ما هي تسوية المدفوعات؟ العملية والحاجة إلى التوفيق بين المدفوعات

عندما يتعلق الأمر بإرسال الأموال واستلامها في عصر المدفوعات الرقمية اليوم ، فقد تم وضع أساس قوي. ينعكس الانتشار المتزايد لاستخدام طرق الدفع الرقمية أيضًا في نمو هذه المعاملات. بلغ إجمالي عدد معاملات الدفع الرقمية التي تم إجراؤها في الهند خلال السنة المالية 2021 43.71 مليار ، وهو ما يمثل زيادة بمقدار ثلاثة أضعاف عن السنة المالية السابقة. على الرغم من أن البيانات تسلط الضوء على الجوانب الإيجابية للنظام البيئي للدفع في الهند ، إلا أن هناك جانبًا واحدًا من النظام يتم تجاهله كثيرًا وهو تسوية المدفوعات.

المعاملات التي تنطوي على المال هي جوهر أي عمل تجاري. ومع ذلك ، فإن التدفق النقدي والحقائق المالية الأخرى تعمل بمثابة العقل الذي يبقي كل شيء في مكانه الصحيح. من الضروري لنمو الأعمال التجارية وكذلك الحفاظ على صحة مالية جيدة لتتبع الدخل والمصروفات المتعلقة بالشركة.

في هذه المقالة ، سنناقش أسس تسوية المدفوعات لمساعدتك في إدارة الموقف بشكل أفضل.

ما هي تسوية المدفوعات؟

تقوم عملية تعرف باسم "تسوية المدفوعات" بفحص السجلات المالية المختلفة باستخدام كشوف الحسابات المصرفية من أجل ضمان دقة المحاسبة. يساهم في التحقق من أرصدة الحسابات ، مما يساعد على ضمان دقة جميع مجموعات البيانات وتحديثها.

بمعنى آخر ، تسوية المدفوعات تعني تتبع النفقات المتكبدة والدخل الذي حققته الشركة لضمان تطابق السجلات المالية الداخلية مع جميع البيانات الخارجية المستلمة من البنوك والبائعين.

إذا كان هناك أي تناقضات أو احتيال أو أخطاء في الميزانية العمومية ، فالأمر متروك لك بصفتك مالك الشركة لتحديد ما إذا كنت تريد تسوية حسابك على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري للعثور عليها.

الغرض من تسوية المدفوعات

تتم تسوية المدفوعات للأسباب التالية:

• إذا لم تقم شركتك بأتمتة عملية تسوية المدفوعات باستخدام حل برمجي في الوقت الفعلي ، فإن مقدار الوقت اللازم لإكمال مسك الدفاتر وتسوية المدفوعات سيزداد جنبًا إلى جنب مع نمو عملك.
• تتضمن عملية تسوية المدفوعات للمدفوعات الجماعية العالمية عددًا كبيرًا من الحسابات المصرفية ووسائل الدفع في مجموعة متنوعة من البلدان والعملات. لهذا السبب ، تكون المهمة شاقة ومعقدة ما لم تتم أتمتة عملية تسوية المدفوعات.
• قد تجعل برامج المحاسبة القياسية عملية تسوية المدفوعات أكثر بساطة بالنسبة للمؤسسات الأصغر التي لديها عدد محدود من الحسابات المصرفية وحجم منخفض لأنشطة الشركة. يجب أن تجعل الشركات التي تتوسع بسرعة من أولوياتها تحديد موقع حل تسوية المدفوعات والمدفوعات الآلي المصمم خصيصًا لمنظمتهم.
• من المفيد أيضًا التوفيق بين مدفوعاتك للتحقق من شيكات العملاء المرتجعة أو الشيكات التي تم تغييرها أو حتى سرقتها وصرفها دون علمك.

أنواع تسوية المدفوعات

قد يختلف مفهوم أو تعريف تسوية المدفوعات ، بالإضافة إلى الخطوات المتضمنة في عملية تسوية الحساب ، بالنسبة لمؤسستك ووضعك المحدد ، بناءً على مدى تعقيد عملك وأنواع معاملات الدفع التي يعالجها.

يأتي في خمسة أنواع رئيسية هي:

• تسوية الحساب المصرفي
• تسوية بطاقة الائتمان / الخصم
• تسوية المحفظة الرقمية
• تسوية الدفع التلقائي في الوقت الحقيقي
• تسوية العملات العالمية

كيف تعمل عملية تسوية المدفوعات؟

تنقسم العملية إلى مرحلتين: المرحلة الخارجية والمرحلة الداخلية. دعنا نتعلم المزيد حول كل مرحلة من هذه المراحل بالتفصيل.

المصالحة الداخلية:

إنها عملية تسجيل معاملة (دفع أو فاتورة) بعدة طرق ، مثل استخدام برامج المحاسبة أو الاحتفاظ بالإيصالات أو الاحتفاظ بجدول بيانات لسجلات الدفع. نظرًا لوجود درجة عالية من المخاطر المرتبطة بمعالجة الأعمال الورقية يدويًا ، فمن الضروري تحديد النهج المناسب لتسوية المدفوعات الداخلية.

