Jak stworzyć najbardziej przekonujący pulpit nawigacyjny projektu?

Co to jest dashboard do zarządzania projektami, dlaczego jest ważny i jak go zbudować?

Pulpit zarządzania projektami to wyświetlacz danych, który śledzi postęp projektu, pokazując aktualny stan różnych części projektu.

Brzmi skomplikowanie?

Instrukcje i przykłady w tym poście uprościją to wszystko i przygotują Cię do stworzenia własnego pulpitu nawigacyjnego projektu, 1-2-3.

Zacznijmy od tego, jak radzi sobie Twoja agencja.

Czy wiesz dokładnie, jak radzą sobie Twoje projekty? Czy potrafisz powiedzieć, które zadania są opóźnione, a które wyprzedzają harmonogram? Które z Twoich zasobów są w tyle?

Jeśli nie masz odpowiedniego pulpitu nawigacyjnego projektu, prawdopodobnie odpowiedziałeś „nie” na wszystkie te pytania.

Pulpit nawigacyjny projektu (lub dowolny pulpit nawigacyjny w tym przypadku) jest bardzo ważny, ponieważ zapewnia bezprecedensowy wgląd w Twoją pracę. Zamiast przekopywać się przez arkusze kalkulacyjne i podmenu, pulpit nawigacyjny pomaga łatwo śledzić najważniejsze dane, często w czasie rzeczywistym.

Wynik? Szybsze podejmowanie decyzji i lepszy wgląd.

Aby zbudować pulpit nawigacyjny projektu, najpierw identyfikujesz odpowiednie metryki. Następnie łączysz je w sposób dokładny, odpowiedni i łatwy do zrozumienia.

W tym przewodniku dowiesz się, jakie są podstawowe składniki udanego pulpitu nawigacyjnego, jakich wskaźników użyć i jak to wszystko połączyć.

Co należy uwzględnić w panelu projektu?

Dobry pulpit nawigacyjny projektu zawiera zbiór metryk ułożonych w łatwy do uchwycenia, głównie wizualny sposób.

Pomyśl o tym jako o raporcie z projektu, ale takim, który jest aktualizowany automatycznie w czasie rzeczywistym lub w stałych odstępach czasu.

Główną użytecznością pulpitu nawigacyjnego jest to, że przenosi odpowiednie dane z wielu źródeł w przyjaznym formacie.

Na przykład pulpit marketingowy może zawierać dane o ruchu z Google Analytics, dane z mediów społecznościowych z HootSuite i dane PPC z AdSense. Z technicznego punktu widzenia możesz uzyskać dostęp do wszystkich tych danych niezależnie, ale regularne wykonywanie tego wymaga zbyt wiele wysiłku.

Dobry dashboard – i dotyczy wszystkiego, od zarządzania projektami po marketing – ma kilka wspólnych cech:

Cechą charakterystyczną dobrej deski rozdzielczej jest jej przyjazność wizualna. Dane, które w inny sposób są trudne do uchwycenia (takie jak długie tabele liczbowe) są przekształcane w łatwe do odczytania wykresy i wykresy. Trendy i ruchy są podkreślane za pomocą kolorów i ruchu.

Częstym motywem, na przykład, jest używanie czerwonego koloru do podkreślenia kropli i zielonego do wzrostu. Dzięki temu użytkownik na pierwszy rzut oka informuje, czy metryka rośnie, czy spada.

Oczywiście nie wystarczy być wizualnym; deska rozdzielcza powinna być również możliwa do zeskanowania. Użytkownik powinien na pierwszy rzut oka zrozumieć trendy, różnice i ruchy. Proste zmiany, takie jak użycie dwóch kontrastujących kolorów dla dwóch oddzielnych ilości, mogą znacznie poprawić skanowanie.

2. Trafność i możliwość dostosowania

Pulpit nawigacyjny, który śledzi wskaźniki, którymi nikt się nie przejmuje, to pulpit nawigacyjny, który nie spełnia swojego celu. Przede wszystkim Twój pulpit nawigacyjny musi śledzić właściwe dane dla właściwej osoby we właściwym czasie.

