¿Qué es la conciliación de pagos? Proceso y necesidad de conciliar pagos

Cuando se trata de enviar y recibir dinero en la era actual de los pagos digitales, se ha sentado una base sólida. La creciente prevalencia del uso de métodos de pago digitales también se refleja en el crecimiento de este tipo de transacciones. El número total de transacciones de pago digital realizadas en India durante el año fiscal 2021 fue de 43,71 mil millones, lo que representa un aumento del triple con respecto al año fiscal anterior. Aunque los datos destacan los aspectos positivos del ecosistema de pagos de la India, hay un lado del sistema que se descuida con frecuencia y es la conciliación de pagos.

Las transacciones que involucran dinero son el núcleo de cualquier negocio. Sin embargo, el flujo de efectivo y otros hechos financieros sirven como el cerebro que mantiene todo en su lugar. Es necesario para el crecimiento de una empresa, así como para el mantenimiento de una buena salud financiera, realizar un seguimiento de los ingresos y gastos relacionados con la empresa.

En este artículo, analizaremos los fundamentos de la conciliación de pagos para ayudarlo a manejar mejor la situación.

¿Qué es la conciliación de pagos?

Un proceso conocido como "conciliación de pagos" verifica varios registros financieros con extractos bancarios para asegurar una contabilidad precisa. Contribuye a verificar los saldos de las cuentas, lo que ayuda a garantizar que todos los conjuntos de datos sean precisos y estén actualizados.

En otras palabras, la conciliación de pagos significa realizar un seguimiento de los gastos incurridos y los ingresos obtenidos por una empresa para garantizar que los registros financieros internos coincidan con todos los estados externos recibidos de bancos y proveedores.

Si hay inconsistencias, fraude o errores en el balance, depende de usted como propietario de la empresa determinar si desea conciliar su cuenta diariamente, semanalmente o mensualmente para encontrarlos.

Finalidad de la conciliación de pagos

La conciliación de pagos se realiza por las siguientes razones:

• Si su empresa no automatiza el proceso de conciliación de pagos utilizando una solución de software en tiempo real, la cantidad de tiempo necesario para completar la contabilidad y conciliar los pagos aumentará junto con el crecimiento de su negocio.
• El proceso de conciliación de pagos para pagos masivos globales involucra una gran cantidad de cuentas bancarias y medios de pago en una variedad de países y monedas. Por ello, la tarea es laboriosa y complicada a menos que se automatice el proceso de conciliación de pagos.
• El software de contabilidad estándar podría simplificar el proceso de conciliación de pagos para organizaciones más pequeñas que tienen un número limitado de cuentas bancarias y un bajo volumen de actividades de la empresa. Las empresas que se están expandiendo rápidamente deben tener como prioridad ubicar la solución de reconciliación de pagos y pagos automatizados que esté hecha a la medida de su organización.
• Conciliar su pago también es útil para comprobar si hay cheques de clientes rebotados o cheques que fueron alterados o incluso robados y cobrados sin su conocimiento.

Tipos de conciliación de pagos

El concepto o definición de conciliación de pagos, así como los pasos involucrados en el proceso de conciliación de cuentas, pueden diferir para su organización y su situación específica, según la complejidad de su negocio y los tipos de transacciones de pago que procesa.

Viene en cinco tipos principales, estos son:

• Conciliación de cuentas bancarias
• Conciliación de tarjeta de crédito/débito
• Conciliación de billetera digital
• Conciliación automática de pagos en tiempo real
• Conciliación de moneda mundial

¿Cómo funciona el proceso de conciliación de pagos?

El proceso se divide en dos etapas: la etapa externa y la etapa interna. Aprendamos más sobre cada una de estas etapas en detalle.

Reconciliación Interna:

Es el proceso de registrar una transacción (pago o factura) en una variedad de métodos, como hacer uso de software de contabilidad, mantener recibos o mantener una hoja de cálculo de registros de pago. Debido a que existe un alto grado de riesgo asociado con el procesamiento manual del papeleo, es esencial seleccionar el enfoque adecuado para conciliar los pagos internos.