المصالحة الخارجية:

عند تنفيذ معاملات الدفع ، تقوم البنوك أيضًا بتسجيل الأنشطة التي تمت وإرسال هذه المعلومات إلى الشركة في شكل بيانات شهرية.
عندما تكون مالكًا لشركة ، يمكنك مراجعة التأكيدات مع السجلات الداخلية واتخاذ الإجراء المناسب عند اكتشاف أخطاء ، خارجية وداخلية. في عالم مثالي ، فإن المبلغ الإجمالي الذي يدخل ويخرج وفقًا للسجلات الداخلية يتوافق تمامًا مع الإدخالات الموجودة في السجلات الخارجية.

أفضل ممارسات تسوية المدفوعات

الغرض الرئيسي من تسوية المدفوعات هو زيادة ربحية شركتك ونموها. تذكر أفضل الممارسات التالية أثناء تسوية السجلات للحفاظ على التدفق النقدي:

الحفاظ على التردد الأمثل لتسوية السجل:

إذا كنت لا ترغب في استعراض حمولات البيانات المالية في نهاية السنة المالية ، فاختر تكرار تسوية أكبر. مرة واحدة على الأقل كل أسبوع أو شهر كافية للحفاظ على النظام.

أتمتة عملية التسوية:

نظرًا لأن العمليات اليدوية أكثر عرضة للأخطاء البشرية وعدم الاتساق ، فمن الأفضل أتمتة هذه العمليات باستخدام برامج الجهات الخارجية. سيؤدي الاستثمار في البرامج التي يمكنها التفاعل مع أنظمة الإبلاغ عن المعاملات الحالية إلى زيادة الإنتاجية.

حدد بوابة الدفع المناسبة لتحصيل المدفوعات عبر الإنترنت:

تتيح لك بوابة الدفع الموثوقة تلقي المدفوعات وتسويتها تلقائيًا ، وبالتالي تقليل الجهد اللازم لذلك.

تحتاج إلى تسوية المعاملات بانتظام

يرى العديد من أصحاب الأعمال تسوية المدفوعات على أنها مجرد عنصر آخر في قائمة المسؤوليات الروتينية الخاصة بهم. يجب أن يُنظر إليه بشكل مثالي على أنه خطوة حيوية للحفاظ على الامتثال والتدفق المالي.

فيما يلي أربعة أسباب رئيسية لضرورة قيام مؤسستك بتسوية المدفوعات بشكل دوري:

1. للكشف عن الأخطاء والمعاملات غير المشروعة:

من خلال إجراء تسويات المدفوعات الدورية ، يمكنك البقاء على رأس الشؤون المالية للشركة ، مما يسهل اكتشاف الأخطاء في وقت أقرب ويضمن حلًا أسرع. سيساعدك أيضًا في اكتشاف الانتهاكات الأمنية والمعاملات الاحتيالية التي قد تكلفك ملايين الروبيات إذا تركت دون اكتشافها.

2. أن يتم الدفع في الوقت المحدد:

المبدأ الأساسي لأي عمل تجاري هو أنه يجب دفعه في الوقت المحدد لتجنب الديون غير المسددة والدفعات المتأخرة. من خلال تسوية المدفوعات المتكررة ، يمكنك تتبع الفواتير الفائتة أو المتأخرة ومتابعة التسويات الفورية.

3. للمحافظة على صحة السجلات المالية للشركة:

تعد سجلات المعاملات الدقيقة ضرورية لمراقبة السلامة المالية للشركة. من خلال التسويات في الوقت المناسب ، ستكون في وضع أفضل لاتخاذ قرارات عمل مستنيرة ، وعند الضرورة ، لإثبات وضعك المالي للمستثمرين أو المقرضين.

4. دقة التقارير الضريبية:

يجب عليك تسوية بياناتك المصرفية من أجل إنتاج إقرار ضريبي دقيق.

استنتاج

لذلك ، يمكن لتسوية الدفع الآلي ، التي يشار إليها أحيانًا باسم التسوية المحاسبية للمدفوعات ، توفير الوقت ، والقضاء على الأخطاء ، والإسراع بإغلاق المحاسبة في نهاية الشهر ، وتعزيز إدارة التدفق النقدي. أيضًا ، يقدم تقرير عن تسوية المدفوعات الآلية رؤى حيوية للأعمال.

أسئلة وأجوبة

1. ما معنى تسوية المدفوعات؟

إنها عملية محاسبية تتحقق من دقة جميع السجلات واتساقها وحداثتها من خلال مقارنة أرصدة الحسابات.

2. كيف تعمل عملية تسوية المدفوعات؟

تتم عملية تسوية المدفوعات على مرحلتين: المرحلة الخارجية والمرحلة الداخلية.

3. هل نحن بحاجة لتسوية المعاملات بانتظام؟

يرى العديد من أصحاب الأعمال تسوية المدفوعات على أنها مجرد شيء آخر يحتاجون إلى القيام به على أساس يومي. من الناحية المثالية ، يجب أن يُنظر إليه على أنه خطوة حاسمة للحفاظ على الامتثال والتدفق النقدي.

4. ما هي أنواع تسوية المدفوعات؟

هناك 5 أنواع رئيسية:

تسوية الحساب المصرفي
تسوية بطاقة الائتمان / الخصم
تسوية المحفظة الرقمية
تسوية الدفع التلقائي في الوقت الحقيقي
تسوية العملات العالمية