Problem oczywiście pojawia się, gdy konkurujące interesy sprowadzają się do zdefiniowania „właściwych wskaźników”.

W tym momencie Twoja praca domowa przed rozpoczęciem tworzenia pulpitu nawigacyjnego staje się kluczowa. Nie wystarczy po prostu połączyć kilka interfejsów API w wizualny sposób; musisz także budować konsensus wśród wszystkich zainteresowanych stron.

Zasadniczo pulpit nawigacyjny projektu powinien być odpowiedni dla użytkownika. Nie pokazuj CEO tych samych metryk, co kierownikowi projektu. Twórz oddzielne pulpity nawigacyjne dla różnych ról.

Wykres Gantta to odpowiedni sposób wyświetlania ukończonych i nadchodzących zadań, ale nie jest przydatny do wyświetlania zysku na klienta.

Jednocześnie zaoferuj im kilka opcji dostosowywania. Jeśli użytkownik chce patrzeć na wskaźnik wykonania zadań w ujęciu miesięcznym, a nie dziennym, daj mu taką możliwość.

Uważaj tylko, aby nie oferować zbyt wielu opcji dostosowywania — spowoduje to tylko zamieszanie.

3. Dokładność

Nie trzeba dodawać, że każdy tworzony pulpit nawigacyjny powinien być dokładny.

Dokładne źródła danych bardzo pomagają w tym zakresie. Jeśli możesz połączyć te same dane z wielu źródeł (np. uzyskać dane o ruchu w witrynie zarówno z Mixpanel , jak i Google Analytics ), możesz wyeliminować niektóre błędy w źródle pomiaru.

Co ważniejsze, kokpit powinien tylko odczytywać dane, a nie je modyfikować.

4. Aktualizuj częstotliwość

Dobry pulpit nawigacyjny jest aktualizowany na tyle często, aby był użyteczny. Możesz pokusić się o aktualizację wszystkich danych w czasie rzeczywistym. Ale jeśli nie masz do czynienia z ogromną ilością szybko zmieniających się danych, aktualizacje w czasie rzeczywistym są marnowaniem zasobów.

Zamiast tego zastanów się, jak często zmieniają się rzeczywiste dane. W panelu projektu zasoby mogą logować swoje godziny przepracowane tylko na koniec dnia. Aktualizowanie tego wskaźnika co godzinę jest bezużyteczne. Zamiast tego możesz ustawić aktualizację tylko raz na 24 godziny.

Jednocześnie zastanów się, jak często użytkownik końcowy będzie sprawdzał dashboard. Jeśli dashboard ma być przeglądany tylko raz w miesiącu, wydawanie zasobów na aktualizacje w czasie rzeczywistym lub nawet codzienne może być marnotrawstwem.

Innymi słowy, częstotliwość aktualizacji powinna odpowiadać a) częstotliwości aktualizacji danych oraz b) częstotliwości dostępu do samego pulpitu nawigacyjnego.

Co najważniejsze, deska rozdzielcza jest po to, aby ułatwić Ci życie, dać Ci więcej czasu na to, co lubisz, i wcześniej wrócić do domu na kolację!

Mając na uwadze wszystkie te czynniki, podzielmy rzeczywisty proces tworzenia pulpitu nawigacyjnego projektu na łatwe do zrozumienia kroki.

Jak zbudować pulpit nawigacyjny projektu?

Proces budowania pulpitu nawigacyjnego projektu może być technicznie trudny. Potrzebujesz danych w odpowiednim formacie i możliwości przekształcenia ich w przydatne informacje.

Jednak bardziej niż wyzwania techniczne, większość wysiłków utrudnia słabe zrozumienie tego, co właściwie powinna robić deska rozdzielcza. Pulpit nawigacyjny, który pokazuje nieprawidłowe dane w złym formacie, nikomu nie pomoże.

Dlatego pierwszym krokiem powinno być dokładne ustalenie, czego potrzebujesz i, co ważniejsze, dlaczego tego potrzebujesz.

Jak wybrać, co umieścić w panelu zarządzania projektami?

