การกระทบยอดการชำระเงินคืออะไร? ดำเนินการและจำเป็นต้องกระทบยอดการชำระเงิน

เมื่อพูดถึงการส่งและรับเงินในยุคของการชำระเงินทางดิจิทัลในปัจจุบัน ได้มีการวางรากฐานที่แข็งแกร่งไว้ ความแพร่หลายที่เพิ่มขึ้นของการใช้วิธีการชำระเงินดิจิทัลยังสะท้อนให้เห็นในการเติบโตของธุรกรรมดังกล่าว จำนวนธุรกรรมการชำระเงินดิจิทัลทั้งหมดที่ดำเนินการในอินเดียระหว่างปีงบประมาณ 2564 อยู่ที่ 43.71 พันล้านรายการ เพิ่มขึ้นสามเท่าจากปีงบประมาณก่อนหน้า แม้ว่าข้อมูลจะเน้นถึงแง่บวกของระบบนิเวศการชำระเงินของอินเดีย แต่ก็มีด้านหนึ่งของระบบที่มักถูกละเลยและนั่นคือการกระทบยอดการชำระเงิน

ธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับเงินเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจใดๆ อย่างไรก็ตาม กระแสเงินสดและข้อเท็จจริงทางการเงินอื่นๆ ทำหน้าที่เป็นสมองที่ช่วยให้ทุกอย่างอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม จำเป็นสำหรับการเติบโตของธุรกิจตลอดจนการรักษาสุขภาพทางการเงินที่ดีเพื่อติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบริษัท

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงพื้นฐานของการกระทบยอดการชำระเงินเพื่อช่วยคุณในการจัดการสถานการณ์ได้ดียิ่งขึ้น

การกระทบยอดการชำระเงินคืออะไร?

กระบวนการที่เรียกว่า "การกระทบยอดการชำระเงิน" จะตรวจสอบบันทึกทางการเงินต่างๆ พร้อมใบแจ้งยอดจากธนาคารเพื่อให้มั่นใจว่าการบัญชีมีความถูกต้อง มีส่วนช่วยในการตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชี ซึ่งช่วยรับประกันว่าชุดข้อมูลทั้งหมดมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การกระทบยอดการชำระเงินหมายถึงการติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นและรายได้ที่ได้รับจากบริษัทเพื่อรับประกันว่าบันทึกทางการเงินภายในตรงกับใบแจ้งยอดภายนอกทั้งหมดที่ได้รับจากธนาคารและผู้ขาย

หากมีความไม่สอดคล้องกัน การฉ้อโกง หรือข้อผิดพลาดในงบดุล คุณเป็นเจ้าของบริษัทในการพิจารณาว่าคุณต้องการกระทบยอดบัญชีเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนหรือไม่

วัตถุประสงค์ของการกระทบยอดการชำระเงิน

การกระทบยอดการชำระเงินจะดำเนินการด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

• หากบริษัทของคุณไม่ปรับกระบวนการกระทบยอดการชำระเงินให้เป็นระบบอัตโนมัติโดยใช้โซลูชันซอฟต์แวร์แบบเรียลไทม์ ระยะเวลาที่จำเป็นในการทำบัญชีให้เสร็จสมบูรณ์และกระทบยอดการชำระเงินจะเพิ่มขึ้นตามการเติบโตของธุรกิจของคุณ
• กระบวนการประนีประนอมการชำระเงินสำหรับการชำระเงินจำนวนมากทั่วโลกเกี่ยวข้องกับบัญชีธนาคารจำนวนมากและวิธีการชำระเงินในประเทศและสกุลเงินต่างๆ ด้วยเหตุนี้ งานจึงลำบากและซับซ้อน เว้นแต่ว่ากระบวนการกระทบยอดการชำระเงินจะเป็นไปโดยอัตโนมัติ
• ซอฟต์แวร์การบัญชีมาตรฐานอาจทำให้กระบวนการกระทบยอดการชำระเงินง่ายขึ้นสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีบัญชีธนาคารในจำนวนจำกัดและกิจกรรมของบริษัทในปริมาณน้อย บริษัทที่กำลังขยายตัวอย่างรวดเร็วควรให้ความสำคัญกับการค้นหาโซลูชันการชำระเงินอัตโนมัติและการกระทบยอดการชำระเงินที่เหมาะกับองค์กรของตน
• การกระทบยอดการชำระเงินของคุณยังมีประโยชน์ในการตรวจสอบเช็คลูกค้าที่ถูกตีกลับหรือเช็คที่ถูกเปลี่ยนแปลงหรือถูกขโมยและขึ้นเงินโดยที่คุณไม่รู้ตัว

