謝罪の手紙、電子メール、およびテキストメッセージを書く方法

それが誤解であろうと、あなたのコントロールの及ばない一連の出来事であろうと、間違いや事故は人生の一部です。

ビジネスとして、物事が計画どおりに進まないと、顧客満足度が損なわれる可能性があります。 その際、最も重要なことはお詫びすることです。

謝罪の手紙は説明責任を認めるだけでなく、顧客に聞いたことがあることを知らせます。 それはあなたが気にかけていて、顧客とのコミュニケーションの邪魔にならないことを示しています。

私たちは皆、最終結果がどうなるかを知っています…それでも、どういうわけか、実際に謝罪の手紙を書くことは、口で言うほど簡単ではありません。

ペンを紙（または現代の同等品）に置くのに苦労している場合は、理想的な謝罪の手紙、電子メール、およびテキストメッセージのこれらの例を支援するためにここにいます。

謝罪メッセージには何を含めるべきですか？

障害を受け入れることは必ずしも簡単ではありませんが、それは必要です。 状況に関係なく、これらのコンポーネントは常に心からの謝罪を構成します。

1. 「私は/ごめんなさい」という言葉を使ってください。

注意点は、「しかし」、または「このように感じてすみません」とは言えないということです。 あなたが茂みを打ち負かすならば、あなたの顧客は言うことができるでしょう、それで最善のことは前もってそしてはっきりと謝罪することです。

2. 責任を受け入れる

苦情や問題が何であるかを理解していることを顧客に示します。 提起された問題を参照することは、お客様の声に耳を傾け、対処する必要があることを認識したことを示しています。

3. 何が悪かったのか説明する

苦情が出ている場合は、どこかで問題が発生している可能性があります。 他の場所で非難をそらすことなく何が起こったのかを説明します。

4. あなたの計画を共有する

どのようにあなたは間違った方向に進むつもりですか？ それが二度と起こらないようにするために、必要に応じてどのような対策を講じますか？ 問題の修正方法をお客様に知らせます。

5. 許しを求める

これは道の終わりである必要はありません、そして許しを求めることはそれがそうでないことを確実にする最も速い方法です。 問題に取り組み、解決したら、人間性を示し、許されるように求めることで、謝罪を強調します。

謝罪メッセージの例

最もよく使用するコミュニケーション方法によっては、1つのメッセージで5つのポイントすべてを伝えることは、口で言うほど簡単ではありません。

これらの例を、誠実な謝罪メッセージを書く方法のガイドとして使用してください。

3謝罪の手紙の例

通常、より正式なコミュニケーション方法である謝罪の手紙には、好きなだけ情報を追加したり、追加したりするのに十分な余地があります。

事実に固執し、最初から謝罪を明確にすることをお勧めします。

大量謝罪の手紙

お客様各位、

休業期間中の遅延によりご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。 私たちは、倉庫からの配達を待っている人にとって、それがどれほど苛立たしいことであるかを理解しています。

残念ながら、スタッフの病気とCovid症例の増加により、深刻な遅れが生じています。 ただし、12/19より前に送信されたすべての配信がクリスマス前に完了するように努めています。

ご注文に関してご不明な点がある場合、またはカスタマーサービスチームにご連絡をご希望の場合は、[XXX-XXX-XXXX]までお気軽にお問い合わせください。

これらの遅延によって引き起こされた混乱について、あなたが私たちを許してくれることを願っています。 ご注文からお届けまでの手続きがスムーズに行われることを誇りに思っておりますので、今後ともよろしくお願いいたします。

敬具、

[CEO/創設者/関連部門の責任者]

サードパーティの謝罪の手紙

シモンズ様、

XXXカスタマーサービスチームを代表して、ジョシュアから受けたカスタマーサービスの経験が満足のいくものではなかったことをお詫び申し上げます。

あなたの苦情を調査し​​たところ、あなたが専門的に、またはすべての顧客に提供することに誇りを持っている注意と敬意を持って扱われなかったことは明らかです。 ジョシュアのマネージャーとして、彼女の行動が懲戒処分につながったことを確認できます。私は、お客様とやり取りする際にスタッフが効果的にトレーニングされるようにする全責任を負います。