Conciliación externa:

Cuando se ejecutan transacciones de pago, los bancos también registran las actividades realizadas y envían esta información a la empresa en forma de extractos mensuales.
Cuando es propietario de una empresa, puede cotejar las afirmaciones con los registros internos y tomar las medidas adecuadas cuando se descubren errores, tanto externos como internos. En un mundo perfecto, la cantidad total que entra y sale según los registros internos se correspondería exactamente con las entradas en los registros exteriores.

Mejores prácticas de conciliación de pagos

El objetivo principal de la conciliación de pagos es aumentar la rentabilidad y el crecimiento de su empresa. Recuerde las siguientes mejores prácticas al conciliar registros para preservar el flujo de caja:

Mantenga una frecuencia óptima para la conciliación de registros:

Si no desea pasar por toneladas de estados financieros al final del año fiscal, elija una mayor frecuencia de conciliación. Al menos una vez cada semana o mes es suficiente para mantener el orden.

Automatice el proceso de conciliación:

Dado que los procesos manuales son más susceptibles a errores humanos e inconsistencias, es preferible automatizarlos con software de terceros. Invertir en software que pueda interactuar con sus sistemas de informes de transacciones existentes aumentará la productividad.

Seleccione la pasarela de pago adecuada para el cobro de pagos en línea:

Una pasarela de pago confiable le permite recibir y liquidar pagos automáticamente, lo que reduce el esfuerzo necesario para ello.

Necesidad de conciliar transacciones regularmente

Muchos dueños de negocios ven la reconciliación de pagos como un elemento más en su lista de responsabilidades rutinarias. Idealmente, debería verse como un paso vital para mantener el cumplimiento y el flujo financiero.

A continuación se presentan cuatro razones principales por las que su organización debe conciliar periódicamente los pagos:

1. Para Revelar Errores y Transacciones Ilícitas:

Al realizar conciliaciones de pago periódicas, puede estar al tanto de las finanzas de la empresa, lo que facilita la detección de errores antes y garantiza una resolución más rápida. También lo ayudará a detectar brechas de seguridad y transacciones fraudulentas que, si no se detectan, podrían costarle millones de rupias.

2. Para ser pagado a tiempo:

El principio fundamental de cualquier negocio es que debe pagarse a tiempo para evitar deudas impagas y pagos atrasados. Con la conciliación de pagos frecuentes, puede realizar un seguimiento de las facturas perdidas o vencidas y buscar liquidaciones rápidas.

3. Para preservar la corrección de los registros financieros de una empresa:

Los registros transaccionales precisos son esenciales para monitorear la salud financiera de una empresa. Con conciliaciones oportunas, estará en una mejor posición para tomar decisiones comerciales bien informadas y, cuando sea necesario, para demostrar su posición financiera a los inversionistas o prestamistas.

4. Informes de impuestos precisos:

Debe conciliar sus extractos bancarios para producir una declaración de impuestos precisa.

Conclusión

Por lo tanto, la conciliación de pagos automatizada, a veces denominada conciliación contable de pagos, puede ahorrar tiempo, eliminar errores, acelerar el cierre contable de fin de mes y mejorar la gestión del flujo de caja. Además, un informe sobre la conciliación de pagos automatizados brinda información comercial vital.

preguntas frecuentes

1. ¿Qué significa conciliación de pagos?

Es un proceso contable que verifica que todos los registros sean precisos, coherentes y actualizados mediante la comparación de los saldos de las cuentas.

2. ¿Cómo funciona el proceso de conciliación de pagos?

El proceso de conciliación de pagos funciona en dos etapas: la etapa externa y la etapa interna.

3. ¿Necesitamos conciliar transacciones regularmente?

Muchos dueños de negocios ven la reconciliación de pagos como una cosa más que deben hacer a diario. Idealmente, debería verse como un paso crucial para preservar el cumplimiento y el flujo de efectivo.

4. ¿Cuáles son los tipos de conciliación de pagos?

Hay 5 tipos principales:

Conciliación de cuentas bancarias
Conciliación de tarjeta de crédito/débito
Conciliación de billetera digital
Conciliación automática de pagos en tiempo real
Conciliación de moneda mundial