Qu'est-ce que le rapprochement des paiements ? Traiter et besoin de rapprocher les paiements

Lorsqu'il s'agit d'envoyer et de recevoir de l'argent à l'ère actuelle des paiements numériques, une base solide a été posée. La prévalence croissante de l'utilisation des méthodes de paiement numériques se reflète également dans la croissance de ces transactions. Le nombre total de transactions de paiement numérique effectuées en Inde au cours de l'exercice 2021 était de 43,71 milliards, soit une multiplication par trois par rapport à l'exercice précédent. Même si les données mettent en évidence les aspects positifs de l'écosystème de paiement de l'Inde, il y a un côté du système qui est souvent négligé et c'est la réconciliation des paiements.

Les transactions impliquant de l'argent sont au cœur de toute entreprise. Cependant, le flux de trésorerie et d'autres faits financiers servent de cerveau qui maintient tout à sa place. Il est nécessaire à la croissance d'une entreprise ainsi qu'au maintien d'une bonne santé financière de suivre les revenus et les dépenses liés à l'entreprise.

Dans cet article, nous aborderons les fondements du rapprochement des paiements pour vous aider à mieux gérer la situation.

Qu'est-ce que le rapprochement des paiements ?

Un processus connu sous le nom de «rapprochement des paiements» vérifie divers documents financiers avec les relevés bancaires afin d'assurer une comptabilité exacte. Il contribue à vérifier les soldes des comptes, ce qui permet de garantir que tous les ensembles de données sont exacts et à jour.

En d'autres termes, le rapprochement des paiements signifie le suivi des dépenses engagées et des revenus gagnés par une entreprise afin de garantir que les registres financiers internes correspondent à tous les relevés externes reçus des banques et des fournisseurs.

S'il y a des incohérences, des fraudes ou des erreurs dans le bilan, c'est à vous, en tant que propriétaire de l'entreprise, de déterminer si vous souhaitez rapprocher votre compte sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle pour les trouver.

Objet du rapprochement des paiements

Le rapprochement des paiements est effectué pour les raisons suivantes :

• Si votre entreprise n'automatise pas le processus de rapprochement des paiements à l'aide d'une solution logicielle en temps réel, le temps nécessaire pour effectuer la comptabilité et rapprocher les paiements augmentera parallèlement à la croissance de votre entreprise.
• Le processus de rapprochement des paiements pour les paiements de masse mondiaux implique un grand nombre de comptes bancaires et de moyens de paiement dans une variété de pays et de devises. De ce fait, la tâche est laborieuse et compliquée à moins que le processus de rapprochement des paiements ne soit automatisé.
• Un logiciel de comptabilité standard peut simplifier le processus de rapprochement des paiements pour les petites organisations qui ont un nombre limité de comptes bancaires et un faible volume d'activités de l'entreprise. Les entreprises qui se développent rapidement devraient se donner pour priorité de trouver la solution de paiement automatisé et de rapprochement des paiements adaptée à leur organisation.
• Rapprocher votre paiement est également utile pour vérifier les chèques clients sans provision ou les chèques qui ont été altérés ou même volés et encaissés à votre insu.

Types de rapprochement de paiement

Le concept ou la définition du rapprochement des paiements, ainsi que les étapes impliquées dans le processus de rapprochement des comptes, peuvent différer pour votre organisation et votre situation spécifique, en fonction de la complexité de votre entreprise et des types de transactions de paiement qu'elle traite.

Il se décline en cinq types principaux :

• Rapprochement des comptes bancaires
• Rapprochement carte de crédit/débit
• Rapprochement du portefeuille numérique
• Rapprochement automatique des paiements en temps réel
• Réconciliation des devises mondiales

Comment fonctionne le processus de rapprochement des paiements ?

Le processus se décompose en deux étapes : l'étape externe et l'étape interne. Apprenons-en plus sur chacune de ces étapes en détail.

Réconciliation interne :

Il s'agit du processus d'enregistrement d'une transaction (paiement ou facture) selon diverses méthodes, par exemple en utilisant un logiciel de comptabilité, en conservant les reçus ou en conservant une feuille de calcul des enregistrements de paiement. Étant donné qu'il existe un degré élevé de risque associé au traitement manuel des documents, il est essentiel de sélectionner l'approche appropriée pour rapprocher les paiements internes.