これをお知らせいただきありがとうございます。 会社を代表して、オンラインまたはいずれかの店舗で利用できる25ドルのバウチャーを見つけてください。

敬具、

【マネージャー名】

個人的な謝罪の手紙

親愛なるカレン、

私たちの最近のイベント中にあなたの費用で不適切な、タイミングの悪い冗談を言ったことを深くお詫び申し上げます。 私はこれがあなたに害を及ぼしたことを認識しています、それは誰かを動揺させることは決して私の意図ではありません。

振り返ってみると、私の言葉の深刻さと、それがあなたにどのような影響を与えたかを実感します。 人々を笑わせ、気分を明るくすることに誇りを持っていますが、今回は冗談を言い過ぎました。

私を許してくれるかどうか、謙虚にお願いします。 もちろん、次の機会に直接お詫び申し上げます。

敬具、

[名前]

3謝罪メールの例

毎日3,060億通のメールが送信されているため、その一部が謝罪メールであることに賭けます。

謝罪をメールで送信することは、あなたがそれをどのように行うかに応じて、公式と非公式の間の微妙な境界線です。

これらの3つの電子メールは、顧客に謝罪するさまざまな方法を明確に示しています。

大量謝罪メール

事故が発生したり、視聴者の大部分が誤動作したりした場合は、できるだけ早く状況を改善する必要があります。

あなたが状況に直面していることを認め、引き起こされた問題について謝罪する簡単な電子メールは、これを行うための最良の方法です。

パーソナライズされた謝罪メール

より個人的な謝罪が必要な場合もあります。 これは、電子メールをまとめて送信できないという意味ではありませんが、顧客に直接連絡し、スタッフのメンバーからサインオフしてください。

シニア謝罪メール

より深刻な問題が発生した場合は、先輩からの謝罪メールが必要になる場合があります。

これは、問題がトップの人々によって提起され、真剣に受け止められていることを顧客に示しています。

3謝罪テキストメッセージの例

テキストメッセージングは​​、ビジネスコミュニケーションの最も信頼できる形式の1つです。 98％のオープン率で、あなたはあなたの謝罪が意図された受取人に到達することはほぼ確実であることを知っています。

ジャンクボックスの脅威はなく、ビジネステキストメッセージプラットフォームを使用すると、個人情報を提供することなく、設定された電話番号からカスタマーサービスを行うことができます。

大量謝罪テキストメッセージ

大量のテキストを送信する最も効果的な方法は、大量のメッセージングサービスを使用することです。

これにより、テキストが迅速に送信されるようになるだけでなく、分析機能を使用して開封率を監視し、テキストメッセージを受信した顧客の割合を確認することもできます。

個人的な謝罪のテキストメッセージ

あなたがテキストメッセージで個人的になることができないと思ったなら、あなたは間違っていると思いました。

テキストメッセージは信じられないほど個人的なコミュニケーション形態です。あなたは誰かのポケットに直接メッセージを送信し、その人の状況に関係なく届きます。

フォローアップ謝罪テキストメッセージ

テキストメッセージは誰かに直接連絡するための最良の方法ですが、制限があることを認めることができます。

状況によっては、別のフォローアップのコミュニケーション方法を提供する価値があるかもしれません。 これは次のようになります。

謝罪メッセージを書くのは難しいことではありません

根本的な問題があなたのコントロールの及ばないときでさえ、謝罪メッセージは書くのが難しい必要はありません。

あなたはあなたの目の前にすべての事実を持っています。 あなたは何がうまくいかなかったのかを知っています、そしてあなたは状況を改善する方法を知るのに最適な人です。 効果的な謝罪メッセージで、あなたの顧客は誠実さを認識し、あなたのビジネスに戻ります。

間違いが起こることを忘れないでください！ それは人生の一部なので、私たちのガイドを基礎として使用することは、謝罪のスキルを学び始めるのに最適な場所です。