Che cos'è la riconciliazione dei pagamenti? Processo e necessità di riconciliare i pagamenti

Quando si tratta di inviare e ricevere denaro nell'era odierna dei pagamenti digitali, sono state gettate solide basi. La crescente prevalenza dell'uso dei metodi di pagamento digitali si riflette anche nella crescita di tali transazioni. Il numero totale di transazioni di pagamento digitali effettuate in India durante l'anno finanziario 2021 è stato di 43,71 miliardi, con un triplice aumento rispetto all'anno fiscale precedente. Anche se i dati evidenziano gli aspetti positivi dell'ecosistema dei pagamenti indiano, c'è un lato del sistema che viene spesso trascurato ed è la riconciliazione dei pagamenti.

Le transazioni che coinvolgono denaro sono al centro di qualsiasi attività. Tuttavia, il flusso di cassa e altri fatti finanziari fungono da cervello che mantiene tutto al suo posto. È necessario per la crescita di un'impresa e il mantenimento di una buona salute finanziaria per tenere traccia delle entrate e delle spese relative all'impresa.

In questo articolo, discuteremo le basi della riconciliazione dei pagamenti per aiutarti a gestire meglio la situazione.

Che cos'è la riconciliazione dei pagamenti?

Un processo noto come "riconciliazione dei pagamenti" controlla vari registri finanziari con estratti conto bancari al fine di garantire una contabilità accurata. Contribuisce alla verifica dei saldi dei conti, il che aiuta a garantire che tutti i set di dati siano accurati e aggiornati.

In altre parole, la riconciliazione dei pagamenti significa tenere traccia delle spese sostenute e del reddito guadagnato da un'impresa per garantire che i registri finanziari interni corrispondano a tutti i rendiconti esterni ricevuti da banche e fornitori.

In caso di incongruenze, frodi o errori nel bilancio, spetta a te come proprietario dell'azienda determinare se desideri riconciliare il tuo account su base giornaliera, settimanale o mensile per trovarli.

Scopo della riconciliazione dei pagamenti

La riconciliazione dei pagamenti avviene per i seguenti motivi:

• Se la tua azienda non automatizza il processo di riconciliazione dei pagamenti utilizzando una soluzione software in tempo reale, il tempo necessario per completare la contabilità e riconciliare i pagamenti aumenterà di pari passo con la crescita della tua attività.
• Il processo di riconciliazione dei pagamenti per i pagamenti di massa globali coinvolge un gran numero di conti bancari e mezzi di pagamento in una varietà di paesi e valute. Per questo motivo, il compito è laborioso e complicato a meno che il processo di riconciliazione dei pagamenti non sia automatizzato.
• Il software di contabilità standard potrebbe semplificare il processo di riconciliazione dei pagamenti per le organizzazioni più piccole che hanno un numero limitato di conti bancari e un volume ridotto di attività aziendali. Le aziende in rapida espansione dovrebbero considerare prioritario individuare la soluzione automatizzata di pagamento e riconciliazione dei pagamenti su misura per la propria organizzazione.
• La riconciliazione del pagamento è utile anche per verificare la presenza di assegni cliente rimbalzati o che sono stati alterati o addirittura rubati e incassati a tua insaputa.

Tipi di riconciliazione dei pagamenti

Il concetto o la definizione di riconciliazione dei pagamenti, nonché i passaggi coinvolti nel processo di riconciliazione dei conti, possono differire per la tua organizzazione e la tua situazione specifica, in base alla complessità della tua attività e ai tipi di transazioni di pagamento che elabora.

È disponibile in cinque tipi principali, questi sono:

• Riconciliazione conto bancario
• Riconciliazione carte di credito/debito
• Riconciliazione portafoglio digitale
• Riconciliazione automatica dei pagamenti in tempo reale
• Riconciliazione valutaria globale

Come funziona il processo di riconciliazione dei pagamenti?

Il processo si articola in due fasi: la fase esterna e la fase interna. Impariamo di più su ciascuna di queste fasi in dettaglio.

Riconciliazione interna:

È il processo di registrazione di una transazione (pagamento o fattura) in una varietà di metodi, ad esempio utilizzando un software di contabilità, conservando le ricevute o conservando un foglio di calcolo delle registrazioni dei pagamenti. Poiché esiste un elevato grado di rischio associato all'elaborazione manuale delle pratiche burocratiche, è essenziale selezionare l'approccio appropriato per riconciliare i pagamenti interni.