Réconciliation externe :

Lors de l'exécution des opérations de paiement, les banques enregistrent également les activités qui ont eu lieu et transmettent ces informations à l'entreprise sous forme de relevés mensuels.
Lorsque vous êtes propriétaire d'une entreprise, vous pouvez recouper les affirmations avec les enregistrements internes et prendre les mesures appropriées lorsque des erreurs, tant externes qu'internes, sont découvertes. Dans un monde parfait, le montant total entrant et sortant selon les registres internes correspondrait exactement aux entrées dans les registres extérieurs.

Meilleures pratiques de rapprochement des paiements

L'objectif principal du rapprochement des paiements est d'augmenter la rentabilité et la croissance de votre entreprise. N'oubliez pas les meilleures pratiques suivantes lors du rapprochement des enregistrements pour préserver les flux de trésorerie :

Maintenez une fréquence optimale pour le rapprochement des enregistrements :

Si vous ne voulez pas parcourir des tonnes d'états financiers à la fin de l'exercice, choisissez une fréquence de rapprochement plus élevée. Au moins une fois par semaine ou par mois est suffisant pour maintenir l'ordre.

Automatisez le processus de réconciliation :

Étant donné que les processus manuels sont plus sensibles aux erreurs humaines et aux incohérences, il est préférable de les automatiser à l'aide de logiciels tiers. Investir dans un logiciel capable d'interagir avec vos systèmes de reporting des transactions existants augmentera la productivité.

Sélectionnez la passerelle de paiement appropriée pour la collecte des paiements en ligne :

Une passerelle de paiement fiable vous permet de recevoir et de régler automatiquement les paiements, réduisant ainsi l'effort nécessaire pour cela.

Besoin de rapprocher les transactions régulièrement

De nombreux propriétaires d'entreprise considèrent le rapprochement des paiements comme un simple élément de plus sur leur liste de responsabilités de routine. Il devrait idéalement être considéré comme une étape vitale pour maintenir la conformité et le flux financier.

Vous trouverez ci-dessous quatre raisons principales pour lesquelles votre organisation doit rapprocher périodiquement les paiements :

1. Pour révéler les erreurs et les transactions illégales :

En effectuant des rapprochements périodiques des paiements, vous pouvez rester au courant des finances de l'entreprise, ce qui facilite la détection des erreurs plus tôt et assure une résolution plus rapide. Il vous aidera également à détecter les failles de sécurité et les transactions frauduleuses qui, si elles ne sont pas détectées, pourraient vous coûter des millions de roupies.

2. Être payé à temps :

Le principe fondamental de toute entreprise est qu'elle doit être payée à temps pour éviter les dettes impayées et les retards de paiement. Grâce au rapprochement fréquent des paiements, vous pouvez suivre les factures manquées ou en retard et rechercher des règlements rapides.

3. Pour préserver l'exactitude des documents financiers d'une entreprise :

Des enregistrements transactionnels précis sont essentiels pour surveiller la santé financière d'une entreprise. Grâce à des rapprochements en temps opportun, vous serez en meilleure position pour prendre des décisions d'affaires éclairées et, au besoin, pour démontrer votre situation financière aux investisseurs ou aux prêteurs.

4. Déclaration fiscale précise :

Vous devez rapprocher vos relevés bancaires afin de produire une déclaration de revenus exacte.

Conclusion

Ainsi, le rapprochement automatisé des paiements, parfois appelé rapprochement comptable des paiements, peut faire gagner du temps, éliminer les erreurs, accélérer la clôture comptable de fin de mois et améliorer la gestion des flux de trésorerie. En outre, un rapport sur le rapprochement des paiements automatisés donne des informations commerciales vitales.

FAQ

1. Que signifie le rapprochement des paiements ?

Il s'agit d'un processus comptable qui vérifie que tous les enregistrements sont exacts, cohérents et à jour en comparant les soldes des comptes.

2. Comment fonctionne le processus de rapprochement des paiements ?

Le processus de rapprochement des paiements fonctionne en deux étapes : l'étape externe et l'étape interne.

3. Devons-nous régulièrement rapprocher les transactions ?

De nombreux propriétaires d'entreprise considèrent le rapprochement des paiements comme une chose de plus qu'ils doivent faire au quotidien. Idéalement, il devrait être considéré comme une étape cruciale pour préserver la conformité et les flux de trésorerie.

4. Quels sont les types de rapprochement de paiement ?

Il existe 5 types principaux :

Rapprochement des comptes bancaires
Rapprochement carte de crédit/débit
Rapprochement du portefeuille numérique
Rapprochement automatique des paiements en temps réel
Réconciliation des devises mondiales