Ödeme mutabakatı nedir? İşlem ve ödemeleri uzlaştırma ihtiyacı

Günümüz dijital ödeme çağında para gönderme ve alma söz konusu olduğunda güçlü bir temel atılmıştır. Dijital ödeme yöntemlerinin kullanımının giderek yaygınlaşması, bu tür işlemlerin büyümesine de yansıyor. 2021 mali yılında Hindistan'da gerçekleştirilen toplam dijital ödeme işlemi sayısı, önceki mali yıla göre üç kat artışla 43,71 milyar oldu. Veriler, Hindistan'ın ödeme ekosisteminin olumlu yönlerini vurgulasa da, sistemin sıklıkla ihmal edilen bir yanı var ve bu da ödeme mutabakatı.

Para içeren işlemler, herhangi bir işletmenin merkezinde yer alır. Ancak nakit akışı ve diğer finansal gerçekler, her şeyi yerinde tutan beyin görevi görür. Firma ile ilgili gelir ve giderleri takip etmek, bir işletmenin büyümesi ve finansal sağlığın iyi durumda kalması için gereklidir.

Bu makalede, durumu daha iyi yönetmenize yardımcı olmak için ödeme mutabakatının temellerini tartışacağız.

Ödeme mutabakatı nedir?

"Ödeme mutabakatı" olarak bilinen bir süreç, doğru muhasebeyi sağlamak için çeşitli mali kayıtları banka hesap özetleriyle kontrol eder. Tüm veri setlerinin doğru ve güncel olduğunu garanti etmeye yardımcı olan hesap bakiyelerinin doğrulanmasına katkıda bulunur.

Diğer bir deyişle, ödeme mutabakatı, dahili finansal kayıtların bankalardan ve satıcılardan alınan tüm harici tablolarla eşleşmesini garanti altına almak için bir firma tarafından yapılan harcamaların ve kazanılan gelirin takip edilmesi anlamına gelir.

Bilançoda herhangi bir tutarsızlık, dolandırıcılık veya hata varsa, bunları bulmak için hesabınızı günlük, haftalık veya aylık olarak mutabık kılmak isteyip istemediğinize karar vermek şirket sahibi olarak size kalmıştır.

Ödeme Mutabakatının Amacı

Ödemelerin mutabakatı aşağıdaki nedenlerle gerçekleştirilir:

• Şirketiniz gerçek zamanlı bir yazılım çözümü kullanarak ödeme mutabakatı sürecini otomatikleştirmezse, muhasebeyi tamamlamak ve ödemeleri uzlaştırmak için gereken süre, işinizin büyümesine paralel olarak artacaktır.
• Küresel toplu ödemeler için ödeme mutabakatı süreci, çeşitli ülkelerde ve para birimlerinde çok sayıda banka hesabı ve ödeme aracı içerir. Bu nedenle, ödeme mutabakatı süreci otomatikleştirilmedikçe görev zahmetli ve karmaşıktır.
• Standart muhasebe yazılımı, sınırlı sayıda banka hesabına ve düşük hacimli şirket faaliyetlerine sahip küçük kuruluşlar için ödemeleri uzlaştırma sürecini daha basit hale getirebilir. Hızla büyüyen şirketler, kuruluşları için özel olarak hazırlanmış otomatik ödeme ve ödeme mutabakatı çözümünü bulmayı bir öncelik haline getirmelidir.
• Ödemenizin mutabakatını yapmak, karşılıksız müşteri çekleri veya değiştirilmiş, hatta çalınmış ve bilginiz dışında nakde çevrilmiş çekleri kontrol etmek için de yararlıdır.

Ödeme Mutabakat Türleri

Ödeme mutabakatı kavramı veya tanımı ve hesap mutabakatı sürecinde yer alan adımlar, işletmenizin karmaşıklığına ve işlediği ödeme işlemlerinin türlerine bağlı olarak kuruluşunuza ve özel durumunuza göre farklılık gösterebilir.

Beş ana tipte gelir, bunlar:

• Banka hesabı mutabakatı
• Kredi/banka kartı mutabakatı
• Dijital cüzdan mutabakatı
• Gerçek zamanlı otomatik ödeme mutabakatı
• Küresel para birimi mutabakatı

Ödeme Mutabakat Süreci Nasıl Çalışır?

Süreç iki aşamaya ayrılır: dış aşama ve iç aşama. Bu aşamaların her biri hakkında ayrıntılı olarak daha fazla bilgi edelim.

Dahili Mutabakat:

Bir işlemin (ödeme veya fatura) muhasebe yazılımını kullanmak, makbuzları tutmak veya ödeme kayıtlarının bir elektronik tablosunu tutmak gibi çeşitli yöntemlerle kaydetme işlemidir. Evrak işlerinin manuel olarak işlenmesiyle ilgili yüksek derecede risk bulunduğundan, dahili ödemelerin uzlaştırılması için uygun yaklaşımın seçilmesi esastır.

