O que é conciliação de pagamentos? Processo e necessidade de conciliar pagamentos

Quando se trata de enviar e receber dinheiro na era atual dos pagamentos digitais, uma base sólida foi estabelecida. A crescente prevalência do uso de meios de pagamento digitais também se reflete no crescimento dessas transações. O número total de transações de pagamento digital realizadas na Índia durante o ano fiscal de 2021 foi de 43,71 bilhões, representando um aumento de três vezes em relação ao ano fiscal anterior. Embora os dados destaquem os aspectos positivos do ecossistema de pagamentos da Índia, há um lado do sistema que é frequentemente negligenciado e que é a reconciliação de pagamentos.

As transações que envolvem dinheiro estão no centro de qualquer negócio. No entanto, o fluxo de caixa e outros fatos financeiros servem como o cérebro que mantém tudo em seu devido lugar. É necessário para o crescimento de um negócio, bem como para a manutenção da boa saúde financeira, manter o controle das receitas e despesas relacionadas à empresa.

Neste artigo, discutiremos os fundamentos da reconciliação de pagamentos para ajudá-lo a gerenciar melhor a situação.

O que é conciliação de pagamentos?

Um processo conhecido como “conciliação de pagamentos” verifica vários registros financeiros com extratos bancários para garantir uma contabilidade precisa. Contribui para a verificação dos saldos das contas, o que ajuda a garantir que todos os conjuntos de dados sejam precisos e atualizados.

Em outras palavras, a reconciliação de pagamentos significa manter o controle das despesas incorridas e receitas auferidas por uma empresa para garantir que os registros financeiros internos correspondam a todos os extratos externos recebidos de bancos e fornecedores.

Se houver inconsistências, fraudes ou erros no balanço patrimonial, cabe a você, como proprietário da empresa, determinar se deseja reconciliar sua conta diariamente, semanalmente ou mensalmente para encontrá-los.

Finalidade da Reconciliação de Pagamento

A reconciliação de pagamentos é realizada pelos seguintes motivos:

• Se sua empresa não automatizar o processo de reconciliação de pagamentos usando uma solução de software em tempo real, o tempo necessário para concluir a escrituração contábil e reconciliar pagamentos aumentará de acordo com o crescimento do seu negócio.
• O processo de reconciliação de pagamentos em massa global envolve um grande número de contas bancárias e meios de pagamento em vários países e moedas. Por isso, a tarefa é trabalhosa e complicada, a menos que o processo de reconciliação de pagamentos seja automatizado.
• O software de contabilidade padrão pode tornar o processo de reconciliação de pagamentos mais simples para organizações menores que têm um número limitado de contas bancárias e um baixo volume de atividades da empresa. As empresas que estão se expandindo rapidamente devem priorizar a localização da solução automatizada de pagamento e reconciliação de pagamentos feita sob medida para sua organização.
• A reconciliação do seu pagamento também é útil para verificar se há cheques de clientes devolvidos ou cheques que foram alterados ou até mesmo roubados e descontados sem o seu conhecimento.

Tipos de reconciliação de pagamento

O conceito ou definição de reconciliação de pagamento, bem como as etapas envolvidas no processo de reconciliação de contas, podem diferir para sua organização e sua situação específica, com base na complexidade de sua empresa e nos tipos de transações de pagamento que ela processa.

Ele vem em cinco tipos principais, são eles:

• Conciliação de conta bancária
• Conciliação de cartão de crédito/débito
• Reconciliação de carteira digital
• Reconciliação automática de pagamentos em tempo real
• Reconciliação global de moedas

Como funciona o processo de reconciliação de pagamentos?

O processo é dividido em duas fases: a fase externa e a fase interna. Vamos aprender mais sobre cada uma dessas etapas em detalhes.

Reconciliação Interna:

É o processo de registrar uma transação (pagamento ou fatura) em uma variedade de métodos, como por meio do uso de software de contabilidade, mantendo recibos ou mantendo uma planilha de registros de pagamento. Como há um alto grau de risco associado ao processamento manual da papelada, é essencial selecionar a abordagem apropriada para reconciliar os pagamentos internos.

