كيفية إنشاء لوحة تحكم المشروع الأكثر إقناعًا

ما هي لوحة التحكم في إدارة المشروع ، وما سبب أهميتها وكيفية بناء واحدة؟

لوحة معلومات إدارة المشروع هي عرض للبيانات التي تتعقب تقدم المشروع من خلال إظهار الحالة الحالية لأجزاء مختلفة من المشروع.

تبدو معقدة؟

ستعمل الإرشادات والأمثلة الواردة في هذا المنشور على تبسيط كل ذلك وإعدادك لإنشاء لوحة تحكم المشروع الخاصة بك ، 1-2-3.

لنبدأ بكيفية أداء وكالتك الآن.

هل تعرف بالضبط كيف تسير مشاريعك؟ هل يمكنك معرفة المهام التي تأخرت وأيها قبل الموعد المحدد؟ أي من مواردك يتخلف عن الركب؟

ما لم تكن لديك لوحة تحكم مشروع قادرة ، فمن المحتمل أنك أجبت بـ "لا" على كل هذه الأسئلة.

تعد لوحة معلومات المشروع (أو أي لوحة معلومات لهذه المسألة) مهمة للغاية في منحك رؤية غير مسبوقة لعملك. بدلاً من البحث في جداول البيانات والقوائم الفرعية ، تساعدك لوحة المعلومات على تتبع أهم مقاييسك بسهولة ، غالبًا في الوقت الفعلي.

النتائج؟ اتخاذ قرارات أسرع ورؤية أفضل.

لإنشاء لوحة تحكم المشروع ، عليك أولاً تحديد المقاييس الصحيحة. ثم تقوم بدمجها بطريقة دقيقة وملائمة وسهلة الفهم.

في هذا الدليل ، ستتعرف على المكونات الأساسية للوحة التحكم الناجحة ، والمقاييس التي يجب استخدامها ، وكيفية تجميعها معًا.

ما المهم تضمينه في Project Dashboard؟

تتضمن لوحة معلومات المشروع الجيدة مجموعة من المقاييس مرتبة بطريقة سهلة الفهم ، وغالبًا ما تكون بصرية.

فكر في الأمر كتقرير مشروع ، ولكن يتم تحديثه إما في الوقت الفعلي أو على فترات زمنية محددة ، تلقائيًا.

الفائدة الرئيسية للوحة القيادة هي أنها تجلب البيانات ذات الصلة من مصادر متعددة بتنسيق سهل.

على سبيل المثال ، قد تجلب لوحة معلومات التسويق بيانات حركة المرور من Google Analytics وبيانات الوسائط الاجتماعية من HootSuite وبيانات PPC من AdSense. يمكنك الوصول إلى كل هذه البيانات تقنيًا بشكل مستقل ، لكن الأمر يتطلب الكثير من الجهد للقيام بذلك بشكل منتظم.

تتميز لوحة التحكم الجيدة - وهذا ينطبق على كل شيء بدءًا من إدارة المشاريع وحتى التسويق - ببعض الميزات المشتركة:

السمة المميزة للوحة القيادة الجيدة هي ملاءمتها المرئية. يتم تحويل البيانات التي يصعب فهمها (مثل الجداول الرقمية الطويلة) إلى رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. يتم إبراز الاتجاهات والحركات من خلال الألوان والحركة.

هناك سمة مشتركة ، على سبيل المثال ، هي استخدام اللون الأحمر لإبراز القطرة واللون الأخضر للنمو. يخبر هذا المستخدم في لمحة عما إذا كان المقياس يرتفع أم ينخفض.

لا يكفي أن تكون مرئيًا بالطبع ؛ يجب أن تكون لوحة العدادات قابلة للفحص أيضًا. يجب أن يفهم المستخدم الاتجاهات والاختلافات والحركات في لمحة. يمكن أن تؤدي التغييرات البسيطة مثل استخدام لونين متباينين ​​لكميتين منفصلتين إلى تحسين المسح الضوئي بشكل كبير.

2. الملاءمة والتخصيص

لوحة القيادة التي تتعقب المقاييس التي لا يهتم بها أحد هي لوحة معلومات لا تفي بالغرض منها. أكثر من أي شيء آخر ، يجب أن تتبع لوحة التحكم المقاييس المناسبة للشخص المناسب في الوقت المناسب.

تظهر المشكلة بالطبع عندما تبدأ المصالح المتنافسة في تحديد "المقاييس الصحيحة".

