Ce este reconcilierea plăților? Procesul și necesitatea reconcilierii plăților

Când vine vorba de trimiterea și primirea de bani în epoca actuală a plăților digitale, a fost pusă o bază solidă. Prevalența tot mai mare a utilizării metodelor digitale de plată se reflectă și în creșterea acestor tranzacții. Numărul total de tranzacții de plată digitale efectuate în India în cursul exercițiului financiar 2021 a fost de 43,71 miliarde, reprezentând o creștere de trei ori față de anul fiscal precedent. Chiar dacă datele evidențiază aspectele pozitive ale ecosistemului de plăți din India, există o parte a sistemului care este adesea neglijată și este reconcilierea plăților.

Tranzacțiile care implică bani sunt în centrul oricărei afaceri. Cu toate acestea, fluxul de numerar și alte fapte financiare servesc drept creier care menține totul la locul său. Este necesar pentru dezvoltarea unei afaceri, precum și pentru menținerea unei bune sănătăți financiare pentru a ține evidența veniturilor și cheltuielilor legate de firmă.

În acest articol, vom discuta bazele reconcilierii plăților pentru a vă ajuta să gestionați mai bine situația.

Ce este reconcilierea plăților?

Un proces cunoscut sub numele de „reconciliere a plăților” verifică diverse înregistrări financiare cu extrase de cont pentru a asigura o contabilitate corectă. Contribuie la verificarea soldurilor contului, ceea ce ajută la garantarea faptului că toate seturile de date sunt corecte și actualizate.

Cu alte cuvinte, reconcilierea plăților înseamnă menținerea evidenței cheltuielilor suportate și a veniturilor obținute de o firmă pentru a garanta că înregistrările financiare interne corespund tuturor declarațiilor externe primite de la bănci și vânzători.

Dacă există neconcordanțe, fraude sau erori în bilanț, depinde de dvs., în calitate de proprietar al companiei, să determinați dacă doriți să vă reconciliați contul zilnic, săptămânal sau lunar pentru a le găsi.

Scopul reconcilierii plăților

Reconcilierea plăților se realizează din următoarele motive:

• Dacă compania dvs. nu automatizează procesul de reconciliere a plăților folosind o soluție software în timp real, timpul necesar pentru finalizarea evidenței contabile și reconcilierea plăților va crește odată cu creșterea afacerii dvs.
• Procesul de reconciliere a plăților pentru plățile globale în masă implică un număr mare de conturi bancare și mijloace de plată într-o varietate de țări și valute. Din acest motiv, sarcina este laborioasă și complicată, cu excepția cazului în care procesul de reconciliere a plăților este automatizat.
• Software-ul de contabilitate standard ar putea simplifica procesul de reconciliere a plăților pentru organizațiile mai mici care au un număr limitat de conturi bancare și un volum redus de activități ale companiei. Companiile care se extind rapid ar trebui să facă o prioritate găsirea soluției automate de plată și reconciliere a plăților, care este adaptată organizației lor.
• Reconcilierea plății este, de asemenea, utilă pentru a verifica dacă există cecuri de clienți respinse sau cecuri care au fost modificate sau chiar furate și încasate fără știrea dvs.

Tipuri de reconciliere a plăților

Conceptul sau definiția reconcilierii plăților, precum și pașii implicați în procesul de reconciliere a contului, pot diferi în funcție de organizația dvs. și de situația dvs. specifică, în funcție de complexitatea afacerii dvs. și de tipurile de tranzacții de plată pe care le procesează.

Vine în cinci tipuri principale, acestea sunt:

• Reconcilierea contului bancar
• Reconciliere card de credit/debit
• Reconcilierea portofelului digital
• Reconciliere automată a plăților în timp real
• Reconcilierea monedei globale

Cum funcționează procesul de reconciliere a plăților?

Procesul este împărțit în două etape: etapa externă și etapa internă. Să aflăm mai multe despre fiecare dintre aceste etape în detaliu.

Reconciliere internă:

Este procesul de înregistrare a unei tranzacții (plată sau factură) într-o varietate de metode, cum ar fi prin utilizarea unui software de contabilitate, păstrarea chitanțelor sau păstrarea unei foi de calcul cu înregistrările plăților. Deoarece există un grad ridicat de risc asociat cu procesarea manuală a documentelor, este esențial să selectați abordarea adecvată pentru reconcilierea plăților interne.

