Как создать самую привлекательную информационную панель проекта

Что такое панель управления проектами, почему она важна и как ее создать?

Панель управления проектом — это отображение данных, которое отслеживает ход выполнения проекта, показывая текущее состояние различных частей проекта.

Звучит сложно?

Инструкции и примеры в этом посте упростят все это и настроят вас на создание собственной информационной панели проекта, 1-2-3.

Давайте начнем с того, как сейчас обстоят дела у вашего агентства.

Вы точно знаете, как продвигаются ваши проекты? Можете ли вы сказать, какие задачи задерживаются, а какие выполняются с опережением графика? Какие из ваших ресурсов отстают?

Если у вас нет подходящей информационной панели проекта, вы, вероятно, ответили «нет» на все эти вопросы.

Информационная панель проекта (или любая другая информационная панель, если на то пошло) очень важна для обеспечения беспрецедентной прозрачности вашей работы. Вместо того, чтобы копаться в электронных таблицах и подменю, панель инструментов поможет вам легко отслеживать наиболее важные показатели, часто в режиме реального времени.

Результат? Более быстрое принятие решений и лучшее понимание.

Чтобы создать информационную панель проекта, вы сначала определите правильные показатели. Затем вы комбинируете их таким образом, чтобы они были точными, релевантными и простыми для понимания.

В этом руководстве вы узнаете об основных компонентах успешной информационной панели, о том, какие показатели использовать и как все это объединить.

Что важно включить в информационную панель проекта?

Хорошая информационная панель проекта включает в себя набор метрик, организованных в удобной для понимания, в основном визуальной форме.

Думайте об этом как об отчете по проекту, который обновляется либо в режиме реального времени, либо через определенные промежутки времени автоматически.

Основная полезность информационной панели заключается в том, что она предоставляет релевантные данные из нескольких источников в удобном формате.

Маркетинговая панель, например, может получать данные о трафике из Google Analytics, данные социальных сетей из HootSuite и данные PPC из AdSense. Технически вы можете получить доступ ко всем этим данным независимо, но это требует слишком много усилий, чтобы делать это на регулярной основе.

Хороший дашборд — и это относится ко всему, от управления проектами до маркетинга — имеет несколько общих черт:

Отличительной чертой хорошей приборной панели является ее визуальное удобство. Данные, которые иначе трудно понять (например, длинные числовые таблицы), преобразуются в легко читаемые графики и диаграммы. Тенденции и движения выделяются с помощью цветов и движения.

Распространенной темой, например, является использование красного цвета для выделения капли и зеленого цвета для роста. Это сразу сообщает пользователю, идет ли метрика вверх или вниз.

Конечно, недостаточно быть визуальным; приборная панель также должна быть сканируемой. Пользователь должен с первого взгляда понимать тенденции, различия и движения. Простые изменения, такие как использование двух контрастных цветов для двух отдельных величин, могут значительно улучшить сканирование.

2. Актуальность и настраиваемость

Информационная панель, которая отслеживает метрики, до которых никому нет дела, — это информационная панель, которая не выполняет своей цели. Прежде всего, ваша информационная панель должна отслеживать правильные показатели для нужного человека в нужное время.

Проблема, конечно, возникает, когда конкурирующие интересы доходят до определения «правильных показателей».

Именно здесь ваша домашняя работа перед тем, как вы начнете создавать панель инструментов, становится решающей. Недостаточно просто визуально соединить кучу API; вы также должны достичь консенсуса между всеми заинтересованными сторонами.

По сути, панель инструментов вашего проекта должна быть актуальна для пользователя. Не показывайте генеральному директору те же показатели, что и менеджеру проекта. Создавайте отдельные панели для разных ролей.

Диаграмма Ганта — это подходящий способ отображения выполненных и предстоящих задач, но она бесполезна для отображения прибыли на одного клиента.

В то же время предложите им некоторые варианты настройки. Если пользователь хочет посмотреть скорость выполнения задач по месяцам, а не по дням, дайте им возможность сделать это.

