Co to jest uzgadnianie płatności? Przetwarzanie i konieczność uzgadniania płatności

Jeśli chodzi o wysyłanie i odbieranie pieniędzy w dzisiejszych czasach płatności cyfrowych, położono mocne podstawy. Rosnąca powszechność korzystania z cyfrowych metod płatności znajduje również odzwierciedlenie we wzroście takich transakcji. Całkowita liczba cyfrowych transakcji płatniczych przeprowadzonych w Indiach w roku finansowym 2021 wyniosła 43,71 miliarda, co stanowi trzykrotny wzrost w porównaniu z poprzednim rokiem podatkowym. Chociaż dane podkreślają pozytywne aspekty indyjskiego ekosystemu płatniczego, jest jedna strona systemu, która jest często zaniedbywana, a jest nią uzgadnianie płatności.

Transakcje z udziałem pieniędzy są podstawą każdej firmy. Jednak przepływ gotówki i inne fakty finansowe służą jako mózg, który utrzymuje wszystko na swoim miejscu. Dla rozwoju firmy i utrzymania dobrej kondycji finansowej niezbędne jest śledzenie przychodów i wydatków związanych z firmą.

W tym artykule omówimy podstawy uzgadniania płatności, aby pomóc Ci w lepszym zarządzaniu sytuacją.

Co to jest uzgadnianie płatności?

Proces znany jako „uzgadnianie płatności” sprawdza różne zapisy finansowe z wyciągami bankowymi w celu zapewnienia dokładnej księgowości. Przyczynia się do weryfikacji sald kont, co pomaga zagwarantować, że wszystkie zestawy danych są dokładne i aktualne.

Innymi słowy, uzgadnianie płatności oznacza śledzenie poniesionych wydatków i dochodów uzyskanych przez firmę, aby zagwarantować, że wewnętrzne zapisy finansowe są zgodne ze wszystkimi zewnętrznymi sprawozdaniami otrzymanymi od banków i dostawców.

Jeśli w bilansie wystąpią jakiekolwiek niespójności, oszustwa lub błędy, to do Ciebie jako właściciela firmy należy określenie, czy chcesz uzgadniać swoje konto w trybie dziennym, tygodniowym lub miesięcznym, aby je znaleźć.

Cel uzgodnienia płatności

Uzgadnianie płatności odbywa się z następujących powodów:

• Jeśli Twoja firma nie zautomatyzuje procesu uzgadniania płatności za pomocą oprogramowania działającego w czasie rzeczywistym, ilość czasu potrzebna na zakończenie księgowości i rozliczenie płatności będzie wzrastać wraz z rozwojem Twojej firmy.
• Proces uzgadniania płatności dla globalnych płatności masowych obejmuje dużą liczbę rachunków bankowych i środków płatniczych w różnych krajach i walutach. Z tego powodu zadanie jest pracochłonne i skomplikowane, chyba że proces uzgadniania płatności nie zostanie zautomatyzowany.
• Standardowe oprogramowanie księgowe może uprościć proces uzgadniania płatności w przypadku mniejszych organizacji, które mają ograniczoną liczbę kont bankowych i niewielką liczbę działań firmy. Firmy, które szybko się rozwijają, powinny traktować priorytetowo znalezienie rozwiązania do automatycznych płatności i uzgadniania płatności, które jest dostosowane do ich organizacji.
• Uzgadnianie płatności jest również pomocne przy sprawdzaniu, czy nie zostały zwrócone czeki klienta lub czeki, które zostały zmienione lub nawet skradzione i zrealizowane bez Twojej wiedzy.

Rodzaje uzgadniania płatności

Koncepcja lub definicja uzgadniania płatności, a także etapy procesu uzgadniania rachunków mogą się różnić w zależności od organizacji i konkretnej sytuacji, w zależności od złożoności działalności i rodzajów przetwarzanych przez nią transakcji płatniczych.

Występuje w pięciu głównych typach, są to:

• Uzgadnianie konta bankowego
• Uzgadnianie kart kredytowych/debetowych
• Uzgadnianie portfela cyfrowego
• Automatyczne uzgadnianie płatności w czasie rzeczywistym
• Globalne uzgadnianie walut

Jak działa proces uzgadniania płatności?

Proces dzieli się na dwa etapy: etap zewnętrzny i etap wewnętrzny. Dowiedzmy się więcej o każdym z tych etapów szczegółowo.

Rozliczenie wewnętrzne:

Jest to proces rejestrowania transakcji (płatności lub faktury) za pomocą różnych metod, takich jak korzystanie z oprogramowania księgowego, prowadzenie paragonów lub prowadzenie arkusza kalkulacyjnego ewidencji płatności. Ponieważ z ręcznym przetwarzaniem dokumentów wiąże się wysoki stopień ryzyka, konieczne jest wybranie odpowiedniego podejścia do uzgadniania płatności wewnętrznych.