Zanim zdecydujesz, co umieścić w panelu projektu, przejrzyj te 5 rzeczy:

1. Cel deski rozdzielczej

Dobre kokpity są zawsze ukierunkowane na cel. Mierzą konkretne rzeczy dla konkretnych użytkowników. Pulpit nawigacyjny projektu skoncentrowany na finansach przyjmie zupełnie inny kształt niż pulpit nawigacyjny projektu skoncentrowany na operacjach.

Dlatego pierwsze dwie rzeczy, które musisz zdefiniować, to:

• Docelowy użytkownik deski rozdzielczej
• Cel i przeznaczenie dashboardu (tj. do czego będzie używany)
  
  

2. Dane, które obecnie śledzisz

Kokpity projektowe oczywiście zależą od danych. Ale nie wszystkie te dane są równie przydatne lub użyteczne.

Zacznij od stworzenia katalogu wszystkich źródeł danych. Jakie dane śledzisz obecnie we wszystkich swoich systemach? W jakim formacie to jest? Czy możesz podłączyć go bezpośrednio do systemu deski rozdzielczej?

Następnie sporządź listę swoich KPI (kluczowych wskaźników wydajności). Powinno to obejmować wskaźniki KPI specyficzne dla tego pulpitu nawigacyjnego, a także wskaźniki KPI, które śledzisz dla wszystkich innych części firmy.

3. Format deski rozdzielczej

Jeśli chodzi o format dashboardu, musisz odpowiedzieć na trzy pytania:

• Kto będzie miał dostęp do pulpitu nawigacyjnego? Jakie są ich najwyższe wymagania?
• Jak często będą uzyskiwać dostęp do pulpitu nawigacyjnego?
• Gdzie będą mieli dostęp do pulpitu nawigacyjnego?

Wiele zależy od odpowiedzi na te pytania. Pulpit nawigacyjny, do którego uzyskuje się dostęp tylko raz w miesiącu, może mieć postać raportu statycznego. Ten, z którego korzysta się codziennie, powinien być dostępny za pośrednictwem udostępnionego adresu URL.

Workamajig pokazuje ważne informacje, takie jak status zadania/projektu, w łatwych do odczytania formatach wizualnych

Podobnie, jeśli Twoi użytkownicy nie potrzebują świeżo zaktualizowanych danych, statyczny pulpit nawigacyjny wystarczy. W przeciwnym razie będziesz chciał zaoferować im dynamiczny pulpit nawigacyjny z pewnymi możliwościami dostosowywania.

4. Rozważania dotyczące stylu

Oprócz formatu weź pod uwagę również styl pulpitu projektu. Pomyśl o docelowych użytkownikach, którzy będą mieli dostęp do pulpitu nawigacyjnego. Jaki poziom złożoności preferują w swoich wykresach? Czy mają techniczną wiedzę, jak czytać wykresy Trellis, czy też powinieneś zadowolić się prostszym wykresem słupkowym?

Wykresy kratowe świetnie nadają się do obliczeń inżynierskich, ale nie znajdziesz ich zbyt wiele na pulpicie finansowym (źródło obrazu: Visme )

Weź również pod uwagę kolory i motywy. Czy deska rozdzielcza musi mieć kolory firmowe? Czy docelowi użytkownicy preferują pewną estetykę? Czy są jakieś problemy z ułatwieniami dostępu, którymi musisz się martwić?

Ogólnie rzecz biorąc, dobrym pomysłem jest, aby pulpity nawigacyjne były jak najbardziej czytelne. Przejrzystość przebija spryt w każdym desce rozdzielczej projektu.

5. Narzędzia, do których masz dostęp

Na koniec rozważ narzędzia, do których masz dostęp lub których używasz (które nie zawsze są takie same). Excel jest domyślnym narzędziem do wszelkiego rodzaju działań statystycznych, ale tworzenie dynamicznych pulpitów nawigacyjnych w programie Excel wymaga dużej wiedzy technicznej.

Solidny system zarządzania projektami, taki jak Workamajig, może pomóc w tworzeniu szczegółowych pulpitów nawigacyjnych na podstawie danych, które już posiadasz.

Jakie są przykłady kokpitów projektowych?

Teraz, gdy wyjaśniliśmy, czym jest pulpit nawigacyjny projektu, zechcesz zobaczyć kilka przykładów tego, jak naprawdę wygląda dobry pulpit nawigacyjny.

