사과 편지, 이메일 및 문자 메시지 작성 방법

잘못된 의사 소통이든 통제할 수 없는 일련의 사건이든 실수와 사고는 삶의 일부입니다.

비즈니스로서 일이 계획대로 진행되지 않으면 고객 만족이 위태로워질 수 있습니다. 그럴 때 가장 중요한 것은 사과하는 것입니다.

사과 편지는 책임을 인정할 뿐만 아니라 고객에게 자신이 들었다는 것을 알려줍니다. 그것은 당신이 관심을 보이고 고객과 의사 소통하는 데 방해가되었음을 보여줍니다.

우리 모두는 최종 결과가 무엇인지 알고 있습니다. 그러나 어쨌든 실제로 사과 편지를 쓰는 것은 말보다 쉽습니다.

펜을 종이(또는 이에 상응하는 최신 버전)에 맞추는 데 어려움을 겪고 있다면 이상적인 사과 편지, 이메일 및 문자 메시지의 예를 도와드리겠습니다.

사과 메시지에는 무엇을 포함해야 하나요?

결점을 받아들이는 것이 항상 쉬운 것은 아니지만 필요한 일입니다. 어떤 상황이든 이런 부분들은 항상 진심어린 사과를 하게 됩니다.

1. '미안해요/미안합니다'라는 말을 사용하세요.

주의할 점은 '하지만' 또는 '이런 식으로 느껴서 죄송합니다'라고 말할 수 없다는 것입니다. 당신이 덤벼들면 당신의 고객들이 말할 수 있을 것이므로 가장 좋은 것은 솔직하게 사과하고 사과하는 것입니다.

2. 책임 수락

불만이나 문제가 무엇인지 이해하고 있음을 고객에게 보여주십시오. 제기된 문제를 언급하는 것은 귀하가 고객의 말에 귀를 기울이고 해결해야 할 사항을 인식했음을 보여줍니다.

3. 무엇이 잘못되었는지 설명

불만이 제기되고 있다면 어딘가에 문제가 있을 가능성이 있습니다. 책임을 다른 곳으로 돌리지 않고 무슨 일이 일어 났는지 설명하십시오.

4. 계획 공유

잘못된 것을 어떻게 바로잡을 것인가? 필요한 경우 다시는 이러한 일이 발생하지 않도록 어떤 조치를 취하시겠습니까? 고객에게 문제 해결 방법을 알립니다.

5. 용서를 구하다

이것이 길의 끝일 필요는 없으며 용서를 구하는 것이 그렇지 않다는 것을 확인하는 가장 빠른 방법입니다. 문제를 해결하고 해결했으면 약간의 인간성을 보여주고 용서를 구함으로써 사과에 밑줄을 긋습니다.

사과 메시지 예

가장 많이 사용하는 커뮤니케이션 방법에 따라 하나의 메시지에서 5가지 포인트를 모두 얻는 것이 말처럼 쉽지 않을 수 있습니다.

이 예를 사용하여 진심 어린 사과 메시지를 작성하는 방법에 대한 지침으로 삼으십시오.

3 사과 편지의 예

일반적으로 보다 공식적인 의사 소통 방법인 사과 편지에는 원하는 만큼 정보를 추가할 수 있는 충분한 공간이 있습니다.

사실에 충실하고 처음부터 사과를 명확히 하는 것이 좋습니다.

대량 사과 편지

소중한 고객님께,

연휴 기간 지연으로 인해 불편을 드려 죄송합니다. 우리 창고에서 배송을 기다리는 사람들이 얼마나 답답할지 잘 알고 있습니다.

불행히도 직원 질병과 코로나 바이러스 사례의 증가로 인해 심각한 지연이 발생했습니다. 그러나 12/19 이전에 발송된 모든 배송은 크리스마스 전에 완료될 수 있도록 노력하고 있습니다.

질문이 있거나 주문과 관련하여 고객 서비스 팀에 연락하고 싶다면 주저하지 말고 [XXX-XXX-XXXX]로 연락해 주십시오.

이러한 지연으로 인해 불편을 드려 죄송합니다. 우리는 순조로운 주문에서 배송까지의 과정을 자랑스럽게 생각 하며, 앞으로도 저희를 다시 이용해 주시길 바랍니다.

감사합니다.

[대표이사/창립자/관련부서장]

제3자 사과 편지

친애하는 시몬스 씨,

XXX 고객 서비스 팀을 대신하여 Joshua로부터 받은 만족스럽지 못한 고객 서비스에 대해 사과드립니다.