ประเภทของการกระทบยอดการชำระเงิน

แนวคิดหรือคำจำกัดความของการกระทบยอดการชำระเงิน ตลอดจนขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการกระทบยอดบัญชี อาจแตกต่างกันไปตามองค์กรและสถานการณ์เฉพาะของคุณ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของธุรกิจของคุณและประเภทของธุรกรรมการชำระเงินที่ดำเนินการ

มันมาในห้าประเภทหลักเหล่านี้คือ:

• การกระทบยอดบัญชีธนาคาร
• การกระทบยอดบัตรเครดิต/เดบิต
• การกระทบยอดกระเป๋าเงินดิจิทัล
• การกระทบยอดการชำระเงินอัตโนมัติแบบเรียลไทม์
• การกระทบยอดสกุลเงินทั่วโลก

กระบวนการกระทบยอดการชำระเงินทำงานอย่างไร

กระบวนการแบ่งออกเป็นสองขั้นตอน: ระยะภายนอกและระยะภายใน มาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละขั้นตอนเหล่านี้โดยละเอียดกัน

การกระทบยอดภายใน:

เป็นกระบวนการบันทึกธุรกรรม (การชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้) ด้วยวิธีต่างๆ เช่น การใช้ซอฟต์แวร์บัญชี การเก็บใบเสร็จ หรือการเก็บสเปรดชีตบันทึกการชำระเงิน เนื่องจากมีความเสี่ยงสูงที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลเอกสารด้วยตนเอง จึงจำเป็นต้องเลือกวิธีการที่เหมาะสมสำหรับการกระทบยอดการชำระเงินภายใน

การกระทบยอดภายนอก:

เมื่อทำธุรกรรมการชำระเงินแล้ว ธนาคารยังบันทึกกิจกรรมที่เกิดขึ้นและส่งข้อมูลนี้ไปยังบริษัทในรูปแบบของใบแจ้งยอดรายเดือน
เมื่อคุณเป็นเจ้าของบริษัท คุณสามารถตรวจสอบการยืนยันกับเรกคอร์ดภายในและดำเนินการตามความเหมาะสมเมื่อพบข้อผิดพลาดทั้งภายนอกและภายใน ในโลกที่สมบูรณ์แบบ จำนวนเงินเข้าและออกทั้งหมดตามบันทึกภายในจะสอดคล้องกับรายการในบันทึกภายนอกทุกประการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการกระทบยอดการชำระเงิน

วัตถุประสงค์หลักของการกระทบยอดการชำระเงินคือการเพิ่มผลกำไรและการเติบโตของบริษัทของคุณ จำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้ในขณะที่กระทบยอดบันทึกเพื่อรักษากระแสเงินสด:

รักษาความถี่ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการกระทบยอดบันทึก:

หากคุณไม่ต้องการผ่านรถบรรทุกที่บรรทุกของงบการเงิน ณ สิ้นปีบัญชี ให้เลือกความถี่ในการกระทบยอดที่มากขึ้น อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งหรือทุกเดือนก็เพียงพอที่จะรักษาความสงบเรียบร้อย

ทำให้กระบวนการกระทบยอดเป็นไปโดยอัตโนมัติ:

เนื่องจากกระบวนการแบบแมนนวลนั้นอ่อนไหวต่อความผิดพลาดของมนุษย์และไม่สอดคล้องกัน ดังนั้นจึงควรทำโดยอัตโนมัติโดยใช้ซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สาม การลงทุนในซอฟต์แวร์ที่สามารถโต้ตอบกับระบบการรายงานธุรกรรมที่มีอยู่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เลือกช่องทางการชำระเงินที่เหมาะสมสำหรับการเรียกเก็บเงินออนไลน์:

เกตเวย์การชำระเงินที่เชื่อถือได้ช่วยให้คุณสามารถรับและชำระเงินได้โดยอัตโนมัติ จึงช่วยลดความพยายามที่จำเป็นในการดำเนินการเดียวกัน