Reconciliação Externa:

Quando as transações de pagamento são realizadas, os bancos também registram as atividades ocorridas e enviam essas informações à empresa na forma de extratos mensais.
Quando você é o proprietário de uma empresa, pode cruzar as declarações com os registros internos e tomar as medidas apropriadas quando forem descobertos erros, tanto externos quanto internos. Em um mundo perfeito, a quantidade total de entradas e saídas de acordo com os registros internos corresponderia exatamente às entradas nos registros externos.

Práticas recomendadas de reconciliação de pagamentos

O principal objetivo da conciliação de pagamentos é aumentar a lucratividade e o crescimento da sua empresa. Lembre-se das seguintes práticas recomendadas ao reconciliar registros para preservar o fluxo de caixa:

Mantenha uma frequência ideal para reconciliação de registros:

Se você não quiser passar por caminhões de demonstrações financeiras no final do ano fiscal, escolha uma frequência de reconciliação maior. Pelo menos uma vez por semana ou mês é suficiente para manter a ordem.

Automatize o processo de reconciliação:

Como os processos manuais são mais suscetíveis a erros humanos e inconsistências, é preferível automatizá-los usando software de terceiros. Investir em software que possa interagir com seus sistemas de relatórios de transações existentes aumentará a produtividade.

Selecione o Gateway de Pagamento Apropriado para Cobrança de Pagamento Online:

Um gateway de pagamento confiável permite que você receba e liquide pagamentos automaticamente, reduzindo assim o esforço necessário para o mesmo.

Necessidade de reconciliar transações regularmente

Muitos empresários veem a reconciliação de pagamentos apenas como mais um item em sua lista de responsabilidades de rotina. Idealmente, deve ser visto como um passo vital para manter a conformidade e o fluxo financeiro.

Abaixo estão quatro razões principais pelas quais sua organização deve reconciliar pagamentos periodicamente:

1. Para revelar erros e transações ilegais:

Ao realizar reconciliações periódicas de pagamentos, você pode ficar por dentro das finanças da empresa, facilitando a detecção de erros mais cedo e garantindo uma resolução mais rápida. Também o ajudará a detectar violações de segurança e transações fraudulentas que, se não forem detectadas, podem custar milhões de rúpias.

2. A ser pago no prazo:

O princípio fundamental de qualquer negócio é que deve ser pago a tempo para evitar dívidas não pagas e pagamentos em atraso. Com a reconciliação frequente de pagamentos, você pode acompanhar faturas perdidas ou vencidas e buscar liquidações imediatas.

3. Para preservar a exatidão dos registros financeiros de uma empresa:

Registros transacionais precisos são essenciais para monitorar a saúde financeira de uma empresa. Com reconciliações oportunas, você estará em melhor posição para tomar decisões de negócios bem informadas e, quando necessário, para demonstrar sua situação financeira a investidores ou credores.

4. Relatórios de impostos precisos:

Você deve reconciliar seus extratos bancários para produzir uma declaração de imposto precisa.

Conclusão

Portanto, a reconciliação automatizada de pagamentos, às vezes chamada de reconciliação contábil para pagamentos, pode economizar tempo, eliminar erros, agilizar o fechamento contábil do final do mês e aprimorar o gerenciamento do fluxo de caixa. Além disso, um relatório sobre a reconciliação de pagamentos automatizados fornece informações vitais de negócios.

Perguntas frequentes

1. Qual é o significado de reconciliação de pagamento?

É um processo contábil que verifica se todos os registros são precisos, consistentes e atualizados, comparando os saldos das contas.

2. Como funciona o processo de conciliação de pagamentos?

O processo de conciliação de pagamentos funciona em duas etapas: a etapa externa e a etapa interna.

3. Precisamos reconciliar as transações regularmente?

Muitos empresários veem a reconciliação de pagamentos como apenas mais uma coisa que precisam fazer diariamente. Idealmente, deve ser visto como um passo crucial para preservar a conformidade e o fluxo de caixa.

4. Quais são os tipos de conciliação de pagamentos?

Existem 5 tipos principais:

Conciliação de conta bancária
Conciliação de cartão de crédito/débito
Reconciliação de carteira digital
Reconciliação automática de pagamentos em tempo real
Reconciliação global de moeda