Was ist Zahlungsabgleich? Zahlungen verarbeiten und abgleichen müssen

Wenn es um das Senden und Empfangen von Geld im heutigen Zeitalter des digitalen Bezahlens geht, wurde eine solide Grundlage geschaffen. Die zunehmende Verbreitung digitaler Zahlungsmethoden spiegelt sich auch im Wachstum solcher Transaktionen wider. Die Gesamtzahl der im Geschäftsjahr 2021 in Indien durchgeführten digitalen Zahlungstransaktionen betrug 43,71 Milliarden, was einer Verdreifachung gegenüber dem vorangegangenen Geschäftsjahr entspricht. Obwohl die Daten die positiven Aspekte des indischen Zahlungsökosystems hervorheben, gibt es eine Seite des Systems, die häufig vernachlässigt wird, nämlich den Zahlungsabgleich.

Transaktionen mit Geld sind das Herzstück eines jeden Geschäfts. Der Cashflow und andere finanzielle Fakten dienen jedoch als Gehirn, das alles an seinem richtigen Platz hält. Für das Wachstum eines Unternehmens sowie die Aufrechterhaltung einer guten finanziellen Gesundheit ist es notwendig, die Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit dem Unternehmen im Auge zu behalten.

In diesem Artikel werden wir die Grundlagen des Zahlungsabgleichs erörtern, um Sie bei der besseren Bewältigung der Situation zu unterstützen.

Was ist Zahlungsabgleich?

Ein als „Zahlungsabgleich“ bekannter Prozess überprüft verschiedene Finanzunterlagen mit Kontoauszügen, um eine genaue Buchhaltung sicherzustellen. Es trägt zur Überprüfung der Kontostände bei, wodurch gewährleistet werden kann, dass alle Datensätze korrekt und aktuell sind.

Mit anderen Worten, Zahlungsabstimmung bedeutet, die von einem Unternehmen angefallenen Ausgaben und Einnahmen im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass die internen Finanzunterlagen mit allen von Banken und Lieferanten erhaltenen externen Kontoauszügen übereinstimmen.

Wenn es irgendwelche Unstimmigkeiten, Betrug oder Fehler in der Bilanz gibt, liegt es an Ihnen als Eigentümer des Unternehmens zu bestimmen, ob Sie Ihr Konto täglich, wöchentlich oder monatlich abgleichen möchten, um sie zu finden.

Zweck des Zahlungsabgleichs

Der Zahlungsabgleich erfolgt aus folgenden Gründen:

• Wenn Ihr Unternehmen den Prozess der Zahlungsabstimmung nicht mit einer Echtzeit-Softwarelösung automatisiert, wird der Zeitaufwand für die Vervollständigung der Buchhaltung und die Abstimmung der Zahlungen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zunehmen.
• Der Prozess des Zahlungsabgleichs für weltweite Massenzahlungen umfasst eine Vielzahl von Bankkonten und Zahlungsmitteln in unterschiedlichen Ländern und Währungen. Aus diesem Grund ist die Aufgabe mühsam und kompliziert, es sei denn, der Prozess der Zahlungsabstimmung ist automatisiert.
• Standard-Buchhaltungssoftware könnte den Prozess der Abstimmung von Zahlungen für kleinere Organisationen vereinfachen, die über eine begrenzte Anzahl von Bankkonten und ein geringes Volumen an Unternehmensaktivitäten verfügen. Unternehmen, die schnell expandieren, sollten es zu einer Priorität machen, die automatisierte Zahlungs- und Zahlungsabgleichslösung zu finden, die auf ihre Organisation zugeschnitten ist.
• Das Abgleichen Ihrer Zahlung ist auch hilfreich, um nach geplatzten Kundenschecks oder Schecks zu suchen, die ohne Ihr Wissen geändert oder sogar gestohlen und eingelöst wurden.

Arten der Zahlungsabstimmung

Das Konzept oder die Definition des Zahlungsabgleichs sowie die Schritte im Prozess des Kontoabgleichs können je nach Komplexität Ihres Unternehmens und der Art der von ihm verarbeiteten Zahlungstransaktionen für Ihr Unternehmen und Ihre spezifische Situation unterschiedlich sein.

Es gibt fünf Haupttypen:

• Bankkontenabstimmung
• Kredit-/Debitkartenabgleich
• Abgleich der digitalen Geldbörse
• Automatischer Zahlungsabgleich in Echtzeit
• Globale Währungsabstimmung

Wie funktioniert der Zahlungsabstimmungsprozess?

Der Prozess ist in zwei Phasen unterteilt: die externe Phase und die interne Phase. Lassen Sie uns mehr über jede dieser Phasen im Detail erfahren.

Interne Abstimmung:

Es ist der Prozess der Aufzeichnung einer Transaktion (Zahlung oder Rechnung) mit einer Vielzahl von Methoden, z. B. durch die Verwendung von Buchhaltungssoftware, das Aufbewahren von Quittungen oder das Führen einer Tabelle mit Zahlungsaufzeichnungen. Da die manuelle Verarbeitung von Papierkram mit einem hohen Risiko verbunden ist, ist es wichtig, den geeigneten Ansatz für die Abstimmung interner Zahlungen zu wählen.