Просто будьте осторожны, чтобы не предлагать слишком много вариантов настройки — это только приведет к путанице.

3. Точность

Само собой разумеется, что любая панель, которую вы создаете, должна быть точной.

Точные источники данных очень помогают в этом отношении. Если вы можете объединить одни и те же данные из нескольких источников (например, получить данные о трафике веб-сайта как из Mixpanel , так и из Google Analytics ), вы можете устранить некоторые ошибки в источнике измерения.

Что еще более важно, информационная панель должна только считывать данные, а не изменять их.

4. Частота обновления

Хорошая информационная панель обновляется достаточно часто, чтобы быть полезной. У вас может возникнуть соблазн обновить каждую метрику в режиме реального времени. Но если вы не имеете дело с огромным объемом быстро меняющихся данных, обновления в реальном времени — пустая трата ресурсов.

Вместо этого подумайте, как часто меняются фактические данные. На информационной панели проекта ресурсы могут регистрировать отработанное время только в конце дня. Обновлять этот показатель каждый час бесполезно. Вместо этого вы можете настроить обновление только раз в 24 часа.

В то же время подумайте, как часто конечный пользователь будет проверять панель мониторинга. Если сводную панель нужно просматривать только раз в месяц, тратить ресурсы на обновления в режиме реального времени или даже ежедневные обновления может быть пустой тратой времени.

Другими словами, ваша частота обновления должна соответствовать: а) частоте обновления данных и б) частоте доступа к самой приборной панели.

Самое главное, приборная панель призвана облегчить вашу жизнь, дать вам больше времени на то, что вам нравится, и пораньше вернуться домой к ужину!

Помня обо всех этих факторах, давайте разобьем фактический процесс создания информационной панели проекта на простые для понимания этапы.

Как создать панель управления проекта?

Процесс создания информационной панели проекта может быть технически сложным. Вам нужны данные в правильном формате и возможность превратить их в полезную информацию.

Однако большинству усилий мешает не только технические проблемы, но и плохое понимание того, что на самом деле должна делать приборная панель. Дашборд, который показывает неправильные данные в неправильном формате, никому не помогает.

Поэтому ваш первый шаг должен состоять в том, чтобы выяснить, что именно вам нужно и, что более важно, зачем вам это нужно.

Как вы выбираете, что поместить на панель управления проектами?

Прежде чем вы решите, что разместить на информационной панели вашего проекта, проясните следующие 5 вещей:

1. Назначение приборной панели

Хорошие информационные панели всегда ориентированы на цель. Они измеряют определенные вещи для конкретных пользователей. Информационная панель проекта, ориентированная на финансы, будет иметь совершенно иную форму, чем панель управления проекта, ориентированная на операции.

Таким образом, первые две вещи, которые вам нужно определить, это:

• Целевой пользователь панели управления
• Назначение и цель информационной панели (т.е. для чего она будет использоваться)
  
  

2. Данные, которые вы сейчас отслеживаете

Дашборды проекта, конечно же, зависят от данных. Но не все эти данные одинаково полезны или пригодны для использования.

Начните с создания каталога всех ваших источников данных. Какие данные вы в настоящее время отслеживаете во всех своих системах? Это в каком формате? Можете ли вы подключить его непосредственно к вашей приборной панели?

Затем составьте список своих KPI (ключевых показателей эффективности). Это должно включать ключевые показатели эффективности, характерные для этой панели, а также ключевые показатели эффективности, которые вы отслеживаете для всех других частей бизнеса.

3. Формат приборной панели

Когда дело доходит до формата дашборда, вы должны ответить на три вопроса:

• Кто получит доступ к приборной панели? Каковы их основные требования?
• Как часто они будут получать доступ к приборной панели?
• Где они получат доступ к приборной панели

От ответов на эти вопросы зависит многое. Информационная панель, к которой обращаются только один раз в месяц, может иметь форму статического отчета. Тот, к которому обращаются ежедневно, должен быть доступен через общий URL-адрес.

Workamajig показывает важную информацию, такую ​​как статус задачи/проекта, в легко читаемом визуальном формате .