هذا هو المكان الذي يصبح فيه واجبك المنزلي قبل البدء في إنشاء لوحة القيادة أمرًا بالغ الأهمية. لا يكفي ببساطة توصيل مجموعة من واجهات برمجة التطبيقات معًا بطريقة مرئية ؛ عليك أيضًا بناء توافق في الآراء بين جميع الأطراف المعنية.

بشكل أساسي ، يجب أن تكون لوحة معلومات المشروع ذات صلة بالمستخدم. لا تُظهر للمدير التنفيذي نفس المقاييس التي تعرضها لمدير المشروع. قم بإنشاء لوحات معلومات منفصلة لأدوار مختلفة.

مخطط جانت هو وسيلة ذات صلة لعرض المهام المكتملة والقادمة ، ولكنه لا يفيد في عرض الربح لكل عميل.

في نفس الوقت ، قدم لهم بعض خيارات التخصيص. إذا أراد المستخدم الاطلاع على معدل إتمام المهام شهريًا بدلاً من النظر يوميًا ، فامنحه الخيار للقيام بذلك.

فقط كن حريصًا على عدم تقديم الكثير من خيارات التخصيص - سيؤدي ذلك فقط إلى الارتباك.

3. الدقة

وغني عن القول أن أي لوحة تحكم تقوم بإنشائها يجب أن تكون دقيقة.

تساعد مصادر البيانات الدقيقة كثيرًا في هذا الصدد. إذا كان بإمكانك جمع نفس البيانات من مصادر متعددة (على سبيل المثال ، الحصول على بيانات حركة مرور موقع الويب من كل من Mixpanel و Google Analytics ) ، فيمكنك التخلص من بعض الأخطاء في مصدر القياس.

الأهم من ذلك ، يجب أن تقرأ لوحة المعلومات البيانات فقط ، وليس تعديلها.

4. تحديث التردد

يتم تحديث لوحة تحكم جيدة في كثير من الأحيان بما يكفي لتكون مفيدة. قد تميل إلى تحديث كل مقياس في الوقت الفعلي. ولكن ما لم تكن تتعامل مع حجم هائل من البيانات سريعة التغير ، فإن التحديثات في الوقت الفعلي هي إهدار للموارد.

بدلاً من ذلك ، ضع في اعتبارك عدد المرات التي تتغير فيها البيانات الفعلية. في لوحة معلومات المشروع ، قد تسجل الموارد في ساعات عملها فقط في نهاية اليوم. تحديث هذا المقياس كل ساعة غير مجدي. بدلاً من ذلك ، يمكنك ضبطه على التحديث مرة واحدة فقط كل 24 ساعة.

في الوقت نفسه ، ضع في اعتبارك عدد المرات التي سيتحقق فيها المستخدم من لوحة القيادة. إذا كانت لوحة المعلومات ستتم مراجعتها مرة واحدة فقط في الشهر ، فقد يكون إنفاق الموارد في الوقت الفعلي أو حتى التحديثات اليومية بمثابة إهدار.

بمعنى آخر ، يجب أن يتطابق تكرار التحديث مع أ) تكرار تحديث البيانات ، و ب) تكرار الوصول إلى لوحة القيادة نفسها.

والأهم من ذلك ، وجود لوحة القيادة لجعل حياتك أسهل ، وتمنحك مزيدًا من الوقت للقيام بالأشياء التي تستمتع بها وتوصيلك إلى المنزل في وقت مبكر لتناول العشاء!

مع وضع كل هذه العوامل في الاعتبار ، دعنا نقسم العملية الفعلية لإنشاء لوحة تحكم المشروع إلى خطوات سهلة الفهم.

كيف تقوم بإنشاء لوحة تحكم المشروع؟

يمكن أن تكون عملية بناء لوحة تحكم المشروع صعبة من الناحية الفنية. أنت بحاجة إلى بيانات بالتنسيق الصحيح والقدرة على تحويلها إلى رؤية قابلة للتنفيذ.

ومع ذلك ، أكثر من التحديات التقنية ، فإن ما يعيق معظم المساعي هو سوء فهم ما يجب أن تفعله لوحة القيادة بالفعل. لا تساعد لوحة المعلومات التي تعرض البيانات الخاطئة بتنسيق خاطئ أي شخص.

لذلك ، يجب أن تكون خطوتك الأولى هي معرفة ما تحتاجه بالضبط ، والأهم من ذلك ، سبب حاجتك إليه.

