Cara Menulis Surat Permintaan Maaf, Email, dan Pesan Teks

Entah itu miskomunikasi atau serangkaian kejadian di luar kendali Anda, kesalahan dan kecelakaan adalah bagian dari kehidupan.

Sebagai sebuah bisnis, kepuasan pelanggan dapat terancam ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Pada kesempatan itu, hal terpenting yang harus dilakukan adalah meminta maaf.

Surat permintaan maaf tidak hanya mengakui akuntabilitas, tetapi juga memberi tahu pelanggan bahwa mereka telah didengar. Ini menunjukkan bahwa Anda peduli dan telah berusaha keras untuk berkomunikasi dengan pelanggan.

Kita semua tahu hasil akhirnya seperti apa yang kita inginkan… namun entah bagaimana, sebenarnya menulis surat permintaan maaf lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Jika Anda kesulitan menuliskan pena di atas kertas (atau padanan modern), kami di sini untuk membantu dengan contoh surat permintaan maaf, email, dan pesan teks yang ideal ini.

Apa yang Harus Anda Sertakan dalam Pesan Permintaan Maaf?

Menerima kesalahan tidak selalu mudah, tetapi itu perlu. Apa pun situasinya, komponen ini selalu merupakan permintaan maaf yang tulus.

1. Gunakan kata-kata 'Saya/Kami minta maaf.'

Peringatannya adalah, Anda tidak bisa mengatakan 'tetapi', atau 'maaf Anda merasa seperti ini'. Jika Anda bertele-tele, pelanggan Anda akan dapat mengetahuinya, jadi hal terbaik yang harus dilakukan adalah berterus terang dan meminta maaf dengan jelas.

2. Menerima tanggungjawab

Tunjukkan pada pelanggan Anda bahwa Anda memahami apa keluhan atau masalahnya. Mengacu pada masalah yang diangkat menunjukkan bahwa Anda telah mendengarkan pelanggan dan mengenali apa yang perlu ditangani.

3. Jelaskan Apa yang Salah

Jika keluhan dibuat, kemungkinan ada yang tidak beres. Jelaskan apa yang terjadi tanpa mengalihkan kesalahan di tempat lain.

4. Bagikan Rencana Anda

Bagaimana Anda akan benar yang salah? Tindakan apa yang akan Anda lakukan, jika perlu, untuk memastikan hal itu tidak terjadi lagi? Beri tahu pelanggan bagaimana Anda berencana untuk memperbaiki masalah tersebut.

5. Mintalah Pengampunan

Ini tidak harus menjadi akhir dari jalan, dan meminta maaf adalah cara tercepat untuk memastikannya. Setelah Anda mengatasi dan memecahkan masalah, garis bawahi permintaan maaf Anda dengan menunjukkan rasa kemanusiaan dan meminta untuk dimaafkan.

Contoh Pesan Permintaan Maaf

Bergantung pada metode komunikasi yang paling sering Anda gunakan, menyampaikan kelima poin dalam satu pesan bisa lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Gunakan contoh-contoh ini sebagai panduan untuk menulis pesan permintaan maaf yang tulus.

3 Contoh Surat Permintaan Maaf

Biasanya metode komunikasi yang lebih formal, surat permintaan maaf memiliki cukup ruang bagi Anda untuk menambahkan informasi sebanyak atau sesedikit yang Anda suka.

Kami merekomendasikan untuk tetap berpegang pada fakta dan membuat permintaan maaf Anda jelas sejak awal.

Surat Permintaan Maaf Massal

Kepada pelanggan yang terhormat,

Kami ingin meminta maaf atas ketidaknyamanan yang disebabkan oleh penundaan selama periode liburan. Kami memahami betapa frustasinya mereka yang menunggu pengiriman dari gudang kami.

Sayangnya, ada penundaan yang parah karena penyakit staf dan peningkatan kasus Covid. Namun, kami berusaha untuk memastikan semua pengiriman yang dikirim sebelum 19/12 selesai sebelum Natal.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin menghubungi tim layanan pelanggan kami mengenai pesanan Anda, jangan ragu untuk menghubungi kami di [XXX-XXX-XXXX].

Kami harap Anda memaafkan kami atas gangguan yang disebabkan oleh penundaan ini. Kami bangga menjalankan proses pesanan-ke-pengiriman yang lancar , dan berharap Anda akan mempertimbangkan untuk menggunakan kami lagi di masa mendatang.

Salam,

[CEO/Pendiri/Kepala Departemen Terkait]

Surat Permintaan Maaf Pihak Ketiga

Bapak Simmons yang terhormat,

Atas nama tim layanan pelanggan XXX, saya ingin meminta maaf atas pengalaman layanan pelanggan yang kurang memuaskan yang Anda terima dari Joshua.

Setelah menyelidiki keluhan Anda, jelas bahwa Anda tidak diperlakukan secara profesional atau dengan perhatian dan rasa hormat yang kami banggakan dalam menyediakan semua pelanggan kami. Sebagai manajer Joshua, saya dapat mengonfirmasi bahwa perilakunya telah mengarah pada tindakan disipliner, dan saya bertanggung jawab penuh untuk memastikan staf kami dilatih secara efektif saat berinteraksi dengan pelanggan.

