كيف تكتب رسالة اعتذار وبريد إلكتروني ورسالة نصية

سواء كان ذلك بسبب سوء الفهم أو سلسلة من الأحداث الخارجة عن إرادتك ، فإن الأخطاء والحوادث هي جزء من الحياة.

كعمل تجاري ، يمكن أن يتعرض رضا العملاء للخطر عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة. في تلك المناسبات أهم شيء عليك فعله هو الاعتذار.

لا يقر خطاب الاعتذار بالمساءلة فحسب ، بل يُعلم العملاء أيضًا أنه قد تم سماعهم. إنه يظهر اهتمامك وقد بذل قصارى جهدك للتواصل مع العميل.

نعلم جميعًا ما نريد أن تكون النتيجة النهائية ... ومع ذلك ، بطريقة ما ، كتابة خطاب اعتذار أسهل في قوله من فعله.

إذا كنت تكافح من أجل وضع قلم على الورق (أو ما يعادله حديثًا) ، فنحن هنا للمساعدة في هذه الأمثلة لخطاب الاعتذار المثالي والبريد الإلكتروني والرسالة النصية.

ما الذي يجب عليك تضمينه في رسالة اعتذار؟

قبول الأخطاء ليس بالأمر السهل دائمًا ، ولكنه ضروري. بغض النظر عن الموقف ، فإن هذه المكونات تشكل دائمًا اعتذارًا صادقًا.

1. استخدم الكلمات "أنا / نحن آسفون".

التحذير هو أنه لا يمكنك قول "لكن" أو "آسف لأنك شعرت بهذه الطريقة". إذا تغلبت على الأدغال ، فسيكون عملاؤك قادرين على إخبارهم ، لذا فإن أفضل ما يمكنك فعله هو أن تكون مقدمًا وتعتذر بوضوح.

2. قبول المسؤولية

أظهر للعميل أنك تفهم ماهية الشكوى أو المشكلة. تشير الإشارة إلى المشكلة المثارة إلى أنك استمعت إلى العميل وأدركت ما يجب معالجته.

3. اشرح الخطأ الذي حدث

إذا تم تقديم شكوى ، فإن الاحتمالات هي حدوث خطأ ما في مكان ما. اشرح ما حدث دون توجيه اللوم إلى مكان آخر.

4. شارك خطتك

كيف ستصحح الخطأ؟ ما هو الإجراء الذي ستتخذه ، إذا لزم الأمر ، لضمان عدم حدوث ذلك مرة أخرى؟ دع العميل يعرف كيف تخطط لإصلاح المشكلة.

5. اطلب العفو

لا يجب أن يكون هذا هو نهاية الطريق ، والمطالبة بالمغفرة هي أسرع طريقة للتأكد من أنها ليست كذلك. بمجرد معالجة المشكلة وحلها ، أكد اعتذارك من خلال إظهار بعض الإنسانية وطلب العفو.

أمثلة على رسالة اعتذار

اعتمادًا على طريقة الاتصال الأكثر استخدامًا لديك ، يمكن أن يكون قول جميع النقاط الخمس في رسالة واحدة أسهل من الفعل.

استخدم هذه الأمثلة كدليل لكيفية كتابة رسالة اعتذار صادقة.

3 أمثلة على خطاب اعتذار

عادةً ما تكون طريقة اتصال رسمية أكثر ، حيث يكون لرسالة الاعتذار مساحة كافية لك لإضافة الكثير أو القليل من المعلومات كما تريد.

نوصي بالالتزام بالحقائق وتوضيح اعتذارك منذ البداية.

خطاب اعتذار جماعي

عميلنا العزيز،

نكتب إليك للاعتذار عن الإزعاج الناجم عن التأخير خلال فترة العطلة. نحن نتفهم مدى إحباط أولئك الذين ينتظرون التسليم من مستودعاتنا.

لسوء الحظ ، كان هناك تأخير شديد بسبب مرض الموظفين وارتفاع حالات Covid. ومع ذلك ، فإننا نسعى جاهدين لضمان اكتمال جميع عمليات التسليم المرسلة قبل 12/19 قبل عيد الميلاد.

إذا كانت لديك أسئلة أو ترغب في التواصل مع فريق خدمة العملاء بخصوص طلبك ، فلا تتردد في الاتصال بنا على [XXX-XXX-XXXX].

نأمل أن تسامحنا على الاضطراب الذي سببته هذه التأخيرات. نحن نفخر بأنفسنا لإجراء عملية سلسة من الطلب إلى التسليم ، ونأمل أن تفكر في استخدامنا مرة أخرى في المستقبل.

أطيب التحيات،

[الرئيس التنفيذي / المؤسس / رئيس القسم المعني]

خطاب اعتذار الطرف الثالث

عزيزي السيد سيمونز ،

بالنيابة عن فريق خدمة العملاء XXX ، أود أن أعتذر عن تجربة خدمة العملاء غير المرضية التي تلقيتها من Joshua.

عند التحقيق في شكواك ، من الواضح أنك لم تتم معاملتك بمهنية أو بالعناية والاحترام فنحن نفخر بأنفسنا لأننا نقدم لجميع عملائنا. بصفتي مديرة Joshua ، يمكنني أن أؤكد أن سلوكها أدى إلى اتخاذ إجراءات تأديبية ، وأنا أتحمل المسؤولية الكاملة لضمان تدريب موظفينا بشكل فعال عند التعامل مع العملاء.

