların yanı sıra işletmenin diğer tüm bölümleri için izlediğiniz KPI'ları içermelidir.

3. Pano formatı

Pano formatı söz konusu olduğunda, üç soruyu yanıtlamanız gerekir:

• Kontrol paneline kim erişecek? En önemli gereksinimleri nelerdir?
• Kontrol paneline ne sıklıkla erişecekler?
• Gösterge tablosuna nereden erişecekler

Çok şey bu soruların cevaplarına bağlıdır. Ayda yalnızca bir kez erişilen bir gösterge panosu, statik bir rapor biçiminde olabilir. Günlük olarak erişilen birine, paylaşılan bir URL aracılığıyla erişilebilir olmalıdır.

Workamajig , görev/proje durumu gibi önemli bilgileri okunması kolay görsel formatlarda gösterir

Benzer şekilde, kullanıcılarınızın yeni güncellenmiş verilere ihtiyacı yoksa, statik bir kontrol paneli yeterli olacaktır. Aksi takdirde, onlara bazı özelleştirme yeteneklerine sahip dinamik bir gösterge panosu sunmak isteyeceksiniz.

4. Stil konuları

Biçim dışında, proje panosunun stilini de göz önünde bulundurun. Gösterge tablosuna erişecek olan hedef kullanıcıları düşünün. Grafiklerinde hangi düzeyde karmaşıklığı tercih ediyorlar? Kafes Grafiklerini okumak için teknik bilgiye sahipler mi yoksa daha basit bir çubuk grafikle mi yapmalısınız?

Kafes çizimleri mühendislik hesaplamaları için harikadır, ancak finansal gösterge tablosunda onlar için fazla bir kullanım bulamazsınız (Resim kaynağı: Visme )

Ayrıca renkleri ve temaları da göz önünde bulundurun. Gösterge panelinin herhangi bir kurumsal rengi takip etmesi gerekiyor mu? Hedef kullanıcılar belli bir estetiği mi tercih ediyor? Endişelenmeniz gereken erişilebilirlik sorunları var mı?

Genel olarak, panolarınızı mümkün olduğunca kolay okunur hale getirmek iyi bir fikirdir. Netlik, herhangi bir proje panosunda zekanın önüne geçer.

5. Erişiminiz olan araçlar

Son olarak, erişiminiz olan veya kullanmakta rahat olduğunuz (her zaman aynı olmayabilir) araçları göz önünde bulundurun. Excel, her türlü istatistiksel çalışma için varsayılan araçtır, ancak Excel'de dinamik panolar oluşturmak çok fazla teknik uzmanlık gerektirir.

Workamajig gibi sağlam bir proje yönetim sistemi, sahip olduğunuz verilerden ayrıntılı panolar oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Proje panolarının bazı örnekleri nelerdir?

Proje panosunun ne olduğunu açıkladığımıza göre, iyi bir panonun gerçekte nasıl göründüğüne dair bazı örnekler görmek isteyeceksiniz.

Aşağıda Workamajig'in yönetim panosuna bir örnek verilmiştir. Bu gösterge panosu, tüm ajans gereksinimlerinize uyacak şekilde özelleştirilebilir. Ajansınızın müşteri, hesap yöneticisi ve hizmet açısından ne durumda olduğunu size göstererek, bir dizi projenin nasıl ilerlediğine dair kapsamlı bir fikir verir.

Aşağıda, proje panosu olarak adlandırdığımız belirli bir projeye özgü bir Workamajig panosu örneği verilmiştir.

Proje panolarının farklı türleri nelerdir?

Farklı tipte panolar, farklı ajanslarda, farklı zamanlarda farklı şeyler için faydalıdır. Ama panik yapmayın! Yalnızca üç ana pano türü vardır:

• Operasyonel panolar

Bu gösterge panosu türü, dijital reklamcılıkta yatırım getirisi, sosyal medya kanallarınızın sağlığı ve web sitesi performans metrikleri gibi verilerle sürekli olarak güncellenir.

Operasyonel panolar size burada ve şimdi neler olduğunu söyler ve zaman ve paranın nereye yatırılması gerektiği konusunda önemli kararlar almanıza yardımcı olabilir.

• Analitik panolar

Bu tür bir gösterge panosu ile kullanıcılar , belirli bir hizmetteki kullanıcı artışı, ajans harcamalarının verimliliği ve her müşterinin sağladığı yıllık gelir gibi veri eğilimlerini görebilir.

Analitik gösterge panoları oluşturması zor bir şey gibi görünebilir, ancak kolay erişimli analitik araçların bolluğu ile bu tür panolar herkes tarafından oluşturulabilir.

• Stratejik panolar

Stratejik gösterge panoları, KPI'lara (ana performans göstergeleri) kapsamlı bir bakış açısı sağlayarak çeşitli metriklerin kolayca analiz edilmesini sağladığı için bir yöneticinin en iyi arkadaşıdır.

Yöneticiler, farklı zaman dilimlerinde finans, FAVÖK (faiz, vergi, amortisman ve amortisman öncesi kazanç) ve MRR'nin (aylık yinelenen gelir) büyümesi gibi şeylerin performansını ölçmek için stratejik gösterge tablolarını kullanabilir.

İdeal bir proje yönetimi panosu için üçünü birleştirin

Workamajig gibi verimli bir proje yönetimi aracıyla operasyonel, analitik ve stratejik panolar kolayca birleştirilebilir. Bu birleşik anlayışla, aksi takdirde stratejik olarak alınamayacak akıllıca kararlar verme gücüne sahip olacaksınız.

