วิธีเขียนจดหมายขอโทษ อีเมลและข้อความ

ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือชุดเหตุการณ์ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ ความผิดพลาดและอุบัติเหตุเป็นส่วนหนึ่งของชีวิต

ในฐานะธุรกิจ ความพึงพอใจของลูกค้าอาจตกอยู่ในอันตรายเมื่อสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามแผน ในโอกาสเหล่านั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องทำคือขอโทษ

จดหมายขอโทษไม่เพียงรับทราบความรับผิดชอบ แต่ยังช่วยให้ลูกค้ารู้ว่าพวกเขาเคยได้ยิน มันแสดงให้เห็นว่าคุณห่วงใยและพยายามสื่อสารกับลูกค้า

เราทุกคนรู้ดีว่าเราต้องการให้ผลลัพธ์สุดท้ายเป็นอย่างไร… และถึงกระนั้น การเขียนจดหมายขอโทษนั้นพูดง่ายกว่าทำจริง

หากคุณกำลังประสบปัญหาในการใส่ปากกาลงบนกระดาษ (หรือสิ่งที่เทียบเท่าในปัจจุบัน) เราพร้อมให้ความช่วยเหลือด้วยตัวอย่างจดหมายขอโทษ อีเมล และข้อความตัวอักษรในอุดมคติเหล่านี้

สิ่งที่คุณควรรวมไว้ในข้อความขอโทษ?

การยอมรับความผิดพลาดไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่จำเป็น ไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นเช่นไร องค์ประกอบเหล่านี้จะเป็นการขอโทษจากใจจริงเสมอ

1. ใช้คำว่า 'I'm/We're sorry.'

ข้อแม้คือ คุณไม่สามารถพูดว่า 'แต่' หรือ 'ขอโทษที่คุณรู้สึกแบบนี้' หากคุณเอาชนะใจลูกค้าได้ สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำคือตรงไปตรงมาและขอโทษอย่างชัดเจน

2. ยอมรับความรับผิดชอบ

แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณเข้าใจว่าข้อร้องเรียนหรือปัญหาคืออะไร การอ้างอิงถึงปัญหาที่เกิดขึ้นแสดงให้เห็นว่าคุณได้ฟังลูกค้าและรู้ว่าต้องแก้ไขอะไร

3. อธิบายสิ่งที่ผิดพลาด

หากมีการร้องเรียน มีความเป็นไปได้ที่จะมีบางอย่างผิดพลาด อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่หันเหความผิดไปที่อื่น

4. แบ่งปันแผนของคุณ

คุณจะแก้ไขสิ่งที่ผิดได้อย่างไร? คุณจะวางมาตรการใด หากจำเป็น เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดขึ้นอีก แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าคุณวางแผนจะแก้ไขปัญหาอย่างไร

5. ขอขมา

ไม่จำเป็นต้องเป็นจุดสิ้นสุดของถนน และการขอการให้อภัยเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เป็นเช่นนั้น เมื่อคุณได้จัดการและแก้ไขปัญหาแล้ว ให้ขีดเส้นใต้คำขอโทษของคุณโดยแสดงความมีมนุษยธรรมและขอการให้อภัย

ตัวอย่างข้อความขอโทษ

ขึ้นอยู่กับวิธีการสื่อสารที่คุณใช้บ่อยที่สุด การพูดให้ครบทั้ง 5 จุดในข้อความเดียวอาจพูดได้ง่ายกว่าทำเสร็จ

ใช้ตัวอย่างเหล่านี้เป็นแนวทางในการเขียนข้อความขอโทษอย่างจริงใจ

3 ตัวอย่างจดหมายขอโทษ

โดยทั่วไปแล้วจะเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการมากขึ้น จดหมายขอโทษมีพื้นที่เพียงพอสำหรับคุณในการเพิ่มข้อมูลมากหรือน้อยตามที่คุณต้องการ

เราขอแนะนำให้ยึดตามข้อเท็จจริงและอธิบายคำขอโทษให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น