Terima kasih telah membawa ini menjadi perhatian kami. Atas nama perusahaan, temukan voucher $25 yang dapat ditukarkan secara online atau di salah satu toko kami.

Dengan hormat,

[Nama manajer]

Surat Permintaan Maaf Pribadi

Karen yang terhormat,

Saya mohon maaf sebesar-besarnya karena membuat lelucon yang tidak pantas dan tidak tepat waktu dengan biaya Anda selama acara kami baru-baru ini. Saya menyadari kerugian yang disebabkan oleh hal ini kepada Anda, tidak pernah ada niat saya untuk mengecewakan siapa pun.

Setelah refleksi, saya menyadari keseriusan kata-kata saya dan bagaimana mereka telah mempengaruhi Anda. Saya bangga membuat orang tertawa dan mencairkan suasana, namun, saya mengambil lelucon terlalu jauh kali ini.

Saya dengan rendah hati bertanya apakah Anda akan mempertimbangkan untuk memaafkan saya. Saya tentu saja akan meminta maaf secara pribadi pada kesempatan berikutnya.

Salam,

[NAMA]

3 Contoh Email Permintaan Maaf

Karena 306 miliar email dikirim setiap hari, kami berani bertaruh persentase di antaranya adalah email permintaan maaf.

Mengirim permintaan maaf melalui email adalah garis tipis antara formal dan informal, tergantung bagaimana Anda melakukannya.

Ketiga email ini dengan jelas menunjukkan berbagai cara Anda dapat meminta maaf kepada pelanggan Anda.

Email Permintaan Maaf Massal

Ketika kecelakaan terjadi atau sesuatu yang tidak berfungsi untuk sebagian besar audiens Anda, Anda mungkin perlu memperbaiki situasi sesegera mungkin.

Email cepat yang menyatakan bahwa Anda memahami situasi ini dan meminta maaf atas masalah apa pun yang disebabkan adalah cara terbaik untuk mengatasi hal ini.

Email Permintaan Maaf yang Dipersonalisasi

Terkadang permintaan maaf yang lebih pribadi diperlukan. Ini tidak berarti email tidak dapat dikirim secara massal, namun, hubungi pelanggan Anda secara langsung dan tanda tangani dari anggota staf.

Email Permintaan Maaf Senior

Jika ada masalah yang lebih serius, email permintaan maaf mungkin harus datang dari seseorang yang lebih senior.

Ini menunjukkan kepada pelanggan bahwa masalah telah diangkat dan dianggap serius oleh mereka yang berada di atas.

3 Contoh Pesan Teks Permintaan Maaf

Pesan teks adalah salah satu bentuk komunikasi bisnis yang paling dapat diandalkan. Dengan tingkat pembukaan 98%, Anda tahu permintaan maaf Anda hampir pasti mencapai penerima yang dituju.

Tidak ada ancaman kotak sampah, dan ketika Anda menggunakan platform SMS bisnis, Anda dapat melakukan upaya layanan pelanggan dari nomor telepon yang ditetapkan tanpa memberikan detail pribadi Anda.

Pesan Teks Permintaan Maaf Massal

Cara paling efektif untuk mengirim teks massal adalah dengan menggunakan layanan pesan massal.

Ini tidak hanya akan memastikan teks Anda dikirim dengan cepat, tetapi Anda juga dapat menggunakan fitur analitik untuk memantau tarif terbuka dan mencari tahu berapa persentase pelanggan yang telah menerima pesan teks Anda.

Pesan Teks Permintaan Maaf Pribadi

Jika Anda pikir Anda tidak bisa menjadi pribadi dalam pesan teks, Anda salah.

Pesan teks adalah bentuk komunikasi yang sangat pribadi – Anda mengirim pesan langsung ke saku seseorang yang akan tiba dalam keadaan apa pun.

Pesan Teks Permintaan Maaf Tindak Lanjut

Meskipun pesan teks adalah cara terbaik untuk menjangkau seseorang secara langsung, kami dapat mengakui bahwa ada batasannya.

Dalam beberapa keadaan, mungkin ada baiknya menawarkan metode komunikasi tindak lanjut alternatif. Inilah yang mungkin terlihat seperti ini:

Menulis Pesan Permintaan Maaf Seharusnya Tidak Sulit

Bahkan ketika masalah mendasar berada di luar kendali Anda, pesan permintaan maaf tidak perlu sulit untuk ditulis.

Anda memiliki semua fakta di depan Anda. Anda tahu apa yang salah/tidak, dan Anda adalah orang terbaik yang tahu cara memperbaiki situasi. Dengan pesan permintaan maaf yang efektif, pelanggan Anda akan mengenali ketulusan dan kembali ke bisnis Anda.

Ingat, kesalahan terjadi! Itu adalah bagian dari kehidupan, jadi menggunakan panduan kami sebagai dasar adalah tempat yang bagus untuk mulai mempelajari keterampilan meminta maaf.