Точно так же, если вашим пользователям не нужны свежеобновленные данные, подойдет статическая информационная панель. В противном случае вы захотите предложить им динамическую панель инструментов с некоторыми возможностями настройки.

4. Соображения стиля

Помимо формата, также учитывайте стиль панели управления проекта. Подумайте о целевых пользователях, которые будут получать доступ к панели инструментов. Какой уровень сложности они предпочитают в своих графиках? Обладают ли они техническими ноу-хау для чтения графиков Trellis или вам следует обойтись более простой гистограммой?

Решетчатые графики отлично подходят для инженерных расчетов, но вы не найдете для них особого применения на финансовой панели (Источник изображения: Visme )

Также обратите внимание на цвета и темы. Должна ли приборная панель быть в корпоративных цветах? Предпочитают ли целевые пользователи определенную эстетику? Есть ли какие-либо проблемы с доступностью, о которых вам нужно беспокоиться?

В целом рекомендуется сделать панели мониторинга как можно более удобными для чтения. Ясность превосходит ум в любой информационной панели проекта.

5. Инструменты, к которым у вас есть доступ

Наконец, рассмотрите инструменты, к которым у вас есть доступ или которые вам удобно использовать (которые могут не всегда совпадать). Excel — инструмент по умолчанию для любых статистических задач, но создание динамических информационных панелей в Excel требует большого технического опыта.

Надежная система управления проектами, такая как Workamajig, может помочь вам создавать подробные информационные панели на основе уже имеющихся данных.

Какие есть примеры информационных панелей проекта?

Теперь, когда мы объяснили, что такое панель мониторинга проекта, вы захотите увидеть несколько примеров того, как на самом деле выглядит хорошая панель мониторинга.

Ниже приведен пример панели управления Workamajig. Эта информационная панель может быть настроена в соответствии со всеми требованиями вашего агентства. Это дает вам всестороннее представление о том, как продвигается ряд проектов, показывая вам, как работает ваше агентство с точки зрения клиента, менеджера по работе с клиентами и обслуживания.

Ниже приведен пример информационной панели Workamajig, относящейся к одному конкретному проекту, которую мы бы назвали информационной панелью проекта.

Какие существуют типы информационных панелей проекта?

Различные типы информационных панелей полезны для разных целей, в разное время и в разных агентствах. Но не паникуйте! Существует всего три основных типа дашбордов:

• Оперативные панели

Этот тип панели постоянно обновляется данными, такими как рентабельность инвестиций в цифровую рекламу, состояние ваших каналов в социальных сетях и показатели производительности веб-сайта.

Оперативные информационные панели сообщают вам, что происходит здесь и сейчас, и могут помочь принять важные решения о том, куда следует инвестировать время и деньги.

• Аналитические панели

С помощью панели мониторинга этого типа пользователи могут видеть тенденции данных, такие как увеличение числа пользователей определенной услуги, эффективность расходов агентства и годовой доход от каждого клиента.

Аналитические информационные панели могут показаться сложными в создании, но с обилием легкодоступных аналитических инструментов каждый может создать этот тип информационной панели.

• Стратегические информационные панели

Стратегические информационные панели — лучший друг руководителя, поскольку они позволяют получить полное представление о KPI (ключевых показателях эффективности), позволяя легко анализировать различные показатели.

Руководители могут использовать стратегические информационные панели для измерения эффективности таких вещей, как финансы за разные периоды времени, EBITDA (прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации) и рост MRR (ежемесячный регулярный доход).

Объедините все три, чтобы получить идеальную панель управления проектами.

С помощью эффективного инструмента управления проектами, такого как Workamajig, можно легко комбинировать операционные, аналитические и стратегические информационные панели. Благодаря этому объединенному пониманию у вас будет возможность принимать мудрые решения, которые в противном случае не были бы приняты стратегически.

Итак, как мне создать панель управления проектами?

Многое будет зависеть от того, как вы собираете свои данные (и как вы их храните) и от инструментов, к которым у вас есть доступ. То, что работает для одного агентства, может не работать для другого.