Dış Mutabakat:

Ödeme işlemleri yapılırken bankalar da gerçekleşen faaliyetleri kayıt altına alır ve bu bilgileri aylık ekstreler şeklinde şirkete gönderir.
Bir şirketin sahibi olduğunuzda, iddiaları dahili kayıtlarla karşılaştırabilir ve hem harici hem de dahili hatalar tespit edildiğinde uygun eylemi gerçekleştirebilirsiniz. Kusursuz bir dünyada, iç kayıtlara göre gelen ve giden toplam miktar, dış kayıtlardaki girişlere tam olarak karşılık gelir.

Ödeme Mutabakatına İlişkin En İyi Uygulamalar

Ödeme mutabakatının temel amacı, şirketinizin karlılığını ve büyümesini artırmaktır. Nakit akışını korumak için kayıtları uzlaştırırken aşağıdaki en iyi uygulamaları unutmayın:

Kayıt Uzlaştırması için Optimum Sıklığı Koruyun:

Mali yılın sonunda kamyonlarca mali tablodan geçmek istemiyorsanız, daha büyük bir mutabakat sıklığı seçin. Düzeni korumak için haftada veya ayda en az bir kez yeterlidir.

Uzlaşma Sürecini Otomatikleştirin:

Manuel süreçler insan hatalarına ve tutarsızlığa daha açık olduğundan, üçüncü taraf yazılımları kullanarak bunları otomatikleştirmek tercih edilir. Mevcut işlem raporlama sistemlerinizle etkileşime girebilecek yazılımlara yatırım yapmak verimliliği artıracaktır.

Çevrimiçi Ödeme Tahsilat için Uygun Ödeme Ağ Geçidini seçin:

Güvenilir bir ödeme ağ geçidi, ödemeleri otomatik olarak almanızı ve ödemenizi sağlar, böylece aynı işlem için gereken çabayı azaltır.

İşlemleri Düzenli Olarak Uzlaştırma Gerekiyor

Birçok işletme sahibi, ödeme mutabakatını rutin sorumluluklar listesindeki başka bir öğe olarak görür. İdeal olarak, uyumluluğu ve finansal akışı sürdürmek için hayati bir adım olarak görülmelidir.

Aşağıda, kuruluşunuzun ödemeleri periyodik olarak uzlaştırması için dört ana neden bulunmaktadır:

1. Hataları ve Hukuka Aykırı İşlemleri Ortaya Çıkarmak:

Periyodik ödeme mutabakatları gerçekleştirerek, işletmenin mali durumunu kontrol altında tutabilir, hataları daha erken tespit etmeyi kolaylaştırabilir ve daha hızlı bir çözüm sunabilirsiniz. Ayrıca, tespit edilmediği takdirde size milyonlarca rupiye mal olabilecek güvenlik ihlallerini ve hileli işlemleri tespit etmenize yardımcı olacaktır.

2. Zamanında Ödenecek:

Herhangi bir işletmenin temel ilkesi, ödenmemiş borçlardan ve geç ödemelerden kaçınmak için zamanında ödenmesi gerektiğidir. Sık ödeme mutabakatı ile eksik veya vadesi geçmiş faturaları takip edebilir ve anında ödeme yapabilirsiniz.

3. Bir Şirketin Mali Kayıtlarının Doğruluğunu Korumak İçin:

Bir şirketin mali durumunu izlemek için doğru işlem kayıtları esastır. Zamanında mutabakatlarla, iyi bilgilendirilmiş iş kararları vermek ve gerektiğinde yatırımcılara veya borç verenlere mali durumunuzu göstermek için daha iyi bir konumda olacaksınız.

4. Doğru Vergi Raporlaması:

Doğru bir vergi beyannamesi üretmek için banka hesap özetlerinizi uzlaştırmanız gerekir.

Çözüm

Bu nedenle, bazen ödemeler için muhasebe mutabakatı olarak da adlandırılan Otomatik ödeme mutabakatı, zamandan tasarruf sağlayabilir, hataları ortadan kaldırabilir, ay sonu muhasebe kapanışını hızlandırabilir ve nakit akışı yönetimini iyileştirebilir. Ayrıca, otomatik ödemelerin mutabakatına ilişkin bir rapor, önemli iş bilgileri sağlar.

SSS

1. Ödeme mutabakatı ne anlama gelir?

Hesap bakiyelerini karşılaştırarak tüm kayıtların doğru, tutarlı ve güncel olduğunu doğrulayan bir muhasebe sürecidir.

2. Ödeme mutabakatı süreci nasıl işler?

Ödeme mutabakat süreci iki aşamada çalışır: dış aşama ve iç aşama.

3. İşlemleri düzenli olarak uzlaştırmamız gerekiyor mu?

Birçok işletme sahibi, ödeme mutabakatını günlük olarak yapmaları gereken bir şey olarak görüyor. İdeal olarak, uyumluluğu ve nakit akışını korumak için çok önemli bir adım olarak görülmelidir.

4. Ödeme mutabakatı türleri nelerdir?

5 ana tip vardır:

Banka hesabı mutabakatı
Kredi/banka kartı mutabakatı
Dijital cüzdan mutabakatı
Gerçek zamanlı otomatik ödeme mutabakatı
Küresel para birimi mutabakatı