จดหมายขอโทษจำนวนมาก

เรียนลูกค้าผู้มีอุปการคุณ

เราเขียนมาเพื่อขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดจากความล่าช้าในช่วงวันหยุด เราเข้าใจดีถึงความหงุดหงิดของผู้ที่รอการส่งมอบจากคลังสินค้าของเรา

น่าเสียดายที่มีความล่าช้าอย่างมากเนื่องจากความเจ็บป่วยของพนักงานและจำนวนผู้ป่วยโควิดที่เพิ่มขึ้น อย่างไรก็ตาม เรากำลังพยายามตรวจสอบให้แน่ใจว่าการส่งมอบทั้งหมดที่ส่งก่อนวันที่ 12/19 จะเสร็จสิ้นก่อนวันคริสต์มาส

หากคุณมีคำถามหรือต้องการติดต่อทีมบริการลูกค้าของเราเกี่ยวกับการสั่งซื้อของคุณ โปรดติดต่อเราที่ [XXX-XXX-XXXX]

เราหวังว่าคุณจะยกโทษให้เราสำหรับการหยุดชะงักที่เกิดจากความล่าช้าเหล่านี้ เราภาคภูมิใจในการดำเนินการตามขั้นตอนการสั่งซื้อถึงจัดส่งที่ราบรื่น และหวังว่าคุณจะพิจารณาใช้เราอีกครั้งในอนาคต

ขอแสดงความนับถือ,

[CEO/ผู้ก่อตั้ง/หัวหน้าแผนกที่เกี่ยวข้อง]

จดหมายขอโทษบุคคลที่สาม

เรียน คุณซิมมอนส์

ในนามของทีมบริการลูกค้าของ XXX ฉันต้องขออภัยสำหรับประสบการณ์การบริการลูกค้าที่ไม่น่าพอใจที่คุณได้รับจาก Joshua

เมื่อตรวจสอบการร้องเรียนของคุณ เป็นที่ชัดเจนว่าคุณไม่ได้รับการปฏิบัติอย่างมืออาชีพหรือด้วยความเอาใจใส่และเคารพที่เราภูมิใจในการจัดหาลูกค้าทั้งหมดของเรา ในฐานะผู้จัดการของ Joshua ฉันสามารถยืนยันได้ว่าพฤติกรรมของเธอนำไปสู่การลงโทษทางวินัย และฉันรับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของเราได้รับการฝึกอบรมอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า

ขอขอบคุณที่แจ้งเรื่องนี้ให้เราทราบ ในนามของบริษัท โปรดค้นหาบัตรกำนัลมูลค่า 25 เหรียญที่สามารถแลกได้ทางออนไลน์หรือในร้านค้าของเรา

ขอแสดงความนับถือ

[ชื่อผู้จัดการ]

จดหมายขอโทษส่วนบุคคล

เรียนชาวกะเหรี่ยง

ฉันขอโทษอย่างล้นเหลือสำหรับการทำเรื่องตลกที่ไม่เหมาะสมและผิดเวลาโดยเสียค่าใช้จ่ายในระหว่างกิจกรรมล่าสุดของเรา ฉันรับรู้ถึงอันตรายที่เกิดขึ้นกับคุณ ฉันไม่เคยตั้งใจจะทำให้ใครเสียใจ

เมื่อไตร่ตรองแล้ว ฉันตระหนักดีถึงความจริงจังของคำพูดของฉันและผลกระทบที่มีต่อคุณอย่างไร ฉันภูมิใจในตัวเองที่ทำให้ผู้คนหัวเราะและทำให้อารมณ์แจ่มใส อย่างไรก็ตาม ครั้งนี้ฉันเล่นมุกมากเกินไป

ฉันถ่อมใจถามว่าคุณจะพิจารณายกโทษให้ฉันหรือไม่ แน่นอนฉันจะขอโทษด้วยตนเองในโอกาสต่อไป

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อ]

3 ตัวอย่างอีเมลขอโทษ

ในแต่ละวันมีการส่งอีเมล 306 พันล้านฉบับ เรายินดีเดิมพันเปอร์เซ็นต์ของอีเมลเหล่านี้เป็นอีเมลขอโทษ

การส่งคำขอโทษทางอีเมลเป็นเส้นบางๆ ระหว่างคำที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ขึ้นอยู่กับว่าคุณดำเนินการอย่างไร