Peki, proje yönetimi kontrol panelimi gerçekte nasıl oluşturabilirim?

Çoğu, verilerinizi nasıl topladığınıza (ve nasıl sakladığınıza) ve erişiminiz olan araçlara bağlı olacaktır. Bir ajans için işe yarayan, başka bir ajans için çalışmayabilir.

Bir proje panosu oluşturmanın net ve doğrudan bir yolu olmamasına rağmen, kullandığınız araçlardan bağımsız olarak her proje panosu için geçerli olan bazı genel ipuçları ve en iyi uygulamalar aşağıda verilmiştir:

1. Verilerinizi toplayın ve düzenleyin

Tüm veri kaynaklarınızın bir kataloğunu oluşturarak başlayın. Her kaynak için verileri hangi biçimde dışa aktarabileceğinizi de belirleyin. CSV, Excel, Google E-Tablolar ve diğer gösterge tablosu araçlarında kolayca kullanılabildiğinden en yaygın biçimdir.

Google Analytics'ten alınan bu ekran görüntüsü, verileri dışa aktarmak için kullanabileceğiniz farklı biçimleri gösterir.

Tüm veri kaynaklarının bir listesini yapın ve biçimlerini belirleyin. Bunun gibi bir şeye sahip olabilirsiniz:

• Web trafiği verileri - CSV formatı
• Mali veriler - CSV ve PDF biçimleri
• Kullanıcı verileri - SQL veritabanı

Çoğu pano aracı, verileri birden çok biçimde kullanmanıza izin vermelidir. Ancak durum böyle değilse, verileri dönüştürmenin ve gösterge tablosu aracınızla uyumlu hale getirmenin bir yolunu bulmak isteyeceksiniz.

Alternatif olarak, en önemli proje yönetimi verilerinizi otomatik olarak toplamak ve bunları bir gösterge panosuna dönüştürmek için Workamajig gibi bir araç kullanabilirsiniz.

2. En iyi metriklerinizi tanımlayın

Veri kaynaklarınızın her birinden en iyi ölçümlerinizi ve bunların güncelleme sıklığını belirleyin. İkincisi, statik bir gösterge panosu ile yapıp yapamayacağınızı veya dinamik bir panoya ihtiyacınız olup olmadığını anlamak için özellikle önemlidir.

Örneğin, proje finansal verileri günlük olarak hızlı bir şekilde değişmez. Ancak tamamlanan görevlerin listesi bir günde çok fazla değişebilir. İkincisine odaklanan haftalık statik bir gösterge panosu neredeyse işe yaramaz. Bu tür metrikleri vurgulamak istiyorsanız, bunun yerine dinamik bir proje panosu kullanmayı deneyin.

3. Her metrik için doğru öğeyi ve tasarımı belirleyin

Ardından, yukarıda tanımladığınız metriklerin her biri için doğru grafiği ve seçtiğiniz tasarımı listeleyin. Yine, bu, hedef kullanıcılarınıza ve metriğin kendisinin biçimine bağlı olacaktır. Yaklaşan yapılacaklar listesi en iyi şekilde bir liste olarak temsil edilir. Zaman içindeki üretkenlik bir çizgi grafik olarak daha iyi gösterilir.

Her metrik için "olması gereken" tasarım öğesini de tanımlayın. Örneğin, yaklaşan ve tamamlanan yapılacaklar listenizde adı, görev adını ve profil resmini göstermek isteyebilirsiniz.

Yukarıdaki ekran görüntüsü, her görevin sahibini, görev adını ve profil resimlerini içeren örnek bir görev listesini gösterir. (Resim Kredisi: Klipfolio )

4. Pano düzeninizi oluşturun

Gösterge tablosu düzenini düşünmenin son adımı, yani gösterge tablosundaki verileri nasıl düzenleyeceğinizdir.

İzlemeniz gereken birkaç kullanılabilirlik buluşsal yöntemi vardır:

• Daha büyük öğeler daha fazla dikkat çeker. Böylece, en önemli KPI'larınızı gösterge tablosundaki en büyük öğeler yapın.
• İnsanlar soldan sağa ve yukarıdan aşağıya okur. En önemli metriğiniz sol üst köşede, en önemsizi sağ alt köşede olmalıdır.
• Okunabilirliği artırmak için tanıdık renkler (kayıp için kırmızı, kâr için yeşil gibi) ve okunması kolay yazı tipleri kullanın

İlham almak için panoları Pinterest'te arayın. Tekerleği yeniden icat etmektense yerleşik tasarım normlarını ödünç almak en iyisidir.

Son adım - tüm verileri pano aracınızda bir araya getirin. Doğru metriği mizanpajınızda doğru yere yerleştirin, doğru tasarımı kullanın ve hey, şimdiden kullanıcılarınızla paylaşmaya hazırsınız!

ANCAK!

Bir proje panosu, projelerinize büyük ölçüde görünürlük ve içgörü kazandırabilirken, özellikle birden çok kaynaktan veri getirmeniz gerekiyorsa, oluşturulması da zor olabilir. Workamajig gibi bir proje yönetim sistemi, yalnızca önemli proje verilerini izlemenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda halihazırda kullandığınız diğer araçlarla da bütünleşir.

Sonuç, yalnızca oluşturulması kolay değil, aynı zamanda özelleştirilmesi de kolay olan güçlü ve esnek bir proje panosudur.

Projelerinizi yürütme şeklinizi nasıl değiştirebileceğini görmek için Workamajig'i kendiniz deneyin.