如何寫道歉信、電子郵件和短信

無論是溝通不暢還是一系列您無法控制的事件，錯誤和事故都是生活的一部分。

作為一家企業，當事情沒有按計劃進行時，客戶滿意度可能會受到損害。 在這種情況下，最重要的是道歉。

道歉信不僅承認責任，還讓客戶知道他們已經被聽到了。 它表明您關心並且已經竭盡全力與客戶溝通。

我們都知道我們想要的最終結果是什麼……但不知何故，實際上寫一封道歉信說起來容易做起來難。

如果您正在努力將筆放在紙上（或現代等價物），我們將在這裡幫助您提供理想的道歉信、電子郵件和短信的這些示例。

你應該在道歉信息中包含什麼？

接受錯誤並不總是那麼容易，但這是必要的。 無論情況如何，這些組件總是構成由衷的道歉。

1. 使用“我/我們很抱歉”這樣的話。

需要注意的是，您不能說“但是”或“對不起，您有這種感覺”。 如果您拐彎抹角，您的客戶將能夠說出來，所以最好的辦法就是坦率地說清楚地道歉。

2. 接受責任

向您的客戶表明您了解投訴或問題是什麼。 提及提出的問題表明您已經聽取了客戶的意見並認識到需要解決的問題。

3. 解釋出了什麼問題

如果有人投訴，很可能是某個地方出了問題。 解釋發生了什麼，不要將責任轉移到其他地方。

4. 分享您的計劃

你將如何糾正錯誤？ 如有必要，您將採取什麼措施來確保它不會再次發生？ 讓客戶知道您打算如何解決問題。

5. 請求寬恕

這不一定是路的盡頭，請求寬恕是確保它不是的最快方法。 一旦你解決並解決了問題，通過表現出一些人性​​並請求被原諒來強調你的道歉。

道歉信息示例

根據您最常用的溝通方式，在一條信息中傳達所有五個要點說起來容易做起來難。

使用這些示例作為如何撰寫真誠道歉信息的指南。

3 道歉信的例子

通常是一種更正式的溝通方式，道歉信有足夠的空間讓你添加盡可能多或少的信息。

我們建議堅持事實並從一開始就明確道歉。

群眾道歉信

尊貴的顧客，

對於假期期間的延誤給您帶來的不便，我們致函致歉。 我們理解那些等待從我們倉庫發貨的人是多麼的沮喪。

不幸的是，由於員工生病和 Covid 病例的增加，出現了嚴重的延誤。 但是，我們正在努力確保在 12/19 之前發送的所有貨物在聖誕節前完成。

如果您對訂單有任何疑問或想聯繫我們的客戶服務團隊，請隨時通過 [XXX-XXX-XXXX] 與我們聯繫。

我們希望您能原諒我們因這些延誤而造成的中斷。 我們以運行順暢的訂單到交付流程而自豪，並希望您將來再次考慮使用我們。

親切的問候，

【CEO/創始人/相關部門負責人】

第三方道歉信

親愛的西蒙斯先生，

我謹代表 XXX 客戶服務團隊，對您從 Joshua 獲得的不滿意的客戶服務體驗表示歉意。

在調查您的投訴後，很明顯您沒有得到專業的對待，也沒有得到我們為為所有客戶提供服務而感到自豪的關懷和尊重。 作為 Joshua 的經理，我可以確認她的行為導致了紀律處分，並且我全權負責確保我們的員工在與客戶互動時得到有效培訓。

謝謝你讓我們注意到這一點。 請代表公司查找可在線或在我們的任何商店兌換的 25 美元代金券。

此致，

[經理姓名]

個人道歉信

親愛的凱倫，

在我們最近的活動中，我為您開一個不恰當、不合時宜的笑話而深表歉意。 我認識到這對你造成的傷害，我絕不打算讓任何人不高興。

經過反思，我意識到我的話的嚴重性以及它們對您的影響。 我以讓人們開懷大笑和緩和情緒為榮，然而，這次我把玩笑開得太遠了。

我謙虛地問你是否會考慮原諒我。 當然，下次有機會我會親自道歉。

親切的問候，

[姓名]

3個道歉電子郵件的例子

由於每天發送 3060 億封電子郵件，我們願意打賭其中一定比例是道歉電子郵件。

通過電子郵件發送道歉是正式和非正式之間的一條細線，具體取決於您的處理方式。

這三封電子郵件清楚地顯示了您可以向客戶道歉的不同方式。

大規模道歉電子郵件

當發生事故或大部分觀眾出現故障時，您可能需要盡快糾正這種情況。

一封快速的電子郵件，確認您了解情況並為造成的任何問題道歉是解決此問題的最佳方式。

個性化道歉電子郵件

有時需要更個人化的道歉。 這並不意味著無法批量發送電子郵件，但是，請直接與您的客戶聯繫並由工作人員簽字。

高級道歉電子郵件

如果出現更嚴重的問題，道歉電子郵件可能需要來自高級人員。

這向客戶表明，該問題已被高層提出並認真對待。

3 道歉短信示例

短信是最可靠的商務溝通形式之一。 憑藉 98% 的打開率，您知道您的道歉幾乎肯定會到達預期的收件人。

沒有垃圾箱的威脅，當您使用商務短信平台時，您可以通過設定的電話號碼進行客戶服務工作，而無需透露您的個人詳細信息。

大眾道歉短信

發送群發文本的最有效方式是使用群發消息服務。

這不僅可以確保您的短信被快速發送出去，而且您還可以使用分析功能來監控打開率並找出有多少百分比的客戶收到了您的短信。

個人道歉短信

如果你認為你不能在短信中獲得私人信息，那你就錯了。

短信是一種非常個人化的交流方式——您將消息直接發送到某人的口袋裡，無論他們的情況如何，它都會到達。

後續道歉短信

雖然短信是直接聯繫某人的最佳方式，但我們可以承認存在局限性。

在某些情況下，可能值得提供一種替代的後續溝通方式。 這可能是這樣的：

寫道歉信息應該不難

即使根本問題超出了您的控制範圍，道歉信息也不需要很難寫。

你有所有的事實在你面前。 您知道發生了什麼/沒有發生什麼問題，並且您是知道如何糾正這種情況的最佳人選。 通過有效的道歉信息，您的客戶將認可誠意並返回您的業務。

記住，錯誤會發生！ 這是生活的一部分，因此以我們的指南為基礎是開始學習道歉技巧的好地方。