อีเมลทั้งสามนี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถขอโทษลูกค้าได้

อีเมลขอโทษจำนวนมาก

เมื่อเกิดอุบัติเหตุหรือมีบางอย่างผิดปกติสำหรับผู้ชมส่วนใหญ่ คุณอาจจำเป็นต้องแก้ไขสถานการณ์โดยเร็วที่สุด

อีเมลฉบับย่อเพื่อรับทราบว่าคุณอยู่ในสถานการณ์นั้นและขอโทษสำหรับปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นคือวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการนี้

อีเมลขอโทษส่วนบุคคล

บางครั้งจำเป็นต้องมีการขอโทษส่วนตัวมากกว่านี้ ไม่ได้หมายความว่าไม่สามารถส่งอีเมลจำนวนมากได้ แต่ให้ระบุที่อยู่ลูกค้าของคุณโดยตรงและลงชื่อออกจากพนักงาน

อีเมลขอโทษอาวุโส

ในกรณีที่มีปัญหาร้ายแรง อีเมลขอโทษอาจต้องมาจากผู้อาวุโส

สิ่งนี้แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าปัญหาได้รับการหยิบยกขึ้นมาและดำเนินการอย่างจริงจังโดยผู้ที่อยู่ด้านบนสุด

3 ตัวอย่างข้อความขอโทษ

การส่งข้อความเป็นหนึ่งในรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่น่าเชื่อถือที่สุด ด้วยอัตราการเปิด 98% คุณรู้ว่าคำขอโทษของคุณเกือบจะไปถึงผู้รับที่ต้องการแล้ว

กล่องขยะไม่มีอันตราย และเมื่อคุณใช้แพลตฟอร์มการส่งข้อความสำหรับธุรกิจ คุณสามารถดำเนินการบริการลูกค้าจากหมายเลขโทรศัพท์ที่กำหนดไว้โดยไม่ต้องให้รายละเอียดส่วนบุคคลของคุณ

ข้อความขอโทษจำนวนมาก

วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการส่งข้อความจำนวนมากคือการใช้บริการส่งข้อความจำนวนมาก

สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความของคุณจะถูกส่งออกไปอย่างรวดเร็ว แต่คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะการวิเคราะห์เพื่อตรวจสอบอัตราการเปิดและค้นหาว่าลูกค้าได้รับข้อความของคุณกี่เปอร์เซ็นต์

ข้อความขอโทษส่วนบุคคล

หากคุณคิดว่าคุณไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวในข้อความได้ แสดงว่าคุณคิดผิด

ข้อความเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นส่วนตัวอย่างไม่น่าเชื่อ คุณกำลังส่งข้อความโดยตรงไปยังกระเป๋าของใครบางคน ซึ่งจะมาถึงไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในสถานการณ์ใดก็ตาม

ข้อความขอโทษติดตามผล

แม้ว่าการส่งข้อความจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อใครก็ตามโดยตรง เราสามารถยอมรับได้ว่ามีข้อจำกัด

ในบางสถานการณ์ อาจเป็นการเสนอวิธีติดตามผลแบบอื่นในการติดต่อสื่อสาร นี่คือสิ่งที่อาจดูเหมือน:

การเขียนข้อความขอโทษไม่ควรยาก

แม้ว่าปัญหาพื้นฐานจะอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ ข้อความขอโทษก็ไม่จำเป็นต้องเขียนให้ยาก

คุณมีข้อเท็จจริงทั้งหมดอยู่ตรงหน้าคุณ คุณรู้ว่าสิ่งใดที่ผิด/ไม่ผิด และคุณเป็นคนที่ดีที่สุดที่จะรู้วิธีแก้ไขสถานการณ์ ด้วยข้อความขอโทษที่มีประสิทธิภาพ ลูกค้าของคุณจะรับรู้ถึงความจริงใจและกลับมาที่ธุรกิจของคุณ

จำไว้ว่าความผิดพลาดเกิดขึ้น! เป็นส่วนหนึ่งของชีวิต ดังนั้นการใช้คำแนะนำของเราจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเริ่มต้นเรียนรู้ทักษะการขอโทษ