Poniżej znajduje się przykład pulpitu zarządzania Workamajig. Ten pulpit nawigacyjny można dostosować do wszystkich wymagań agencji. Daje pełny wgląd w przebieg różnych projektów, pokazując, jak Twoja agencja radzi sobie z klientem, menedżerem konta i usługą.

Poniżej znajduje się przykład pulpitu nawigacyjnego Workamajig, który jest specyficzny dla jednego konkretnego projektu — co nazwalibyśmy pulpitem nawigacyjnym projektu.

Jakie są rodzaje pulpitów nawigacyjnych projektu?

Różne rodzaje pulpitów nawigacyjnych są przydatne do różnych rzeczy, w różnym czasie, w różnych agencjach. Ale nie panikuj! Istnieją tylko trzy główne typy pulpitów nawigacyjnych:

• Pulpity operacyjne

Ten typ pulpitu nawigacyjnego jest stale aktualizowany danymi, takimi jak zwrot z inwestycji w reklamę cyfrową, kondycja kanałów mediów społecznościowych i wskaźniki wydajności witryny.

Pulpity operacyjne informują o tym, co dzieje się tu i teraz, i mogą pomóc w podejmowaniu ważnych decyzji dotyczących inwestowania czasu i pieniędzy.

• Pulpity analityczne

Dzięki tego typu panelowi użytkownicy mogą zobaczyć trendy danych, takie jak wzrost liczby użytkowników określonej usługi, efektywność wydatków agencji i roczne przychody dostarczane przez każdego klienta.

Kokpity analityczne mogą wydawać się trudne do zbudowania, ale dzięki mnogości łatwo dostępnych narzędzi analitycznych, ten typ kokpitów może zbudować każdy.

• Pulpity strategiczne

Strategiczne kokpity menedżerskie są najlepszym przyjacielem kadry kierowniczej, ponieważ umożliwiają szeroki wgląd w KPI (kluczowe wskaźniki wydajności), umożliwiając łatwą analizę różnych metryk.

Kierownictwo może korzystać ze strategicznych pulpitów nawigacyjnych do mierzenia wydajności takich rzeczy, jak finanse w różnych okresach czasu, EBITDA (zysk przed oprocentowaniem, opodatkowaniem, amortyzacją i amortyzacją) oraz wzrost MRR (miesięczny przychód cykliczny).

Połącz wszystkie trzy, aby uzyskać idealny pulpit zarządzania projektami

Dzięki wydajnemu narzędziu do zarządzania projektami, takiemu jak Workamajig, można łatwo łączyć pulpity operacyjne, analityczne i strategiczne. Dzięki temu połączonemu wglądowi będziesz mógł podejmować mądre decyzje, które w przeciwnym razie nie zostałyby podjęte strategicznie.

Jak więc właściwie utworzyć pulpit zarządzania projektami?

Wiele będzie zależeć od tego, w jaki sposób zbierzesz swoje dane (i jak je przechowujesz) oraz narzędzia, do których masz dostęp. To, co działa w jednej agencji, może nie działać w innej.

Chociaż nie ma jasnej i bezpośredniej ścieżki do utworzenia pulpitu nawigacyjnego projektu, oto kilka ogólnych wskazówek i najlepszych praktyk, które mają zastosowanie do każdego pulpitu nawigacyjnego projektu, niezależnie od używanych narzędzi:

1. Zbieraj i zarządzaj swoimi danymi

Zacznij od stworzenia katalogu wszystkich źródeł danych. W przypadku każdego źródła określ także, w jakim formacie możesz wyeksportować dane. CSV jest najpopularniejszym formatem, ponieważ można go łatwo używać w programie Excel, Arkuszach Google i innych narzędziach pulpitu nawigacyjnego.

Ten zrzut ekranu z Google Analytics pokazuje różne formaty, których możesz użyć do eksportowania danych

Zrób listę wszystkich źródeł danych i określ ich formaty. Możesz mieć coś takiego:

• Dane o ruchu w sieci - format CSV
• Dane finansowe - formaty CSV i PDF
• Dane użytkownika - baza danych SQL

Większość narzędzi pulpitu nawigacyjnego powinna umożliwiać korzystanie z danych w wielu formatach. Ale jeśli tak nie jest, będziesz chciał wymyślić sposób na przekonwertowanie danych i uczynienie ich kompatybilnymi z Twoim pulpitem nawigacyjnym.