كيف تختار ما تريد وضعه على لوحة معلومات إدارة المشروع؟

قبل أن تقرر ما تريد وضعه على لوحة معلومات المشروع ، احصل على وضوح بشأن هذه الأشياء الخمسة:

1. الغرض من لوحة القيادة

دائمًا ما تكون لوحات المعلومات الجيدة مدفوعة الغرض. يقيسون أشياء محددة لمستخدمين محددين. ستأخذ لوحة معلومات المشروع التي تركز على التمويل شكلًا مختلفًا تمامًا عن لوحة معلومات المشروع التي تركز على العمليات.

وبالتالي ، فإن أول شيئين تحتاج إلى تحديدهما هما:

• المستخدم المستهدف للوحة القيادة
• الغرض من لوحة القيادة والغرض منها (أي ما الذي ستُستخدم من أجله)
  
  

2. البيانات التي تقوم بتتبعها حاليًا

تعتمد لوحات معلومات المشروع ، بالطبع ، على البيانات. ولكن ليست كل هذه البيانات مفيدة أو قابلة للاستخدام على حد سواء.

ابدأ بعمل فهرس لجميع مصادر البيانات الخاصة بك. ما البيانات التي تتبعها حاليًا عبر جميع أنظمتك؟ ما هو شكل هذا؟ هل يمكنك توصيله مباشرة بنظام لوحة القيادة الخاصة بك؟

بعد ذلك ، قم بعمل قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك (مؤشرات الأداء الرئيسية). يجب أن يشمل ذلك مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بلوحة المعلومات هذه ، بالإضافة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية التي تتبعها لجميع الأجزاء الأخرى من العمل.

3. تنسيق لوحة القيادة

عندما يتعلق الأمر بتنسيق لوحة القيادة ، عليك الإجابة على ثلاثة أسئلة:

• من الذي سيصل إلى لوحة القيادة؟ ما هي أهم متطلباتهم؟
• كم مرة سوف يصلون إلى لوحة القيادة؟
• أين سيصلون إلى لوحة القيادة

يعتمد الكثير على الإجابات على هذه الأسئلة. يمكن أن تكون لوحة المعلومات التي يتم الوصول إليها مرة واحدة في الشهر في شكل تقرير ثابت. يجب الوصول إلى واحد يتم الوصول إليه يوميًا عبر عنوان URL مشترك.

يعرض Workamajig معلومات مهمة مثل حالة المهمة / المشروع في تنسيقات مرئية سهلة القراءة

وبالمثل ، إذا لم يكن المستخدمون بحاجة إلى بيانات محدثة حديثًا ، فستعمل لوحة التحكم الثابتة بشكل جيد. عدا ذلك ، سترغب في تزويدهم بلوحة معلومات ديناميكية مع بعض إمكانيات التخصيص.

4. اعتبارات الأسلوب

بصرف النظر عن التنسيق ، ضع في اعتبارك أيضًا نمط لوحة معلومات المشروع. فكر في المستخدمين المستهدفين الذين سيصلون إلى لوحة القيادة. ما هو مستوى التعقيد الذي يفضلونه في الرسوم البيانية الخاصة بهم؟ هل لديهم الدراية الفنية لقراءة Trellis Plots أم يجب أن تكتفوا برسم بياني شريطي أبسط؟

تعد مخططات Trellis رائعة للحسابات الهندسية ولكنك لن تجد فائدة كبيرة لها على لوحة المعلومات المالية (مصدر الصورة: Visme )

أيضًا ، ضع في اعتبارك الألوان والسمات. هل يجب أن تتبع لوحة القيادة أي ألوان خاصة بالشركات؟ هل يفضل المستخدمون المستهدفون جمالية معينة؟ هل هناك أي مشكلات تتعلق بإمكانية الوصول تحتاج إلى القلق بشأنها؟

بشكل عام ، من الجيد جعل لوحات المعلومات الخاصة بك سهلة القراءة قدر الإمكان. الوضوح يتفوق على الذكاء في أي لوحة تحكم للمشروع.

5. الأدوات التي يمكنك الوصول إليها

أخيرًا ، ضع في اعتبارك الأدوات التي يمكنك الوصول إليها أو التي تشعر بالراحة عند استخدامها (والتي قد لا تكون هي نفسها دائمًا). يعد Excel الأداة الافتراضية لأي نوع من المساعي الإحصائية ، ولكن إنشاء لوحات معلومات ديناميكية في Excel يتطلب الكثير من الخبرة الفنية.

يمكن أن يساعدك نظام إدارة مشروع قوي مثل Workamajig في إنشاء لوحات معلومات مفصلة من البيانات التي لديك بالفعل.

ما هي بعض الأمثلة على لوحات تحكم المشروع؟

الآن بعد أن أوضحنا ماهية لوحة معلومات المشروع ، سترغب في رؤية بعض الأمثلة لما تبدو عليه لوحة القيادة الجيدة بالفعل.