Uzgodnienie zewnętrzne:

Podczas realizacji transakcji płatniczych banki rejestrują również czynności, które miały miejsce i przesyłają te informacje do firmy w formie comiesięcznych wyciągów.
Kiedy jesteś właścicielem firmy, możesz porównywać twierdzenia z zapisami wewnętrznymi i podejmować odpowiednie działania w przypadku wykrycia błędów, zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych. W idealnym świecie całkowita ilość wchodzących i wychodzących zgodnie z zapisami wewnętrznymi odpowiadałaby dokładnie wpisom w zapisach zewnętrznych.

Najlepsze praktyki w zakresie uzgadniania płatności

Głównym celem uzgadniania płatności jest zwiększenie rentowności i wzrostu Twojej firmy. Pamiętaj o następujących najlepszych praktykach podczas uzgadniania rekordów, aby zachować przepływ środków pieniężnych:

Zachowaj optymalną częstotliwość dla uzgadniania rekordów:

Jeśli nie chcesz przeglądać mnóstwa sprawozdań finansowych na koniec roku podatkowego, wybierz większą częstotliwość uzgadniania. Do utrzymania porządku wystarczy przynajmniej raz w tygodniu lub miesiącu.

Zautomatyzuj proces pojednania:

Ponieważ procesy ręczne są bardziej podatne na błędy ludzkie i niespójność, lepiej jest je zautomatyzować za pomocą oprogramowania innych firm. Inwestowanie w oprogramowanie, które może współpracować z istniejącymi systemami raportowania transakcji, zwiększy produktywność.

Wybierz odpowiednią bramkę płatności do pobierania płatności online:

Niezawodna bramka płatnicza umożliwia automatyczne otrzymywanie i rozliczanie płatności, zmniejszając w ten sposób wysiłek niezbędny do tego.

Konieczność regularnego uzgadniania transakcji

Wielu właścicieli firm postrzega uzgadnianie płatności jako zaledwie kolejną pozycję na ich liście rutynowych obowiązków. Idealnie powinno być postrzegane jako kluczowy krok w utrzymaniu zgodności i płynności finansowej.

Poniżej znajdują się cztery główne powody, dla których Twoja organizacja powinna okresowo uzgadniać płatności:

1. W celu ujawnienia błędów i nielegalnych transakcji:

Wykonując okresowe uzgadnianie płatności, możesz mieć kontrolę nad finansami firmy, co ułatwia wcześniejsze wykrycie błędów i szybsze rozwiązanie problemu. Pomoże Ci również w wykrywaniu naruszeń bezpieczeństwa i nieuczciwych transakcji, które, jeśli pozostaną niewykryte, mogą kosztować Cię miliony rupii.

2. Do zapłaty na czas:

Podstawową zasadą każdej firmy jest to, że należy ją spłacać na czas, aby uniknąć niespłaconych długów i opóźnień w płatnościach. Dzięki częstemu uzgadnianiu płatności możesz śledzić nieodebrane lub zaległe faktury i dążyć do szybkich rozliczeń.

3. Aby zachować poprawność dokumentacji finansowej firmy:

Dokładne zapisy transakcyjne są niezbędne do monitorowania kondycji finansowej firmy. Dzięki terminowym uzgodnieniom będziesz w lepszej pozycji do podejmowania świadomych decyzji biznesowych i, w razie potrzeby, do wykazania swojej kondycji finansowej inwestorom lub pożyczkodawcom.

4. Dokładne raportowanie podatkowe:

Musisz uzgodnić wyciągi bankowe w celu sporządzenia dokładnego zeznania podatkowego.

Wniosek

Tak więc automatyczne uzgadnianie płatności, czasami określane jako uzgadnianie księgowe dla płatności, może zaoszczędzić czas, wyeliminować błędy, przyspieszyć zamknięcie księgowe na koniec miesiąca i usprawnić zarządzanie przepływami pieniężnymi. Ponadto raport na temat uzgadniania płatności automatycznych zawiera istotne informacje biznesowe.

Często zadawane pytania

1. Co oznacza uzgadnianie płatności?

Jest to proces księgowy, który weryfikuje, czy wszystkie zapisy są dokładne, spójne i aktualne poprzez porównanie sald kont.

2. Jak działa proces uzgadniania płatności?

Proces uzgadniania płatności działa w dwóch etapach: etap zewnętrzny i etap wewnętrzny.

3. Czy musimy regularnie uzgadniać transakcje?

Wielu właścicieli firm postrzega uzgadnianie płatności jako jeszcze jedną rzecz, którą muszą robić na co dzień. W idealnym przypadku powinno być postrzegane jako kluczowy krok w celu zachowania zgodności i przepływu środków pieniężnych.

4. Jakie są rodzaje uzgadniania płatności?

Istnieje 5 głównych typów:

Uzgadnianie konta bankowego
Uzgadnianie kart kredytowych/debetowych
Uzgadnianie portfela cyfrowego
Automatyczne uzgadnianie płatności w czasie rzeczywistym
Globalne uzgadnianie walut