จำเป็นต้องกระทบยอดการทำธุรกรรมอย่างสม่ำเสมอ

เจ้าของธุรกิจจำนวนมากมองว่าการกระทบยอดการชำระเงินเป็นเพียงอีกรายการหนึ่งในรายการความรับผิดชอบตามปกติของพวกเขา ควรมองว่าเป็นขั้นตอนสำคัญในการรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบและกระแสการเงิน

ด้านล่างนี้คือเหตุผลหลักสี่ประการที่ว่าทำไมองค์กรของคุณควรกระทบยอดการชำระเงินเป็นระยะ:

1. การเปิดเผยข้อผิดพลาดและการทำธุรกรรมที่ผิดกฎหมาย:

ด้วยการดำเนินการกระทบยอดการชำระเงินเป็นระยะ คุณสามารถควบคุมการเงินของธุรกิจได้ ทำให้มองเห็นข้อผิดพลาดได้เร็วขึ้นและรับประกันการแก้ไขปัญหาที่รวดเร็วยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังจะช่วยคุณในการตรวจจับการละเมิดความปลอดภัยและธุรกรรมที่เป็นการฉ้อโกง ซึ่งหากตรวจไม่พบ อาจทำให้คุณต้องเสียเงินหลายล้านรูปี

2. ชำระตรงเวลา:

หลักการพื้นฐานของธุรกิจใด ๆ คือต้องชำระตรงเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงหนี้ที่ค้างชำระและการชำระเงินล่าช้า ด้วยการกระทบยอดการชำระเงินบ่อยครั้ง คุณสามารถติดตามใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับหรือที่ค้างชำระและดำเนินการชำระบัญชีในทันที

3. เพื่อรักษาความถูกต้องของบันทึกทางการเงินของบริษัท:

บันทึกธุรกรรมที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตรวจสอบสถานะทางการเงินของบริษัท ด้วยการกระทบยอดในเวลาที่เหมาะสม คุณจะอยู่ในสถานะที่ดีขึ้นในการตัดสินใจทางธุรกิจที่มีข้อมูลครบถ้วน และเมื่อจำเป็น เพื่อแสดงสถานะทางการเงินของคุณต่อนักลงทุนหรือผู้ให้กู้

4. การรายงานภาษีที่ถูกต้อง:

คุณต้องกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณเพื่อสร้างการคืนภาษีที่ถูกต้อง

บทสรุป

ดังนั้น การกระทบยอดการชำระเงินอัตโนมัติ ซึ่งบางครั้งเรียกว่าการกระทบยอดทางบัญชีสำหรับการชำระเงิน สามารถประหยัดเวลา ขจัดข้อผิดพลาด เร่งการปิดบัญชีสิ้นเดือน และปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสด นอกจากนี้ รายงานเกี่ยวกับการกระทบยอดการชำระเงินอัตโนมัติยังให้ข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจที่สำคัญอีกด้วย

คำถามที่พบบ่อย

1. การกระทบยอดการชำระเงินหมายถึงอะไร?

เป็นกระบวนการทางบัญชีที่ตรวจสอบว่าบันทึกทั้งหมดถูกต้อง สม่ำเสมอ และเป็นปัจจุบันโดยการเปรียบเทียบยอดคงเหลือในบัญชี

2. กระบวนการกระทบยอดการชำระเงินทำงานอย่างไร

กระบวนการกระทบยอดการชำระเงินทำงานในสองขั้นตอน: ระยะภายนอกและระยะภายใน

3. เราจำเป็นต้องกระทบยอดธุรกรรมอย่างสม่ำเสมอหรือไม่?

เจ้าของธุรกิจหลายคนมองว่าการกระทบยอดการชำระเงินเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่พวกเขาต้องทำในแต่ละวัน ตามหลักการแล้ว ควรมองว่าเป็นขั้นตอนสำคัญในการรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกระแสเงินสด

4. การกระทบยอดการชำระเงินมีประเภทใดบ้าง?

มี 5 ประเภทหลัก:

การกระทบยอดบัญชีธนาคาร
การกระทบยอดบัตรเครดิต/เดบิต
การกระทบยอดกระเป๋าเงินดิจิทัล
การกระทบยอดการชำระเงินอัตโนมัติแบบเรียลไทม์
การกระทบยอดสกุลเงินทั่วโลก