如何写道歉信、电子邮件和短信

无论是沟通不畅还是一系列您无法控制的事件，错误和事故都是生活的一部分。

作为一家企业，当事情没有按计划进行时，客户满意度可能会受到损害。 在这种情况下，最重要的是道歉。

道歉信不仅承认责任，还让客户知道他们已经被听到了。 它表明您关心并且已经竭尽全力与客户沟通。

我们都知道我们想要的最终结果是什么……但不知何故，实际上写一封道歉信说起来容易做起来难。

如果您正在努力将笔放在纸上（或现代等价物），我们将在这里帮助您提供理想的道歉信、电子邮件和短信的这些示例。

你应该在道歉信息中包含什么？

接受错误并不总是那么容易，但这是必要的。 无论情况如何，这些组件总是构成由衷的道歉。

1. 使用“我/我们很抱歉”这样的话。

需要注意的是，您不能说“但是”或“对不起，您有这种感觉”。 如果您拐弯抹角，您的客户将能够说出来，所以最好的办法就是坦率地说清楚地道歉。

2. 接受责任

向您的客户表明您了解投诉或问题是什么。 提及提出的问题表明您已经听取了客户的意见并认识到需要解决的问题。

3. 解释出了什么问题

如果有人投诉，很可能是某个地方出了问题。 解释发生了什么，不要将责任转移到其他地方。

4. 分享您的计划

你将如何纠正错误？ 如有必要，您将采取什么措施来确保它不会再次发生？ 让客户知道您打算如何解决问题。

5. 请求宽恕

这不一定是路的尽头，请求宽恕是确保它不是的最快方法。 一旦你解决并解决了问题，通过表现出一些人性​​并请求被原谅来强调你的道歉。

道歉信息示例

根据您最常用的沟通方式，在一条信息中传达所有五个要点说起来容易做起来难。

使用这些示例作为如何撰写真诚道歉信息的指南。

3 道歉信的例子

通常是一种更正式的沟通方式，道歉信有足够的空间让你添加尽可能多或少的信息。

我们建议坚持事实并从一开始就明确道歉。

群众道歉信

尊贵的顾客，

对于假期期间的延误给您带来的不便，我们致函致歉。 我们理解那些等待从我们仓库发货的人是多么的沮丧。

不幸的是，由于员工生病和 Covid 病例的增加，出现了严重的延误。 但是，我们正在努力确保在 12/19 之前发送的所有货物在圣诞节前完成。

如果您对订单有任何疑问或想联系我们的客户服务团队，请随时通过 [XXX-XXX-XXXX] 与我们联系。

我们希望您能原谅我们因这些延误而造成的中断。 我们以运行顺畅的订单到交付流程而自豪，并希望您将来再次考虑使用我们。

亲切的问候，

【CEO/创始人/相关部门负责人】

第三方道歉信

亲爱的西蒙斯先生，

我谨代表 XXX 客户服务团队，对您从 Joshua 获得的不满意的客户服务体验表示歉意。

在调查您的投诉后，很明显您没有得到专业的对待，也没有得到我们为为所有客户提供服务而感到自豪的关怀和尊重。 作为 Joshua 的经理，我可以确认她的行为导致了纪律处分，并且我全权负责确保我们的员工在与客户互动时得到有效培训。

谢谢你让我们注意到这一点。 请代表公司查找可在线或在我们的任何商店兑换的 25 美元代金券。

此致，

[经理姓名]

个人道歉信

亲爱的凯伦，

在我们最近的活动中，我为您开一个不恰当、不合时宜的笑话而深表歉意。 我认识到这对你造成的伤害，我绝不打算让任何人不高兴。

经过反思，我意识到我的话的严重性以及它们对您的影响。 我以让人们开怀大笑和缓和情绪为荣，然而，这次我把玩笑开得太远了。

我谦虚地问你是否会考虑原谅我。 当然，下次有机会我会亲自道歉。

亲切的问候，

[姓名]

3个道歉电子邮件的例子

由于每天发送 3060 亿封电子邮件，我们愿意打赌其中一定比例是道歉电子邮件。

通过电子邮件发送道歉是正式和非正式之间的一条细线，具体取决于您的处理方式。

这三封电子邮件清楚地显示了您可以向客户道歉的不同方式。

大规模道歉电子邮件

当发生事故或大部分观众出现故障时，您可能需要尽快纠正这种情况。

一封快速的电子邮件，确认您了解情况并为造成的任何问题道歉是解决此问题的最佳方式。

个性化道歉电子邮件

有时需要更个人化的道歉。 这并不意味着无法批量发送电子邮件，但是，请直接与您的客户联系并由工作人员签字。

高级道歉电子邮件

如果出现更严重的问题，道歉电子邮件可能需要来自高级人员。

这向客户表明，该问题已被高层提出并认真对待。

3 道歉短信示例

短信是最可靠的商务沟通形式之一。 凭借 98% 的打开率，您知道您的道歉几乎肯定会到达预期的收件人。

没有垃圾箱的威胁，当您使用商务短信平台时，您可以通过设定的电话号码进行客户服务工作，而无需透露您的个人详细信息。

大众道歉短信

发送群发文本的最有效方式是使用群发消息服务。

这不仅可以确保您的短信被快速发送出去，而且您还可以使用分析功能来监控打开率并找出有多少百分比的客户收到了您的短信。

个人道歉短信

如果你认为你不能在短信中获得私人信息，那你就错了。

短信是一种非常个人化的交流方式——您将消息直接发送到某人的口袋里，无论他们的情况如何，它都会到达。

后续道歉短信

虽然短信是直接联系某人的最佳方式，但我们可以承认存在局限性。

在某些情况下，可能值得提供一种替代的后续沟通方式。 这可能是这样的：

写道歉信息应该不难

即使根本问题超出了您的控制范围，道歉信息也不需要很难写。

你有所有的事实在你面前。 您知道发生了什么/没有发生什么问题，并且您是知道如何纠正这种情况的最佳人选。 通过有效的道歉信息，您的客户将认可诚意并返回您的业务。

记住，错误会发生！ 这是生活的一部分，因此以我们的指南为基础是开始学习道歉技巧的好地方。