Externe Abstimmung:

Auch bei der Ausführung des Zahlungsverkehrs erfassen die Banken die getätigten Aktivitäten und übermitteln diese Informationen in Form von Monatsabrechnungen an das Unternehmen.
Als Eigentümer eines Unternehmens können Sie die Behauptungen mit den internen Aufzeichnungen abgleichen und geeignete Maßnahmen ergreifen, wenn sowohl externe als auch interne Fehler entdeckt werden. In einer perfekten Welt würde der Gesamtbetrag der Ein- und Ausgänge gemäß den internen Aufzeichnungen genau mit den Einträgen in den äußeren Aufzeichnungen übereinstimmen.

Best Practices für die Zahlungsabstimmung

Der Hauptzweck des Zahlungsabgleichs besteht darin, die Rentabilität und das Wachstum Ihres Unternehmens zu steigern. Denken Sie beim Abgleichen von Datensätzen an die folgenden Best Practices, um den Cashflow zu erhalten:

Pflegen Sie eine optimale Häufigkeit für den Datensatzabgleich:

Wenn Sie am Ende des Geschäftsjahres keine Lastwagenladungen von Jahresabschlüssen durchgehen möchten, wählen Sie eine höhere Abstimmungsfrequenz. Mindestens einmal pro Woche oder Monat ist ausreichend, um die Ordnung aufrechtzuerhalten.

Automatisieren Sie den Abstimmungsprozess:

Da manuelle Prozesse anfälliger für menschliche Fehler und Inkonsistenzen sind, ist es vorzuziehen, sie mit Software von Drittanbietern zu automatisieren. Die Investition in Software, die mit Ihren bestehenden Transaktionsberichtssystemen interagieren kann, erhöht die Produktivität.

Wählen Sie das geeignete Zahlungsgateway für den Online-Zahlungseinzug aus:

Ein zuverlässiges Zahlungs-Gateway ermöglicht es Ihnen, Zahlungen automatisch zu empfangen und abzuwickeln, wodurch der dafür erforderliche Aufwand verringert wird.

Transaktionen regelmäßig abgleichen müssen

Viele Geschäftsinhaber betrachten den Zahlungsabgleich lediglich als einen weiteren Punkt auf ihrer Liste routinemäßiger Aufgaben. Es sollte im Idealfall als wichtiger Schritt zur Aufrechterhaltung der Compliance und des Finanzflusses angesehen werden.

Im Folgenden sind vier Hauptgründe aufgeführt, warum Ihre Organisation Zahlungen regelmäßig abgleichen sollte:

1. Um Fehler und rechtswidrige Transaktionen aufzudecken:

Indem Sie regelmäßige Zahlungsabstimmungen durchführen, behalten Sie den Überblick über die Finanzen des Unternehmens, was es einfacher macht, Fehler früher zu erkennen und eine schnellere Lösung zu gewährleisten. Es hilft Ihnen auch bei der Erkennung von Sicherheitsverletzungen und betrügerischen Transaktionen, die Sie Millionen von Rupien kosten könnten, wenn sie unentdeckt bleiben.

2. Pünktlich zu zahlen:

Der Grundgedanke eines jeden Unternehmens ist, dass es pünktlich bezahlt werden muss, um unbezahlte Schulden und verspätete Zahlungen zu vermeiden. Mit häufigem Zahlungsabgleich können Sie versäumte oder überfällige Rechnungen nachverfolgen und zeitnahe Abrechnungen anstreben.

3. Um die Korrektheit der Finanzunterlagen eines Unternehmens zu wahren:

Genaue Transaktionsaufzeichnungen sind für die Überwachung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens unerlässlich. Durch zeitnahe Abstimmungen sind Sie besser in der Lage, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und gegebenenfalls Investoren oder Kreditgebern Ihre finanzielle Leistungsfähigkeit nachzuweisen.

4. Genaue Steuerberichterstattung:

Sie müssen Ihre Kontoauszüge abgleichen, um eine korrekte Steuererklärung zu erstellen.

Fazit

Daher kann die automatische Zahlungsabstimmung, manchmal auch als Buchhaltungsabstimmung für Zahlungen bezeichnet, Zeit sparen, Fehler beseitigen, den Abschluss der Monatsabrechnung beschleunigen und das Cashflow-Management verbessern. Außerdem gibt ein Bericht über die Abstimmung automatisierter Zahlungen wichtige Geschäftseinblicke.

Häufig gestellte Fragen

1. Was bedeutet Zahlungsabgleich?

Es handelt sich um einen Buchhaltungsprozess, der überprüft, ob alle Aufzeichnungen korrekt, konsistent und aktuell sind, indem Kontostände verglichen werden.

2. Wie funktioniert der Zahlungsabstimmungsprozess?

Der Zahlungsabstimmungsprozess funktioniert in zwei Phasen: die externe Phase und die interne Phase.

3. Müssen wir Transaktionen regelmäßig abgleichen?

Viele Geschäftsinhaber sehen den Zahlungsabgleich nur als eine weitere Sache an, die sie täglich erledigen müssen. Idealerweise sollte es als entscheidender Schritt zur Wahrung der Compliance und des Cashflows angesehen werden.

4. Welche Arten des Zahlungsabgleichs gibt es?

Es gibt 5 Haupttypen:

Bankkontenabstimmung
Kredit-/Debitkartenabgleich
Abgleich der digitalen Brieftasche
Automatischer Zahlungsabgleich in Echtzeit
Globale Währungsabstimmung