يوجد أدناه مثال على لوحة معلومات إدارة Workamajig. يمكن تخصيص لوحة القيادة هذه لتناسب جميع متطلبات وكالتك. يمنحك نظرة ثاقبة شاملة حول كيفية تقدم مجموعة من المشاريع من خلال إظهار كيفية أداء وكالتك من خلال العميل ومدير الحساب والخدمة.

فيما يلي مثال على لوحة معلومات Workamajig الخاصة بمشروع معين - ما نسميه لوحة معلومات المشروع.

ما هي الأنواع المختلفة من لوحات تحكم المشروع؟

أنواع مختلفة من لوحات المعلومات مفيدة لأشياء مختلفة ، في أوقات مختلفة ، في وكالات مختلفة. لكن لا داعي للذعر! لا يوجد سوى ثلاثة أنواع رئيسية من لوحات المعلومات:

• لوحات المعلومات التشغيلية

يتم تحديث نوع لوحة المعلومات هذا باستمرار بالبيانات ، مثل عائد الاستثمار على الإعلانات الرقمية وصحة قنوات الوسائط الاجتماعية ومقاييس أداء موقع الويب.

تخبرك لوحات المعلومات التشغيلية بما يحدث هنا والآن ويمكن أن تساعد في اتخاذ قرارات مهمة حول المكان الذي يجب استثمار الوقت والمال فيه.

• لوحات تحليلية

باستخدام هذا النوع من لوحات المعلومات ، يمكن للمستخدمين رؤية اتجاهات البيانات مثل زيادة المستخدمين في خدمة معينة ، وكفاءة إنفاق الوكالة ، والإيرادات السنوية التي يقدمها كل عميل.

قد تبدو لوحات المعلومات التحليلية وكأنها شيء يصعب بناؤه ، ولكن مع وفرة الأدوات التحليلية التي يسهل الوصول إليها ، يمكن لأي شخص بناء هذا النوع من لوحات المعلومات.

• لوحات القيادة الاستراتيجية

تعد لوحات المعلومات الإستراتيجية أفضل صديق للمدير التنفيذي لأنها تسمح برؤية شاملة لمؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) ، مما يسمح بتحليل المقاييس المختلفة بسهولة.

يمكن للمديرين التنفيذيين استخدام لوحات المعلومات الإستراتيجية لقياس أداء أشياء مثل الشؤون المالية على فترات زمنية مختلفة ، والأرباح قبل خصم الفوائد والضرائب والاستهلاك والإطفاء (الأرباح قبل الفوائد والضرائب والإهلاك والاستهلاك) ونمو MRR (الإيرادات الشهرية المتكررة).

اجمع بين الثلاثة للحصول على لوحة تحكم مثالية لإدارة المشروع

باستخدام أداة فعالة لإدارة المشاريع ، مثل Workamajig ، يمكن دمج لوحات المعلومات التشغيلية والتحليلية والاستراتيجية بسهولة. من خلال هذه الرؤية المدمجة ، سيكون لديك القدرة على اتخاذ قرارات حكيمة لم تكن لتتخذها بشكل استراتيجي.

إذن ، كيف يمكنني بالفعل إنشاء لوحة معلومات إدارة المشروع الخاصة بي؟

سيعتمد الكثير على كيفية جمع بياناتك (وكيفية تخزينها) والأدوات التي يمكنك الوصول إليها. ما يصلح لوكالة ما قد لا يعمل لصالح وكالة أخرى.

على الرغم من عدم وجود مسار واضح ومباشر لإنشاء لوحة تحكم المشروع ، فإليك بعض النصائح العامة وأفضل الممارسات التي تنطبق على كل لوحة تحكم للمشروع ، بغض النظر عن الأدوات التي تستخدمها:

1. جمع وتنظيم البيانات الخاصة بك

ابدأ بعمل فهرس لجميع مصادر البيانات الخاصة بك. لكل مصدر ، حدد أيضًا التنسيق الذي يمكنك تصدير البيانات به. CSV هو التنسيق الأكثر شيوعًا حيث يمكن استخدامه بسهولة في Excel وجداول بيانات Google وأدوات لوحة المعلومات الأخرى.