Reconciliere externă:

La executarea tranzactiilor de plata, bancile inregistreaza si activitatile care au avut loc si transmit aceste informatii companiei sub forma extraselor lunare.
Când sunteți proprietarul unei companii, puteți verifica încrucișarea aserțiunilor cu înregistrările interne și puteți lua măsurile adecvate atunci când sunt descoperite erori, atât externe, cât și interne. Într-o lume perfectă, suma totală care intra și iese conform înregistrărilor interne ar corespunde exact cu înregistrările din înregistrările exterioare.

Cele mai bune practici de reconciliere a plăților

Scopul major al reconcilierii plăților este de a crește profitabilitatea și creșterea companiei dvs. Rețineți următoarele bune practici atunci când reconciliați înregistrările pentru a păstra fluxul de numerar:

Mențineți o frecvență optimă pentru reconcilierea înregistrărilor:

Dacă nu doriți să parcurgeți o mulțime de situații financiare la sfârșitul anului fiscal, alegeți o frecvență mai mare de reconciliere. Cel puțin o dată pe săptămână sau lună este suficient pentru a menține ordinea.

Automatizați procesul de reconciliere:

Deoarece procesele manuale sunt mai susceptibile la greșelile umane și la inconsecvență, este de preferat să le automatizați folosind software terță parte. Investiția în software care poate interacționa cu sistemele existente de raportare a tranzacțiilor va crește productivitatea.

Selectați portalul de plată adecvat pentru colectarea plăților online:

Un gateway de plată de încredere vă permite să primiți și să decontați automat plăți, reducând astfel efortul necesar pentru acestea.

Trebuie să reconciliați tranzacțiile în mod regulat

Mulți proprietari de afaceri văd reconcilierea plăților ca doar un alt element din lista lor de responsabilități de rutină. În mod ideal, ar trebui să fie privit ca un pas vital pentru menținerea conformității și a fluxului financiar.

Mai jos sunt patru motive majore pentru care organizația dvs. ar trebui să reconcilieze periodic plățile:

1. Pentru a dezvălui erorile și tranzacțiile ilegale:

Efectuând reconcilieri periodice ale plăților, puteți rămâne la curent cu finanțele companiei, facilitând identificarea erorilor mai devreme și asigurând o rezolvare mai rapidă. De asemenea, vă va ajuta să detectați breșele de securitate și tranzacțiile frauduloase care, dacă nu sunt detectate, vă pot costa milioane de rupii.

2. Pentru a fi plătit la timp:

Principiul fundamental al oricărei afaceri este că trebuie plătită la timp pentru a evita datorii neplătite și plățile întârziate. Cu reconcilierea frecventă a plăților, puteți urmări facturile ratate sau restante și puteți urmări decontări prompte.

3. Pentru a păstra corectitudinea înregistrărilor financiare ale unei companii:

Înregistrările exacte ale tranzacțiilor sunt esențiale pentru monitorizarea sănătății financiare a unei companii. Cu reconcilieri în timp util, veți fi într-o poziție mai bună de a lua decizii de afaceri bine informate și, atunci când este necesar, de a demonstra poziția dumneavoastră financiară investitorilor sau creditorilor.

4. Raportare fiscală exactă:

Trebuie să reconciliați extrasele dvs. bancare pentru a produce o declarație fiscală exactă.

Concluzie

Deci, reconcilierea automată a plăților, denumită uneori reconciliere contabilă pentru plăți, poate economisi timp, elimina erorile, poate accelera închiderea contabilă la sfârșitul lunii și poate îmbunătăți gestionarea fluxului de numerar. De asemenea, Un raport privind reconcilierea plăților automate oferă informații vitale de afaceri.

Întrebări frecvente

1. Ce înseamnă reconcilierea plăților?

Este un proces contabil care verifică că toate înregistrările sunt corecte, consecvente și actualizate prin compararea soldurilor conturilor.

2. Cum funcționează procesul de reconciliere a plăților?

Procesul de reconciliere a plăților funcționează în două etape: etapa externă și etapa internă.

3. Trebuie să reconciliăm tranzacțiile în mod regulat?

Mulți proprietari de afaceri văd reconcilierea plăților ca fiind doar un lucru pe care trebuie să-l facă zilnic. În mod ideal, ar trebui privit ca un pas crucial pentru menținerea conformității și a fluxului de numerar.

4. Care sunt tipurile de reconciliere a plăților?

Există 5 tipuri principale:

Reconcilierea contului bancar
Reconciliere card de credit/debit
Reconcilierea portofelului digital
Reconciliere automată a plăților în timp real
Reconcilierea monedei globale