Alternatywnie możesz użyć narzędzia takiego jak Workamajig, aby automatycznie zebrać najważniejsze dane dotyczące zarządzania projektem i przekształcić je w pulpit nawigacyjny.

2. Zidentyfikuj swoje najlepsze wskaźniki

Z każdego źródła danych zidentyfikuj najważniejsze wskaźniki i częstotliwość ich aktualizacji. To ostatnie jest szczególnie ważne, aby dowiedzieć się, czy możesz zadowolić się statycznym pulpitem nawigacyjnym, czy potrzebujesz dynamicznego.

Na przykład dane finansowe projektu nie zmieniają się szybko z dnia na dzień. Ale lista wykonanych zadań może się bardzo zmienić w ciągu jednego dnia. Cotygodniowy statyczny pulpit nawigacyjny, który koncentruje się na tym drugim, będzie prawie bezużyteczny. Jeśli chcesz wyróżnić takie metryki, spróbuj zamiast tego użyć dynamicznego pulpitu nawigacyjnego projektu.

3. Zidentyfikuj odpowiedni element i projekt dla każdej metryki

Następnie, dla każdego z metryk, które zidentyfikowałeś powyżej, wymień odpowiednią grafikę i wybrany projekt. Ponownie, będzie to zależeć od docelowych użytkowników i formatu samego metryki. Listę nadchodzących zadań najlepiej przedstawić jako, cóż, listę . Wydajność w czasie jest lepiej przedstawiana na wykresie liniowym.

W przypadku każdej metryki określ również „niezbędny” element projektu. Na przykład możesz chcieć pokazać imię, nazwę zadania i zdjęcie profilowe na liście nadchodzących i zakończonych zadań.

Powyższy zrzut ekranu pokazuje przykładową listę zadań z właścicielem każdego zadania, nazwą zadania i jego zdjęciami profilowymi. (Źródło zdjęcia: Klipfolio )

4. Stwórz swój układ pulpitu nawigacyjnego

Ostatni krok do zastanowienia się nad układem dashboardu, czyli jak zorganizujesz dane w dashboardzie.

Istnieje kilka heurystyk użyteczności, których należy przestrzegać:

• Większe elementy przyciągają większą uwagę. W ten sposób spraw, aby Twoje najważniejsze KPI były największymi elementami na desce rozdzielczej.
• Ludzie czytają od lewej do prawej iz góry na dół. Twoja najważniejsza metryka powinna znajdować się w lewym górnym rogu, najmniej ważna w prawym dolnym rogu.
• Używaj znajomych kolorów (takich jak czerwony dla straty, zielony dla zysku) i łatwych do odczytania czcionek, aby poprawić czytelność

Przeszukuj Pinterest w poszukiwaniu inspiracji na pulpitach nawigacyjnych. Najlepiej zapożyczyć się z ustalonymi normami projektowymi, niż wymyślać koło na nowo.

Ostatni krok — połącz wszystkie dane w swoim narzędziu do pulpitu nawigacyjnego. Umieść odpowiednią metrykę we właściwym miejscu w swoim układzie, użyj właściwego projektu i hej, teraz możesz podzielić się nim ze swoimi użytkownikami!

ALE!

Chociaż pulpit nawigacyjny projektu może zapewnić dużą widoczność i wgląd w Twoje projekty, może być również trudny do utworzenia, zwłaszcza jeśli musisz pobierać dane z wielu źródeł. System zarządzania projektami, taki jak Workamajig, nie tylko pomaga śledzić ważne dane projektu, ale także integruje się z innymi narzędziami, z których już korzystasz.

Efektem końcowym jest potężny i elastyczny pulpit nawigacyjny projektu, który jest nie tylko łatwy do utworzenia, ale także łatwy do dostosowania.

Wypróbuj Workamajig, aby zobaczyć, jak może zmienić sposób, w jaki prowadzisz swoje projekty.