Хотя не существует четкого и прямого пути к созданию информационной панели проекта, вот несколько общих советов и рекомендаций, которые применимы к каждой информационной панели проекта, независимо от используемых вами инструментов:

1. Собирайте и храните ваши данные

Начните с создания каталога всех ваших источников данных. Для каждого источника также укажите, в каком формате вы можете экспортировать данные. CSV является наиболее распространенным форматом, поскольку его можно легко использовать в Excel, Google Sheets и других инструментах панели мониторинга.

На этом снимке экрана из Google Analytics показаны различные форматы, которые вы можете использовать для экспорта данных.

Составьте список всех источников данных и определите их форматы. У вас может быть что-то вроде этого:

• Данные веб-трафика — формат CSV
• Финансовые данные - форматы CSV и PDF
• Пользовательские данные - база данных SQL

Большинство инструментов панели должны позволять использовать данные в нескольких форматах. Но если это не так, вам нужно найти способ конвертировать данные и сделать их совместимыми с вашим инструментом панели мониторинга.

В качестве альтернативы вы можете использовать такой инструмент, как Workamajig, для автоматического сбора наиболее важных данных об управлении проектами и превращения их в панель мониторинга.

2. Определите свои главные показатели

Из каждого источника данных определите основные показатели и частоту их обновления. Последнее особенно важно для выяснения, можете ли вы обойтись статической информационной панелью или вам нужна динамическая.

Например, финансовые данные проекта не меняются быстро ежедневно. Но список выполненных задач может сильно измениться за день. Еженедельная статическая информационная панель, которая фокусируется на последнем, будет почти бесполезна. Если вы хотите выделить такие показатели, попробуйте вместо этого использовать динамическую панель управления проектом.

3. Определите правильный элемент и дизайн для каждой метрики

Затем для каждой из метрик, которые вы определили выше, укажите правильную графику и выбранный вами дизайн. Опять же, это будет зависеть от ваших целевых пользователей и формата самой метрики. Список предстоящих дел лучше всего представить в виде списка . Производительность с течением времени лучше показать в виде линейного графика.

Для каждой метрики также определите «обязательный» элемент дизайна. Например, вы можете захотеть показать имя, название задачи и изображение профиля в списке предстоящих и завершенных задач.

На приведенном выше снимке экрана показан пример списка задач с владельцем каждой задачи, названием задачи и изображениями их профилей. (Изображение предоставлено Klipfolio )

4. Создайте свой макет панели инструментов

Последний шаг — подумать о макете информационной панели, т. е. о том, как вы будете организовывать данные на информационной панели.

Есть несколько эвристик юзабилити, которым вы должны следовать:

• Крупные элементы привлекают больше внимания. Таким образом, сделайте ваши самые важные KPI самыми большими элементами на приборной панели.
• Люди читают слева направо и сверху вниз. Ваша самая важная метрика должна быть в верхнем левом углу, а наименее важная — в правом нижнем.
• Используйте знакомые цвета (например, красный для убытков, зеленый для прибыли) и легко читаемые шрифты, чтобы улучшить читаемость.

Найдите в Pinterest информационные панели для вдохновения. Лучше позаимствовать установленные нормы дизайна, чем изобретать велосипед.

Последний шаг — собрать все данные вместе в инструменте панели инструментов. Разместите правильную метрику в нужном месте макета, используйте правильный дизайн, и вы готовы поделиться ею со своими пользователями!

НО!

Хотя информационная панель проекта может обеспечить большую наглядность и понимание ваших проектов, ее также может быть сложно создать, особенно если вам нужно вводить данные из нескольких источников. Система управления проектами, такая как Workamajig, не только помогает отслеживать важные данные проекта, но и интегрируется с другими инструментами, которые вы уже используете.

Конечным результатом является мощная и гибкая панель мониторинга проекта, которую не только легко создать, но и легко настроить.

Попробуйте Workamajig сами, чтобы увидеть, как он может изменить способ управления вашими проектами.