Riconciliazione esterna:

Al momento dell'esecuzione delle operazioni di pagamento, le banche registrano anche le attività svolte e trasmettono tali informazioni all'azienda sotto forma di estratti conto mensili.
Quando sei il proprietario di un'azienda, puoi effettuare un controllo incrociato delle asserzioni con i registri interni e intraprendere le azioni appropriate quando vengono rilevati errori, sia esterni che interni. In un mondo perfetto, l'importo totale in entrata e in uscita secondo i registri interni corrisponderebbe esattamente alle voci nei registri esterni.

Migliori pratiche per la riconciliazione dei pagamenti

Lo scopo principale della riconciliazione dei pagamenti è aumentare la redditività e la crescita della tua azienda. Ricorda le seguenti best practice durante la riconciliazione dei record per preservare il flusso di cassa:

Mantenere una frequenza ottimale per la riconciliazione dei record:

Se non vuoi fare il pieno di rendiconti finanziari alla fine dell'anno fiscale, scegli una frequenza di riconciliazione maggiore. Almeno una volta alla settimana o al mese è sufficiente per mantenere l'ordine.

Automatizzare il processo di riconciliazione:

Poiché i processi manuali sono più suscettibili agli errori umani e all'incoerenza, è preferibile automatizzarli utilizzando software di terze parti. Investire in software in grado di interagire con i sistemi di reporting delle transazioni esistenti aumenterà la produttività.

Seleziona il gateway di pagamento appropriato per la riscossione dei pagamenti online:

Un gateway di pagamento affidabile ti consente di ricevere e regolare automaticamente i pagamenti, riducendo così lo sforzo necessario per lo stesso.

Necessità di riconciliare le transazioni regolarmente

Molti imprenditori considerano la riconciliazione dei pagamenti semplicemente come un altro elemento nel loro elenco di responsabilità di routine. Idealmente, dovrebbe essere visto come un passaggio fondamentale per mantenere la conformità e il flusso finanziario.

Di seguito sono riportati quattro motivi principali per cui la tua organizzazione dovrebbe riconciliare periodicamente i pagamenti:

1. Per Rivelare Errori e Transazioni Illecite:

Eseguendo riconciliazioni periodiche dei pagamenti, puoi mantenere il controllo delle finanze dell'azienda, rendendo più facile individuare gli errori prima e assicurando una risoluzione più rapida. Ti aiuterà anche a rilevare violazioni della sicurezza e transazioni fraudolente che, se non rilevate, potrebbero costarti milioni di rupie.

2. Da pagare in tempo:

Il principio fondamentale di qualsiasi attività commerciale è che deve essere pagato in tempo per evitare debiti non pagati e ritardi nei pagamenti. Con la riconciliazione dei pagamenti frequente, è possibile tenere traccia delle fatture mancate o scadute e procedere a liquidazioni tempestive.

3. Per preservare la correttezza dei registri finanziari di una società:

Registri transazionali accurati sono essenziali per monitorare la salute finanziaria di un'azienda. Con riconciliazioni tempestive, sarai in una posizione migliore per prendere decisioni aziendali ben informate e, quando necessario, per dimostrare la tua capacità finanziaria agli investitori o ai finanziatori.

4. Rendicontazione fiscale accurata:

Devi riconciliare i tuoi estratti conto per produrre una dichiarazione dei redditi accurata.

Conclusione

Pertanto, la riconciliazione automatizzata dei pagamenti, a volte indicata come riconciliazione contabile per i pagamenti, può far risparmiare tempo, eliminare gli errori, accelerare la chiusura della contabilità di fine mese e migliorare la gestione del flusso di cassa. Inoltre, un rapporto sulla riconciliazione dei pagamenti automatizzati fornisce informazioni aziendali vitali.

Domande frequenti

1. Cosa si intende per riconciliazione dei pagamenti?

È un processo contabile che verifica che tutti i record siano accurati, coerenti e aggiornati confrontando i saldi dei conti.

2. Come funziona il processo di riconciliazione dei pagamenti?

Il processo di riconciliazione dei pagamenti si articola in due fasi: la fase esterna e la fase interna.

3. Abbiamo bisogno di riconciliare le transazioni regolarmente?

Molti imprenditori vedono la riconciliazione dei pagamenti solo come un'altra cosa che devono fare quotidianamente. Idealmente, dovrebbe essere visto come un passaggio cruciale per preservare la conformità e il flusso di cassa.

4. Quali sono i tipi di riconciliazione dei pagamenti?

Ci sono 5 tipi principali:

Riconciliazione conto bancario
Riconciliazione carte di credito/debito
Riconciliazione portafoglio digitale
Riconciliazione automatica dei pagamenti in tempo reale
Riconciliazione valutaria globale