귀하의 불만 사항을 조사한 결과, 귀하가 전문적인 대우를 받지 않았거나 모든 고객에게 제공하는 데 자부심을 느끼는 주의와 존경심을 가지고 있음이 분명합니다. Joshua의 관리자로서 저는 그녀의 행동이 징계 조치로 이어졌음을 확인할 수 있으며 고객과 상호 작용할 때 직원이 효과적으로 교육되도록 하는 데 전적인 책임이 있습니다.

이 문제를 알려주셔서 감사합니다. 회사를 대신하여 온라인이나 매장에서 사용할 수 있는 $25 바우처를 찾으십시오.

진심으로,

[관리자 이름]

개인 사과 편지

친애하는 카렌,

최근 행사에서 귀하의 비용으로 부적절하고 시기적절한 농담을 해서 깊이 사과드립니다. 나는 이것이 당신에게 해를 입혔다는 것을 알고 있습니다. 누군가를 화나게 할 의도는 결코 아닙니다.

곰곰이 생각해보면 내 말의 심각성과 그것이 당신에게 어떤 영향을 미쳤는지 깨달았습니다. 사람들을 웃게 하고 기분을 좋게 해준다는 자부심이 있지만, 이번에는 농담을 너무 과하게 받아들였습니다.

저를 용서해 주실 수 있는지 겸손하게 묻습니다. 물론 다음 기회에 직접 사과하겠습니다.

감사합니다.

[이름]

3 사과 이메일의 예

매일 3,060억 개의 이메일이 전송되기 때문에 그 중 몇 퍼센트가 사과 이메일임을 확신합니다.

이메일로 사과를 보내는 것은 어떻게 하느냐에 따라 공식과 비공식 사이의 미세한 차이입니다.

이 세 가지 이메일은 고객에게 사과할 수 있는 다양한 방법을 명확하게 보여줍니다.

대량 사과 이메일

많은 청중에게 사고가 발생하거나 문제가 발생하면 가능한 한 빨리 상황을 수정해야 할 수도 있습니다.

현재 상황임을 확인하고 발생한 문제에 대해 사과하는 빠른 이메일이 이에 대한 가장 좋은 방법입니다.

맞춤형 사과 이메일

때로는 더 개인적인 사과가 필요합니다. 이것은 이메일을 대량으로 보낼 수 없다는 것을 의미하지는 않지만 고객에게 직접 주소를 지정하고 직원에게 서명을 받습니다.

고위 사과 이메일

더 심각한 문제가 발생한 경우, 사과 이메일은 선배로부터 받아야 할 수도 있습니다.

이것은 고객이 문제를 제기했으며 최상위에 있는 사람들이 심각하게 생각했음을 보여줍니다.

3 사과 문자 메시지의 예

문자 메시지는 가장 안정적인 비즈니스 커뮤니케이션 형식 중 하나입니다. 98%의 공개율을 사용하면 사과가 의도한 수신자에게 거의 도달한다는 것을 알 수 있습니다.

정크박스의 위협이 없고, 비즈니스 문자 플랫폼을 사용할 때 개인 정보를 제공하지 않고 설정된 전화 번호로 고객 서비스 노력을 수행할 수 있습니다.

대량 사과 문자 메시지

대량 문자를 보내는 가장 효과적인 방법은 문자 메시지 서비스를 이용하는 것입니다.

이렇게 하면 문자가 빠르게 발송될 뿐만 아니라 분석 기능을 사용하여 개설률을 모니터링하고 문자 메시지를 받은 고객의 비율을 확인할 수도 있습니다.

개인 사과 문자 메시지

문자 메시지로 개인 정보를 얻을 수 없다고 생각했다면 잘못 생각한 것입니다.

문자 메시지는 믿을 수 없을 정도로 개인적인 의사 소통 형식입니다. 상황에 관계없이 도착할 누군가의 주머니에 직접 메시지를 보내는 것입니다.

후속 사과 문자 메시지

문자 메시지가 누군가에게 직접 연락하는 가장 좋은 방법이지만 한계가 있음을 인정할 수 있습니다.

어떤 상황에서는 대안적인 후속 의사소통 방법을 제공하는 것이 가치가 있을 수 있습니다. 다음은 다음과 같습니다.

사과 메시지 작성은 어렵지 않습니다.

근본적인 문제가 통제할 수 없는 경우에도 사과 메시지를 작성하기 어려울 필요는 없습니다.

당신은 당신 앞에 모든 사실을 가지고 있습니다. 당신은 무엇이 잘못되었는지/잘못되지 않았는지 알고 있으며 상황을 해결하는 방법을 아는 가장 좋은 사람입니다. 효과적인 사과 메시지로 고객은 진정성을 인식하고 비즈니스로 돌아갈 것입니다.

실수가 발생한다는 것을 기억하십시오! 그것은 삶의 일부이므로 우리의 가이드를 기초로 사용하는 것은 사과하는 기술을 배우기 시작하기에 좋은 장소입니다.