تُظهر لقطة الشاشة هذه من Google Analytics التنسيقات المختلفة التي يمكنك استخدامها لتصدير البيانات

قم بعمل قائمة بجميع مصادر البيانات وحدد أشكالها. قد يكون لديك شيء مثل هذا:

• بيانات حركة الويب - تنسيق CSV
• البيانات المالية - تنسيقات CSV و PDF
• بيانات المستخدم - قاعدة بيانات SQL

يجب أن تتيح لك معظم أدوات لوحة المعلومات استخدام البيانات بتنسيقات متعددة. ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستحتاج إلى اكتشاف طريقة لتحويل البيانات وجعلها متوافقة مع أداة لوحة القيادة.

بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام أداة مثل Workamajig لتجميع بيانات إدارة المشروع الأكثر أهمية وتحويلها إلى لوحة معلومات تلقائيًا.

2. حدد أهم المقاييس الخاصة بك

من كل مصدر من مصادر البيانات الخاصة بك ، حدد أهم المقاييس لديك ووتيرة تحديثها. هذا الأخير مهم بشكل خاص لمعرفة ما إذا كان يمكنك التعامل مع لوحة القيادة الثابتة أو إذا كنت بحاجة إلى لوحة ديناميكية.

على سبيل المثال ، لا تتغير البيانات المالية للمشروع بسرعة على أساس يومي. لكن قائمة المهام المكتملة يمكن أن تتغير كثيرًا في يوم واحد. ستكون لوحة القيادة الأسبوعية الثابتة التي تركز على الأخير عديمة الفائدة تقريبًا. إذا كنت ترغب في تمييز مثل هذه المقاييس ، فحاول استخدام لوحة تحكم ديناميكية للمشروع بدلاً من ذلك.

3. حدد العنصر والتصميم المناسبين لكل مقياس

بعد ذلك ، لكل من المقاييس التي حددتها أعلاه ، قم بإدراج الرسم البياني الصحيح والتصميم الذي اخترته. مرة أخرى ، سيعتمد هذا على المستخدمين المستهدفين وتنسيق المقياس نفسه. أفضل تمثيل لقائمة المهام القادمة هي قائمة . تظهر الإنتاجية بمرور الوقت بشكل أفضل كرسم بياني خطي.

لكل مقياس ، حدد أيضًا عنصر التصميم "يجب أن يكون". على سبيل المثال ، قد ترغب في إظهار الاسم الأول واسم المهمة وصورة الملف الشخصي في قائمة المهام القادمة والمنتهية.

تُظهر لقطة الشاشة أعلاه عينة من قائمة المهام مع مالك كل مهمة واسم المهمة وصور ملفهم الشخصي. (مصدر الصورة: Klipfolio )

4. قم بإنشاء تخطيط لوحة القيادة الخاصة بك

الخطوة الأخيرة للتفكير في تخطيط لوحة القيادة ، أي كيف ستنظم البيانات في لوحة القيادة.

هناك عدد قليل من إرشادات الاستخدام التي يجب عليك اتباعها:

• تجذب العناصر الأكبر مزيدًا من الاهتمام. وبالتالي ، اجعل أهم مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك هي أكبر العناصر في لوحة المعلومات.
• يقرأ الناس من اليسار إلى اليمين ومن أعلى إلى أسفل. يجب أن يكون المقياس الأكثر أهمية في الزاوية اليسرى العلوية ، والأقل أهمية في الركن الأيمن السفلي.
• استخدم ألوانًا مألوفة (مثل الأحمر للخسارة والأخضر للربح) وخطوط سهلة القراءة لتحسين الوضوح

ابحث في Pinterest عن لوحات المعلومات للإلهام. من الأفضل استعارة معايير التصميم الراسخة بدلاً من إعادة اختراع العجلة.

الخطوة الأخيرة - اجمع كل البيانات معًا في أداة لوحة القيادة. ضع المقياس الصحيح في المكان الصحيح في التخطيط الخاص بك ، واستخدم التصميم الصحيح ، ومرحبا - أنت جاهز لمشاركته مع المستخدمين!

لكن!

على الرغم من أن لوحة معلومات المشروع يمكن أن توفر قدرًا كبيرًا من الرؤية والرؤية لمشاريعك ، فقد يكون من الصعب أيضًا إنشاؤها ، خاصة إذا كان عليك إحضار البيانات من مصادر متعددة. لا يساعدك نظام إدارة المشاريع مثل Workamajig على تتبع بيانات المشروع الحيوية فحسب ، بل يتكامل أيضًا مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها بالفعل.

والنتيجة النهائية هي لوحة تحكم قوية ومرنة للمشروع ليس من السهل إنشاؤها فحسب ، بل يسهل تخصيصها أيضًا.

جرب Workamajig بنفسك لترى كيف يمكن أن يغير الطريقة التي تدير بها مشاريعك.