شكرا لك على لفت انتباهنا إلى هذا. بالنيابة عن الشركة ، يرجى العثور على قسيمة بقيمة 25 دولارًا قابلة للاسترداد عبر الإنترنت أو في أي من متاجرنا.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

[اسم المدير]

خطاب اعتذار شخصي

عزيزتي كارين ،

أعتذر بغزارة عن إلقاء نكتة غير لائقة وسوء توقيتها على نفقتك خلال حدثنا الأخير. إنني أدرك الضرر الذي تسبب فيه هذا لك ، وليس في نيتي أبدًا إزعاج أي شخص.

عند التفكير ، أدرك جدية كلماتي وكيف أثرت عليك. أنا فخور بنفسي لإضحاك الناس وتخفيف الحالة المزاجية ، ومع ذلك ، فقد أخذت النكتة بعيدًا جدًا هذه المرة.

أسأل بتواضع إذا كنت ستفكر في مسامحة. بالطبع سأعتذر شخصيًا في الفرصة القادمة.

أطيب التحيات،

[اسم]

3 أمثلة على رسالة اعتذار بالبريد الإلكتروني

نظرًا لأنه يتم إرسال 306 مليار رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، فنحن على استعداد للمراهنة على أن نسبة مئوية منها عبارة عن رسائل بريد إلكتروني اعتذارية.

يعد إرسال اعتذار عبر البريد الإلكتروني خطًا رفيعًا بين الرسمي وغير الرسمي ، اعتمادًا على كيفية القيام بذلك.

توضح رسائل البريد الإلكتروني الثلاثة هذه الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها الاعتذار لعملائك.

رسالة بريد إلكتروني للاعتذار الجماعي

عند وقوع حادث أو تعطل شيء ما لجزء كبير من جمهورك ، فقد تحتاج إلى معالجة الموقف في أسرع وقت ممكن.

إن إرسال بريد إلكتروني سريع للإقرار بأنك في الموقف والاعتذار عن أي مشكلة هي أفضل طريقة للقيام بذلك.

بريد إلكتروني مخصص للاعتذار

في بعض الأحيان يكون من الضروري تقديم اعتذار شخصي. هذا لا يعني أنه لا يمكن إرسال البريد الإلكتروني بشكل جماعي ، ومع ذلك ، قم بمخاطبة عميلك مباشرةً وتوقيعه من أحد أعضاء فريق العمل.

بريد إلكتروني اعتذار كبير

في حالة وجود مشكلة أكثر خطورة ، قد يلزم إرسال بريد إلكتروني للاعتذار من شخص كبير.

يوضح هذا للعميل أن المشكلة قد تم طرحها وتأخذها على محمل الجد من قبل أولئك الموجودين في القمة.

3 أمثلة على رسالة نصية اعتذار

تعد المراسلة النصية أحد أكثر أشكال الاتصالات التجارية موثوقية. مع معدل فتح بنسبة 98٪ ، فأنت تعلم أن اعتذارك يكاد يكون مؤكدًا أن يصل إلى المستلم المقصود.

لا يوجد تهديد بصندوق البريد غير الهام ، وعندما تستخدم نظامًا أساسيًا للرسائل النصية للأعمال ، يمكنك إجراء جهود خدمة العملاء من رقم هاتف محدد دون إعطاء بياناتك الشخصية.

رسالة نصية جماعية للاعتذار

الطريقة الأكثر فعالية لإرسال نص جماعي هي استخدام خدمة الرسائل الجماعية.

لن يضمن ذلك إرسال نصك بسرعة فحسب ، بل يمكنك أيضًا استخدام ميزات التحليلات لمراقبة معدلات الفتح ومعرفة النسبة المئوية للعملاء الذين تلقوا رسالتك النصية.

رسالة نصية للاعتذار الشخصي

إذا كنت تعتقد أنه لا يمكنك الحصول على الطابع الشخصي في رسالة نصية ، فقد ظننت خطأ.

الرسائل النصية هي شكل شخصي بشكل لا يصدق للتواصل - فأنت ترسل رسالة مباشرة إلى جيب شخص ما وستصل بغض النظر عن ظروفه.

متابعة رسالة نصية اعتذار

في حين أن المراسلة النصية هي أفضل طريقة للوصول إلى شخص ما بشكل مباشر ، يمكننا أن نعترف بوجود قيود.

في بعض الحالات ، قد يكون من المفيد تقديم طريقة متابعة بديلة للاتصال. إليك ما قد يبدو عليه هذا:

لا يجب أن تكون كتابة رسالة اعتذار صعبة

حتى عندما تكون المشكلة الأساسية خارجة عن سيطرتك ، لا يجب أن تكون رسالة الاعتذار صعبة الكتابة.

لديك كل الحقائق أمامك. أنت تعرف ما الذي حدث / لم يحدث ، وأنت أفضل شخص يعرف كيفية معالجة الموقف. برسالة اعتذار فعالة ، سيتعرف عميلك على صدقه ويعود إلى عملك.

تذكر ، الأخطاء تحدث! إنه جزء من الحياة ، لذا فإن استخدام دليلنا كأساس يعد مكانًا رائعًا لبدء تعلم مهارة الاعتذار.